Outsourcing: definición, ventajas, desventajas, tipos y niveles

Resumen

El outsourcing consiste en la delegación funciones de una empresa a otra que se especializa en dicha tarea. Entre sus mayores beneficios están la reducción de costos y el acceso a nuevas tecnologías, entre otras, sin embargo, si el prestador del servicio no tiene la capacidad suficiente para realizar dicha función, puede dañar la imagen de la empresa contratante. Esta herramienta se puede utilizar de manera táctica o estratégica y se puede adaptar a los requerimientos de la empresa que solicita el servicio, se implementa en diferentes niveles y en áreas de la organización que no son primordiales para así ganar en competitividad.

Palabras Clave: Outsourcing, externalización, tercerización, recurso humano

1. Introducción

El outsourcing puede identificarse también como externalización o subcontratación, representa una herramienta eficiente de la administración que consiste en la delegación, a una empresa especializada, de tareas que van desde las más básicas, como son el mantenimiento, hasta procesos enteros como pueden ser la contabilidad o el reclutamiento de personal, esto le permite a la organización el espacio y tiempo necesarios para dedicarse a las actividades y procesos que son la esencia de la misma, es decir aquellas tareas que componen el giro de la empresa, con la finalidad de alcanzar sus objetivos.

En este proceso interviene en alto grado la confianza, misma que se le otorga a la contratista, ya que se le cede el control de una parte que compone a la contratante, sin embargo este grado de confianza y responsabilidad varía según la actividad o proceso que se va a delegar e inclusive también influye el tamaño y giro de la empresa, debe tomarse en consideración que en algunos casos puede que la calidad del producto que la empresa desea obtener al aplicar el outsourcing no llegue a los estándares requeridos por la misma.

2. Desarrollo

2.1. Definición de Outsourcing

Con la finalidad de reforzar la comprensión del concepto se presentan algunas definiciones formales de diferentes autores:

  • “El término Outsourcing designa las actividades o procesos de una organización cuya realización y administración están a cargo de una empresa externa”. (Werther & Davis, 2008)
  • El Outsourcing es un término inglés conformado por dos palabras “out” que traducida al español significa fuera y “source” cuyo significado es fuente u origen, es decir, la expresión se refiere a una fuente externa, la cual generalmente dentro del ámbito empresarial es utilizada para referirse a la subcontratación, externalización o tercerización, el cual, podemos definir como un proceso empleado por una empresa en el cual otra empresa u organización es contratada para desarrollar una determinada área de la empresa contratante”. (Almanza Martínez & Archundia Fernández )
  • “Transferir servicios de recursos externos proveídos previamente de manera interna”. (Derose, 1999)

2.2. Antecedentes Históricos

Debido a la llegada de la globalización y la evolución de los mercados se empezaron a ver las necesidades de las empresas de delegar algunos procesos de su empresa para enfocarse en sus puntos fuertes, anteriormente estas preferían hacer completamente sus procesos independientemente, se consideraba la mejor estrategia en ese entonces para no depender de proveedores, sin embargo poco a poco esta estrategia comenzó a decaer debido a la falta de capacidad, incompetencia, la falta de tecnología o la situación financiera que algunas empresas comenzaban a presentar, eran estos los factores que orillaban a las organizaciones a utilizar la subcontratación.

Se sabe que este fenómeno comenzó en los años cuarenta (S. XX) en Estados Unidos, sin embargo los primeros registros que se tienen de la externalización datan de mediados de los años sesenta cuando las organizaciones consideraban necesaria la contratación de centros de especialistas en computación para ayudarlos en sus áreas financieras y de operaciones.

Alrededor de los años ochenta se abrió camino para la llegada del Outsourcing debido a la necesidad que tenían las empresas de competir con otras a nivel global, con esto algunas de ellas tuvieron que trasladarse o abrir sucursales en el extranjero permitiéndoles, en algunos de los casos, posicionarse en dichos mercados, este proceso traía consigo diversas ventajas como son minimizar sus costos de personal, inyectar el marketing en diferentes mercados, así como también invertir en investigación y desarrollo.

Hace aproximadamente cuarenta años se comenzó a implementar el Outsourcing en México, ya que las empresas buscaban contratar externamente los servicios de vigilancia y mantenimiento, así hasta que con la tendencia organizacional en los años noventa se comenzó a utilizar para la contratación de servicios externos de personal, cabe mencionar que en México se considera una estrategia empresarial para evadir algunas cuestiones tanto fiscales como laborales.

Hoy en día la tendencia de las empresas es delegar por completo algunas áreas de la empresa y por lo tanto procesos enteros, para que la organización pueda implementar una especialización de los negocios, es decir para que pueda dedicarse enteramente a la actividad central que mantiene al negocio funcionando y que le permite obtener ganancias.

