Si le preguntara cuál es el principal activo con el que cuenta ¿qué contestaría? ¿Su casa? ¿su auto? ¿su fábrica? Muy probablemente la última respuesta que daría sería: su tiempo. Sin embargo, creo que ésta debe ser la primera o por lo menos la segunda respuesta, después de la salud.
El tiempo es el activo más poderoso con el que contamos y el único
recurso no renovable de la humanidad, por lo menos hasta que la máquina
del tiempo sea inventada,. Sin embargo, éste es también el recurso más
desperdiciado, sobre todo en las grandes ciudades dónde supuestamente
más escasea, dónde todo mundo se queja de la falta de tiempo y dónde
todo mundo lo derrocha.
Nuestra sociedad se encuentra inmersa en un progreso improductivo, como
bien dice Gabriel Zaid. Paradójicamente un activo tan valioso y tan
escaso como el tiempo, es malgastado en nuestras grandes ciudades en el
tránsito automovilístico, en el mal transporte, en juntas inútiles, en
guardias innecesarias, en largas filas, en comerciales de T.V, y
programas intrascendentes, y en general en actividades infructuosas o
duplicadas. Mucho de ello en gran parte como consecuencia de una mala
administración e incapacidad para discernir entre lo urgente y lo
importante y lo importante y lo intrascendente.
Por ejemplo, vidas completas se desperdician todos lo días en el tráfico
de la Ciudad de México. Un cálculo conservador nos dice que 4.4 millones
de personas gastan diariamente 3 horas promedio en el viaje diario de su
casa al trabajo, a la escuela u otra actividad; y tomando en cuenta que
la expectativa de vida de los mexicanos es de 74.6 años, es decir 653.5
miles de horas, los 960 millones de horas hombre gastados diariamente en
nuestra urbe de pavimento son en realidad casi 15 vidas “asesinadas” al
día, lo que nos perfila como uno de los más grandes genocidas de la
historia.
Visto desde otra perspectiva, en la Ciudad de México, cada persona
utiliza en promedio 750 horas al año en el tráfico o transporte de su
casa al trabajo y de regreso. Con este tiempo se podrían estudiar casi
20 cursos de capacitación, 5 diplomados, 10 niveles de un curso de
idioma extranjero; se podrían leer 37 libros, correr 187 maratones de la
Ciudad de México; o más importante aún se podría compartir miles de
enseñanzas y aventuras con los hijos o con los viejos, como dicen los
argentinos, o darse unas vacaciones de un mes completito.
El derroche de tiempo nos parece tan irreparable, que nada hacemos ya
para cambiar algo. Aún cuando existen alternativas viables. Por ejemplo,
las que generan las nuevas tecnologías de la información, tales como el
teletrabajo y las compras en línea, la mejor administración del tiempo,
el desarrollo de horarios escalonados, la búsqueda de esquemas
alternativos de transporte, etc.
Como dijo algunas vez Jorge Luis Borges, cuando estemos en los últimos
minutos de nuestra vida seguramente sabremos con mayor precisión del
valor infinito que tiene el tiempo, y seguramente no desearemos
dedicarlo al trabajo o a andar conduciendo por las calles o a ver
bazofias de “Reallity Show”, habrán otras prioridades como la familia,
los buenos amigos, el encuentro espiritual, etc.
Para ser no sólo eficaces sino también felices debemos saber administrar
el tiempo. Debemos medir el tiempo sin tener que recurrir a un reloj.
Debemos controlar y medir exactamente el tiempo que dedicamos a cada
cosa. Debemos ser capaces de distribuir nuestro tiempo y el de los
demás.
Brian Tracy en su libro “Tráguese ese sapo”, nos proporciona algunas
buenas técnicas para mejorar la administración de nuestro tiempo;
comparto con ustedes algunas de ellas:
El primer paso es decidir exactamente lo que se quiere. Uno de los
peores usos del tiempo –dice Tracy- es hacer muy bien algo que no había
ninguna necesidad de hacer.
El segundo paso es escribirlo. Es importantísimo pensar sobre papel,
porque cuando escribe uno un objetivo éste se cristaliza. Establecer una
fecha tope para su objetivo, es el siguiente paso imprescindible, toda
vez que un objetivo o una decisión sin fecha tope carece de urgencia. No
tiene verdadero comienzo ni fin.
Como cuarto paso –nos aconseja el libro de “Tráguese ese sapo”- haga una
lista de todo lo que puede pensar acerca de lo que va a tener que hacer
para lograr el objetivo. Seguido de ello, como quinto paso, organice la
lista como un plan. Decida que debe hacer antes de otra cosa y que puede
hacer después. Un elefante se come bocado a bocado, se divide en
actividades específicas paso a paso y se empieza por la primera.
Planificar cada día con antelación, nos permite obtener el mayor
beneficio de nuestra inversión de energía mental, emocional y física.
Para Brian Tracy, actuar inmediatamente conforme el plan, como sexto
paso, es esencial. Un plan normal y vigorosamente ejecutado es mucho
mejor que otro brillante y con el cual no se hace nada.
La ley del 10/90 dice que el primer 10% del tiempo que ocupa
planificando y organizando su trabajo antes de empezar, le va a permitir
ahorrar hasta 90% del tiempo que ocupará en hacer el trabajo.
Otro consejo de gran relevancia que nos proporciona Brian Tracy es el de
desarrollar la capacidad para escoger entre lo importante y lo sin
importancia. La Ley de “Pareto” aplicada al tiempo dice que el 20% de
sus actividades valen por el 80% de sus resultados. El tiempo que se
requiere para hacer algo importante es el mismo que se requiere para
hacer algo sin importancia.
La clave está en estudiar las consecuencias de lo que vamos a hacer, lo
que no es importante tiene poca o ninguna consecuencia potencial a largo
plazo. Si una actividad tiene grandes consecuencias, sean positivas o
negativas, entonces debe tener prioridad.
Finalmente Brian Tracy nos sugiere practicar continuamente el método
ABCDE...que es una poderosa técnica de establecimiento de prioridades.
Trabaje siempre con una lista. Empiece la lista de lo que tiene que
hacer el día siguiente y escriba una A, B, C, D, E, delante de cada
asunto de la lista antes de empezar con la primera tarea.
Asunto A es algo muy importante, y si tiene más de una tarea A puede
hacer un grupo de subprioridades: A1, A2, A3... etc. Asunto B es algo
que debería hacer pero sus consecuencias sólo son leves. Nunca debe
hacer una tarea B si hay pendiente una tarea A. Un asunto C es algo que
sería agradable hacer pero cuyas consecuencias son inexistentes.
Una tarea D es algo que puede delegar en otra persona, la regla es
delegar todo lo que pueda hacer otra persona. Una tarea E es algo que
puede eliminar sin que eso importe lo más mínimo. A menudo es algo que
continúa haciéndose por simple costumbre. La clave para que funcione es
que se discipline ahora mismo para empezar en la tarea A1 y perseverar
en ella hasta completarla
Conforme avanza la jornada, ponga una señal a los asuntos de la lista
que ha concretado. Disponer de un cuadro visual de los logros da la
sensación de éxito y avance, motiva y aumenta sus energías.
Espero que estas sugerencias le resulten de utilidad, a mi me han
funcionado bastante bien. Recuerde que cuando de tiempo se trata, de un
recurso no renovable estamos hablando. Como dice David Konzevik,
consultor estratégico de empresas líderes en el mundo: Tenga mucho
cuidado cuando le pida a alguien su tiempo, porque le está pidiendo su
vida.
