Benchmarking cooperativo entre bibliotecas académicas

Estudio de benchmarking cooperativo internacional
Resumen:
El siguiente trabajo, es parte de los requerimientos del Curso “Capital Humano y Evaluación de
Bibliotecas Académicas RICBLU (Red Interamericana de Conectividad de Bibliotecas Universitarias”.
Dictado en la modalidad virtual entre nov.2004 / febr. 2005.
Se describe una experiencia de Benchmarking cooperativo, entre Bibliotecas Académicas, de México,
El Salvador y Argentina.
Se compara, su infraestructura organizacional, sus procesos y sus servicios y ésta experiencia es
susceptible de ser transferible a otros ámbitos similares, con objetivos de cooperación.
Se han identificado indicadores que pueden ser útiles y servirán de base para un nuevo estudio de
benchmarking y para la toma de decisiones futuras.
Palabras claves:
Bibliotecas Académicas - Bibliotecología Comparada Estudios Comparativos Benchmarking -
México El Salvador - Argentina
Autora:
Analia Vecchi Pomphile
Bibl. y Centro de Documentación
Univ. Tecnológica Nacional
Facultad Regional Bahía Blanca
11 de Abril 461 Bahía Blanca
Argentina
Avecchi2001@yahoo.com.ar
Abstract:
This paper reports results which constitute part of the requirements for completion of the course
Human Capital and Library Academic Evaluation” taught in the virtual mode between Nov. 2004
Feb. 2005.
It describes a cooperative benchmarking experience with academic libraries from Mexico, El Salvador
and Argentina.
Their organizational structure, processes and services are compared on a similar basis.
It is proposed that this experience may be transferable to other organizations under equivalent
circumstances, having cooperation as the main motivation.
A few indicators have been identified. These may be useful to repeat the experience in the future and
study their applicability to decision making areas.
Keywords : Academic Libraries Comparative Librarianship Comparative Studies - Benchmarking
Definición de Benchmarking:
“Proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las
organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de
realizar mejoras organizacionales. Es proponerse metas, utilizando normas externas y objetivas y
aprender de los otros.
Su objetivo es el de optimizar la organización. Es decir, forma parte de un conjunto de actividades, que
en la actualidad, las organizaciones lo utilizan con ese propósito.
Con el benchmarking se pretende transferir el know-how de aquellas organizaciones con mejor
desempeño, a la propia organización. Con éste proceso es posible transferir elementos de diferentes
organizaciones” (2)
Como se presenta en la fig. 1 (fig. 1)
Las diferentes definiciones de Benchmarking, comparten los siguientes elementos:
Desarrollar ventajas competitivas
Estudiar las mejores prácticas en organizaciones de cualquier industria
Comparar el desempeño de una organización con el de otras, para obtener información que,
adaptada de manera creativa, conduzca a mejorar su desempeño
A
B
C
A
B●
El Benchmarking y las Unidades de Información
“El benchmarking es una herramienta importante para los especialistas de información. Es una técnica
de gestión, aplicable a cualquier organización, incluidas las unidades de información, sean éstas,
bibliotecas, archivos, centros de documentación y otros.
Asimismo, la investigación de Benchmarking es un proceso informacional. Esto quiere decir que el
resultado de la investigación genera información que puede ser utilizada por otras organizaciones del
mismo tenor o carácter.”(2)
Se tomaron cuatro rubros para el estudio de benchmarking que son los siguientes:
Administrativos
Colección (libros, p.p., recursos electrónicos)
Servicios (suministro de paper’s, préstamos interbibliotecarios, proyectos cooperativos)
Nueva Tecnología (desarrollos open sources, catalis, consys interfaz web)
Mantenimiento (reparación de colección)
Determinar a que se
le va a hacer
Benchmarking
Formar un equipo
de Benchmarking
Identificar los socios de
Benchmarking
Las 5 etapas del Benchmarking
Bibl.Univ.
Iberoame-
ricana.
Mexico
Bibl.Univ.
Politec.
