Método de costeo ABC para mercurio SRL

Autor: Maximiliano Domynas

Costos

11-2001

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INTRODUCCIÓN

Luego de una segunda visita a la empresa y una entrevista con los socios, notamos que Mercurio SRL no lleva sistema de costeo alguno.
La empresa nos manifiesta que de acuerdo a la experiencia adquirida a través de los años, les es conveniente comercializar productos de gran rotación, pero no encuentran un método de costeo que les sirva de base para determinar el precio de venta de cada producto y que a la vez, les indique que parte de la Empresa consume mayores costos. 

Es por eso que realizamos el siguiente Trabajo Practico que se resume en cuatro etapas:

Etapa Nº1: Obtención de datos y relevamiento general de la 
Empresa. 

EtapaNº2: Determinación de un sistema de Costeo acorde a las 
necesidades de la Empresa y puesta en práctica .

Etapa Nº 3 Determinación de Indices. Punto de Equilibrio, Margen 
de seguridad.

Etapa Nº 4 Conclusiones.
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Etapa Nº1: Obtención de datos y relevamiento general de la empresa.

En esta etapa analizamos cada uno de los datos proporcionados por la sociedad y los resumimos a continuación:

Ø Política de precios (verificamos la legislación vigente)
Ø Sistema de inventario utilizado.
Ø Análisis de productos (Repasamos los datos obtenidos en bolillas anteriores).
Ø Tipo de actividad que realiza la empresa. (Comercial)
Ø Sistemas de costeo aplicable a este tipo de actividad.
Ø Posibles tipos de prorrateo, funciones, actividades, cantidad de personal, etc.
Ø Tipos de gastos. (Fijos y variables)
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Ø Política de precios

Los márgenes de comercialización de cada una de las etapas se encuentran establecidos por la Resolución Nº 93 de la S.S.C.I.

Precio de Droguería	Margen a aplicar sobre precio de salida del laboratorio	16 %
Precio de Farmacias	Margen a aplicar sobre precio de venta de droguería sin I.V.A.	30 %
Precio de Farmacias Mutuales	Margen a aplicar sobre precio de salida del laboratorio sin I.V.A.	15 %

Ø Determinación del Costo (actual)

Para la determinación de los costos de ventas, la empresa lleva un sistema de inventario permanente, utilizando el método de lo Primero Entrado Primero Salido. Este método consiste en asignar al costo de ventas, el precio de las primeras compras efectuadas de cada producto, quedándonos valuado el rubro de bienes de cambio al costo de las últimas compras.
El precio de venta se fija de la siguiente manera:

Ø Sistema de inventario utilizado

De la diversidad de productos que comercializa MERCURIO S.R.L. seleccionamos al azar ACTCHELEA GEL y LAXUAVE ENTERAL. A modo de ejemplo hicimos la Planilla de Inventario mensual de ambos productos.

Acthelea gel fco. 40 u.
Fecha	Descripción		E N T R A D A			S A L I D A		S A L D O S
		Cant	$ Unit	$ Total	Cant	$ Unit	$ Total	TOTALES
1/6/01	SALDO DE INICIO	0	0	0,00				0,00
1/6/01	Factura Nro 8391	6	9,13	54,78				54,78
4/6/01	Remito 936				6	9,13	54,78	0,00
7/6/01	Factura Nro 9222	22	9,13	200,86				200,86
9/6/01	Remito 1055				8	9,13	73,04	127,82
13/6/01	Remito 1405				14	9,13	127,82	0,00
20/6/01	Factura Nro 9519	10	9,23	92,30				92,30
27/6/01	Remito 1800				10	9,23	92,3	0,00
		38,00		347,94	38,00	36,62	347,94	0,00
Existencia Final (U)	0	0	0	0
Pcio.  ($)	0	0	0	0
Importe   ($)	0	0	0	0
Total de entradas (U)	38,00			Total de Compras (U)	38,00
Total de entradas ($)	347,94			Total de Compras ($)	347,94
Laxuave Enteral	2,25 gr Cápsulas  X  24
Fecha	Descripción		E N T R A D A			S A L I D A		S A L D O S
		Cant	$ Unit	$ Total	Cant	$ Unit	$ Total	TOTALES
2/6/01	SALDO DE INICIO	10	7,9	79,00				79,00
3/6/01	Factura Nro	90	7,9	711,00				790,00
7/6/01	Remito			0,00	80	7,9	632	158,00
15/6/01	Factura Nro	200	7,9	1.580,00				1.738,00
16/6/01	Remito			0,00	20	7,9	158,00	1.580,00
21/6/01	Remito			0,00	200	7,9	1.580,00	0,00
22/6/01	Factura Nro	300	7,9	2.370,00				2.370,00
24/6/01	Remito			0,00	100	7,9	790,00	1.580,00
24/6/01	Remito			0,00	80	7,9	632,00	948,00
26/6/01	Factura Nro	100	7,9	790,00				1.738,00
27/6/01	Remito			0,00	180	7,9	1.422,00	316,00
29/6/01	Remito			0,00	40	7,9	316	0,00
				0,00
		700,00		5.530,00	700,00		5.530,00	0,00
Existencia Final (U)	20	0	0	0
Pcio.  ($)	7,9	0	0	0
Importe   ($)	158	0	0	0
Total de entradas (U)	700,00			Total de Compras (U)	700,00
Total de entradas ($)	5.530,00			Total de Compras ($)	5.530,00

