Sistemas de información para ejecutivos

Autor: Andrea de Mazariegos, Jenira Andrea Soto

Otros conceptos administración

05-2004

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INTRODUCCIÓN

En la actualidad, las organizaciones son cada vez más complejas, cada día incorporan nuevas tecnologías a su forma de trabajar con lo que consiguen competir en el mercado globalizado que el mundo actualmente maneja. 

Por esta razón es importante que los sistemas de información computarizada o sistematizada sean implementados a cada empresa permitiendo de esta manera mejorar su forma de trabajo, logrando hacerse más competitivos. 

Como podremos ver en el trabajo siguiente, estamos en la época del cambio, la generación de ejecutivos que esta liderando empresas tiene que tener una mente muy abierta para soportar los avances de la tecnología y aplicarlos a su organización, gracias a los bajos costos de los sistemas computarizados y a la competencia en los mismos es más fácil exigir e implementar medios que nos faciliten la toma de decisiones correctas.

Algunos expertos comparan la era de la Revolución Industrial con la época que actualmente esta viviendo la tecnología, con lo que comparto mi idea pues cada día vemos nuevos software, nuevos equipos, nuevas maneras de hacer las cosas y la organización que no este preparada para estos cambios, que no tenga capacidad de información o que la misma sea muy débil simplemente no puede competir contra el resto de organizaciones.

A continuación se detalla la forma en que los ejecutivos de esta nueva generación encuentran apoyos que les ayuden a ser más eficientes.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS (EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM, EIS)

Un SIE (EIS por sus siglas en ingles) es un sistema de información para directivos que permite automatizar la labor de obtener los datos más importantes de una organización, resumirlos y presentarlos de la forma más comprensible posible,  provee al ejecutivo acceso fácil a información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos del éxito. 

Los SIE (EIS) se enfocan primordialmente a proporcionar información de la situación actual de la compañía y dejan en un plano secundario la visualización o proyección de esta información en escenarios futuros. 

En un entorno característico de sistemas de información, el sistema consolida y administra muchas de las funciones de información diarias en relación con las áreas de oficina, administrativas, financieras y cualquier otra índole que el ejecutivo requiera.

Los SIE se construyen generalmente mediante la integración de software diseñados para operar conjuntamente con la infraestructura y las aplicaciones de información existentes en la institución. 

El sistema debiera ofrecer informes y análisis de la información en tiempo real a toda la organización, debe incluir cuadros, gráficas e informes fáciles de leer, sobre todo información intuitiva que permita a los administradores realizar el seguimiento de indicadores críticos.

Los SIE debieran proporcionar acceso a la administración a categorías claves de datos relevantes, como son los datos internos creados por la organización, datos globales de la institución, datos externos (incluida información acerca de la competencia) y datos mundiales (con el uso de fuentes como Internet). 

El uso de SIE ha permitido a muchas organizaciones comparar datos claves con los de sus competidores. 

Es recomendable que los SIE incluyan una variedad de informes ordinarios incorporados, y las herramientas del sistema debieran permitir a los usuarios de administración crear informes especialmente diseñados que puedan enviarse a otra estación de trabajo o directamente a una impresora.

Características de un EIS:

Un buen sistema de información para ejecutivos presenta información en forma de gráficos, columnas y textos.

La capacidad para hacer gráficos se necesita para facilitar en el análisis rápido de las condiciones y tendencias corrientes; las tablas presentan mayor detalle y permiten el análisis de variaciones; la información de textos añade interpretaciones y detalles de los datos.

Las principales características de los sistemas de información para ejecutivos (EIS) son las siguientes:

· Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta administración de la empresa.
· Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio.
· Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios.
· Es un sistema desarrollado con altos estándares en sus interfases hombre-maquina, caracterizado por gráficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto.
· Pueden acceder a información que se encuentra en línea, extrayéndose en forma directa de las bases de datos de la organización.
· El sistema está soportado por elementos especializados de hardware, tales como monitores o videos de alta resolución y sensibles al tacto, ratón e impresoras con tecnología avanzada.

Existe una serie de productos de software al alcance de todos para la planificación estratégica, diseñados para capacitar y ayudar a los administradores con la planificación estratégica.

Factores del éxito de un EIS:

Hablar de la implantación de un EIS, la mayoría de las veces, significa hablar de un largo proceso contra barreras del tipo tecnológicas, organizacionales, psicológicas, educacionales, etc. Aunado a esto, muchas veces se presenta una sola oportunidad de éxito o fracaso. 

