Administración de tesorería - GestioPolis

Administración de tesorería

En este trabajo pretendemos resaltar la función de tesorería o el tesoro como elemento indispensable dentro de una organización a pesar de ser muchas veces ignorado o dejado a un segundo plano al no delimitar claramente su responsabilidad dentro del área financiero, capaz de verse  reflejado entre sus múltiples funciones en la buena supervivencia del dinero y registro de ello. De mantener un capital de trabajo que evite complicaciones en el ciclo productivo empresarial que pueda ocasionar severos inconvenientes no solo en el corto plazo, sino en operaciones futuras que harían inviable el funcionamiento y la supervivencia de la organización como tal.

  • Introducción a la función financiera el dinero en la empresa

Una buena tesorería no es nunca fruto de al improvisación del momento  se basa en:

  1. Que la empresa obtenga benéficos
  2. Que la gestión financiera y general de la empresa. Se haya planteado con toda seriedad.

La tesorería financia todo el ciclo productivo en toda empresa en marcha se produce una circulación continua de capital, que discurre desde el propio dinero metálico que se mantiene en caja y bancos, los bienes materiales (inventarios equipos y edificios), y los activos financieros semilíquidos (cuentas por cobrar), los que finalmente terminan convirtiéndose en efectivo.

Este fluir monetario generado por las actividades propias del negocio puede ser incrementado por fuentes ajenas mediante prestamos aumentos de capital.

Dinero de propia                                               Dinero por aporte             Recurso potenciales

Operación          +  Dinero por Créditos + de capital         =        De la Empresa

Como contrapartida tenemos desembolsos a acreedores y proveedores, como consecuencia de la explotación del negocio mas la intereses y dividendos.

Problemas mas importantes en la tesorería  

  1. Insolvencia : El no contar con la suficiente disponibilidad en le tiempo y lugar adecuado para hacer frente a las obligaciones y financiaciones de al empresa el incumplimiento de este objetivo puede tener serias consecuencias, tales como el descrédito, la necesidad de acudir a sistemas poco favorables de financiación. Pudiendo llegar finalmente a la quiebra por falta de liquidez.
  2. Falta de capital:  El no mantener un saldo de tesorería que permita a la empresa sostener decisiones empresariales del corto mediano y largo plazo, referidos al financiamiento del capital de trabajo operativo, a la ampliación de sus mercados (lanzamiento de un nuevo producto  a la actualización tecnológica la cual es sumamente acelerada u otras inversiones en planta o equipos.

Causas de las dificultades de la tesorería 

Defectos en la propia gestión financiera, pudiendo señalar:

  • Estructuración deficiente el pasivo de la empresa, sin tomar en cuenta o no haber previsto, los cambios en la coyuntura económica global.
  • Utilización de créditos de vencimiento de corto plazo para financiar inversiones  de recuperación lenta.
  • Insuficiencia de capital que impide una gestión financiera correcta.
  • Endeudando neto permanentemente elevado motivo por el que la empresa opera siempre utilizando su crédito al máximo.
  • Carecer de políticas y procedimientos financieros (créditos, cobranzas, otros)
  • Acumulación de los saldos por cobrar a clientes algunos con recuperación dudosa, olvidando que el ciclo productivo finaliza con el cobro de las cantidades vendidas.

Defectos de gestión no financiera

  • La acumulación de stocks de materias primas o productos terminados, bien por un defecto de gestión, al haber comprado por encima de las necesidades o por tratar de especular ante un aumento de precios.
  • Alargamiento de los plazos  de entrega de la mercadería, que ocasiona un incremento de los costos operativos a financiar.
  • Toda medida, en general que tienda a incrementar los activos y por lo tanto las obligaciones por pagar originados por los departamentos de producción, ventas, sistemas u otros sin contar previamente con un plan financiero que los respalde.
  • Alteración de los precios de venta o de las condiciones de cobro o de pago, sin el conocimiento del responsable financiero en cuya área  va a recaer en definitiva las consecuencias de estas decisiones.
  • Acordar plazos de pago menores a los plazos de cobro, sin haber consultado con el área financiera, la viabilidad de los mismos o simplemente por carecer de políticas de pago a proveedores, que las especifiquen.

Defectos de planteamiento general de la empresa

  • El comportamiento de los accionistas de la empresa que suelen considerar esta como una fuente ingresos, sin contrapartida de aportación o haciéndolo en montos insuficientes a parte de omisos a aportar su capital opuestos a que otros lo hagan para no perder influencia    y avidos de dividendos, dificultando la autofinaciación
  • Falta de una política coherente y de  compromiso entre las diferentes áreas (producción, ventas, finanzas)  en la cual cada una trata de resolver sus problemas de manera particular.
  • Es corriente que problemas financieros o proyectos de importancia se resuelvan a nivel de gerencia k directorio, sin efectuar la consulta al responsable financiero suele  suceder que deciden efectuar una inversión, sin haber realizado la evaluación económica financiera.
  1. Introducción a los títulos y valores (incluye últimos dispositivos vigentes – ley 27287)

La Letra De Cambio

Definición : Es un documento mercantil, por medio del cual, una persona gira  a cargo de otra una cantidad s su propia orden o a la de un tercero, aun vencimiento futuro.