Ø Tipos de Costos. (Fijos y variables)

 

Alquileres	Fijo	Ingresos brutos	variable
Amortizaciones M y U e Inst.	Fijo	Intereses y recargos imp.	Fijo
Amortizaciones Rodados	Fijo	Librería y mat. de comp.	Fijo
Combustibles	Fijo	Mantenimiento Bs. De Uso	variable
Comunicaciones	Fijo	Mantenimiento edificio	Fijo
Descuentos cedidos	Fijo	Mantenimiento fotocop.	Fijo
Diferencia de Cambio	Fijo	Mantenimiento Sist. Tango	Fijo
Donaciones y Contribuc.	Fijo	Otros impuestos	Fijo
Fletes y acarreos	variable	Peaje y estacionamiento	Fijo
Fotocopias	Fijo	Pliegos	variable
Gastos adminstrativos	Fijo	Publicidad	Fijo
Gastos de representación	variable	Reparación, repuestos., pat.	variable
Gastos de Viáticos	Fijo	Seguridad e Higiene	variable
Gastos escribanía	Fijo	Seguros	Fijo
Gtos. E intereses bancarios	Fijo	Servicios Públicos	Fijo
Honorarios varios	Fijo	Sueldos y contibuciones	Fijo
Imprenta y otros	Fijo	Vigilancia	Fijo

EtapaNº2: Determinación de un sistema de Costeo acorde a las necesidades de la Empresa y puesta en práctica del mismo.

Obtenida toda la información detallada en el párrafo anterior determinamos el sistema de costeo que a nuestro entender es el mas útil para la empresa previa justificación, y lo desarrollamos.

Proposición de un método de costeo a Mercurio S.R.L.:

A.B.C. (Activity Based Costing): Costeo Basado en las Actividades

Concepto de este método

Son procedimientos destinados a asignar los costos derivados del uso de los recursos de una organización a las actividades en ella desarrolladas, de modo de brindar a la Dirección información que contribuya a gestionarlas eficientemente, y complementariamente, permita determinar racionalmente los costos unitarios de los restantes objetos de costeo que resulten necesarios (productos, servicios, clientes, etc.)

¿Por qué ABC?

¨ Es un método apto para cualquier tipo de empresas.
¨ Las empresas tienen un contexto condicionante: competitividad, satisfacción del cliente, calidad total, cambios tecnológicos, donde resultan aplicables nuevas técnicas de gestión-
¨ Estudios realizados a nivel internacional han señalado la importancia otorgada por el empresario a nivel de sus costos, donde las nuevas técnicas de gestión son estímulos para lograr el incentivo de perseguir el mejoramiento constante de las empresas. La pregunta interesante a responder es si las pequeñas empresas pueden hacer frente a este desafío: ellas también tienen problemas en la estructura de sus costos, aún cuando no la conozcan, y también están inmersas dentro del contexto descripto aún cuando éste parezca que haya sido diseñado para grandes empresas. ¿Qué reduzco? ¿Cuánto reduzco? ¿Reduzco bien? Son la mayoría de los interrogantes del empresario, para los cuales generalmente no existe una respuesta coherente.
¨ Al centrar la Dirección el análisis y control de las actividades, los productos y servicios elaborados se ubican en un segundo plano de interés, ya que conceptualmente son meros usuarios de las actividades. Estas son las temibles consumidoras de los recursos de las organizaciones y en consecuencia, resulta imprescindible conocer y controlar sus costos para gestionarlos eficientemente. En resumen, son las actividades las que consumen los recursos, y los productos o servicios elaborados o comercializados los que utilizan las actividades.

Metodología del ABC

1. Identificación de las actividades de la organización.

Llamaremos actividad al conjunto de tareas coordinadas cuyo fin es agregar valor a un objeto. Deben identificarse aquellas de una magnitud tal que permita alcanzar un adecuado equilibrio entre el nivel de detalle de la información que se desea obtener del sistema y los esfuerzos de medición y registro necesarios para obtenerlo.

