El presente manual se confeccionó teniendo en cuenta las Normas Cubanas de Contabilidad así como la legislación vigente relacionada con la temática, el mismo se estructuró de forma tal que en el mismo se analizan los aspectos relacionados con la confección y presentación de los expedientes y las operaciones contables que puedan presentarse.
El mismo consta de 8 capítulos subdivididos cada uno en dos secciones a saber: “Normas para la confección y presentación de los expedientes y ejemplos de contabilizaciones los capítulos en cuestión son:
CAPÍTULO —————- I Pérdida por muerte de animales.
CAPÍTULO —————- II Pérdidas por cancelación de cuentas por cobrar.
CAPÍTULO —————- III Pérdidas en cosecha.
CAPÍTULO —————- IV Faltantes y sobrantes de medios monetarios o inventarios.
CAPÍTULO —————- V Faltantes y sobrantes de activos fijos tangibles.
CAPÍTULO —————- VI Faltantes y sobrantes de animales.
CAPÍTULO —————- VII Cancelación de cuentas por pagar
CAPÍTULO —————- VIII Pérdidas por mermas y deterioro.
En la confección, presentación y control de los expedientes se tendrá en cuenta lo siguiente:
1. El Expediente:
- Se inicia al tenerse conocimiento del hecho.
- Se confecciona por área de responsabilidad.
- Se enumera consecutivamente dentro del universo de todos los emitidos por la entidad.
- Sus páginas se numerarán consecutivamente.
- Contendrá los documentos que se señalan en cada capítulo.
- Todos los documentos que lo conforman estarán firmados por el Directo de la Empresa.
- A los efectos de mantener un control sistemático de estos, se habilitará el “Registro Control de Expedientes de ajustes por faltantes y sobrantes y pérdidas.
2. La Entidad dispondrá de un término de 30 días a partir de la determinación del faltantes o sobrantes para efectuar las investigaciones correspondientes, conformar el expediente y presentarlo a la autoridad facultadas para su aprobación salvo en los casos de faltantes de escasa entidad en que se aplique el Decreto Ley 92/86 de la responsabilidad material que son resuelto en la empresa y por tanto no se envía a la autoridad facultada al igual que las muertes de animales.
3. Cuando se efectúa denuncia a los órganos de Orden Interior y esta es aceptada mediante documento firmado y acuñado no es necesario esperar la sentencia del Tribunal para cancelar el expediente de lo que se infiere que no se envían a la autoridad facultada para su aprobación, no procediendo en casos de faltantes de ganado mayor, que se rige por la Res/5/03 del MINAG.
4. La autoridad facultada una vez recibida los expedientes de ajustes y cancelaciones dispondrá de un término de 30 días para su análisis y aprobación.
5. Se enviarán solicitud de ajustes o cancelaciones a la autoridad facultada para aprobarlas en los siguientes casos:
- Denuncias no aceptadas por los órganos de Orden Interior, fundamentar porqué.
- Casos que siendo de escasa entidad no se aplicó la responsabilidad material.
- Perdidas en cosecha.
- Casos que exceden el límite de escasa entidad en que no se efectuó la denuncia.
- Cancelación de cuentas por cobrar y pagar.
- Sobrante de medios.
- Pérdidas por mermas y deterioros.
Estas solicitudes estarán lo suficientemente fundamentadas y precisadas las medidas disciplinarias aplicadas especificando, nombres y apellidos, cargos y medidas aplicadas si estas procedieran, de no aplicarse medidas explicar las causas.
- Los expedientes se archivaran y conservarán por un periodo de 5 años.
- Para atender tramitar y resolver los expedientes de ajustes por faltantes, sobrantes y cancelaciones y pérdidas en correspondencia a los establecidos se creará un grupo de trabajo que estará conformado de la forma siguiente.
Presidente ——————-Director.
Secretario——————- Subdirector económico.
Miembros ——————- Responsable del control de los medios, objetos de ajustes.
Miembros——————– Jefe de seguridad y protección.
Miembros——————– Auditor.
- Cuando el expediente por sus características se resuelva en la empresa o sea que no se tramita con la Delegación Provincial o la Organización Superior su cancelación se aprueba por documento firmado por el director.
- En los casos de faltantes que se originen por hechos delictivos en que se aceptaron la denuncia por los organismos de orden interior y se cancelaron los expedientes de acuerdo a las normas vigentes de ocurrir recuperaciones posteriores de estos importes, estas se tratarán como Ingresos de Años Anteriores de corresponder las cancelaciones a períodos anteriores o como créditos a Gastos por Faltantes de bienes de corresponder al período en que se registran éstas.
- Cuando se tratan expedientes por pérdidas por desastres naturales se tendrá en cuenta lo siguiente:
- Si es por plagas y enfermedades: certificado de la Estación Territorial de Protección de Plantas.
- Si es por sequías intensas lluvias, ciclones, etc: Certificado de la Defensa Civil.
- Si es por negligencia: copia de la Resolución del Director con las medidas disciplinarias aplicadas o copia de la denuncia a los órganos de orden interior si es que procediera.
- En las entidades que teniendo centralizadas las finanzas y no originarse pagos por las Unidades Empresariales de Base estas últimas transferirán a la empresa mediante la cuenta de Operaciones entre Dependencias las acumulaciones de:
Cuenta 440: Obligaciones con el presupuesto del estado.
Cuenta 496: Otras provisiones para inversiones.
- En los casos que las muertes ocurran debido a brote de enfermedades u otras causas catalogadas de graves se requerirá en caso que intervenga la Dirección de Veterinaria, copia de las conclusiones a los efectos de la depuración de responsabilidad la que se adjuntará al expediente por muertes de animales.
- En el caso de los deterioros debe añadirse un documento con el destino final que se le dio a las mercancías o productos, el que se emitirá por materias primas cuando proceda o acta de distribución cuando proceda.
- Cuando se realicen ajustes por mermas estas estarán debidamente fundamentadas.
BIBLIOGRAFÍA:
- Resolución No 44/97 del Ministerio de Finanzas y Precios procedimiento a seguir en los casos de faltantes o sobrantes cancelaciones de cuentas por pagar y cobrar, etc.
- Resolución No 46/98 del Ministerio de la Agricultura niveles de autorización para la cancelación de los expedientes por faltantes, sobrantes y cancelaciones.
- Carta 15/12/00 de la Dirección Jurídica del MINAG respuesta a consultas sobre la resolución No 46/98 del ministerio de la agricultura.
- Resolución No 255/05 del MFP.
- Resolución No 54/05 del MFP.
- Resolución No 5/03 Ministerio de la Agricultura.
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