Se supone que los EIS están hechos a la medida para ser usados por ejecutivos de alto nivel; sin embargo, pocos son los que los usan.

Usualmente los sistemas que apoyan decisiones son difíciles de justificar usando métodos económicos estándar de evaluación. Un EIS es comúnmente desarrollado con altas expectativas de éxito, sin embargo terminan fracasando, y las razones principales son, según algunos investigadores basados en los siguientes criterios de evaluación:

a) Acceso. Es obvio que si un sistema se encuentra disponible significa que los usuarios tendrán acceso a él, de una manera no complicada y desde puntos clave. Si esto no sucede, el sistema no servirá de nada.
b) Uso. Un indicador importante es su frecuencia de uso. Si un sistema no es usado, o simplemente, los usuarios potenciales no lo emplean, esto se reflejará en el éxito del sistema.
c) Satisfacción. Si el sistema no puede satisfacer a sus usuarios, éstos no usarán el sistema.
d) Impacto Positivo. Un sistema es exitoso si tiene un impacto benéfico en los ejecutivos y la organización, al hacer los primeros, mejores decisiones la organización recibe mas beneficios.
e) Difusión. Otro punto que indica el éxito es la propagación del sistema. El numero de personas que usa el sistema aumenta después de que los usuarios iniciales lo han probado.

En el pasado, la falta de aplicaciones adecuadas para apoyar el concepto era otra de las grandes limitantes, pero actualmente las soluciones presentes en el mercado tienen la capacidad de integrarse fácilmente con otras aplicaciones. 

Las nuevas soluciones son más flexibles a las necesidades de los usuarios y generalmente giran en torno de estructuras basadas en los hechos.

Para que un EIS tenga éxito es necesario que cumpla con los siguientes factores:

Que se vea bien.

· Que sea relevante.
· Que sea rápido.
· Que la información esté disponible y actualizada.

Los cuatro factores anteriores aseguran que un EIS se utilice en una empresa y que tenga el éxito esperado.

Muchos investigadores como Rockart y DeLong, Paller y Laska, Bird, Watson, y Turban han profundizado en este campo, logrando definir diez factores críticos de éxito (CSF) clave:

· Apoyo y compromiso de la alta administración:  La mayoría de los estudios reconocen la importancia de un patrocinador a nivel ejecutivo que esté lo suficientemente comprometido con el sistema para invertirle el tiempo y esfuerzo necesarios para guiar su desarrollo y la vez entienda sus limitantes.

· Apoyo Operativo: Para afianzar el apoyo por parte del ejecutivo anterior, es necesario contar con la ayuda por parte del usuario.

El líder del proyecto debe de tener conocimiento tanto técnicos como operacionales en función del negocio, además de poseer las habilidades de comunicación necesarias para interactuar con los altos ejecutivos.

· Tecnología apropiada: Es de gran importancia la selección tanto de hardware como de software en la aceptación del sistema.

· Administración de los datos: El sistema, a través de sus usuarios, debe ser capaz de agregar, extraer y tener datos confiables y accesibles desde medios internos como externos.

· Ligar claramente el EIS y los objetivos de la empresa: Debe de existir un claro enlace entre los objetivos de la empresa y los beneficios del sistema.

· Manejo de la resistencia organizacional: La resistencia en toda organización es una causa siempre presente de fracaso en la implantación de nuevos proyectos. Este asunto se debe manejar con especial atención, ya que el flujo de datos en un sistema de información puede llegar a alterar datos que no reflejen la realidad.

· Administración de la evolución y la propagación del sistema: El uso exitoso del sistema por un usuario o por el ejecutivo mentor se traduce en la propagación del sistema y nuevas demandas de acceso a él. Aquí se deberá de contemplar, según evolucione el sistema, cual es el perfil de necesidades del usuario que solicita nuevos accesos, tomándolo en cuenta para futuras expansiones.

· Metodología de desarrollo de evolución: La manera más común de encontrar la forma en que la tecnología puede dar un valor al usuario es por medio del método de Prototipo (mostrar, criticar, mejorar).

· Definir cuidadosamente los requerimientos de información: Algo muy importante en este proceso es la definición de los requerimientos de los usuarios. El éxito aplicara únicamente si estas necesidades son bien entendidas, lo cual no es una tarea fácil.

Factores de fracaso de un EIS:

Los siguientes son los factores considerados como “ factores de fracaso” en los sistemas de Información para Ejecutivos: 

· Tecnológicos: El EIS no es mejor que el sistema original. La tecnología no es adecuada o es inapropiada. Las interfaces son complicadas o los menús son extensos.