La letra de  cambio debe contener:

  • El nombre y el numero del documento oficial de identidad de la persona a cuyo cargo se gira
  • El nombre de la persona a quien a la orden de quien debe hacerse el pago
  • El nombre el numero del documento oficial de identidad y la firma de la persona que gira la letra de cambio

Presentación para la aceptación

  • El girador puede estipular en la letra de cambio que esta se presente para su aceptación, fijando un plazo o sin esta movilidad
  • Si no se consigno plazo para su presentación a la aceptación, será obligatoria si presentación para este efecto, antes de su vencimiento.

Del protesto por falta de aceptación

  • El protesto por falta de aceptación procede cuando se ha presentado infructuosamente la letra de cambio para la aceptación, dentro de los plazos fijados para ello.
  • El protesto por falta de aceptación total dispensa de la presentación para el pago u del protesto por falta de pago, asumiendo el girador la calidad de obligado principal contra quien y demás obligados procede ejercitar la acción cambiaria deriva de la letra de cambio por el sólo merito del protesto por falta de aceptación.

Letra de cambio con cláusulas especiales  

Esta es una nueva forma de letra y considera las siguientes cláusulas especiales:

  1. En caso de mora, esta letra de cambio generará las tasas de interés compensatorio y moratorio más latas que la ley permita a su último tenedor.
  2. El plazo de vencimiento podrá ser prorrogado por su tenedor, por el plazo que este señale, sin que sea necesaria la intervención del obligado principal ni de los solidarios.
  3. Su importe debe de ser pagado solo en la misma moneda que expresa este titulo valor
  4. Esta letra de cambio no requiere ser protestada por falta de pago.

El  Pagaré

Definición:  Es un titulo valor de circulación es un documento de crédito al igual que la letra de cambio, con la promesa pura y simple de pagar una suma de dinero, en un determinado tiempo.

A diferencia de la letra de cambio, que es un documento de orden abstracto, el pagare es un documento de origen casual, es decir que en dicho documento se podrá pactar los intereses compensatorios y moratorios, puede incluirse la causa que da  origen al pagare, como tamben podrá incluirse la garantía o aval con la cual se afianza la obligación.

Es por esta razón que el pagare  es mas utilizado que la letra de cambio en los bancos y las instituciones financieras por ser para sus propósitos un titulo de valor más completo.

Requisitos de un pagaré:

Debe de contener :

  1. La denominación del pagare o vale a la orden
  2. La indicación de la fecha y lugar de expedición
  3. La promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero determinada.
  4. El nombre de la persona a quien o a la orden de quien debe de hacerse el pago
  5. La indicación de vencimiento y del lugar en que ha de efectuarse el pago
  6. El nombre y firma del deudor.
  • Un pagare puede renovarse y extenderse el plazo del vencimiento en el caso de variarse la tasa o el monto del pagare deberá emitirse uno nuevo.
  • En el pagare al igual que en la letra de cambio, puede intervenir el aval y también su responsabilidad es solidaria.

Pagare con cláusulas especificas

Esta es una nueva forma de pagare y considera las siguientes cláusulas especiales:

  1. Este pagare debe de ser pagado solo en la misma moneda que expresa este titulo valor.
  2. A su vencimiento, podrá ser prorrogado por su tenedor,  por el plazo que este señale en este mismo  documento sin que sea necesario intervención alguna del obligado principal ni de los solidarios.
  3. Desde su ultimo vencimiento, su importe total y/o cuotas generará los intereses compensatorios más moratorios a las tasas máximas autorizadas o permitidas su ultimo tenedor.
  4. El presente pagare no requiere ser protestado por falta de pago, procediendo su ejecución por el solo merito de haber vencido su plazo y no haber sido prorrogado, salvo el protestado de la cuota impaga si se opta por la preclusión de plazos.
  5. El importe de este pagare y/o de sus cuota, según los montos y fechas que se señalan en el documento anexo adherido, conforme a ley.
  6. El importe de este y/o sus cuotas, generará desde la fecha de emisión de este pagare hasta la fecha de su respectivo vencimiento un interés compensatorio a la tasa de % por año.
  7. Los pagos que corresponden , podrán ser verificados con cargo a la cuenta señalada del banco.

El Cheque

Definición : Es u instrumento privado que constituye una orden de pago sobre un banco en la cual el girador mantiene en su cuenta corriente saldo a su favor, en un mandato de pago que sirve al girador para pagar a un tercero o a si mismo, con los fondos disponibles que tanga en su  cuenta corriente.

Contenido del cheque

  • El nombre y domicilio del banco a cuyo cargo se emite el cheque
  • El nombre y firma del emitente, quien la calidad de obligado principal.

Cheque  post datado

Con excepción le cheque de pago diferido se considera no puesta la fecha post datada o la cláusula que consigne un plazo para la negociación  o pago del cheque el queque es pagadero a la vista el día de su presentación aunque tuviere fecha postdatada.

Cierre de cuentas corrientes por giro de cheque  sin fondos

  • Cuando en un periodo de seis meses, el banco girador deje constancia de la falta de pago por carecer de fondos, totales o parciales, en dos cheques.
  • Cuando en un periodo de un año el banco girado rechace por diez veces el pago de uno o más cheques por carecer de fondos totales o parciales  sea que deje o no la constancia de ello en el mismo titulo el rechazo de un mismo cheque se computara a razón de uno por día.

Del cheque para abono en cuenta

El emitente asi como le tenedor de un cheque  pueden prohibir su pago en efectivo y por caja insertado en el titulo la cláusula “para abono  en cuenta” u otra equivalente la tarjadura de esta cláusula anula efectos cambiarios.