Aquí comenzará el proceso de mejora continua, pues la visualización del mapa de las actividades permitirá ponderarlas desde el valor que las mismas agregan en los términos del objetivo del ente, procurando eliminar las actividades que no agregan valor cuestionar las que lo hacen en pequeña medida y focalizar la atención en las que resulten fundamentales.

2. Asignación de los Costos de los recursos a las actividades.

Existirán determinados costos que no podrán ser asignados en forma directa a las actividades, entonces para ellos habrá que recurrir a los procedimientos de asignación propios de todo costo indirecto, bases de asignación que reflejen razonablemente la porción del costo del recurso causado por cada actividad.

3. Identificación de los inductores de costos (cost drivers) de cada una de las actividades.

Mediante la observación de las características de las actividades, los costos que consumen y las salidas que generan, identificar un elemento que refleje razonablemente la relación causal existente entre la actividad desarrollada y los costos devengados. De este modo se tendrán expuestas las causas generadoras de los costos, posibilitando el desarrollo de las políticas de reducción de costos concentradas en la gestión de tales indicadores.

4. Determinación de las Unidades de Costeo final o salidas y asignación de los costos de las actividades a aquellas.

Las unidades de costeo final son los objetos finales cuyo costo se desea conocer y conforman el resultado final de las diferentes actividades, tales como: productos, servicios, proyectos, etc. Sin perjuicio de recordar que los productos, servicios y demás salidas no constituyen el foco de mayor interés de una dirección basada en las actividades, debe admitirse que la asignación de los costos a los mismos resulta necesaria para enriquecer los procesos de planeamiento, toma de decisiones y control de la gestión.

Luego, en el marco de un objetivo de determinación de costos unitarios de productos, servicios, etc., se detectaría una serie de costos directos a dichas salidas, los que podrán asignarse con precisión a ellas sin necesidad de utilizar ninguna unidad de costeo intermedia, como lo es en el caso de Mercurio, el precio de compra de los medicamentos.

Análisis: Implementación de costo ABC

1. Identificación de las actividades

Las distintas actividades dentro del ente son: 

§ Expedición
§ Compras
§ Depósito Recepción
§ Comercialización
§ Administración
§ Facturación
§ Tesorería

Expedición: las tareas que incluye esta actividad son: Preparación y envío de mercaderías.
Personal asignado 1 (una) persona. La base para el cálculo es unidades de productos. 

Compras: aquí se efectúan las tareas tendientes al abastecimiento (solicitud de cotizaciones, adjudicación de la compra, emisión de órdenes de compra). Personal asignado 2 (dos) personas. La base para el cálculo es la orden de compra. 

Depósito - Recepción: recibe la mercadería (controla lo solicitado en la orden de compra con las mercaderías recibidas que constan en el remito), almacena y realiza el control de stock y controles específicos de las condiciones de los medicamentos, ingresando las mercaderías al sistema, y dando de baja las que se despachan. Personal asignado 2 (dos) personas. La base para el cálculo es la orden de compra.

Comercialización: la actividad consta de tareas tendientes a efectivizar la venta, contactándose con los clientes y confeccionando las notas de pedido, y para los casos de licitaciones públicas, recibir las notificaciones de las mismas. Personal asignado 1 (una) persona. La base para el cálculo es la cantidad de facturas.

Administración: Las tareas aquí desarrolladas son las de registración contable, seguimiento a los clientes y archivo de la documentación. Personal asignado 3 (tres) personas. La base para el cálculo son los formularios procesados.

Facturación: tiene a cargo la emisión de facturas y remitos. Personal asignado 1 (una) persona. . La base para el cálculo es la cantidad de facturas.

Tesorería: es responsable de cobrar a clientes, pagar a proveedores y realizar tramites bancarios. Personal asignado 2 (dos) personas. La base para el cálculo son los formularios procesados.

2. Asignación de los Costos de los recursos a las actividades.

Para las bases de distribución de los costos se tomaron en cuenta los siguientes cuadros:

Cuadro 1 –Distribución s/ metros cuadrados
	Metros	Porcentaje
	Cuadrados
Expedición	200	31%
Compras	50	8%
Depósito Recepción	200	31%
Comercialización	50	8%
Administración	50	8%
Facturación	50	8%
Tesorería	50	8%
Total	650	100%

Para el cálculo de los costos asignables a los Servicios públicos; como así también Mantenimiento de edificios, Mantenimiento Bs. De Uso, Vigilancia y Alquileres la base que se utilizó fue Distribución según metros cuadrados que utiliza cada actividad.