· Soporte: Los requerimientos de información de los usuarios fueron ignorados. Los cambios en las necesidades de información de los usuarios no fueron llevados a cabo. No hay mejoras en los reportes electrónicos. Inadecuado conocimiento del negocio entre los miembros del equipo de soporte. No ataca los problemas significativos de la empresa. 

Falta de disponibilidad de los datos. Entrega tardía de datos operativos.

· Relacionados con el Usuario:

a) Limitante de enfoque del EIS a un usuario.
b) Falta de compromiso de los usuarios.
c) Falta de claridad del propósito del EIS en el ejecutivo patrocinador.
d) No proveer los medios a los ejecutivos parta comunicar ideas.
e) Usuarios no capaces de comunicar decisiones.
f) Resistencia organizacional.

Beneficios de un EIS: 

Los sistemas de Información para Ejecutivos tienen un sin fin de beneficios que a la larga ayudan a la organización, los siguientes son los principales: 

· Información a tiempo: acceso más rápido, información más exacta, relevante y concisa
· Sensibilidad al medio: Mejor acceso a la información, aún de datos externos, mejor sensibilidad al medio, y más información competitiva
· Efectividad de ejecutivos: Mejora en la comunicación, desempeño mejorado, ahorro en tiempo de ejecución, mejor presentación de los datos
· Cumplimiento de objetivos estratégicos:  Aumento en radio de control, planeación mejorada, mejor toma de decisiones, mejor entendimiento de problemas, mejor desarrollo de alternativas
· Economía: Ahorro en costos, menos papeleo, mayor respuesta al cambio en las necesidades del cliente, apoyo de reducción en la organización

El proceso de desarrollo de un EIS: 

El proceso de desarrollo de un EIS tiene características que lo hacen único. 

En primera instancia, por que es el primer sistema que se desarrolla en la empresa dirigido al ejecutivo; quien es el usuario de este sistema. 

En segundo lugar, las técnicas utilizadas para el análisis y desarrollo de los tradicionales Sistemas Transaccionales no necesariamente funcionan en un 100% de manera similar durante el desarrollo de un EIS. 

Es importante tomar en cuenta los tres pasos a planificar para construir un sistema EIS, los cuales son:

· Adquisición de datos
· Modelización
· Presentación

Implantación exitosa de un EIS:

La persona que vaya a tomar una decisión debe tener y desarrollar las siguientes competencias: 

· Capacidad de visualizar y declarar problemáticas;
· Capacidad de generar soluciones o abrir nuevas posibilidades; y
· Capacidad de decisión.

Así mismo, para que un ejecutivo utilice un EIS, debe implantarse considerando los siguientes factores importantes para asegurar una implantación con éxito del EIS:

· Ejecutivo comprometido e informado con el proyecto.
· Socio operativo.
· Personal idóneo en el departamento de informática.
· Tecnología apropiada.
· Administración de los datos.
· Relación clara con los objetivos del negocio.
· Manejo de la resistencia al cambio.
· Administración adecuada de la evolución y expansión del sistema.

Impacto del EIS en el proceso de planeación y control de la organización:

Los sistemas de información ejecutivos (EIS) han provisto generalmente un nivel más alto de consolidación y una visión multidimensional de los datos, dado que los ejecutivos de alto nivel necesitan más de la habilidad de hacer fetas y dados de esos datos que de perforar hacia abajo para ver los detalles de los datos.

Los EIS contribuyen en forma importante a rediseñar y reestructurar los procesos de planeación y control de una organización. 

Las principales mejoras que pueden lograrse al utilizar este tipo de sistemas son, entre otras mejora en los sistemas actuales de reportes corporativos o divisionales, a través de:

a)  Cambios en el método de recolección de información, lo cual permite que la Dirección General no se involucre en la obtención de los datos en forma específica, sino que dirija más su atención al análisis de la información.

b)  Mejoras en la integridad de los datos.

c)   Acelerar el proceso de obtención la información.

d)    Cambios en la forma de presentar la información, utilizando técnica nuevas de presentación como gráficas, histogramas, dibujos y animaciones.

e)    Rediseño de los sistemas actuales de reportes, a través de los cuales se pone atención en los factores críticos para mejorar el negocio.

