Selección de proveedores

Autor: Mijail Muñoz Valenzuela

Canales de distribución y administración logística

10-02-2010

¿Qué tan importantes son los proveedores para nuestra empresa?, ¿Cuánto de nuestra empresa pondríamos o estamos poniendo en sus manos?, ¿Qué tan seguros nos encontramos con los proveedores que se nos presentan a las puertas de nuestro negocio?, son preguntas que nos debemos hacer antes de seleccionar un proveedor.

¿Cuán complicado puede ser seleccionar proveedores en estos días?, el caso es que tenemos mucho de dónde elegir, pero el problema es escoger el indicado que cumpla con nuestras necesidades, sin embargo debemos considerar que el 100% de éstas no serán cumplidas, ya que este porcentaje no existe en la vida real. Para solucionar lo anterior se debe obtener un número adecuado de proveedores, que satisfagan ciertos puntos críticos, así que lo primero, es identificar éstos:

• Costo, si bien es un punto no menor, es importante tener cuidado ya que es engañoso, no podemos esperar un bajo costo si esto nos implica no cumplir con otros puntos críticos.

• Tiempo, como ya sabemos es dinero, puede jugarnos en contra o a favor.

• Garantía, éste es un punto que, por lo general se deja bastante de lado, si bien lo vemos en productos, también se puede negociar para servicios. Una garantía nos asegura que lo que estamos obteniendo es de calidad, ya que no nos venderán algo que después ellos tendrán que cambiar o arreglar y para nuestro favor además, en caso de falla disminuimos el tiempo (dinero), ya que no tendremos que estar buscando nuevas soluciones a nuestro antiguo problema.

• Contrato de soporte, si bien tenemos la garantía, no nos asegura una respuesta inmediata sobre el problema que tengamos, el contrato de soporte nos da solución a esto. En éste debemos especificar bien cuales son los tiempos de respuesta y los tipos de falla. Bueno, lo anterior dependerá de lo que adquirimos, por lo cual queda a la imaginación de ustedes.

• Necesidades del proyecto, estas dependen directamente de lo que estamos comprando, pero debemos ser realistas, no podemos esperar que se cumplan todas, ya que como mencionamos, el 100% no existe, solo debemos velar por las más críticas.

Los puntos anteriores deben estar en equilibrio, esto es, que nos satisfagan y den una real solución a nuestras necesidades, no debemos dejar de lado ninguno de estos por mejorar el otro.

Lo antes mencionado, es solo una guía para nosotros, nunca debemos mencionar esto al proveedor.

Ahora bien, volviendo al punto de la selección de proveedores, la idea es realizar una apropiada selección antes de efectuar alguna compra, de lo contrario esto nos implicaría una mala la decisión, o una errónea evaluación respecto al proveedor. La idea principal de esto es descartar proveedores de una forma efectiva, para quedarnos con un número fácil de manjar y que sean casi de confianza (aún no podemos confiar en ellos).

Como recomendación, podemos comenzar la negociación colocando todas las cartas (necesidades) sobre la mesa y poco a poco guiarlos hacia nuestra zona (puntos críticos), esto nos facilitará la negociación y verán que obtendrán buenos resultados. De esta forma nuestra evaluación del proveedor, posterior a la compra, será clara y fácil de realizar, así como también justa.

Si tomamos los puntos críticos y los tabulamos ya tendremos nuestra primera aproximación para la selección: PROVEEDOR V/S PUNTOS CRITICOS.

Algo que nos aproxima más a la meta, es conocer la “Misión” y “Visión” de la empresa (proveedor) y si está dentro de nuestras expectativas. Como ya se mencionó en una publicación anterior “Aspectos importantes en los negocios con proveedores”, el proveedor no trabaja para nosotros, sino que trabaja con nosotros, ya que es un aleado muy importante dentro de nuestra empresa (Aspectos importantes en los negocios con proveedores). También es importante conocer la experiencia que tiene dentro de nuestra área de trabajo, esto es, cuánto conoce él sobre el negocio, cuánto tiempo lleva en el mercado, con quién ha trabajado y, como dato importante, siempre conoceremos a alguien de las empresas a las que el proveedor haga referencia, es valido y sano preguntar, consideremos que debemos cuidar nuestro negoció y nuestro trabajo, no lo digo solamente por un posible despido ante una mala decisión, lo digo también, por que si la empresa pierde todos perdemos, inclusive el proveedor. Por lo cual siempre es importante como primera aproximación del proveedor a nuestro negocio, una carta de presentación de la empresa, que nos de respuesta a lo antes mencionado. Bueno, también es de gran ayuda que nosotros le mostremos la Misión y Visión de nuestra empresa, para dar a conocer nuestros objetivos, nuestro “Norte”, la idea de un buen proveedor no es utilizarlo y desecharlo, sino, mantener una buena relación de negocios en el tiempo.

Otra cosa que debemos tener en consideración, aunque es pisar terreno “difícil”, es evaluar al proveedor (al ejecutivo de cuenta), hasta el momento hemos hablado de la empresa proveedora, pero siempre existe una persona que representa los intereses de ésta. Un mal negocio en ocasiones es por un mal negociador, es por eso que siempre la primera impresión es importante, y lo siguiente es ver cuanto interés tiene en dar solución a nuestros problemas; para una evaluación de este tipo, debemos poseer una capacidad de análisis y conocimiento de las personas, lo cual es muy difícil. Pero para facilitar este trabajo, debemos enfocarnos en lo siguiente:

El proveedor debe:

• Saber escuchar y comprender nuestra problemática, no podemos permitirnos gastar tiempo y esfuerzo en hacerle entender cuales son nuestras necesidades, pero para esto, debemos nosotros tener claro cuales son, de lo contrario, los malos negociadores somos nosotros.

• Dejar que lo guiemos hacia nuestra zona, coma ya mencionamos, la idea es que entregue solución a esos puntos críticos que mencionamos, que busque solución a otras cosas, no es malo, pero el tiempo es dinero.

• Dar respuestas claras, las respuestas ambiguas solamente causan perdida de tiempo, así como desorientación, que nos dirige directamente a una mala decisión.

• Dar soluciones reales, si bien la solución puede ser una verdadera maravilla, esta debe estar acotada por los puntos críticos antes mencionados. De lo contrario, no sería viable.

Finalmente crear una pequeña base de datos donde tendremos a nuestros proveedores, identificándolos por su mejor producto y cualidad, esto nos ayudará a seleccionarlos dependiendo de nuestras necesidades.

La selección de proveedores no es nada más que una metodología ordenada y algo de conocimiento sobre las personas, una sin la otra dan resultado, pero ambas trabajando en conjunto podrían dar un excelente resultado.

Mijail Muñoz Valenzuela

Ingeniero. Chile.

mijail6arrobahotmail.com

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