Resumen:
El complejo proceso de toma de decisiones en el ámbito de las Bibliotecas, merece ser apoyado por instrumentos que permitan aumentar la racionalidad, la coherencia y consistencia de decisiones en relación con los fines institucionales. El objetivo principal de este artículo es presentar conceptos sobre una nueva manera de gerenciar organizaciones: la Gestión por el Conocimiento. Siendo su mayor fuerza estratégica, la gestión de los activos intangibles, como lo es el capital intelectual y la información de la propia institución.
Para este nuevo modo de administración contamos con herramientas que nos ofrecen los sistemas DSS, los que se convierten en el complemento de las capacidades de decisión del ser humano utilizando para ello, las Tecnologías de la Información y comunicación (TIC).
Summary:
The complex process of take decisions in the libraries, deserve the support for the instruments that permit developed the rationality, the coherence and the consistence in relation whit the institutional purpose. This article has like principal objective show the concepts in a new way of the organizations management: the Knowledge Management. In this concept, the strongest point in the strategy: the untouchables actives, the intellectual capital and the information in the institution.
For this new concept of management we count whit tools give for the same system DSS, that transform us in the capacities of decision complement for the human been, for that we using the information technologies and communication.
La Gestión del conocimiento es una corriente modelizadora de la transformación de las organizaciones introduciendo la consideración de otro recurso más (el conocimiento), para dar respuesta a las nuevas demandas de cambio y mejora, y para lograr mantener posiciones competitivas empleando de manera intensiva las capacidades de las personas y de las tecnologías de la información.
La Gestión por conocimiento es otra forma de responder al mismo fenómeno, pero haciendo hincapié en el valor del conocimiento como elemento estratégico que condiciona y configura la organización y su modelo, la gestión y el desarrollo de la empresa, sus productos y servicios, y la red de sus colaboradores, como criterios claves en la misión y visión del valor del negocio, en la contribución de las personas y sus responsabilidades, en la organización de los equipos de trabajo, y en el desarrollo de la estrategia orientada a explorar y explotar el conocimiento.
La gestión por conocimiento propende a configurar el desarrollo y explotación más dinámica, inteligente y eficaz de los recursos no materiales de una organización, en un momento en el que los recursos humanos, como agentes únicos operadores del conocimiento, constituyen el sustrato fundamental del desarrollo organizacional inteligente.
Usar el conocimiento organizativo como clave para el desarrollo
Los conocimientos van introduciéndose en sistemas y procesos, que los embeben y los hacen prácticos para los usuarios externos de la organización, en gran parte, desconocedores de su esencia. (En el caso de una Biblioteca, los usuarios saben poco o nada del procesamiento técnico de la información, no así los Biibliotecarios) Un conocimiento que no llega a embeberse en sistemas (Técnicos, Informáticos, de formación, etc) es sólo un potencial sin explotación, es un buen candidato pero le falta la vía de distribución y el mecanismo que posibilite su uso y, por tanto, le dé valor como creador de riqueza.
A su vez el ciclo de maduración en la difusión de los conocimientos depende en gran medida de la naturaleza de los conocimientos: técnicos, humanistas, sociológicos,. La gestión por conocimiento es ciertamente avanzar en el ciclo de empleabilidad del conocimiento, a través de sistemas que lo soporten, y personas que lo usen de una manera inteligente para los destinos de la comunidad en la que se desarrollan. La inteligencia de un colectivo, organizado para ser eficaz frente a los eventos externos e internos previstos y no previstos.
Las relacionadas con la asimilación y transmisión de los conocimientos, es decir las relativas al aprendizaje y la motivación. La transparencia en el saber, la adquisición de nuevos conocimientos y su aplicación colectiva requieren un esfuerzo personal por aprender que supera lo que entendemos trabajo como acción de ejecución de tareas, más o menos simples y predeterminadas. La explotación de la inteligencia organizacional es fruto de una buena gestión de los conocimientos y del desarrollo continuo de los mismos. Esta inteligencia se aplica sobre el medio en que está inserta la Biblioteca (institucional y social), la tecnología, los sistemas internos, la gestión de los recursos materiales, en forma de prácticas de todo tipo, que articuladas coherentemente constituyen procesos formales e informales que colaborando entre ellos dan resultados altamente competitivos.