Los factores que motivan la reconceptualización y el rediseño del proceso de planeación y control son:

· El funcionamiento rápido de los negocios de hoy implica que el enfoque tradicional de planeación de períodos de trimestrales esté cambiando; aunque el período mensual se mantiene en muchos casos, existe la creciente necesidad de contar con la información semanal o diaria.
· La disponibilidad de nuevas metodologías, tales como factores críticos de éxito.
· El rápido avance en las capacidades del hardware y del software.
· Cambios en los procesos de planeación y pronósticos.
Un EIS fortalece el proceso de planeación y pronósticos de la siguiente manera:
· Automatizando el proceso de planeación de la compañía,
· Creando aplicaciones de planeación estratégica y análisis competitivo, las cuales se perfeccionan a través de comunicaciones adecuadas y acceso a las bases de datos.
· Logrando que los ejecutivos utilicen el sistema para planeación técnica y, a largo plazo, con aplicaciones que antes fueron concebidas para el control administrativo.
· Habilidad de realizar análisis específicos utilizando información que está en las bases de datos.

Los EIS deben diseñarse de tal forma que provean a la alta administración la información que emerja de las bases de datos, de preferencia relacionales.

Software comercial para el desarrollo de EIS:

Existe una serie de productos de software al alcance de todos para la planificación estratégica, diseñados para capacitar y ayudar a los administradores con la planificación estratégica, 

Sin embargo, algunos sistemas de apoyo para las decisiones estratégicas son demasiado complicados, caros o limitados como para ser usados con facilidad por los gerentes de una empresa. Esto es lamentable porque el proceso de la administración estratégica debe ser un “proceso de todos” para que tenga éxito. 

Por tanto, el software para la planificación estratégica debe ser sencillo y simple. La sencillez permite la amplia participación de todos los administradores de una empresa y la participación en esencial para la buena aplicación de la estrategia.

En la siguiente tabla se muestra una lista de los principales productos y de sus vendedores:

Producto de software

Vendedor

Commander EIS

Comshare

Command Center

Pilot

Executive Decisions

IBM

Executive Edge

EXECUCOM

Los sistemas operativos de server, como Windows NT y Unix han traído la estabilidad crítica y características poderosas al ambiente de la computación distribuida.

El software de sistema operativo se ha tornado rico en capacidades y poderoso mientras su precio ha ido cayendo sin pausa.

Con esta combinación, están ahora disponibles en plataformas operativas baratas conceptos sofisticados de sistema operativo como memoria virtual, multitarea y multiprocesamiento simétrico.

El desarrollo más importante en computación desde el surgimiento de la PC es la explosión de Internet y las aplicaciones basadas en la Web.

Apenas ocurrido el hecho, la comunidad de negocios rápidamente saltó para ponerse a la cabeza.

Uno de los campos más excitantes en la industria de la computación de hoy es el desarrollo de las aplicaciones Intranet.

Tendencias futuras:

En el pasado, la falta de aplicaciones adecuadas para apoyar el concepto era otra de las grandes limitantes, pero actualmente las soluciones presentes en el mercado tienen la capacidad de integrarse fácilmente con otras aplicaciones. Existen sistemas que pueden manejar información tanto interna como externa a la organización.

Las nuevas soluciones son más flexibles a las necesidades de los usuarios y generalmente giran en torno de estructuras basadas en los hechos y no solamente basada en los libros contables. Debido a que estos sistemas financieros dependen del poder de la computación para manejar los elementos individuales de la información y procesar las transacciones, permiten que los ejecutivos desempeñen un rol más estratégico en la organización.

La tecnología de los EIS está evolucionando muy rápido, y es muy probable que en el futuro los sistemas sean diferentes de los que se usan actualmente. Algunos puntos que pueden anticiparse son: 

· Una mejor integración con otras aplicaciones.
· Mejor software comercial para el desarrollo de EIS.
· Mejores interfases sistema-ejecutivo.

Puede decirse que los EIS, además de tablas y gráficas, incluirán voz, video e imágenes, es decir, integrarán la tecnología de multimedia en sus desarrollo.

Durante la toma de decisiones y solución de problemas a veces no se reconoce que también interviene el punto de vista de la persona que ha detectado el problema, por lo tanto hay situaciones en las que hay que decidir o resolver algo, siempre y cuando a la persona le "importen " y por lo cual hace juicios sobre esta.

CONCLUSIONES

Un sistema que ayude a tomar decisiones correctas, o en determinado momento a no tomarlas, es sin duda alguna una de las mejores herramientas con la que los nuevos ejecutivos cuentan.

Como vemos, existen muchas formas de facilitarnos la vida, tanto que existen sistemas que nos ayuden a no arriesgar el todo por el todo en nuestra empresa.  