El Salvador
Bibl. UTN Frbb
Argentina
Actuar
Recopilar y analizar
la información de
Benchmarking
ANEXO I
SOCIOS
BENCHMARKING COOPERATIVO
Mtra. Alma Rivera Coordinadora Servicios
de Apoyo
Universidad Iberoamericana, Campus
Ciudad de México
http://www.bib.via.mx/
Bibl. Prof. Analia Vecchi Pomphile
Biblioteca y Centro de Documentación de la
Facultad Regional Bahía Blanca. Universidad
Tecnológica Nacional. Argentina
http://biblioteca.frbb.utn.edu.ar
Ing. Ernesto Salmerón Cea
Dir. de Biblioteca
Biblioteca de la Universidad Politécnica
del Salvador (UPES)
http://www.upes.edu.sv/
ANEXO II
Formulario original de estudio de Benchmarking Cooperativo
CUESTIONARIO BENCHMARKING
1. - Población total de alumnos
2. - Cantidad clientes activos de biblioteca
3. - Incremento de libros por compra período 2004
4. - Cantidad de libros incorporados por donación período 2004
5. - Cantidad de recursos electrónicos incorporados 2004
6. - Incremento o disminución de títulos de publicaciones periódicas 2004
7. - Solicitud de paper’s internos 2004
8. - Solicitud de paper’s externos 2004
9. - Cantidad de solicitudes de préstamos interbibliotecarios a otras instituciones 2004
10. - Cantidad de solicitudes de préstamos interbibliotecarios de otras instituciones a su
biblioteca 2004
11. - Incremento o disminución de este servicio período 2003-2004
12. - Nuevas tecnologías incorporadas 2004
13. - Propuestas de compras rechazadas. Cantidad. Factores 2004
14. - Gastos en mantenimiento de la colección bibliográfica 2004
15. - Proyectos cooperativos en marcha 2004
16. - Contraprestación de servicios con otras instituciones. Enumerarlos 2004
ANEXO III
SOCIOS. PLANTILLA DE DATOS
CUESTIONARIO BENCHMARKING
SOCIO A
Alma Aguilera López Universidad Iberoamericana, Campus Ciudad de México -
Biblioteca Francisco Xavier Clavijero
1. - Población total de alumnos
10124 *
2. - Cantidad clientes activos de biblioteca
12865 (incluye maestros, empleados, exalumnos y diplomados)
3. - Incremento de libros por compra período 2004
1983
4. - Cantidad de libros incorporados por donación período 2004
3965
5. - Cantidad de recursos electrónicos incorporados 2004
3 bancos de datos comerciales y colección de tesis digitales
6. - Incremento o disminución de títulos de publicaciones periódicas 2004
349
7. - Solicitud de paper’s internos 2004
No disponible
8. - Solicitud de paper’s externos 2004
No disponible
9. - Cantidad de solicitudes de préstamos interbibliotecarios a otras instituciones 2004
Nacionales 1334, Internacionales 212
10. - Cantidad de solicitudes de préstamos interbibliotecarios de otras instituciones a su
biblioteca 2004
No disponible
11. - Incremento o disminución de este servicio período 2003-2004
177
12. - Nuevas tecnologías incorporadas 2004
Ninguna (Se se incorporaron bases comerciales, pero no tecnología)
13. - Propuestas de compras rechazadas. Cantidad. Factores 2004
232 fuera de prensa, 0 no solicitados y no comprados
14. - Gastos en mantenimiento de la colección bibliográfica 2004
550,700.00 Pesos Mexicanos
15. - Proyectos cooperativos en marcha 2004
Ninguno
16. - Contraprestación de servicios con otras instituciones. Enumerarlos 2004
Prestamos Interbibliotecarios
CUESTIONARIO BENCHMARKING
SOCIO B
Biblioteca de la Univ. de El Salvador UPES Dir. Ing. Ernesto Salmerón
1. - Población total de alumnos
R/ 1,1800
2. - Cantidad clientes activos de biblioteca
R/ 1500
3. - Incremento de libros por compra período 2004
R/ 170
4. - Cantidad de libros incorporados por donación período 2004
R/ 300
5. - Cantidad de recursos electrónicos incorporados 2004
Ninguno
6. - Incremento o disminución de títulos de publicaciones periódicas 2004
Se mantiene
7. - Solicitud de paper’s internos 2004
No se maneja
8. - Solicitud de paper’s externos 2004
No se maneja
9. - Cantidad de solicitudes de préstamos interbibliotecarios a otras instituciones 2004
50
10. - Cantidad de solicitudes de préstamos interbibliotecarios de otras instituciones a su
biblioteca 2004
No se tiene este servicio
11. - Incremento o disminución de este servicio período 2003-2004
Ninguno
12. - Nuevas tecnologías incorporadas 2004
No hubo incorporaciones
13. - Propuestas de compras rechazadas. Cantidad. Factores 2004
No hay rechazos debido a la metodología que se utiliza para las compras
14. Gastos en mantenimiento de la colección bibliográfica 2004
$ 3,000.00
15. - Proyectos cooperativos en marcha 2004
- Intercambio y enlace en el área de Derecho
- Enlace de Bibliotecas de las Universidades Privadas de El Salvador
16. - Contraprestación de servicios con otras instituciones. Enumerarlos 2004
No se da este servicio
CUESTIONARIO DE BENCHMARKING
SOCIO C
Analia Vecchi Pomphile
Biblioteca y Centro de Doc. Facultad Regional Bahía Blanca (UTN)
1. - Población total de alumnos
Alumnos Regulares: 2048 Docentes: 358
2. - Cantidad clientes activos de biblioteca
Se consideran activos aquellos que como mínimo retiraron 2 ejemplares durante el año.