2.3. Ventajas del Outsourcing

El uso de la subcontratación trae consigo diversos beneficios, entre estos destacan:

  • Permite enfocarse en lo que es realmente importante: la actividad que hace a la empresa ganar dinero.
  • Disminuir los costos, ya que se puede pagar menos por ciertas funciones, por ejemplo la limpieza.
  • Algunas empresas de Outsourcing cuentan con tecnología que no es tan accesible para la empresa que desea usarla.
  • Permite tener una organización esbelta.
  • Da pie a la innovación ya que se pueden obtener nuevas ideas.
  • Puede mejorarse la imagen de la empresa al contratar servicios especializados.
  • Se delegan algunos procesos correspondientes al área de recursos humanos como negociaciones y reclutamiento.

2.4. Desventajas del Outsourcing

A pesar de ser una herramienta eficiente puede conllevar algunos inconvenientes de los cuales algunos se mencionan a continuación:

  • Puede que la reducción de costos no sea suficiente.
  • Existe la posibilidad de que a los clientes les desagrade el servicio de la función que se subcontrató.
  • No muchas empresas de Outsourcing están lo suficientemente capacitadas para ejecutar las funciones que se les delega.
  • En caso de que la empresa subcontratada no lleve a cabo bien la tarea encomendada se puede ver afectada alguna de las tres áreas principales de la empresa: operacional, administrativa y financiera.
  • Al no estar preparada la empresa para delegar una tarea, puede haber un choque cultural de la misma.
  • En algunos casos se pierde el contacto directo con el cliente.

2.5. Tipos de Outsourcing

A continuación se presentan dos maneras de tipificar el Outsourcing, la primera es con respecto a su finalidad que puede ser táctico o estratégico:

Outsourcing táctico

Este tipo de subcontratación se considera como tal una simple externalización de una función no tan primordial para la empresa y generalmente la razón principal para implementarlo es debido a la necesidad de reducir costos.

Outsourcing Estratégico

En el Outsourcing estratégico se pretende crear una relación estable con la empresa a la cual se le es delegada una función, se considera una alianza estratégica la cual se va consolidando de acuerdo a la interdependencia de la tarea delegada con respecto a las demás que componen a la empresa, debido a que se busca mejorar la calidad de la función delegada, mejorar algún servicio y/o aumentar la capacidad de la misma.

La segunda manera de clasificarlo es de acuerdo con su naturaleza:

Co-Sourcing

Este tipo de Outsourcing se presenta cuando tanto la empresa que delega la función como la que presta el servicio comparten las responsabilidades y en algunos casos los riesgos de la prestación del mismo.

In-house

Se presenta cuando los servicios solicitados se realizan dentro de las instalaciones de la empresa que las solicitó.

Off-shoring

Se le conoce también como deslocalización y se denomina así cuando se solicita la contratación de servicios a una empresa que se encuentra en el extranjero, es utilizada cuando ésta ofrece menores costos con respecto a los nacionales.

Off-site

Ocurre cuando los servicios son generados en las instalaciones correspondientes a la empresa que los está prestando.

2.6. Niveles de Outsourcing

Partes complementarias

Consiste en la compra de piezas o subpiezas que componen al producto final, a otra empresa especializada en la manufactura de dichas piezas, generalmente se aplica cuando la empresa no tiene la capacidad para producirlas o como estrategia para disminuir costos.

Individual

Este nivel de Outsourcing se aplica cuando sólo es necesario delegar la función o conjunto de tareas de un trabajador o administrador, se utiliza principalmente para aquellos puestos o actividades que son utilizadas por la empresa de manera regular, pero que no necesita que el empleado se encuentra de tiempo completo en la misma.

Funcional

Se utiliza el Outsourcing a nivel funcional cuando es necesario delegar una función o tareas que requiera un conjunto de conocimientos o habilidades técnicas de manera especializada.

Proceso

Comprende la delegación de un proceso entero a otra empresa que se especializa en el conjunto de tareas que éste requiere, se utiliza regularmente en el área de recursos humanos con el proceso de reclutamiento.

2.7. Áreas en las que se aplica el Outsourcing

Finanzas y contabilidad

Algunas de las funciones que comprende esta área se delegan debido a que se considera que en lo relativo a la administración, no son el núcleo de las operaciones organizacionales, algunas de esas funciones comprenden: la nómina de sueldos, sistemas financieros, declaración de impuestos, presupuestos, créditos, tesorería, entre otros.

Administración de capital e inversiones

Generalmente la ocupan las empresas dedicadas a invertir, ya que pueden delegar esa parte de los servicios financieros, así como también los fondos de cobertura y los fondos de inversión.

Administración inmobiliaria

Involucra una responsabilidad por ciertas funciones como servicio al cliente, cafetería, arrendamiento de estacionamientos, seguridad física, recuperación en caso de desastres, entre otras.

Recursos humanos

Se considera el área donde ha habido mayor movimiento y ha recibido más atención, entre las funciones que se subcontratan están: la nómina de sueldo, el reclutamiento, la capacitación, administración de quejas y sugerencias y administración de beneficios para el personal.

Logística

Involucra las funciones no primordiales para la empresa con respecto a la administración de adquisiciones y proveedores como son: entregas, inventario, empaque, instalaciones, administración del almacén, mantenimiento o limpieza, servicios de recepcionista, entre otros.