Para el empleo de las Tecnologías de Información, las que pueden ser consideradas, los medios para la explotación posible del conocimiento; es necesario viabilizar el desarrollo de una mejor organización, considerando; los tipos de información dentro de la unidad de información, de los sistemas de análisis de los datos, del almacenamiento de los contenidos estructurados y semiestructurados, de potentes agentes de ayuda a los usuarios para la búsqueda de conocimientos específicos, y de mejores sistemas de comunicación y formación cooperativa.
Requerimos más cualificación, capacitación y talento para crear un paradigma de lo previsible y asÍ gestionar lo inesperado. Las respuestas al exterior, a los cambios, y a la competencia son las claves para evolucionar. Por esto es importante explotar la información, el conocimiento, la inteligencia y el talento, y para ello no hay otro camino que trabajar, desde la existencia del saber de las organizaciones mismas.
Porque pensar en la gestión tecnológica
Podríamos definir a la gestión tecnológica diciendo que es la actividad organizacional mediante la cual se define e implanta la tecnología necesaria, para lograr los objetivos y metas de una organización (2) La gestión tecnológica puede resumirse diciendo que es: conocimiento aplicado.
Muchas Bibliotecas sufren del llamado estancamiento tecnológico, el que se produce cuando no se logra asimilar la tecnología adquirida, mediante la compra de equipos o por asistencia técnica recibida. El grado de asimilación de una tecnología específica en una organización, es sencillamente el grado de conocimiento y entendimiento que sus empleados logran acerca de ella. En buena parte, esto depende del grado de capacitación del personal, de la actitud de la Dirección de la Unidad de Información, de la aceptación de nuevas ideas, de los esquemas de comunicación que se usan en la organización, etc.
Dentro de la gestión tecnológica, normalmente se mencionan algunas actividades tales como:
- Prospección – Selección – Negociación – Adquisición –
- Adaptación – Modificación – Generación (Innovación).
En cada una de ellas, está implícito el aprender por parte de los empleados de la organización. Cuando se aprueban inversiones en «tecnología», sin tener en cuenta que deben estar acompañadas con inversiones no menos importantes, en el proceso de asimilación de la misma. Esto implica, crear las condiciones apropiadas para que el personal, conozca, entienda y aprenda a utilizarla de la manera más productiva.
En la definición tanto de la gerencia del conocimiento como en la de la gestión tecnológica, se observa concordancia en que, ambas actividades, buscan alcanzar los objetivos, administrando el conocimiento o la tecnología, que la organización requiere para ser competitiva.
Las razones por las que se han desarrollado, tanto la gerencia del conocimiento, como la gestión tecnológica, son las mismas: la organización debe ser competitiva y enfrentarse a las presiones de un entorno cambiante y globalizado. De éste reto no se debe apartar a las Bibliotecas.
DSS Sistemas de Ayuda a la Toma de Decisiones (Decision Support Systems)
Las nuevas opciones ofrecidas por las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) impactan en forma directa sobre la dirección de cualquier organización, exigiéndole un modo diferente de actuación si desea continuar siendo eficaz y eficiente. Las organizaciones deberán sustituir su sistema tradicional de pensamiento (centrado en la resolución de problemas a corto plazo y en el pronóstico del futuro sobre la base del pasado) y dejar paso a otro sistema de carácter más estratégico.
La estrategia de la organización debe contemplar, como requisito indispensable para su éxito, la creación y mantenimiento de una base tecnológica adecuada que sustente al proceso decisorio, permitiéndole alcanzar las ventajas competitivas deseadas, así como crear las mayores sinergias favorables para la organización. Que las Bibliotecas no incorporen este concepto, sería un error grave, el que podría repercutir, inclusive, en la misma profesión de Bibliotecario.
Los sistemas de soporte a las decisiones (DSS) son la tercera generación de las aplicaciones basadas en computadoras. El uso más frecuente de la primera generación era el procesamiento de transacciones, la asistencia para la toma de decisiones, quedaba en manos de científicos del gerenciamiento e investigadores operativos quienes generaban modelos estructurados, utilizando las computadoras solamente como poderosos auxiliares para el cálculo
¿Qué son los Sistemas de DSS?