Total: 1171; Alumnos: 1073, Docentes: 84, Alumnos UNS: 5
3. - Incremento de libros por compra período 2004
271 ejemplares
4. - Cantidad de libros incorporados por donación período 2004
82 ejemplares
5. - Cantidad de recursos electrónicos incorporados 2004
Impresora láser, Lector de código de barras, Llave IRAM
6. - Incremento o disminución de títulos de publicaciones periódicas 2004
Se incrementó en un 10 % la colección hasta llegar a los 200 títulos
7. - Solicitud de paper’s internos 2004
30 solicitudes de búsqueda de información, 30 ( IRAM)
Biblioteca Virtual Secyt 250 2003-2004
8. - Solicitud de paper’s externos 2004
10 artículos de publicaciones periódicas y 40 Cirsoc ( venta)
9. - Cantidad de solicitudes de préstamos interbibliotecarios a otras instituciones 2004
10
10. - Cantidad de solicitudes de préstamos interbibliotecarios de otras instituciones a su
biblioteca 2004
11. - Incremento o disminución de este servicio período 2003-2004
Dato no relevado 2003
12. - Nuevas tecnologías incorporadas 2004
Desarrollo (local) Software de Consulta (Consys), (open sources), Desarrollo (local) Software
Sistema Integrado (Interfaz web en desarrollo), Catalis (Software para catalogación en formato
marc21) aplicación web, sobre bases ISIS, ETD (Electronic Tesis and dissertation), C@rpc
(Herramienta de Bireme ) , para catalogación de publicaciones periódicas (existencias)
(aplicación web)UNS
13. - Propuestas de compras rechazadas. Cantidad. Factores 2004
Mobiliario, sistema de seguridad, insumos, factor, falta de presupuesto
14. - Gastos en mantenimiento de la colección bibliográfica 2004
$ 2500
15. - Proyectos cooperativos en marcha 2004
C@rpc, Capacitación de formadores, GC-Red (Integración redes bibliotecas UTN)
16. - Contraprestación de servicios con otras instituciones. Enumerarlos 2004
Software Consys (UTN), Capacitación de nuestro personal en UNS
Relevamiento de datos
10124
11800
2048
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
Socio A Socio B Socio C
Poblacion Total de Alumnos
12865
1500
1171
0
5000
10000
15000
SocioA SocioB SocioC
Cantidad de Clientes Activos
1983
170
271
0
500
1000
1500
2000
SocioA SocioB SocioC
Colección
3965
300
82
0
1000
2000
3000
4000
SocioA SocioB SocioC
Incremento de Libros por Donación
Peodo 2004
1983
170
271
0
500
1000
1500
2000
SocioA SocioB SocioC
Incremento de libros por compra peodo 2004
4
0
3
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
SocioA SocioB SocioC
Cantidad de Recursos Electrónicos
349
0
18
0
50
100
150
200
250
300
350
SocioA SocioB SocioC
Incremento o disminución de títulos de
publicaciones peródicas 2004
0
0
0
30
0
5
10
15
20
25
30
SocioA SocioB SocioC
Solicitud de paper’s internos
0
0
0
30
0
5
10
15
20
25
30
SocioA SocioB SocioC
Solicitud de paper’s externos
1334
212
0
5
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
SocioA SocioB SocioC
Cantidad de solicitudes de préstamos
interbibliotecarios
177
0
0
0
50
100
150
200
SocioA SocioB SocioC
Incremento Préstamos Interbibliotecarios
2003-2004
0
0
5
0
1
2
3
4
5
SocioA SocioB SocioC
Nuevas Tecnologias Incorporadas
550.700
3.000
2.500
0
100.000
200.000
300.000
400.000
500.000
600.000
SocioA SocioB SocioC
Mantenimiento
0
3
3
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
SocioA SocioB SocioC
Proyectos Cooperativos en Marcha
232
0
3
0
50
100
150
200
250
SocioA SocioB SocioC
Propuestas de Compras Rechadas
1
0
2
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
1,4
1,6
1,8
2
SocioA SocioB SocioC
Contraprestacion de Servicios con Universidades
Benchmarking (Evaluación comparativa de indicadores) Socios A, B, C
1,27
0,13
0,57
0,00
0,50
1,00
1,50
SocioA SocioB SocioC
Incremento de Libros 2004 / Alumnos Activos
Parámetro 1
0,79
0,13
0,57
0,00
0,20
0,40
0,60
0,80
SocioA SocioB SocioC
Poblacion Activa/PoblacionTotal
Parámetro 2
4,89
0,23
0,73
0,00
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
SocioA SocioB SocioC
Inversión en Mantenimiento / Población
Activa
Parámetro 3
RESULTADO BENCHMARKING COOPERATIVO
SE EVALÚAN LOS SIGUIENTES PARÁMETROS ENTRE LOS SOCIOS A, B, C: SEGÚN
GRÁFICAS ADJUNTAS
1- INCREMENTO DE LIBROS POR COMPRA PERÍODO 2004 POR POBLACIÓN DE
ALUMNOS ACTIVOS.
