1. Planteamiento general
El presente trabajo se realiza con la finalidad de sintetizar de manera sencilla las funciones y actividades que debe llevar a cabo el Contralor de una empresa, de acuerdo al orden secuencial que su servicio sigue desde el momento en que éste ingresa a una organización, pasando por el ámbito laboral específico en el que se va a desenvolver y hasta los resultados obtenidos por el desarrollo de su labor y el análisis de la proyección a futuro que refleje la entidad.
Como antecedentes y para poder ubicar de una manera útil y práctica el campo de acción de la Contraloría, es muy importante mencionar que ésta es parte integrante del Proceso Administrativo de una organización, el cual consta de cuatro pasos y es comúnmente aceptado en el siguiente orden de conceptos:
Planeación – Organización – Dirección – Control.
Adicional a lo anterior, es conveniente comentar que la Contraloría surge de la necesidad de contar, dentro de una organización, con procedimientos regulados mediante políticas (previamente analizadas) aplicadas estrictamente a todas las áreas de la entidad con la finalidad de que se cumplan los objetivos institucionales establecidos, y como un criterio personal, buscando en todo momento un beneficio conjunto para todos los integrantes directos e indirectos que trabajan con y para la organización.
2. Definición de control interno
El concepto que nos ocupa tiene distintas acepciones y campos de acción para su aplicación, esto debido a la gran variedad de giros y objetivos para los cuales se quiera implementar un control en la operación y administración de cada entidad, siendo estos últimos los mas comunes, aquellos que tienen que ver de manera general con la salvaguarda y la optimización de los diversos recursos con los que cuenta una organización.
De acuerdo a lo anterior y para poder entender de una manera sencilla lo que es el Control Interno, tomaremos la definición de las Normas y Procedimientos de Auditoria del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, la cual a la letra señala que:
Control Interno consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad.
(Boletín 3050, párrafo 6 de las Normas y Procedimientos de Auditoria del IMCP, 27ª Edición, 2007).
3. Perfil académico y laboral del contralor
El Perfil académico que es requerido para llevar a cabo las funciones de Contraloría dentro de una empresa, es comúnmente, aquel que tienen aquellos profesionistas que están titulados bajo las siguientes licenciaturas:
• Administración.
• Contaduría.
Lo anterior debido al manejo mas apegado que dichas profesiones tienen con respecto al Proceso Administrativo de una empresa, proceso del cual el Control forma parte integrante, tal como se mencionó anteriormente en el párrafo 2 del punto 1 de este documento.
El Perfil laboral comúnmente requerido para un Contralor, tiene que ver (además de contar con el perfil académico ya mencionado) con la experiencia y el enfoque en las funciones contables, financieras, legales y administrativas, cuya implementación y aplicación deberá fundamentarlas y documentarlas con la normatividad y/o legislación que a cada función le aplique. La actitud del Contralor tiene que ser tendiente en todo momento a la aplicación ordenada del Proceso Administrativo para el logro de objetivos, para lo cual requerirá de injerencia e involucramiento constante en todos los procesos de las diferentes áreas y departamentos con que cuente la organización.
Cabe mencionar que el liderazgo y la empatía jugarán un importante papel en el desempeño de sus funciones.
4. Objetivos específicos de la contraloría en cada empresa
En cada organización, y dependiendo del giro y ámbito en el que se desarrollen sus operaciones, se van a establecer sus objetivos generales. Partiendo de lo anterior, se tendrán que establecer los objetivos específicos en cada área, y para tal efecto será conveniente considerar los siguientes aspectos básicos: Efectividad y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa.
(CHARRY Rodríguez, Alirio. El control interno y los principios de evaluación de gestión en las entidades del Estado 1ª Edición).
Por lo tanto, y tomando como base los aspectos básicos anteriormente mencionados, será importante establecer conjuntamente con la alta dirección de la empresa los objetivos específicos, revisando a la vez los medios a través de los cuales se piensan lograr.
5. Ubicación del contralor en el organigrama de la empresa
De acuerdo a las funciones y las actividades del Contralor, y a su relación e injerencia en las demás áreas de una organización, un servidor considera que la ubicación del puesto en comento, debe ser la siguiente:
6. Alcance, relación e injerencia en las demás áreas de la empresa
Para poder delimitar el campo de acción específico de una empresa en donde se llevarán a cabo las funciones del Contralor, es indispensable determinar (preferentemente por escrito mediante un memorando interno, por ejemplo) el alcance que tendrán los trabajos, las condiciones y los medios para la aplicación de los sistemas y procedimientos con motivo de las actividades de la Contraloría. Lo anterior es recomendable que se informe y se dé a conocer con el mayor detalle posible a los encargados de área, con la finalidad de que la colaboración conjunta de todos los departamentos permita lograr los objetivos de Control Interno establecidos y se consigan de la manera mas eficiente y oportuna, así como en concordia por parte de todos los integrantes de la empresa, quienes deberán tener presente que su participación y disposición al cambio serán los motores que permitan avanzar en las mejoras planteadas con bases fundamentadas por parte del Contralor.
