El arqueo de caja es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada diferencias de caja. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta diferencias de caja se deberá cancelar contra la de pérdidas y ganancias.
Definiciones de arqueo de caja
Un breve repaso bibliográfico para ampliar y profundizar el concepto:
Soldevilla y Sobrevías (p.289) explican que las cuentas de tesorería están sometidas a un riesgo especial dadas las continuas entradas y salidas de dinero, puede pasar que haya un error o una apropiación indebida de efectivo por lo que merecen un control especial. En relación con la caja es conveniente que exista un control especial sobre los movimientos de esta y que se realice periódicamente el denominado arqueo de caja. Este, consiste en el recuento físico del dinero en existencia y en comparar este recuento con el saldo de caja según la contabilidad. A menudo en el arqueo se incluyen los vales de caja. Dado que los vales de caja no son dinero, sino justificantes de gastos o préstamos, han de contabilizarse como lo que son y no como caja. En el caso de que existan diferencias al realizar el arqueo será necesario ajustar el saldo contable para que la cuenta de caja refleje el valor real del dinero que hay en caja.
Godoy y Greco (p.139) lo definen como el procedimiento técnico-contable que tiene por objeto ponderar la eficacia del control interno sobre las operaciones de movimiento de fondos. Permite determinar si las personas encargadas de la administración de la caja actúan con honestidad, eficiencia y responsabilidad.
Para ellos el arqueo de caja es un inventario material de los fondos existentes en un momento dado. Consiste en el cotejo de los resultados obtenidos con los saldos contables si estos se llevan estrictamente al día, es decir, si las operaciones realizadas se vuelcan sin dilación en los libros de contabilidad, el cotejo en sí no pasa de ser una sencilla confrontación de importes; sin embargo, si de este cotejo aparecen diferencias, entonces, y especialmente si las discrepancias son importantes, la tarea de determinar las razones que dieron lugar a las mismas suele ser compleja y requiere pleno dominio de la técnica contable y de los principios de organización de empresas. Sí los libros de contabilidad no se encuentran al día, la labor de determinar la concordancia de los resultados del arqueo con los saldos que arrojan aquellos, entraña un procedimiento de ajuste que hace aún más necesaria la pericia en contabilidad.
Hortigüela (p.70) indica que para poder comprender el arqueo de caja primero se tiene que definir lo que significa recuento de caja, ya que se tiende a denominar a las dos operaciones por igual:
- Recuento de caja: consiste en contar y anotar el dinero en metálico (billetes y monedas) que existe en caja al finalizar el período, obteniendo la suma total, y verificar los documentos de cobro y pago justificativos de las anotaciones de libro de caja.
- Arqueo de caja: es la comprobación de que los totales del recuento de caja coinciden con los saldos finales que figuran en el libro de caja.
También debe comprobarse la coincidencia del saldo de los documentos de cobro y pago que se hayan anotado en el libro. Si durante el arqueo de caja se detecta alguna diferencia, que puede deberse a equivocaciones en el cobro o pago en metálico, errores en la confección de recibos o anotaciones en el libro, extravíos, u olvido de confección de algún justificante de cobro, debe enmendarse el error. Si no se consigue averiguar la causa del desfase, deberá anotarse en el libro de registro de caja la desviación detectada.
El documento en el cual se registra el recuento de caja y se verifica el arqueo se denomina acta de arqueo de caja. En él se detallan, por separado, todo el dinero en metálico y los documentos de cobro y pago que se encontraban en caja en el momento del recuento. Una vez cumplimentada el acta, es imprescindible comparar el saldo del libro de caja con el resultado del recuento para comprobar que coinciden y, si no es así, detectar el error producido y proceder a su solución.
Piedra (pp.62, 63) expresa que el arqueo de caja consiste en verificar que el dinero existente en las arcas de la unidad económica coincide con el saldo de las cuentas representativas de caja. El motivo de esta comprobación radica en que, al efectuar los diversos cobros y pagos, pueden haberse originado errores que conllevan que el saldo contable difiera de las existencias finales de dinero. Estas diferencias que surgen al efectuar el arqueo de caja se denominan diferencias de arqueo. En el caso de que existan tales diferencias, se deberá analizar sus causas, entre las cuales se podrían citar las siguientes:
- Errores en el registro contable
- Extravío o falta de justificantes
- Errores en los cobros o en los pagos.
Una vez analizado el origen de las citadas diferencias. Se deberá ajustar el saldo contable al importe que arroja el arqueo. Para ello, generalmente, la empresa puede optar por las siguientes alternativas:
- Designar un cajero que se haga responsable de las diferencias de arqueo. En este caso, al cajero responsable se le suele pagar una cantidad de dinero estipulada que recibe la denominación de quebranto de moneda. Normalmente incluida en su sueldo, con la finalidad de que responda en todo momento de las diferencias de arqueo que se originen. De esta forma, las diferencias surgidas serán cubiertas por el propio cajero y, por tanto, las existencias finales según arqueo coincidirán siempre con el saldo contable de las cuentas representativas de caja, no generando anotación contable alguna.
- Asumir como propias las diferencias de arqueo. Si la empresa optase por esta alternativa, las diferencias de arqueo deberán reasignarse contablemente cargando o abonando las cuentas de caja con abono o cargo, respectivamente, a una cuenta diferencial cuyo saldo se imputará finalmente al resultado del ejercicio.
A través de la siguiente video lección, de la Lic. en Comercio y Contaduría Elsa Marina Rangel Hernández, aprenderás más acerca de cómo hacer un arqueo de caja, uno de los elementos de ajuste que permite la adecuada contabilización de las partidas, un magnífico complemento de estudio.
Bibliografía
- Godoy, Amanda Alicia y Greco, Orlando. Diccionario Contable y Comercial. Valletta Ediciones, 2006
- Hortigüela Valdeande, Ángeles, Análisis y gestión de los instrumentos de cobro y pago, Editorial Paraninfo, 2012
- Piedra Herrera, Francisca. Contabilidad Financiera I, Delta Publicaciones, 2009
- Soldevila, Pilar y Oliveras Sobrevías, Ester. Contabilidad general con el nuevo PGC, Profit Editorial, 2010