Del cheque garantizado

El banco puede autorizar que se giren a su cargo cheques con provisión de fondos garantizados en formatos especiales y papel de  seguridad , en los que se señale expresamente:

  • La denominación de “cheque garantizado”
  • Cantidad máxima por la que el cheque garantizado  puede ser emitido,  o cantidad impresa en el mismo titulo.
  • Nombres del beneficiario, no pudiendo ser girado al portador
  • Otras que el banco girado acuerde.

Del cheque de pago diferido

El cheque de pago diferido es una orden de pago, emitido a cargo de un banco, bajo condiciones para su pago de que transcurra el plazo señalado en el mismo titulo. El que no podrá ser mayor a 30 días desde su emisión

Los bancos podrán entregar a sus clientes talonarios distintos o especiales para la emisión de cheques de pagos diferidos, pudiendo emitirse estos cheques y/o los comunes contra una misma cuenta corriente.

La factura conformada

Definición: es un titulo valor  aceptado por el cliente, aceptando  las condiciones de crédito del proveedor.

  • La factura conformada se origina en la compra venta de mercaderías, asi como en otras modalidades contractuales  de transferencia de la propiedad  de bienes susceptibles  de  ser afectados en prenda. En las que se acuerde el pago diferido del precio.
  • El objeto de la compra venta u otras relaciones contractuales antes referidas debe ser  mercaderías o bienes objeto de comercio, distintos a dinero no sujetos a registros.
  • Los bienes y mercaderías pueden ser fungibles no identificables o no.
  • La conformidad puesta por el comprador o adquirente en el texto del titulo demuestra por si sola y sin admitirse prueba en contrato que este recibo la mercadería o bienes descritos en la factura conformada a su total satisfacción
  • Solo una vez que cuente con la conformidad, el titulo puede ser objeto de transmisión.
  • Desde su conformidad, representa además del crédito consistente en el saldo del precio señalado en el mismo titulo. El derecho real de prenda que queda constituida sobre toda la mercadería y bienes descritos en el mismo documento a favor del tenedor.

La factura conformada deberá contener entre otros lo siguiente

  • La descripción de la mercadería entregada, señalando su clase, serie, calidad, cantidad, estados y demás referencias que permitan determinar su naturaleza genero especie y valor patrimonial que queda afectado en garantía a favor del tenedor del titulo.
  • La firma del comprador o adquirente quien desde entonces tendrá la calidad de obligado principal y depositario  de los bienes.

Vencimientos

El vencimiento de la factura conformada puede ser señalada solamente de las siguientes formas.

  • A fecha o fechas fijas de vencimiento, según se trate de pago único, o en armadas o cuotas.
  • A la vista
  • A cierto plazo o plazo desde su conformidad, en cuyo caso deberá señalarse dicha fecha de conformidad.
  • A cierto plazo o plazos desde su emisión.

En caso de haberse pactado el pago de la factura conformada  en armadas o cuotas la falta de pago de una o más de ellas faculta al tenedor  a dar por vencidos todos los plazos y a exigir el pago del monto  total de titulo o alternativamente  exigir las prestaciones  pendientes en las fechas de vencimiento de cualquiera de las siguientes cuotas o inclusive, en la fecha de la ultima armada  o cuota según decida libremente dicho tenedor.

  1. Funciones del tesorero

Revisión y control de las conciliaciones  bancarias

El tesorero como primera función del día, debe de revisar la conciliación bancaria preparada por el cajero y de  esta manera toma conocimiento de los movimientos habidos el día anterior, asi como de los  saldos de apertura del día (Bancarios  contable, disponible y libros)

Asimismo controla y verifica, si las  diferentes operaciones  comprometidas se han efectivizado, como

  • La compra venta de dólares, chequeando que se haya respetado el tipo de cambio acordado.
  • Si el banco procedió a abonar las letras en descuentos o la operación factoring presentadas, verificando el interés aplicado.
  • Si determinados clientes cumplieron con efectuar los depósitos ofrecidos  por el pago de sus deudas.
  • Si el banco nos abonó el adelanto en cuenta o pagare ofrecido.
  • Si se efectuó la transferencia via bcr de un banco a otro a fin de cubrir un potencial sobregiro.
  • Si se efectuó la transferencia un proveedor del exterior y si la conversión a la moneda de destino fue correcta.
  • Asimismo se entera también si hubieron cheques rechazados o letras protestadas, etc.
  • Como vemos son variadas las operaciones que tienen que verificarse, y sobre todo o mas importante tomar acción sobre aquellas comprometidas y no realizadas.
  1. Autorización del giro de cheques en base a los saldos disponibles y el flujo de caja diario, semanal  mensual y anual.

El tesorero que se queda con copia de la conciliación bancaria y que es el responsable de la emisión y actualización diaria del flujo de caja debe en base a esta información, autorizar la propuesta de pago, pudiendo solicitar su modificación  (rebaja o aumento), según lo evalué conveniente.

  1. Control y seguimiento de los cargos y abonos no identificados, registrados en las cuentas corrientes bancarias

Como lo mencionaremos en el punto 3. referido a las funciones del cajero este debe d  efectuar la verificación y registro de los abonos   delitos reportados en nuestras cuentas corrientes bancarias asimismo. El tesorero debe de verificar / coordinar  con el cajero que los cargos u abonos se está realizando de acuerdo a las condiciones pactadas  en cuanto  fechas, tasas de interés y montos.

