Manual de procedimientos contables: pérdidas, faltantes y sobrantes. Caso de una empresa agropecuaria cubana

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS PÉRDIDAS, FALTANTES
Y SOBRANTES EN INVESTIGACIÓN.
INTRODUCCIÓN
El presente manual se confeccionó teniendo en cuenta las Normas Cubanas de
Contabilidad así como la legislación vigente relacionada con la temática, el mismo
se estructuró de forma tal que en el mismo se analizan los aspectos relacionados
con la confección y presentación de los expedientes y las operaciones contables
que puedan presentarse.
El mismo consta de 8 capítulos subdivididos cada uno en dos secciones a saber:
“Normas para la confección y presentación de los expedientes y ejemplos de
contabilizaciones los capítulos en cuestión son:
CAPÍTULO ---------------- I Pérdida por muerte de animales.
CAPÍTULO ---------------- II Pérdidas por cancelación de cuentas por cobrar.
CAPÍTULO ---------------- III Pérdidas en cosecha.
CAPÍTULO ---------------- IV Faltantes y sobrantes de medios monetarios o
inventarios.
CAPÍTULO ---------------- V Faltantes y sobrantes de activos fijos tangibles.
CAPÍTULO ---------------- VI Faltantes y sobrantes de animales.
CAPÍTULO ---------------- VII Cancelación de cuentas por pagar
CAPÍTULO ---------------- VIII Pérdidas por mermas y deterioro.
En la confección, presentación y control de los expedientes se tendrá en cuenta lo
siguiente:
1- El Expediente:
Se inicia al tenerse conocimiento del hecho.
Se confecciona por área de responsabilidad.
Se enumera consecutivamente dentro del universo de todos los emitidos por la
entidad.
1
Sus páginas se numerarán consecutivamente.
Contendrá los documentos que se señalan en cada capítulo.
Todos los documentos que lo conforman estarán firmados por el Directo de la
Empresa.
A los efectos de mantener un control sistemático de estos, se habilitará el
“Registro Control de Expedientes de ajustes por faltantes y sobrantes y pérdidas.
2- La Entidad dispondrá de un término de 30 días a partir de la determinación del
faltantes o sobrantes para efectuar las investigaciones correspondientes,
conformar el expediente y presentarlo a la autoridad facultadas para su aprobación
salvo en los casos de faltantes de escasa entidad en que se aplique el Decreto
Ley 92/86 de la responsabilidad material que son resuelto en la empresa y por
tanto no se envía a la autoridad facultada al igual que las muertes de animales.
3- Cuando se efectúa denuncia a los órganos de Orden Interior y esta es
aceptada mediante documento firmado y acuñado no es necesario esperar la
sentencia del Tribunal para cancelar el expediente de lo que se infiere que no se
envían a la autoridad facultada para su aprobación, no procediendo en casos de
faltantes de ganado mayor, que se rige por la Res/5/03 del MINAG.
4- La autoridad facultada una vez recibida los expedientes de ajustes y
cancelaciones dispondrá de un término de 30 días para su análisis y aprobación.
5- Se enviarán solicitud de ajustes o cancelaciones a la autoridad facultada para
aprobarlas en los siguientes casos:
Denuncias no aceptadas por los órganos de Orden Interior, fundamentar
porqué.
Casos que siendo de escasa entidad no se aplicó la responsabilidad material.
Perdidas en cosecha.
Casos que exceden el límite de escasa entidad en que no se efectuó la
denuncia.
Cancelación de cuentas por cobrar y pagar.
Sobrante de medios.
Pérdidas por mermas y deterioros.
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Estas solicitudes estarán lo suficientemente fundamentadas y precisadas las
medidas disciplinarias aplicadas especificando, nombres y apellidos, cargos y
medidas aplicadas si estas procedieran, de no aplicarse medidas explicar las
causas.
6. Los expedientes se archivaran y conservarán por un periodo de 5 años.
7. Para atender tramitar y resolver los expedientes de ajustes por faltantes,
sobrantes y cancelaciones y pérdidas en correspondencia a los establecidos se
creará un grupo de trabajo que estará conformado de la forma siguiente.
Presidente -------------------Director.
Secretario------------------- Subdirector económico.
Miembros ------------------- Responsable del control de los medios, objetos de
ajustes.
Miembros-------------------- Jefe de seguridad y protección.
Miembros-------------------- Auditor.
8. Cuando el expediente por sus características se resuelva en la empresa o sea
que no se tramita con la Delegación Provincial o la Organización Superior su
cancelación se aprueba por documento firmado por el director.