Debido a lo anterior, la relación que guardará el Contralor con todos las demás áreas dependerá de los objetivos específicos que se tengan planteados para cada una de ellas, y de manera general para la organización en su conjunto.
La injerencia y el grado de involucramiento, al igual que lo ya mencionado en el párrafo anterior, se llevará de acuerdo a los objetivos y a las características específicas de cada área.
Los departamentos con los que comúnmente trabaja el Contralor, y en los cuales deberá tener el debido Alcance, relación e injerencia para el logro de sus objetivos, son los siguientes:
• Consejo Administrativo.
• Dirección General.
• Administración.
• Contabilidad.
• Ventas.
• Almacén.
• Recursos Humanos.
• Auditoria Externa (En su caso).
• Servicios Profesionales Legales, Fiscales, de Seguridad Social, etc. (En su caso).
• Producción (En su caso).
• Mantenimiento (En su caso).
• Servicios Generales (En su caso).
7. Funciones y actividades generales del contralor
Con la finalidad de definir en el orden de trabajo, las funciones y actividades propias del Contralor, a continuación se detalla una breve explicación del proceso de la Contraloría en una empresa:
a. De Inducción y ubicación de las áreas con problema y de mejora.
En una primera instancia, y pensando en que aquí comienza la labor del Contralor, es muy importante la inducción mediante el conocimiento de la historia de la empresa, los procesos actuales, las políticas vigentes, las técnicas, los métodos y los sistemas utilizados en todas y cada una de las áreas de la empresa y los objetivos específicos que se persiguen; Asimismo y con igual importancia, es indispensable conocer a todas las personas encargadas de cada una de las funciones y actividades en la organización. Para una mejor coordinación del trabajo, será necesario que todo lo anterior sea entregado al Contralor por escrito para su posterior consulta.
Una vez teniendo la información referente a los diferentes movimientos y operaciones de la empresa, así como de quienes los llevan a cabo, se tendrá que trabajar en el análisis de la situación financiera de la empresa y los resultados recientes de su operación, en colaboración con el departamento contable. Lo anterior con la finalidad de detectar de manera general las probables inconsistencias, áreas de problema y oportunidad en las que se tengan que establecer controles para su mejora y/o corrección, definiendo prioridades y la mecánica de trabajo para la elaboración de propuestas, su análisis y la aprobación de éstas para su aplicación.
b. De Salvaguarda y Legalidad.
Durante el proceso de elaboración de propuestas para el establecimiento de procedimientos, reglas, políticas, etc., será de vital importancia considerar en todo momento la salvaguarda de todos los recursos con que cuenta la empresa, mediante la valoración en cuanto a la adquisición de seguros, por ejemplo, ó mediante la asignación de responsables internos y externos de la custodia de los bienes, así como del buen uso y aprovechamiento de dichos recursos, la confidencialidad de la información importante de la empresa, y todos aquellos aspectos que por su delicadeza requieran una especial atención.
Para lo anterior, y en general para la aplicación de todos los movimientos que de las actividades de la Contraloría resulten, se tendrá que fundamentar de manera razonable el criterio utilizado para establecer los controles necesarios en la empresa, considerando siempre el plasmar los motivos, los procedimientos y los beneficios de lo que se pretende lograr. Además de lo anterior, deberá estar debidamente documentado en un marco de legalidad que permita dar seguridad a los directivos, socios o accionistas principalmente, de saber que se esta actuando dentro de los estatutos de la normatividad y la legislación aplicable vigente.
c. De Operación.
Los propios procedimientos y técnicas aplicadas por el Contralor para desarrollar su trabajo, serán sus funciones de operación. Para tal efecto, el desempeño del Contralor deberá basarse principal y estrictamente en Códigos de Ética, ya que el perfil de su puesto exige de primera mano el dirigirse con imparcialidad, respeto y apego a la razón en cada una de sus actividades, toda vez que los reglamentos, las políticas y los procedimientos que se establezcan, dependerán en gran medida del área de Contraloría y en específico de su encargado. Las funciones de operación del Contralor exigen además un orden y una organización en todos los sentidos, además de una adecuada secuencia y seguimiento para el logro de los objetivos planteados, que se darán de acuerdo a las prioridades mas urgentes y/o indispensables para la empresa.