Este tipo de decisiones hasta hace algunos años solo era posible si la persona contaba con experiencia y conocimiento real en el área, sin embargo ahora estos sistemas facilitan de tal manera las tareas cotidianas que es cuestión de pedir datos, analizarlos y actuar.

Sin embargo, es de esperarse que con los avances que tienen las herramientas tecnológicas se produzcan un desarrollo cercano al comportamiento humano en muchas áreas, con estos avances en el terreno de los negocios se podría ser más eficiente y productivo.

La conclusión a la que puedo llegar con la elaboración de esta investigación es que la globalización y la competencia con la que cada empresa se enfrente obliga a todos a implementar este tipo de tecnología, o en pocas palabras “renovarse o morir”.

BIBLIOGRAFÍA

Sistemas de Información para la Toma de Decisiones
McGraw-Hill 2da Edición.
Daniel Cohen
 
www.virtual.epm.br/material/healthcare/ spanish/B0105.pdf
www.di.uniovi.es/~tuya/pub/ati-98-dss-resumen.html
www.microsoft.com/spain/enterprise/ casestudies/mssales.asp
www.laempresa.net/noticias/2001/0106/20010607_04.htm

GLOSARIO
 
Afianzar: Garantizar el cumplimiento de una obligación. Afirmar, asegurar puntualmente.
Aplicaciones: Programa o conjunto de programas concebidos para la realización de una tarea determinada.
Automatizar: Hacer automático un funcionamiento. Ejecución automática de tareas industriales, administrativas, o científicas sin la intervención humana intermediaria.
Competidores: Que compite, acción y efecto de competir respecto de una empresa o comercio.
Consolida: Dar o adquirir firmeza o solidez. Asegura del todo la alianza.
Directivos: Que tiene facultad y virtud de dirigir.
Hardware: Conjunto de órganos físicos del computador.
Implantación:  Establecer, instaurar poner en ejecución practicas o costumbres nuevas.
Infraestructura: conjunto de trabajos relativos a la cimentación de los edificios. Base física sobre la que se asienta la economía de un país.
Interactuar: ejercer una acción reciproca.
Líder del proyecto: Dirigir o encabezar un proyecto.
Metodologías: Estudio de los métodos. Aplicación coherente de un método.
Patrocinador: Entidad que favorece o protege una causa, empresa, candidatura. Sufragar una empresa o institución, generalmente con fines publicitarios.
Pronósticos: Conocer o prever por algunos indicios o señales, el futuro. Predecir lo que ha de suceder.
Prototipo: Primer ejemplar, modelo.
Relevante: Sobresaliente, excelente. Importante o significativo.
Software: Conjunto de programas procesados, eventualmente documentación, relativos al funcionamiento de un conjunto de tratamiento de información.
Soporte: Apoyo, sostén. Lo que sirve para sostener algo.

RECOMENDACIONES:

Para ampliación del tema sobre lo que son los Sistemas de Información para Ejecutivos se visitaron las siguientes páginas, las cuales se recomiendan por su contenido amplio sobre el tema. 

Muchas de ellas caen en publicidad de sus productos o sistemas, de igual manera considero importante conocerlos para, en un futuro saber que sistemas son los existentes en el mercado. Otras, por el contrario contienen artículos de interés.
 
www.virtual.epm.br/material/healthcare/ spanish/B0105.pdf www.virtual.epm.br/material/healthcare/ spanish/parte_b.htm www.sistema.itesm.mx/va/Planes2000/ Sinteticos/sin00-si.html www.sistema.itesm.mx/va/Sinteticos/sin95-si.html
www.uca.es/empresariales/programas_03-04/ gap/pdf/1302037.pdf
www.di.uniovi.es/~tuya/pub/ati-98-dss-resumen.html
www.intranettotal.com/referencia/quepublicar.htm
www.abast.es/webabast/proyectos/division_bi.htm
lsi.ugr.es/docencia/dcem/igii/
 
 
Andrea de Mazariegos

Estudiante de Informática y Administración de Negocios
27 Años
ademazariegos@hotmail.com
Guatemala, Mayo 13 del 2,004
 
Titulo: Sistemas de Información para Ejecutivos, SIE
Categoría: Administración

Nota: Es probable que en esta página web no aparezcan todos los elementos del presente documento.  Para tenerlo completo y en su formato original recomendamos descargarlo desde el menú en la parte superior

Andrea de Mazariegos, Jenira Andrea Soto

ademazariegosarrobahotmail.com

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