 

Cuadro 2 –Distribución s/ Pulsos telef.consumidos
	pulsos	Porcentaje
	Consumidos
Expedición	247	5%
Compras	986	20%
Depósito Recepción	247	5%
Comercialización	986	20%
Contaduría	986	20%
Facturación	493	10%
Tesorería	986	20%
Total	4931	100%

El gasto de comunicaciones se asignó según pulsos telefónicos consumidos por cada una de las actividades.

Cuadro 3 – Distribución s/combinación porcentajes personas y PC
	Porcentaje	Porcentaje	Promedio
	personal	Computadoras	Ambos
Expedición	15%	0%	8%
Compras	15%	14%	15%
Depósito Recepción	15%	14%	15%
Comercialización	8%	14%	11%
Contaduría	23%	29%	26%
Facturación	8%	14%	11%
Tesorería	15%	14%	15%
Total	100%	100%	100%

Para la Distribución del gasto de librería y materiales de computación se tomo como base una combinación de porcentajes entre cantidad de personas y cantidad de PC, ya que entendemos que ambos parámetros afectan este gasto.

 

Cuadro 4 –Dist. S/ Personal Administrativo
	cant personal adm,	Porcentaje
	por actividad
Expedición	0	0%
Compras	1	25%
Depósito Recepción	0	0%
Comercialización	0	0%
Contaduría	1	25%
Facturación	1	25%
Tesorería	1	25%
Total	4	100%

Para la distribución de los gastos administrativos tomamos en cuenta la cantidad de personal administrativo en cada una de las áreas.
Los mismos tienen relación directa con la cantidad de personas según datos aportados por la empresa.

 

Cuadro 5 –Distribución s/personal que utiliza fotocopias
	cantidad	Porcentaje
	personas
Expedición	0	0%
Compras	1	11%
Depósito Recepción	1	11%
Comercialización	1	11%
Contaduría	3	33%
Facturación	1	11%
Tesorería	2	22%
Total	9	100%

El gasto de fotocopias se distribuyó en relación a la cantidad de personas que utilizan dicho servicio.

 

Cuadro 6 – Dist. Según certificaciones realizadas
	cantidad	Porcentaje
	certificaciones
Expedición	0	0%
Compras	0	0%
Depósito Recepción	0	0%
Comercialización	66	70%
Contaduría	0	0%
Facturación	0	0%
Tesorería	28	30%
Total	94	100%

Para la asignación de los Gs. de Escribanía a las distintas actividades se utilizó en base a la cantidad de certificaciones realizadas por actividad.

 

Cuadro 7 -Distribución s/ Formularios utilizados
	Total	Porcentaje
	formularios
Expedición	220	8%
Compras	510	19%
Depósito Recepción	115	4%
Comercialización	170	6%
Contaduría	685	26%
Facturación	570	22%
Tesorería	358	14%
Total	2628	100%

Para la asignación de los Gs. de Imprenta a las distintas actividades se utilizó como base la cantidad de formularios utilizados (Impresos) que utiliza cada una de las actividades.

 

Cuadro 8 -Distribución s/ cantidad de PC
	Cant PC	Porcentaje
Expedición	0	0%
Compras	1	14%
Depósito Recepción	1	14%
Comercialización	1	14%
Administración	2	29%
Facturación	1	14%
Tesorería	1	14%
Total	7	100%

Para el cálculo de los costos asignables a Amortizaciones de Rodados, Combustibles, Seguros y Peaje y Estacionamiento se utilizó una Distribución según el kilometraje consumido en cada actividad.

Para el cálculo de los costos asignables a Sueldos y Jornales y Cargas Sociales de los empleados en relación de dependencia se utilizó una Distribución según la cantidad de empleados que realizan en las distintas tareas que conforman cada actividad y el sueldo de cada uno.

 

Cuadro 12 -Dist. S/cant. Personal y utiliz. Rodados (combinación)
	Porcentaje	Porcentaje	Porcentaje
	personal	utiliz. Rod	combinado
Expedición	15%	44%	29%
Compras	15%	1%	8%
Depósito Recepción	15%	44%	29%
Comercialización	8%	0%	4%
Contaduría	23%	3%	13%
Facturación	8%	1%	4%
Tesorería	15%	9%	12%
Total	100%	100%	100%

Para el prorrateo de los seguros pagados en el ejercicio y teniendo en cuenta que se encuentran en dicho concepto, las pólizas de los rodados y los seguros obligatorios al personal, combinamos la cantidad de empleados y la utilización de rodados promediando los porcentajes obtenidos en el cuadro 10 y la cantidad de personal en cada actividad. El resto de los gastos del cuadro se asignaron en forma directa a la actividad con la cual se relacionan.

A continuación mostramos el cuadro general de costos y actividades que nos muestra como quedaron distribuidos los costos a cada una de las actividades
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Maximiliano Domynas

maxidomynasarrobahotmail.com

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