Pero es muy probable que todos ellos no puedan ser identificados, motivo por el cual como ya lo mencionaremos en el punto 2.  respecto se llevará como parte de la  conciliación bancaria, un detalle de los abonos y cargos no ubicados, siendo responsabilidad del tesorero ir gestionando su pronta identificación, mediante :

  • Coordinaciones con el área de ventas y cobranzas, recomendando que estas sean por escrito.
  • Coordinaciones con los bancos, en los cuales se registran las operaciones no identificadas, remitiéndoles carta con el detalle de las mismas.
  • Comunicaciones directas con clientes y proveedores, cuando tengamos alguna  evidencia especifica.
  1. Emisión de flujos de  caja diarios, semanales, mensuales y anual  reporte de gestión, caso ejemplo

Esta es una responsabilidad muy importante del tesorero  debe de mantener un flujo de caja, efectuando  un estricto control d  cada una de las partidas de ingresos y egresos este debe de ser referida a:

Confirmar día a día si los ingresos se están efectuando conforme a lo programado como ingresos  tenemos:

  • Las cobranzas, cuya posibilidad de ejecución depende de la gestión previa que realicemos, pero con ciertas limitaciones por no ser decisión nuestra.
  • Prestamos concertados con bancos (adelantos en cuenta, pagares u otras ) cuya ejecución es prácticamente segura.

Ver día a día, si los egresos programados pueden ser ejecutable  por si ser un manejo de la propia empresa, hemos debido tomar en consideración lo siguiente:

  • Hemos debido efectuar una proyección minuciosa y a conciencia de todos los egresos de la empresa.
  • Debemos ser estrictos en el cumplimiento de los egresos programados.
  • No debemos incluir partidas de ingresos no consideradas. Salvo que sea inesperadas y urgentes.
  • Es importante tener presente  que si los ingresos programados no se cumplen, no podríamos tampoco atender los egresos programados.

Reporte de gestión: Flujo de caja

¿Qué es?

  • Registrar los ingresos y egresos de efectivo
  • Refleja movimientos de :
  • Operaciones
  • Financiamiento
  • Inversión
  • Tiene un acumulado real y una proyección
  • Es una herramienta de gestión decisión y acción
  • Mide capacidad de pago de una empresa
  • Alerta necesidades de financiamiento
  • Establece estándares para control posterior

¿Cómo hacerlo?

  • Definir moneda nuevos soles, dólares (inflación , devaluación)
  • Pronosticar ventas y cobranzas a conciencia, consecuencia de estrategia  de mercado.
  • Establecer recursos y pagos necesarios para lograr  pronósticos que tenga como consecuencia el cumplimiento de las estrategias de producción.
  • Establecer todos los gastos operativos que tenga la empresa, como sueldos, cargas sociales, tributos, proveedores en general materiales, renovaciones de equipos, etc. que permitan la operatividad  del negocio.
  • Registrar todos los endeudamientos  concertados y reflejar en el flujo el pago del servicio de la deuda (capital más intereses)
  • Establecer el endeudamiento por concertar, para las necesidades operativas y de inversión, adecuando el flujo de pagos a los ciclos del negocio.
  • Simular los escenarios posibles: optimista, realista y pesimista
  • El flujo de caja debe ser coherente con otros estados financieros proyectados.
  • Importante : los responsables de cada área deben de preparar la información que se registrará en el flujo de caja la responsabilidad del área financiera que prepara el fluido de caja, es el de cuestionar la información a ingresarse.

Guía  para la elaboración  de un flujo de caja

Ingresos

Proyección  cartera

  1. Proyección cuentas por cobrar

Responsable : Jefe de réditos y cobranzas

Conceptos

  • Facturas por cobrar
  • Contado
  • crédito
  • Letras por cobrar
  • En cartera
  • En cobranzas
  • Cheques diferidos por cobrar
  1. Otros ingresos por recibir comprometidos

Responsable  : Tesorero

Conceptos :

  • Ingresos por reclamos a bancos por cargos indebidos
  • Reembolsos por reclamo a seguros
  1. Ingresos por colocaciones de excedentes

Responsable :  Tesorero  o gerente financiero

  • Ingresos financieros por cuentas a plazos, overnight u otros
  • Ingresos por venta de acciones, bonos

Proyección  No Cartera

  1. Ingresos por ventas

Responsable : Gerencia de Ventas

Conceptos

  • Especificaciones de los montos a facturar o unidades a vender de los distintos items en esto ultimo indicando precios.
  • Proporción de la venta la contado y al crédito especificando plazos por cada uno de ellos.
  • Separación entre lima y provincias
  1. Financiamientos Bancarios por recibir

Responsable : Tesorero

Conceptos

  • Adelantos en cuenta
  • Descuento de letras
  • Factoring
  • Pagares corto, mediano y largo plazo
  • Leasings
  1. Otros ingresos

Responsable : Gerente Financiero / Tesorero.

