Este artículo tiene por objeto hacer un pequeño inventario de las dudas más comunes y dar una respuesta para cada una de ellas, desde la perspectiva de quien cree que ABCosting puede ser una de las soluciones más eficaces a la hora de revertir resultados difíciles dentro de la empresa.
Probablemente Ud. esté necesitando un sistema de cálculo de costos de sus productos y servicios que le permita saber con alta exactitud cuáles son verdaderamente rentables o deficitarios, o cuáles son sus mejores clientes o aquellos que sólo le hacen perder dinero.
Tal vez Ud. ya se haya enterado que el sistema de costos ABCosting es el método más efectivo para poder realizar esos cálculos que le permitirán establecer precios más realistas para sus productos o servicios.
Sin embargo muchos profesionales tienen dudas a la hora de decidir si adoptar un sistema ABCosting en la empresa o no.
Este artículo tiene por objeto hacer un pequeño inventario de las dudas más comunes y dar una respuesta para cada una de ellas, desde la perspectiva de quien cree que ABCosting puede ser una de las soluciones más eficaces a la hora de revertir resultados difíciles dentro de la empresa.
Veamos los mitos más comunes:
1. ABCosting es demasiado difícil de implementar y mantener
Este mito se basa en el hecho de que ABCosting utiliza los inductores de costo para determinar con exactitud la cantidad de recursos que demandan las actividades para ser llevadas a cabo.
La lógica sugiere que cuanta más información se necesita, más complejo y costoso será el sistema de cálculo de costos.
Es cierto que la determinación de nuevos inductores crea más trabajo. Se requiere información de inductores para cada grupo de actividades o de objetos de costo.
Por ejemplo el inductor “cantidad de recibos” habrá que abrirlo por tipo de cliente y por tipo de servicio. Esta apertura puede significar miles de datos nuevos incluso para una empresa pequeña.
La experiencia nos enseña, sin embargo que la mayoría de los profesionales de costos tienen a sobreestimar la búsqueda de nueva información sobre los inductores.
Bien mirado la mayoría de los inductores ya cuentan con alguna forma de registración dentro del sistema contable y operativo de la empresa y ésta información puede ser fácilmente capturada y ordenada para que sea tomada en forma automática por su programa de ABCosting.
Los actuales programas de Business Intelligence son de gran ayuda para los encargados de construir modelos de costos ABCosting; actuando en forma complementaria y con poco esfuerzo se puede indagar en la base de datos y encontrar la serie de registros adecuados, para luego filtrar, ordenar y extraer la información exacta que representa al inductor. Luego por un programa u otro se puede automatizar la captura de dichos datos, por lo que el trabajo de carga inicial queda simplificado y de fácil relevamiento.
Lo que es importante es que los administradores del modelo ABC reciban capacitación sobre cómo determinar los inductores y no caigan en fórmulas complejas para su determinación.
Además, la última tendencia en inductores está referida al uso de los llamados inductores de tiempo, que llevan al uso de un solo tipo de driver (el tiempo) para todas las actividades. Esto ha traído una gran simplificación al proceso de construcción e implementación de ABCosting.
2. Es preferible mejorar los sistemas contables actuales para obtener la información correcta que necesitamos
Muchos de los críticos de ABCosting sostienen que es preferible insistir con los métodos de la contabilidad convencional para la determinación de los costos antes de incurrir en el sistema ABC.
Es cierto que toda mejora puede ayudar, pero las ventajas de ABCosting sobre la contabilidad convencional como método de cálculo de costos precisos es evidente, en especial por las siguientes razones:
a. La mayoría de los costos indirectos sólo pueden asignarse a los productos o servicios mediante el uso de los inductores. Cualquier base de distribución standard distorsiona el verdadero consumo de recursos y generalmente los más castigados son los productos o servicios masivos, con bajo costo unitario pero alto volumen de actividad.
b. En los sistemas de producción moderna es muy difícil identificar las horas de trabajo directo que pueden asignarse a un producto o servicio. A diferencia de lo que sucedía en el pasado, los departamentos de soporte interno (Informática, Recursos Humanos, administración, finanzas, etc.) cobran más importancia en las empresas modernas pero sus costos sólo pueden ser asignados a los productos o servicios usando los drivers apropiados.
3. No necesitamos más cálculos sobre costos
En referencia al cálculo de costos, quien lidera un proyecto ABCosting puede encontrarse con opiniones como “la información contable que tenemos es suficiente”, o “contar con información más precisa es irrelevante porque nuestros vendedores saben por experiencia cómo se forman los costos”.
Los gerentes de productos o vendedores saben muy bien cómo pueden influir situaciones no esperadas sobre los costos. De hecho un producto complejo siempre costará más que uno simple; además un cliente exigente siempre demandará más recursos de atención que un más conformista.
El problema sin embargo es que los gerentes o vendedores no saben a cuánto asciende esos mayores costos.
El problema radica en otorgar a la intuición mayor importancia que la que tiene. Ud. puede saber que un producto de compleja comercialización es más demandante que otro, pero a veces esa diferencia puede ser del 500% cuando Ud. estima sólo un 50%. Es una distorsión habitual y ABCosting hace evidente esta diferencia.
4. El esquema de costos juega un papel menor a la hora de diseñar las mejoras en los procesos.
En otras ocasiones se considera que si bien ABCosting es una buena herramienta para determinar los costos de las actividades tiene un papel limitado a la hora de diseñar una mejora en esas actividades.
Esta opinión se halla generalmente entre quienes consideran que la mejora en los procesos debe estar basada en los beneficios estratégicos de la mejora antes que en la reducción de costos.
Esta opinión es cierta en cuanto a la bondad de ABCosting para producir valiosa información que conduzca a la reducción de costos.
El uso de los drivers o inductores explica cómo los costos fluyen hacia los objetos de costos (producto, servicios, clientes, etc.) explicando la forma en que se van acumulando hasta llegar a ellos.
Incluso explica cómo simples decisiones pueden convertirse en enormes “bolas de nieve” en cuanto a la acumulación de costos que luego deban soportar dichos productos y servicios.
Pero ABCosting no sólo provee información de costos. Permite hacer simulaciones para la mejora de los procesos y ordenarlas dentro de los parámetros de costos que puedan soportar dichas mejoras.
Así el analista contará con una base real muy poderosa para proponer mejoras en los procesos basándose en aspectos tanto estratégicos como de costos.