Para una adecuada operación en sus funciones, el Contralor deberá también estar constantemente actualizado (a diario) y capacitado (eventualmente) en materia contable, fiscal y financiera. Lo anterior le permitirá visualizar de manera mas objetiva probables dificultades y/o oportunidades para crear estrategias, elaborar presupuestos con varios escenarios y con ello coadyuvar a una mejor toma de decisiones por parte de la alta dirección.
En las operaciones relativas al giro de la empresa, la función del Contralor en una primera instancia, debe estar encaminada hacia lograr la efectividad y productividad en dichas operaciones, así como de que éstas se lleven a cabo de la manera mas eficiente y oportuna; en conclusión lo que se buscará será realizar (de acuerdo a los procedimientos establecidos para tal efecto) las operaciones (que pueden ser también funciones y actividades) para lograr un producto y/o servicio de calidad, mediante la optimización de los tiempos y el correcto aprovechamiento de los recursos destinados para tal fin.
d. De Información.
En lo que se refiere a la información, se plantea lo referente a la que el propio Contralor genera y debe utilizar, así como aquella que en general es desarrollada en toda la organización.
La información generada y utilizada por el Contralor, por lo general será estrictamente confidencial, ya que tiene que ver en la mayoría de las veces con datos internos que servirán de base para la elaboración de reportes, de presupuestos, de estrategias y de proyectos que se elaborarán con la finalidad de colaborar en una mejor toma de decisiones para las situaciones y momentos mas importantes de una empresa. Por lo tanto el responsable de la Contraloría, deberá guardar con ética, el conocimiento que tiene de toda la información de la entidad para la cual labora.
Por otra parte, la información desarrollada y generada en toda la organización, deberá estar al alcance del Contralor, en la medida en que se haya determinado dicho alcance por parte de los altos directivos de la organización. Por lo anterior, y en general por el uso de información interna por parte de todos los integrantes de la empresa, es recomendable celebrar con cada empleado convenios de confidencialidad, y con ello procurar el buen uso de la información.
Es muy importante que se considere que para una mejor interpretación de la información, ésta deberá ser clara y contar con el mayor detalle posible, sobre todo en las cuestiones contables y financieras, ya que lo anterior permitirá identificar de manera mas rápida y eficiente aquellos conceptos específicos en donde se este mermando la productividad de la empresa, así como detectar las probables áreas de oportunidad y mejora, para incrementar la rentabilidad de la organización.
Existen sistemas integrales que permiten llevar a detalle el registro de toda la información generada por una organización, y en la actualidad es una ventaja competitiva el contar con sistemas unificados en los que el cruce de información sea más práctico y eficiente por su automatización, ya que el contar con varios sistemas en los que se tenga que migrar ó dar interfaz a los datos, afectará los tiempos y la seguridad en el manejo de la información. Por lo tanto, en caso de no contar con un sistema integral confiable y reconocido, será conveniente valorar la implementación planeada de uno.
Por último en este punto, es importante tomar en cuenta que independientemente del tamaño de la organización, el área de informática jugará un papel muy importante para lograr la correcta implementación, manejo y aprovechamiento de los sistemas utilizados para la generación y uso de la información en general de la empresa, por lo que se debe de considerar el hecho de tener en dicha área a personal profesional discreto y actualizado en la materia.
e. De Implementación.
Tal como ya se ha mencionado anteriormente, la implementación de las técnicas, procedimientos, normas y políticas para llevar a cabo las operaciones y funciones por parte de todos los integrantes en los procesos de trabajo de una organización, dependerá de varias situaciones. Entre las más importantes, se encuentra el giro de la empresa, el alcance del Contralor y los objetivos específicos que se pretenden lograr.
De ahí, que una vez analizadas las diferentes áreas de la empresa, así como sus procesos y la efectividad obtenida mediante los procedimientos y lineamientos actuales, será necesario identificar aquellos puntos donde el trabajo del Contralor se enfocará para la detección y corrección de malos usos y manejos, para la mejora y/o renovación de procedimientos y reglas que permitan aprovechar eficientemente los recursos y obtener los mejores resultados. En el trabajo del Contralor se debe considerar para poder llevar a cabo lo anterior, todos los aspectos internos y externos que afecten el concepto analizado para estar en posición de tomar en cuenta todos los beneficios y consecuencias de lo que se pretende implementar.
Es recomendable que cualquier implementación que se haga, sea establecida por escrito e informada a todos los involucrados, y cuente con una clara fundamentación documentada que permita el entendimiento de los motivos por los cuales se esta llevando a cabo, además de que deberá especificarse claramente los procedimientos a seguir y las reglas y políticas aplicables, los beneficios y el objetivo de dicha implementación. Como lo anterior tiene que estar previamente analizado y acordado por parte de los directivos que aplican la toma de decisiones, es necesario que la autorización de la implementación de un procedimiento y/o política, se haga por escrito mediante firma autógrafa de los responsables, y se acuse de recibo por parte de todos los involucrados informados.
f. De Evaluación.