Conceptos

  • Aportes de capital
  • Venta de activo fijo

Egresos

Proyección  cartera

  1. Proyección cuentas por pagar

Responsable : Tesorero

Conceptos

Facturas  por pagar

  • Contado
  • crédito

Letras por pagar

  • En cartera
  • En cobranzas
  • En descuentos
  • Cheques diferidos por cobrar
    1. Pagos a bancos por deuda a contraída

Responsable  : Tesorero

Conceptos :

  • Cancelación de cuotas de prestamos recibidos intereses más capital
    1. Pagos de impuestos a Sunat vencidos

Responsable :  Contador

Conceptos

  • Pagos del I.G.V. Renta
  • Otras obligaciones tributarias
    1. Pagos de dividendos a accionistas, royaltoies u obligaciones contraídas en mercado de valores

Responsable :  Tesorero

Conceptos

  • Pagos dividendos, royalties, bonos

Proyección  No Cartera

  1. Compras

Responsable : Jefe de Logística, proyectará  basado en plan de  ventas

Conceptos

  • Especificación de los montos o unidades a comprar localmente asi como importadas indicando costos estimados considerar para la mercadería
  • Materias primas
  • Productos intermedios
  • Productos terminados
    1. Egresos por financiamiento y gastos bancarios por contraer, según flujo de caja .

Responsable  : Tesorero

Conceptos :

  • Adelantos en cuenta
  • Descuentos de letras
  • Factoring
  • Pagares corto, mediano y largo plazo
  • Leasings
  • Gastos financieros por operaciones varias (apertura de caratas fianzas, cartas de crédito, interese, mantenimiento de cuentas, otros)
    1. Gastos de personal

Responsable :  Personal o administración

Conceptos

  • Planillas de remuneraciones
  • Incrementos de sueldo
  • Comisiones de fuerza de ventas, según plan de ventas
  • Pagos de vacaciones
  • Pago de gratificaciones
  • Pagos por compensación de tiempos de servicios
  • Pagos de aportaciones e impuestos
    1. Inversiones en planta o activo fijo

Responsable :  Gerencia de finanzas, aprobado por directorio se requerirá efectuarse un análisis de rentabilidad de la inversión

Conceptos

  • Adquisición de inmuebles o equipos de planta u computo
  • Adquisición de software
    1. Gastos de Operación

Responsable :  Jefatura de Administración / Tesorero

Conceptos

  • Servicios de electricidad, agua, luz y teléfono
  • Reparaciones programadas e imprevistas
  • Mantenimiento de equipos
  • Economato (útiles de ofician)
  • Seguridad
  • Seguros, según cronograma pactado
  • Transporte
    1. Impuesto por pagar

Responsable :  Contador

Conceptos

  • Pagos del I.G.V. Renta
  • Otras obligaciones tributarias
    1. Publicidad y Promociones

Responsable :  Gerente de Marketing

Conceptos

  • Plan de publicidad
  • Comisiones de agencia de publicidad
  • Compras de obsequios promocionales

¿Cómo analizarlo?

  • La empresa genera superativo déficit operativo?
  • El nivel de ingresos es factible de alcanzar?
  • El nivel de egresos es coherentes con el de ingresos?
  • Si hay déficit operativo, este se va a ahondar?
  • El financiamiento proyectado podrá ser pagado por las operaciones actuales y futuras que dependen de la inversión?
  • Los supuestos de las proyecciones resisten rigurosidad?
  • Cuales son los rubros más importantes?

¿Cómo utilizarlo?

  • Anualmente, mensualmente, semanalmente, diariamente tenemos que conocer cual es nuestra necesidad
  • Saber si la empresa es viable operativamente
  • Definir cuando, cuanto, tipo de financiamiento es necesario
  • Enfocar el problema en cuentas por cobrar, cuentas por pagar, financiamiento y costo, tributos, inversiones, otros?
  • Muy importante : controlar previsto vs real
  • Como herramienta de compromiso, de comunicación, de control, de premiación también de sanción.
  • Es un reporte de gestión que nos permite ex – ante, tomar decisiones para mejorar ingresos reducir egresos nos llama a ser creativos y buscar alternativas de solución.

 

  1. Control y seguimiento al cumplimiento de las cobranzas proyectadas comités de créditos y cobranzas.
  • Si bien la responsabilidad de la ejecución de las cobranzas y el cumplimiento de las mismas es del  jefe de créditos y cobranzas, el tesorero debe de efectuar un control y seguimiento de las cobranzas proyectadas realizadas puesto que de su ejecución depende el cumplimiento  de los pagos programados.
  • Es importante que establezcamos un comité de crédito y cobranzas, comercial y tesorería u otras que consideremos conveniente, a fin de coordinar acciones o tratar otros relacionados, temas de que finalmente tienen implicaciones directa en el manejo de la tesorería.
  • Estos acuerdos que tengamos en cada comité de créditos y cobranzas deben de ser transcritos en un documento resumen (acta), el cual será revisado como primer punto en la reunión de la siguiente semana.
  1. Gestión de facilidades crediticias en plazos y tasas, ante entidades, financieras (pagares, adelantos en cuenta, financiamiento de  importaciones exportaciones, cartas de crédito, cartas fianzas, leasings etc)

Esta también es una función muy importante del tesorero, quien tiene responsabilidad de ir evaluación  las necesidades financiera de  su empresa y es a través del flujo de caja, que el tesorero podrá anticipar su decisión de solicitar un financiamiento bancario las  cuales pueden ser mediante.