Los sistemas DSS, se convierten en el complemento de las capacidades de decisión del ser humano, valiéndose de la potencia que adopta la informática para el procesamiento de datos. Creemos que sería útil definir lo que podría ser un sistema de apoyo a la toma de decisiones antes de empezar a crearlo en detalle.
Freyenfeld (3), que determina al sistema de ayuda al Tema de Decisiones (DSS´s) como:
“un proceso de datos interactivo y un sistema de representación visual (entorno gráfico) que es usado para ayudar en el proceso de toma de decisiones y debe reunir las siguientes características”
- Ser lo suficientemente sencillo para que lo pueda utilizar el que debe decidir en persona.
- Debe mostrar la información en formato y terminología familiar para el usuario.
- Ser selectivo en su provisión de información (evitando sobrecargar al usuario
La utilización de las DSS debe permitir en una organización:
- Mejorar el proceso de toma de decisiones, proporcionando información que actualmente no existe, como también mejoras en el acceso. La visualización el análisis de la información. Por otro lado se proporcionan mejoras en los procedimientos deductivos partir de la información con la cual disponemos y ofreciendo mejor explicación a terceros sobre las decisiones tomadas.
- El DSS debe ser tan “especializado” sobre el problema del usuario como sea posible.
- El DSS debe tener en cuenta la problemática que rodea a los usuarios potenciales. Dicha
problemática la podemos resumir básicamente en dos puntos: su falta de cultura informática y la ausencia de sistematización en los planteamientos de los problemas a resolver por los cargos directivos. - Los DSS deberán ser gestionados por “expertos” que entiendan lo que el Bibliotecario desea ver y como lo debe hacer.
- Los DSS deben ser controlables por el Bibliotecario: el cual deberá ser capaz de especificar: que informes necesita, conque prioridad los desea, y como deberán ser confeccionados los datos.
- EL DSS debería ser capaz de utilizar cualquier dato, modelo, disciplina, herramienta o técnica de presentación visual y en definitiva todo aquello que facilite la decisión del ser humano.
El almacenamiento de la Información.
La cultura organizacional se sustenta básicamente, en la información almacenada. A partir de la difusión y del uso masivo de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) se han creado y mantenido bases de datos, algunas de las cuales merecen el nombre de Almacenes de Datos o “Data Warehouse” (4)
Dentro del marco de estas definiciones es posible determinar una clasificación de estos Almacenes de Datos:
- El Data Warehouse de tipo integral que brinda soporte al proceso de toma de decisiones de la gerencia general de la organización, es apto para la visión general de la organización.
- El Data Warehouse orientado a procesos, soporta a las decisiones de todo y cada uno los procesos documentales y su relación con el medio externo.
- El Data Warehouse orientado a las áreas de la Biblioteca, que brinda apoyo al proceso de toma de decisiones de cualesquiera y de todos, como así también a la interacción entre ellos y con el mundo externo.
Minería de Datos
Para obtener información provechosa que no está representada explícitamente en los datos, la minería de datos combina técnicas de inteligencia artificial, análisis estadístico, bases de datos y visualización gráfica
Las técnicas de minería de datos, son el resultado de un largo proceso de investigación y desarrollo de productos, que comenzó, cuando los datos de las organizaciones fueron almacenados por primera vez en computadoras. Continuando con mejoras en el acceso a los datos, y más recientemente con tecnologías generadas para permitir a los usuarios navegar a través de los datos en tiempo real.
Franco Jean-Michel, dice que “la minería de datos toma este proceso de evolución más allá del acceso y navegación retrospectiva de los datos, hacia la entrega de información prospectiva y proactiva, soportado por tres tecnologías que ya están suficientemente maduras: la recolección masiva de datos, la existencia de potentes computadoras con multiprocesadores y los algoritmos de minería de datos “ (5)
La minería de datos es una idea basada en una simple analogía. El crecimiento de los almacenes de datos ha creado montañas de datos, que representan un recurso de gran valor para la organización. No obstante para extraer lo valioso de la montaña se debe excavar, o practicar la minería, para llegar a las ‘pepitas’ de metal preciosos, en nuestro caso el conocimiento.