Una de las partes integrantes del trabajo del Contralor, es la que permitirá conocer los resultados de los procedimientos, procesos, políticas y reglas establecidas. Por sentido común podemos conocer fácilmente si los objetivos se cumplieron ó no, pero es indispensable poder identificar no solo si se logro una meta, sino tener claro en que medida ó proporción se alcanzó lo que se pretendía, así como los factores que intervinieron para haber llegado a los resultados obtenidos. Por lo tanto, será necesario que se cuente con técnicas de evaluación que en pocas palabras, nos digan el porque de dichos resultados, y nos den pauta para corregir las posibles deficiencias ó para mejorar aún mas lo ya implementado.
g. De Proyectos.
Por último, y una vez evaluados los resultados obtenidos en el proceso de trabajo del Contralor, ya sea en la revisión de un solo objetivo ó de varios en conjunto, se podrá estar en posición de determinar los proyectos a futuro para el sostenimiento de la empresa en el mercado, proyectando los distintos escenarios en los que puede encajar la organización y definiendo de acuerdo a las estimaciones económicas y financieras el mejor de los destinos. Para tal efecto, el Contralor se tendrá que apoyar de un adecuado análisis financiero que permita a los altos directivos y a los miembros del consejo de administración tomar la mejor decisión, para permanecer de manera sólida en el mercado y buscar siempre ser una organización líder en su ramo.
Los proyectos constituyen siempre, el deseo de mejorar y en algunos de los casos, también el propósito de expandirse y crecer, ya sea en el aspecto de ventas por apertura de más sucursales ó establecimientos, ó en la variedad de productos y servicios ofrecidos a los clientes.
8. La contraloría basada en el sentido humano
Con regularidad podemos ver que en algunas organizaciones el enfoque que se le da a la Contraloría tiene que ver con el cambio de esquemas y sistemas de trabajo tradicionales mediante la implementación de controles que en muchos de los casos, quienes tienen que llevarlos a cabo no están dispuestos a realizarlos porque les representa eso: Un Cambio. Y en este sentido, los directivos con tal de lograr los objetivos que son exigidos por parte de los dueños de las empresas, los socios y los accionistas, realizan “lo que sea necesario” para obtenerlos, incluyendo malos tratos, sobreexplotación, injustas remuneraciones e incluso el despido.
Si bien es cierto que la Contraloría para que sea efectiva debe ser estricta y se debe realizar con disciplina considerando la apertura al cambio, también es cierto que dentro de las mismas técnicas de control, se deben implementar aquellas que tienen que ver con un digno trato y empatía con los responsables (ejecutivos, empleados y trabajadores) de la ejecución de los procedimientos aprobados, previendo que en todo momento se proteja principalmente la integridad del recurso humano y se promueva su desarrollo tanto en lo profesional, como en lo personal; y teniendo en cuenta que las personas representan en cualquier lugar y situación, el recurso mas importante de una organización.
Por lo tanto y en base a lo anterior, si los objetivos específicos más importantes contemplan beneficios para este importante recurso, mediante un adecuado apego a principios y valores humanos que engrandezcan su labor en la empresa, se estará asegurando en gran medida el correcto proceso productivo de una organización.
9. Conclusiones
Como se puede observar en el desarrollo de este trabajo, el desempeño de un Contralor dentro de una organización es de gran importancia, y el buen funcionamiento de la empresa va a depender en mucho de las implementaciones que se realicen por motivo del trabajo del Contralor, mismas que a su vez dependerán del alcance que el encargado de la Contraloría tenga, así como de los objetivos específicos para cada área ó situación que se presente dentro de la entidad, los cuales deberán en todo momento establecerse con la finalidad de mejorar y hacer mas eficiente y rentable la operación de la organización, y con ello cumplir las expectativas de los socios y accionistas, al tiempo que se provee de un digno trabajo a todos los que en la empresa laboran y se otorgan productos y servicios de calidad que permitan no solo la permanencia de la empresa dentro del mercado, sino el reconocimiento como una organización de principios y valores líder en su ramo.
Notas complementarias:
El presente trabajo se realizó con la finalidad de plasmar de una manera práctica y sintetizada el criterio que un servidor tiene con respecto a las funciones de un Contralor dentro de una empresa, y esta basado en la lectura de varios artículos relativos al tema de Control Interno, así como de la experiencia adquirida durante la carrera profesional y laboral.
Referencias bibliográficas:
• Articulo: “El Contralor, responsabilidad y funciones”
Dr. Alfonso García Martínez
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
www.ur.mx
• Artículo: Control Interno
Anónimo
www.monografías.com
• Artículo: El Inventario
Rebeca Martínez ([email protected])
www.monografías.com