  1. Crédito directos : Los cuales son desembolsos físicos de dinero, los cuales pueden ser:
  • A muy corto plazo, es decir menos de 30 días (adelantados en cuenta, factoring, descuento de letras)
  • A corto plazo, mínimo 30 días hasta un año (pagares, factoring, descuentos de letras, financiamiento  de importaciones, etc)
  • A mediano plazo, mas de un año hasta los cinco años (leasing, prestamos a mediano plazo para distintos fines)
  • A largo plazo, de cinco a más años (adquisiciones de inmueble o grandes equipos)
    1. Créditos indirecto: Los cuales no son desembolsos físicos de dinero, sino se refiere a distintas operaciones en la que los bancos garantizan a sus clientes  ante un posible incumplimiento estas operaciones indirectas, se dan a través de la apertura de cartas de crédito, para la atención de importaciones o cartas fianzas bancarias que pueden ser empleadas por ejemplo, para solicitar un  crédito o participar  en una  licitación publica.
  1. Operaciones o creditos directos

Operaciones bajo formas técnicas, por las cuales los bancos utilizan los capitales recibidos de los clientes, corresponsales o sus reservas para apoyar financieramente a sus clientes mediante créditos o prestamos directos de dinero son denominadas también operaciones por riesgo de caja.

Principales operaciones directas

  1. El crédito en cuenta corriente:
  • Sobregiro
  • Adelanto en cuenta
  1. Descuento de letras

Operación por la cual un banco previa deducción de intereses, anticipa un cliente el valor actual de un titulo de crédito otorgado a un tercero, aún no  vencido, mediante la cesión  del indicado titulo.

La letra de cambio es el titulo de  crédito que más usualmente se presta para ser admitido al descuento le siguen los pagares y warrants

  1. Factoring

En un contrato entre el banco y su cliente por la cual el banco (factor) adquiere las carenciales que su cliente tenga, por las facturaciones efectuadas a sus clientes deudores abonándole en contrapartida el monto total de los documentos presentados, deducidos los intereses.

  1. Descuentos de pagarés

Sigue los mismos procedimientos que  el descuento de letras los intereses que cobran los bancos  para estos casos pueden ser adelantados o vencidos.

  1. Descuentos de Warrants

Es un certificado de deposito emitido por un almacén autorizado por la superintendencia de banca y seguros hace constar que un bien ha sido depositado físicamente en almacenes.

Operaciones O Creditos Indirectos

Son aquellas operaciones en las cuales el banco figura como garante de las obligaciones de su cliente estas operaciones generan comisiones a favor del banco generalmente la garantía está respaldada por algún tipo de contrapartida que  permita al banco recuperar en caso de que se vea obligado a honrar la obligación debido a la falta de pago por parte de su cliente al cual  le concedió el crédito.

Principales operaciones indirectas

Cartas fianzas

Son documentos emitidos por el banco, garantizado a su cliente ante un tercero para determinadas transacciones.

Carta crédito

Es un contrato utilizando en la compra venta internacional de mercancías, por el cual el comprador extranjero solicita a su banco. La apertura de un crédito a  favor de su  vendedor proveedor, pagadero contra en entrega de determinados documentos de expedición transporte seguro, calidad, etc con la finalidad de evitar controversias entre el vendedor y el comprador acerca de la interpretación de los términos de crédito, la cámara de comercio  internacional ha instituido el uso de normas denominada incoterms.

Formas De Cartas De Crédito

Carta de crédito revocable.- Puede ser revocada o anulada por el ordenante en cualquier momento y sin mayor trámite, ano ser que previamente haya sido cancelada por el banco pagador no se recomienda su uso.

Carta de crédito irrevocable :  Es un medio seguro de pago, ya que no puede ser revocado o anulada por el ordenante, sin antes  haber obtenido el consentimiento de todas las partes involucradas  estas pueden ser:

  • No confirmada: solo cuenta con compromiso de pago del banco emisor
  • Confirmada cuenta con el compromiso de pago del bancos emisor y notificador su forma de pago puede ser:
  • A la vista : Pago al exportador cuando presente los documentos según los términos y condiciones estipuladas en el crédito documentario.
  • De aceptación: Pago al vencimiento de las letras giradas según plazo establecido en le texto del crédito documentario el vendedor  (exportador) puede descontar las letras
  • Pagadera a plazo: crédito del vendedor al comprador según el plazo pactado
  1. Evaluación De Los Costos Bancarios
  • Existen distintas ofertas de servicios bancarios que son ofrecidos a la empresa, siendo responsabilidad del tesorero, evaluarlas y optar por las más convenientes en cuanto a su aplicabilidad, evaluando siempre la relación costo beneficio.
  • La elegibilidad de determinados servicios, como comentamos, depende de las necesidades de la empresa puede ser el caso de una empresa situada en Lima que distribuye a nivel nacional obviamente necesitara los servicios de un banco que mantenga oficinas en todo el territorio nacional pero podría presentarse el caso que este mismo banco no tenga tasas pasivas atractivas, donde colocar sus excedentes será necesario entonces para esta ultima necesidad efectuar cotizaciones en distintos bancos y decidir por aquel que nos pague más por nuestro dinero en este ejemplo hipotético, podríamos trabajar con dos bancos.
  • En la practica es recomendable trabajar con pocos bancos (un promedio de 4), que nos otorguen los servicios que necesitemos es decir debemos efectuar una estricta evaluación a fin maximizar los servicios bancarios ofrecidos, por los bancos escogidos, descartando aquellos que solo nos signifiquen gastos por mantenimiento de cuentas.

Atención A Proveedores (Consultas, Refinanciaciones, Otros)

Otra de las funciones del tesorero, es la de atender a los de atender a los proveedores para absolver las consultas pertinentes podría ser el caso de que es nuestro interés, el plantear a los proveedores, ciertas facilidades para el pago de nuestras deudas o en todo caso tratar una refinación de una deuda.