2.8. Proceso de decisión del Outsourcing

El proceso que conlleva tomar una decisión para la implementación de la externalización comprende seis pasos, los cuales se enlistan a continuación:

I. Hacer

En este paso el responsable del proceso debe comprometerse a seleccionar y a implementar la mejor decisión, se empieza con un vistazo a grande rasgos los objetivos a alcanzar y los cambios que generará en la organización, sobre de eso se genera una estrategia.

II. Selección de actividades

Se deben identificar las tareas o funciones que se van a externalizar y sobre de eso buscar y a analizar empresas especializadas en dicha actividad, posteriormente se hace una selección preliminar.

III. Escoger la empresa

Este paso es muy específico, ya que se analiza un grupo de empresas que se analiza una por una con respecto a criterios específicos dependiendo de las necesidades de la empresa y la experiencia y/o nivel de especialización de la empresa que proveerá el servicio, también se empiezan a detallar las cláusulas del contrato.

IV. Contrato

La finalidad de este paso es negociar el documento de manera que ninguna de las dos partes necesite consultarlo, ya que en éste se detallaran los acuerdos a los que se lleguen, también se le agregan restricciones y las obligaciones de ambas partes

V. Transición

A estas alturas ya se ha seleccionado la empresa y se ha detallado el contrato, por lo que ahora se presenta un plan de transición en el cual se estipulan las medidas de progreso que debe tener la empresa que se contrata.

VI. Administrar y mejorar

Debido a que el Outsourcing requiere de una estructura debe ser revisado por ambas partes, por lo que se debe poner a alguien a cargo para vigilar la operación, se establece un sistema de estándares para medir la eficiencia del servicio y comprobar que se están cumpliendo los objetivos planteados. Posteriormente se elabora un sistema de retroalimentación y sobre de ello se realizan evaluaciones.

3. Conclusión

El Outsourcing representa una manera en que la empresa puede deslindarse de aquellas funciones o actividades que no son tan primordiales, para poder enfocarse en las que le dejan un margen de ganancia, dentro de sus diversos beneficios se puede destacar de manera fundamental la disminución de costos, ya que esto permite a la empresa aumentar el margen antes mencionado, a pesar de que conlleva algunos inconvenientes estos se consideran mínimos ya que en general si la empresa que ofrece el servicio de subcontratación está a la altura de la calidad que requiere la organización que lo solicita, lo único que si habría que tomar en cuenta para la implementación de esta tarea sería la madurez que la empresa tiene para contratar dicho servicio, debido a que si no tiene bien definida una estructura, puede llegar a haber un choque de cultura organizacional que la dañe. Por otra parte de acuerdo a la finalidad del servicio de contratación puede obtenerse muchos beneficios para la empresa principalmente si se escoge el enfoque estratégico ya que la generación de una relación a largo plazo con una empresa dedicada a la subcontratación puede mejorar la calidad los productos de la primera y la calidad de los servicios de la segunda.

Bibliografía

  • Almanza Martínez, M., & Archundia Fernández , E. (s.f.). El outsourcing y la planeación fiscal en México. México: Universidad de Guanajuato.
  • Ashley, E. (2008). Outsourcing for dummies. Indianapolis: Wiley Publishing Inc.
  • Chapman, J. (2005). Aprenda a externalizar (outsourcing). En una semana. España: Ediciones Gestión 2000.
  • Derose, G. J. (1999). Outsourcing Trainning and Education. American Society for training and development.
  • Graver, M. F. (1999). Strategic Outsourcing, A structured approach to outsourcing decisions and initiatives.
  • AMACOM. Mael, F. A., & Beaubien, J. M. (s.f.). Outsourcing of Human Resources Services. USA: American Institutes for Research.
  • Mclvor, R. (2005). The Outsourcing Process. United Kingdom: Cambridge University Press.
  • Mclvor, R. (2010). Global Services Outsourcing. USA: Cambridge University Press.
  • Menguzzato Boulard, M. (2009). La dirección de empresas ante los retos del siglo XXI. España: Universidad de Valencia.
  • Werther, W. B., & Davis, K. (2008). Administración de recursos humanos. México: Mc Graw-Hill.

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Conde Sánchez Samantha. (2015, septiembre 7). Outsourcing: definición, ventajas, desventajas, tipos y niveles. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/outsourcing-definicion-ventajas-desventajas-tipos-y-niveles/
Conde Sánchez, Samantha. "Outsourcing: definición, ventajas, desventajas, tipos y niveles". GestioPolis. 7 septiembre 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/outsourcing-definicion-ventajas-desventajas-tipos-y-niveles/>.
Conde Sánchez, Samantha. "Outsourcing: definición, ventajas, desventajas, tipos y niveles". GestioPolis. septiembre 7, 2015. Consultado el 3 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/outsourcing-definicion-ventajas-desventajas-tipos-y-niveles/.
Conde Sánchez, Samantha. Outsourcing: definición, ventajas, desventajas, tipos y niveles [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/outsourcing-definicion-ventajas-desventajas-tipos-y-niveles/> [Citado el 3 de Diciembre de 2016].
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