(REF.) ALUMNO ACTIVO = MÍN. 2 PRÉSTAMOS ANUALES
2- POBLACIÓN TOTAL DE ALUMNOS / CANTIDAD DE CLIENTES ACTIVOS
3- INVERSIÓN ANUAL EN MANTENIMIENTO / POBLACIÓN ACTIVA
CONCLUSIONES
1- ) SE OBSERVA AL SOCIO “A” CON UN ESFUERZO MAYOR EN CUANTO A LA
INVERSIÓN DE LIBROS EN EL PERÍODO 2004, RESPECTO DE LOS SOCIOS A Y C.
2- ) RESPECTO A ÉSTA EVALUACIÓN COMPARATIVA PODEMOS CALIFICAR COMO UN
ESFUERZO IMPORTANTE DEL SOCIOC, CON RESPECTO AL RESTO DE LOS SOCIOS A Y B,
POR ATRAER A SUS CLIENTES Y RETENERLOS, TENIENDO EN CUENTA QUE SE TRATA
DE UNA BIBLIOTECA DE FACULTAD.
3- ) CON RESPECTO AL INDICADOR “MANTENIMIENTO DE LA COLECCIÓN”.
EL SOCIO “A”, INVIERTE UN PORCENTAJE IMPORTANTE EN ÉSTE RUBRO, EL SOCIO ”B”,
INVIERTE EN UN PORCENTAJE MENOR.
EL SOCIO “C”, REALIZA UN ESFUERZO IMPORTANTE POR MANTENER SU COLECCIÓN.
EL ESTUDIO COMPARARATIVO CON UNIDADES DE INFORMACIÓN DISÍMILES ENTRE SÍ,
DE MAYOR ENVERGADURA, NOS APORTAN DATOS SIGNIFICATIVOS, QUE REFLEJAN
EL ESTADO SITUACIONAL DE CADA UNIDAD DE INFORMACIÓN , DEBILIDADES,
FORTALEZAS, HABILIDADES DE PENETRACIÓN EN EL MERCADO Y DIVERSOS
FACTORES DE ESTUDIO, QUE PERMITEN POSICIONARSE DESDE SU REALIDAD, DANDO
APERTURA A OPORTUNIDADES FUTURAS, DE MEDIAR PUNTOS DE CONTACTO Y
TRABAJO COLABORATIVO.
BIBLIOGRAFÍA
1. - Deutsch. Paula v Silcox. Barbara P. "Learnina from Other Libraries: Benchmarkina lo Assess
Librarv Performance". En: Information Outlook. vol. 7. No. 7. Washington, DC. E. U. A: SLA. 2003.
P. 19-25.
2. - Ponjuán Dante, Gloria. Gestión de la Información en las Organizaciones. Principios, conceptos y
aplicaciones. Chile, Ed. CECAPI/Universidad de Chile, 1998. 222 p.
3. - Benchmarking y Outsourcing. En: Uch-RR.HH ¨http: //www.uch.edu.ar/rrhh
Agradecimientos del autor
Finalmente, quisiera expresar un sincero agradecimiento al aporte de datos desinteresado, de los
socios de Benchmarking :
Colegas : Alma Aguilera López Universidad Iberoamericana, Campus Ciudad de México Biblioteca
Francisco Xavier Clavijero y Dir. Ing. Ernesto Salmerón Biblioteca de la Univ. de El Salvador UPES

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Vecchi Pomphile Analia. (2006, abril 5). Benchmarking cooperativo entre bibliotecas académicas. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/benchmarking-cooperativo-entre-bibliotecas-academicas/
Vecchi Pomphile, Analia. "Benchmarking cooperativo entre bibliotecas académicas". GestioPolis. 5 abril 2006. Web. <https://www.gestiopolis.com/benchmarking-cooperativo-entre-bibliotecas-academicas/>.
Vecchi Pomphile, Analia. "Benchmarking cooperativo entre bibliotecas académicas". GestioPolis. abril 5, 2006. Consultado el 19 de Septiembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/benchmarking-cooperativo-entre-bibliotecas-academicas/.
Vecchi Pomphile, Analia. Benchmarking cooperativo entre bibliotecas académicas [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/benchmarking-cooperativo-entre-bibliotecas-academicas/> [Citado el 19 de Septiembre de 2018].
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