En General Es Recomendable

  • Mostrales mucho interés ante sus explicaciones ser abiertos a toda consulta, dando respuesta a aquellos nos competen como parte financiera y derivando a área respectiva ante determinando tema.
  • Cuando planteamos una refinación de la deuda debemos explicar las razones de esta decisión, manifestándoles asimismo que se trata de una media temporal debemos ser transparentes ante determinado tema.

Seguimientos de los vencimientos de todos los documentos valorados

  • Como lo anotaremos en el punto 14), referida a las funciones del cajero este es el encargado del a preparación de los reportes de control de los distintos documentos valorados custodios en caja, así como fuera de ella (bancos, entidades estatales u otros acreedores).
  • Es responsabilidad del tesorero efectuar un seguimiento de los vencimientos diarios, solicitar o efectuar la renovación de una carta fianza, cancelar o amortizar las deudas vencidas controlar la presentación de los cheques diferidos, confirmar el pago de las letras en cartera y bancos, dato muy importante en le flujo de caja, en entre otros.

Evaluación de todo tipo de contratos de naturaleza económica financiera, evaluando el costo beneficio y su rentabilidad.

Existen diferentes tipos de contratos a ser evaluados por el tesorero es importante tener en cuenta lo siguiente:

  • Debemos revisar sobre un mismo servicio, diferentes, contratos a fin de evaluar sus alcances y costos.
  • Es importante leer todo el contrato e ir observando aquellos cláusulas que consideramos contrarias a nuestro intereses, así como aquellos que nos son favorables, y comentarlas con nuestro sectorista o funcionario de negocios del banco.
  • Si estuviera dentro de nuestras posibilidades solicitar el apoyo profesional de un estudio de abogados a fin de nos absuelvan sobre todo las dudas de carácter jurídico.

Los contratos de servicios de mayor uso son:

  • Contratos por operaciones factoring,
  • Contratos de futuros (forwards, opciones),
  • Contratos por préstamos colectivos al personal,
  • Contratos por servicios de banca electrónica,
  • Contratos por servicios de cobranzas
  • Contratos de servicios de recojo de valores,
  • otros

Supervisión de las cobranzas ingresadas  a caja auditoria a la documentación utilizada a cruce de información.

  • Si bien existe el control de las cobranzas ingresadas a caja, realizada por el cajero, es importante que el tesorero supervise ésta cumpliendo con los frecuente y en forma aleatoria, verificando si esta cumpliendo con los requisitos en cuanto el uso y recepción de las planillas de cobranzas , de los recibos extendidos a clientes, confirmando que las fechas de los depósitos coincidan con la de los documentos señalados, entre otros, según lo establecido
  • Como complemento a la función de cheque interno a las cobranzas ingresadas la compañía debemos también coordinar con el área de crédito y cobranzas, la remisión de cartas confirmatorias de los saldos de clientes, como  arte un cheque externo este es un excelente ejercito a ser realizado en forma general, es decir a todos nuestros clientes, periódicamente por lo menos una vez cada tres meses, o en forma individual cuando tengamos indicios de tener una confirmación especifica.
  • Es importante que también periódicamente se solicite a los distintos usuarios de las planillas de cobranzas y recibos sus respectivos talonarios utilizados y en uso, a fin de chequear la correlatividad numérica, anulaciones y si se están utilizando correctamente.

Circularizacion a proveedores

En forma regular la empresa debe de circularizar a todos sus proveedores, el estado de las cuentas por pagar registradas. Igualmente podría realizar consultas  especificas cuando asi lo requiera la situación este ejercicio es importante, y nos permite controlar verificar que las operaciones dentro del área de tesorería se está realizando normalmente.

Compra venta de dolares cotizaciones

Siendo los dólares de mucho uso comercial, en nuestro medio, debemos efectuar compra y ventas de esta divisa, para la atención de diversas operaciones como:

  • Transferencias entre cuentas corrientes de nuevos soles a dólares (compra) o viceversa(venta), para cubrir saldos sobregirados.
  • Comprar dólares para atender un pago de un proveedor del exterior, o una deuda bancaria local en dólares.
  • Ventas de dólares para atender el pago de planillas en nuevos soles el pago de impuestos.
  • Otros

Para realizar estas operaciones en forma éxitos y rentable, debemos tener en consideración lo siguientes:

  • Debemos cotizar al menos con tres  bancos, incluyendo el banco en el cual se encuentran los fondos. El cual se recomienda dejarlo para el ultimo a fin de negociar desde una posición favorable , justamente por tener información.
  • Si lo hacemos con otro banco distinto al que esta nuestros fondos, debemos tener en cuenta el costo  de transferencia vía bcr o vía proseguir  las cuales también están sujetas a un monto mínimo.
  • Una vez confirmada con la operación con el banco escogido debemos de emitir una carta al banco, debidamente firmada por los apoderados responsables indicando en ella el nombre de la persona con la cual tratamos, asi como el monto de la operación y el tipo de cambio pactado.

Inversiones de excedentes

Es función importante del tesorero, colocar los excedentes de caja evaluando las mejores opciones ofrecidas en el mercado financiero, tanto en el corto, mediano asi como el largo plazo.