9. En los casos de faltantes que se originen por hechos delictivos en que se
aceptaron la denuncia por los organismos de orden interior y se cancelaron los
expedientes de acuerdo a las normas vigentes de ocurrir recuperaciones
posteriores de estos importes, estas se tratarán como Ingresos de Años Anteriores
de corresponder las cancelaciones a períodos anteriores o como créditos a Gastos
por Faltantes de bienes de corresponder al período en que se registran éstas.
10.Cuando se tratan expedientes por pérdidas por desastres naturales se tendrá
en cuenta lo siguiente:
Si es por plagas y enfermedades: certificado de la Estación Territorial de
Protección de Plantas.
Si es por sequías intensas lluvias, ciclones, etc: Certificado de la Defensa Civil.
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Si es por negligencia: copia de la Resolución del Director con las medidas
disciplinarias aplicadas o copia de la denuncia a los órganos de orden interior si es
que procediera.
11.En las entidades que teniendo centralizadas las finanzas y no originarse pagos
por las Unidades Empresariales de Base estas últimas transferirán a la empresa
mediante la cuenta de Operaciones entre Dependencias las acumulaciones de:
Cuenta 440: Obligaciones con el presupuesto del estado.
Cuenta 496: Otras provisiones para inversiones.
12.En los casos que las muertes ocurran debido a brote de enfermedades u otras
causas catalogadas de graves se requerirá en caso que intervenga la Dirección de
Veterinaria, copia de las conclusiones a los efectos de la depuración de
responsabilidad la que se adjuntará al expediente por muertes de animales.
13.En el caso de los deterioros debe añadirse un documento con el destino final
que se le dio a las mercancías o productos, el que se emitirá por materias primas
cuando proceda o acta de distribución cuando proceda.
14.Cuando se realicen ajustes por mermas estas estarán debidamente
fundamentadas.
BIBLIOGRAFÍA:
Resolución No 44/97 del Ministerio de Finanzas y Precios procedimiento a
seguir en los casos de faltantes o sobrantes cancelaciones de cuentas por pagar y
cobrar, etc.
Resolución No 46/98 del Ministerio de la Agricultura niveles de autorización
para la cancelación de los expedientes por faltantes, sobrantes y cancelaciones.
Carta 15/12/00 de la Dirección Jurídica del MINAG respuesta a consultas sobre
la resolución No 46/98 del ministerio de la agricultura.
Resolución No 255/05 del MFP.
Resolución No 54/05 del MFP.
Resolución No 5/03 Ministerio de la Agricultura.
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PERDIDAS POR MUERTES DE ANIMALES.
CAPITULO I
Las pérdidas por muertes constituyen un rubro importante en las afectaciones
económicas y por tanto requieren de un tratamiento adecuado a la hora de
cancelar los expedientes que se conforman al efecto.
A tales efectos el expediente se conformará por área de responsabilidad,
mantendrá una numeración consecutiva dentro del universo de todos los
expedientes que se emitan por la empresa debiendo sus páginas numerarse
consecutivamente y contener como mínimo los siguientes documentos:
a) Certificado Veterinario debidamente confeccionado agrupados por área de
responsabilidad, probado por el Médico Empresarial.
b) Documento donde se exprese las causas y condiciones que dieron lugar a la
muerte, la fijación de la responsabilidad material si procediera, especificando
nombres y apellidos, cargo y medidas aplicadas, así como las medidas que se
proponen para disminuir o eliminar las muertes. Este documento contendrá
también el importe de las muertes y estará firmado por el subdirector de
producción y servirá de solicitud al director de la empresa para que apruebe la
cancelación del expediente.
c) Comprobante de operaciones, registrado el importe de las muertes de forma
transitoria en la cuenta Pérdidas en Investigación subcuenta Muertes de Animales.
d) Resolución del Director aplicando la responsabilidad material en los casos que
procediera.
e) Documento del Director aprobando la cancelación del expediente.
f) Comprobante de operaciones cancelando el expediente.
g) En el caso que las muertes ocurran debido a brotes de enfermedades y se
crean los focos o debido a intoxicaciones se requerirá informe de la dirección
provincial de veterinaria con las conclusiones.
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h) Al dorso del certificado de veterinaria se expondrá el destino final que se le dio
al animal.
Para el análisis de los expedientes se conformará un grupo de trabajo presidido
por el Subdirector de Producción, Médico Veterinario y el Jefe de la Unidad donde
ocurrieron las muertes así como otros especialistas que se consideren necesarios.
EJEMPLOS DE CONTABILIZACIONES
a) Al iniciarse el expediente.
330 Pérdidas en investigación 500
02 Muerte de animales 500
705 Producción animal en proceso 500
Área de responsabilidad 500
Centro de costo 500
Elementos de gastos 500
b) Al concluir las investigaciones
848 Gastos por muertes de animales 500
330 Pérdidas en investigación 500
02 Muerte de animales 500
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PERDIDAS POR CANCELACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR.