En toda organización, como así también en las Bibliotecas, las bases de datos son construidas con gran entusiasmo, no obstante no existe consenso acerca del significado de la minería de datos o de lo que dicho proceso conlleva, o bien de cuál es el resultado del proceso, ni de qué herramientas hace uso.
Una de las definiciones aceptables de la minería de datos afirma que es una metodología de análisis de datos tradicional enriquecida con las técnicas más avanzadas aplicadas al descubrimiento de patrones desconocidos.
Se trata de un concepto de explotación de naturaleza radicalmente distinta a la de los sistemas de información de gestión, dado que no se basa en indicadores de gestión o en información altamente agregada, sino en la información de detalle contenida en la base de datos
La minería de datos, consistente en la extracción de información oculta y predecible de grandes bases de datos, es una poderosa tecnología con gran potencial para ayudar a organizaciones a concentrarse en la información más importante de sus bases de información.
Los procesos de minería de datos, generan distintos modelos, a partir de cada uno, se puede comprobar si las conclusiones que arrojan son válidas y suficientemente satisfactorias para representar en un modelo la información suministrada por los Bibliotecarios.
Conclusiones
Las bibliotecas deben prestar atención a la difusión y conversión del conocimiento. Actúan como puentes para convertir los resultados de la innovación del conocimiento en fuerzas realmente productivas. La gestión por el conocimiento en bibliotecas busca promover relaciones entre la biblioteca y el usuario, para reforzar el conocimiento trabajando en red y agilizar el flujo del conocimiento mismo.
En la era de la economía del conocimiento, las bibliotecas tendrán que investigar sobre el desarrollo y aplicación de los recursos de información, construir bibliotecas virtuales, proteger los derechos de propiedad intelectual en la era electrónica, definir productos y servicios documentales acordes al tiempo. Estableciendo de esta manera las bases para la innovación del conocimiento.
La consideración del conocimiento como recurso estratégico esencial y la habilidad de la organización de educación, para crearlo como una capacidad fundamental, supone un importante avance en la evolución de la dirección estratégica.
Las bibliotecas forman parte directa en el proceso de investigación científica. El trabajo de la biblioteca es un componente más de la innovación del conocimiento. En los componentes de la gestión por el Conocimiento, se encuentran las ventajas de su aplicación a sistemas documentales, consideremos algunos puntos favorables:
- El encuentro de una diferenciación estratégica
- Ser capaces de producir nuevo conocimiento mediante la experiencia, las aptitudes y el cambio de actitudes dentro de la cultura organizacional de la unidad de información
- Mejorar la comunicación ínter áreas
- Identificar y calificar las fuentes de conocimiento y ser capaces de transferirlo eficazmente.
- Estar en condiciones de poder medir los resultados a partir de los datos, información y conocimiento dentro y fuera de la organización.
- Acortar los tiempos en los proyectos de planeamiento.
- Optimizar los procesos, incrementando la productividad en servicios y productos documentales
- Utilizar en mayor grado los recursos existentes dentro de la Biblioteca.
- Posibilitar la creación de un círculo virtuoso entre el aprendizaje individual y el de la organización.
- Valorizar el trabajo de Profesionales y Auxiliares
- Crear un vínculo de pertenencia entre los empleados con la Biblioteca
- Definir sistemas y soportes para la toma de decisiones
Las posibilidades de establecer estos mecanismos son posibles en sistemas de información. Hoy una Biblioteca de buen nivel, es la suma de conocimiento del usuario más la capacidad de absorción de conocimientos del entorno, multiplicado por la capacidad de respuesta y elevado a la confianza. Y para lograr esto, debemos orientarnos a gestionar por el conocimiento.
Citas:
Bueno, Eduardo[junio 2002]
Hernando Zorrilla. La Gerencia del Conocimiento y la Gestión Tecnológica
Universidad de Los Andes, diciembre de 1997.
Freynfeld,W,A. (1984): decision Support Systems; Ed. N
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