Dentro de las inversiones posibles tenemos:

Tasa overnight, cuya tasa es variable  (promedio actual, en dólares 3.5%)

Moneda extranjera (tener en consideración de valuación)

Ahorros : tasa promedio : 3 %

Depósitos a plazos corto : plazo : 0 a 360 días : 4 %

Deposito a plazo largo plazo : mas de 360 días : 4.5 %

Fondos mutuos en el corto y largo plazo

Negociación y control de nuevos servicios bancarios

Consideramos oportuno citarles algunos nuevos servicios, cuya importancia consideramos relevante para  su aplicabilidad en sus organizaciones estas son :

Tarjeta inteligente (smart cxredit)(

Este es un servicio ofrecido por los bancos a las empresa a  quienes le otorgan líneas de crédito, las cuales son repartidas por estas a sus clientes, asignándoles tarjetas inteligentes proporcionadas por el banco posteriormente las empresas envían electrónicamente la información  de ventas a sus clientes vía electrónica procediendo el banco a abonarse los montos correspondientes luego los clientes de las empresas reciben los estados de cuenta del banco y al vencimiento cancelan en las empresas reciben los estados de cuenta de banco y al vencimiento cancelan en la  ventanillas del banco solicitan el cargo en cuenta corriente.

Pagos a proveedores locales (paylink)

Este s un servicio otorgado por los bancos a sus clientes para el pago a proveedores, los que pueden ser programados en línea vía MODEM, desde las propias oficinas de las empresas clientes mediante este sistema podemos abonar a través del banco. Las obligaciones pendientes que mantenemos, a las cuentas corrientes de  nuestros clientes, en el banco que ellos designen.

El citibank abona cheques de gerencia y estos pueden ser entregados también por ventanilla a aquellos proveedores que asi lo deseen.

Pagos a proveedores del extranjero (wordlink)

Sigue el mismo procedimientos señalado en el punto anterior, pero esta diseñado para el pago a proveedores del exterior.

Financiamiento con  proveedores

Este es un sistema facilitado por los bancos, que permite a los proveedores de las empresas, financiarse en forma anticipada, es decir cobrar por adelantado sus facturas emitidas a sus clientes, obviamente deduciendo el costo financiero cargado por los bancos.

Para este propósito tanto las empresas como los proveedores deberán firmar contratos con el banco, bajo las siguientes condiciones:

Las empresas, deberán comprometerse a pagar al banco el 100% de las facturas de sus proveedores, en las fechas de  vencimiento, encargándose las empresas del manejo físico de las facturas.

Los proveedores deberán autorizar al banco a comprar las facturas emitidas a sus clientes (empresa) y abonarles en sus cuentas los montos de las mismas.

Coberturas otorgadas por las compañias de seguros por el traslado de dinero y valores

Las empresas de seguros son bastantes rigurosas, requiriendo  una serie de condiciones previas, como lo veremos a continuación, para coberturar posibles perdidas por robos o asaltos revisaremos:

  • Las normas mínimas de control que exigen las compañías de seguros a sus clientes
  • Las cláusulas sobre los limites de cobertura, y las condiciones que se deben cumplir para tener derecho a la indemnización.

Resumen

El área de tesorería se constituye en un área importante en la empresa al financiar todo el ciclo productivo empresarial, entre sus funciones están la revisan  y supervisan efectuando de caja, negociación con proveedores, manejo de opciones crediticias, líneas de financiamiento y seguimiento (auditoría) a la documentación utilizando como elemento e información y control. El tesorero debe establecer una comunicación constante con la gerencia financiera con el fin de establecer políticas coherentes respecto a sus funciones administrativas y en pro de la  rentabilidad esperado por la empresa.

Trabajo realizado   por el Lic. Adm. Alejandro Ulises Morón Espinal con estudios superiores en la Universidad Ricardo Palma, cursos de especialización a nivel post-grado en ESAN, U. De Lima y Sociedad Peruana de Economistas, entre otros.

  1. Bibliografía
  • Introducción a la Banca por Davila Ambrosini Valdez, ed. Niversidad del Pacifico, Lima, 1996
  • Gestión de Tesorería día a día. Por Pierre Hunault, editoial Deusto S.A. 1984.
  • El control de Flujo de Fondos. Por Douglas Garbult, editorial Norma, Colombia, 1990.
  • Gestión de Tesorería con futuros financieros. Por Ramon Adell, editorial Aeda Gestión, España, 1993.

 

 

TITULO: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE TESORERÍA

AUTOR: Lic. Adm. Alejandro Ulises Moron Espinal

Amoron1@terra.com.pe

 


Para complementar este documento te sugerimos la video-lección «gestión de tesorería», de la Escuela de Negocios y Dirección ENyD, en la que se tratan los siguientes temas: cash management, cobro y pago de operaciones comerciales y presupuestos de tesorería. Buen material para profundizar tu aprendizaje sobre la administración de tesorería en la empresa.

Hazle saber al autor que aprecias su trabajo

2+
Tu opinión vale, comenta aquí

Comentarios

Compártelo con tu mundo

Escrito por:

Cita esta página
Morón Espinal Alejandro Ulises. (2003, agosto 2). Administración de tesorería. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/administracion-de-tesoreria/
Morón Espinal, Alejandro Ulises. "Administración de tesorería". GestioPolis. 2 agosto 2003. Web. <https://www.gestiopolis.com/administracion-de-tesoreria/>.
Morón Espinal, Alejandro Ulises. "Administración de tesorería". GestioPolis. agosto 2, 2003. Consultado el 16 de Julio de 2019. https://www.gestiopolis.com/administracion-de-tesoreria/.
Morón Espinal, Alejandro Ulises. Administración de tesorería [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/administracion-de-tesoreria/> [Citado el 16 de Julio de 2019].
Copiar
Imagen del encabezado cortesía de mauropm en Flickr