CAPITULO II
1. Por la cancelación de Cuentas por Cobrar por considerarse incobrables, se
elaborara el correspondiente expediente por área de responsabilidad, numerado
consecutivamente siguiendo el orden de los emitidos en la entidad y sus hojas
deben estar numeradas consecutivamente.
2. El expediente que al efecto se confeccione contendrá los siguientes
documentos.
-Nombre del cliente (copia de la factura)
-Gestiones realizadas para el cobro (letra de cambio proceso judicial).
-Acta de conciliación.
-Causas que dieron lugar a su cancelación.
-Contabilización transitoria llevando sus importes a las subcuentas 02
Cancelación de Cuentas por Cobrar, de la cuenta Pérdida en Investigación.
- Solicitud de aprobación al Delegado Territorial y aplicación de medidas
disciplinarias si estas procedieran lo que debe hacerse dentro de los 20 días de
iniciado el expediente
- Documento del Delegado Territorial aprobando la cancelación, o del Jefe de la
Organización Económica Superior.
- Comprobante de operaciones cancelando la cuenta 330 Pérdidas en
Investigación, subcuenta 02 Cancelación de Cuentas por Cobrar, contra la cuenta
837 Gastos por Cancelación de Cuentas por Cobrar.
EJEMPLOS DE CONTABILIZACIONES
a) Al iniciarse el expediente.
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330 Pérdidas en Investigación 250
03 Cancelación de cuentas por cobrar 250
135 Cuentas por Cobrar a Corto plazo deudor 250
01 Deudor
b) Al concluir la investigación se determino que la empresa asuma los gastos.
837 Gasto por cancelación de cuentas por
cobrar
250
330 Pérdidas en investigación 250
02 Cancelación de cuentas por cobrar 250
c) Al concluir la investigación se decidió aplicar la responsabilidad material por el
doble del importe a cancelar.
340 Cuentas por cobrar diversas 500
01 Deudor 500
330 Perdidas en investigación 250
03 Cancelación de cuentas por cobrar 250
440 Obligaciones con el presupuesto del
estado
250
06 Aplicación del decreto ley 92/86 250
d) Aportando al presupuesto.
440 Obligaciones con el presupuesto del
estado
250
06 Aplicación del decreto ley 92/86 250
110 Efectivo en Banco MN 250
PERDIDAS EN COSECHAS.
CAPITULO III
Por las pérdidas en cosecha se confeccionará el correspondiente expediente por
área de responsabilidad y centros de costo numerado consecutivamente siguiendo
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el orden de los emitidos en la entidad y sus hojas deben estar numerados
consecutivamente y contener lo mínimo los siguientes documentos:
a) Documento donde se exprese las causa y condiciones que originaron las
pérdidas, especificando el área afectada cultivo de que se trató y el costo real
registrado en la cuenta de producción agrícola en proceso depurando
responsabilidad en los casos que proceda.
b) Certificado de la Estación de Protección de Plantas que atiende la entidad
cuando la pérdida se origina por plagas y enfermedades.
c) Certificado de la defensa civil del territorio cuando la pérdida se produce por
desastres naturales (intensas lluvias, intensas sequías, ciclones etc).
d) Comprobante de operaciones registrando el importe de las pérdidas de formas
transitorias en la cuenta 330 Pérdidas en Investigación, subcuenta 03- Pérdida en
Cosecha.
e) Solicitud de aprobación del expediente dirigido al Delegado Territorial o Jefe de
la Organización Económica Superior cuando proceda.
f) Documento del Delegado Territorial o Jefe de la Organización Superior
aprobando la cancelación del expediente.
g) Comprobante de operaciones cancelando el expediente contra la cuenta 053
Otros Gastos por Faltantes y Pérdida de Bienes, subcuenta 04- Pérdida en
Cosecha.
El área que se informa como pérdida debe coincidir con la reportada por
estadística en el mes que corresponda y en el acumulado de todos los
expedientes por esta causa.
Si la pérdida se produce por negligencia se adjuntarán al expediente copia o
copias de las resoluciones depurando responsabilidad administrativa o copia de la
denuncia si procediera.
EJEMPLOS DE CONTABILIZACIONES
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Producto de la intensa sequía se pierden las siembras existentes de la Yuca en el
autoconsumo de la empresa, después de instruir el expediente de investigación y
recibir la aprobación para cancelarlo por un importe de $ 5000 pesos.
Al iniciarse el expediente:
330 Pérdidas en investigación 5000
001 Pérdidas en Cosecha 5000
702 Producción Agrícola en Proceso 5000
Área de responsabilidad 5000
Centro de costo 5000
Elementos de gastos 5000
Registrando transitoriamente la pérdida
Al recibirse la aprobación del ajuste
853 Otros gastos por faltantes y pérdidas de
bienes
5000
004 Pérdidas en cosecha 5000
330 Pérdidas en Investigación 5000
004 Pérdidas en Cosecha 5000
FALTANTES Y SOBRANTES DE MEDIOS MONETARIOS E INVENTARIOS.
CAPÍTULO IV
1. Por el grupo de faltantes o sobrantes que se detecten en cada conteo físico o
comprobación, se elaborará de inmediato el correspondiente expediente, de
sobrantes o faltantes según corresponda.
2. Cada expediente debe estar confeccionado por área de responsabilidad o
unidad organizativa, mantendrá una numeración consecutiva dentro del universo
de todos los expedientes por sobrantes o faltantes emitidos por la Empresa
debiendo sus páginas numerarse consecutivamente y contener como mínimo los
siguientes documentos:
a) Determinación del faltante o del sobrante en unidades físicas y valor, o en valor
solamente en aquellos casos que proceda, este documento debe estar firmado por
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el responsable del área de responsabilidad donde se detectó el sobrante o faltante
y la persona que lo detectó.
b) Documento donde se exprese las causas que dieron lugar a la ocurrencia del
faltante o sobrante, así como las investigaciones y comprobaciones realizadas
debidamente firmado por el Jefe de Grupo que realizó el trabajo.
c) Copia de la denuncia a la PNR en los casos de faltantes cuando se presuma la
comisión de un delito o se esté ante un caso que no sea de escasa entidad por
exceder de $ 1000,00 límite máximo de escasa entidad.
d) Comprobante de operaciones registrando el faltante o sobrante al detectarse
esté llevando sus importes de forma transitoria a las cuentas Faltantes en
Investigación o Sobrantes en Investigación, según corresponda de acuerdo a las
cuentas y subcuentas aprobadas en el Nomenclador.
e) Resolución del Director, aplicando la Responsabilidad Material de acuerdo al
Decreto Ley No. 92/86 por tratarse de un faltante de escasa entidad, cuando
proceda.
f) Solicitud de ajuste al Delegado Territorial.
g) Documento del Delegado Territorial aprobando solicitud de ajuste.
h) Comprobante de operaciones con débitos a las cuentas que correspondan
según plan de cuentas, cancelando las cuentas de Pérdidas y Faltantes en
Investigación o Sobrantes en Investigación según proceda.
Estas solicitudes estarán lo suficientemente sustentadas y precisadas las
medidas disciplinarias aplicadas especificando nombres y apellidos, cargo y
medidas aplicadas, si estas procedieran, de no aplicarse medida, explicar por qué.
EJEMPLO DE CONTABILIZACIONES
1. FALTANTES
a) Al detectarse el faltante e iniciar el expediente
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332 Faltante de bienes en investigación 200
04 Medios Monetarios 100
03 Inventarios 100
102 Efectivo por depositar en Banco 100
203 Piezas y repuestos 100
b) Al concluir la investigación se determinó asumir los gastos por la Empresa
853 Otros gastos por faltantes y pérdidas de
bienes
200
004 Medios monetarios 100
003 Inventarios 100
332 Faltantes de bienes en investigación 200
004 Medios monetarios 100
003 Inventarios 100
c). Si se determina aplicar la responsabilidad material por el doble del faltante.
340 Cuentas por cobrar diversas 400
001 Deudor
332 Faltantes de bienes en investigación 200
004 Medios monetarios 100
003 Inventarios 100
440 Obligaciones con el presupuesto del Estado 200
006 Aplicación Decreto Ley 92/86 200
d) Aportando al presupuesto
440 Obligaciones con el presupuesto del estado 200
006 Aplicación Decreto Ley 92/86 200
110 Efectivo en Banco MN 200
2. SOBRANTES
a) Al detectarse el sobrante
102 Efectivo por depositar en Banco 100
203 Piezas y Repuestos 100
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555 Sobrantes en investigación 200
001 Medios monetarios 100
002 Inventarios 100
b) Al cancelar el expediente
555 Sobrantes en investigación 200
004 Medios monetarios 100
003 Inventarios 100
930 Ingresos y sobrantes de bienes 200
004 Medios monetarios 100
003 Inventarios 100
FALTANTE Y SOBRANTES DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES.
CAPITULO V
1. Por el o los faltantes o sobrantes que se detecten en conteos físicos o
comprobaciones, se elaborara de inmediato el correspondiente expediente, de
faltantes o sobrantes según proceda.
2. Cada expediente debe estar confeccionado por área de responsabilidad o
unidad organizativa, mantendrá una numeración consecutiva dentro del universo
de todos los expedientes por sobrantes o faltantes emitidos por la Empresa,
debiendo sus páginas numerarse consecutivamente y contener como mínimo los
siguientes documentos
- El responsable del área donde ocurrió el hecho informara al responsable del
control de activos fijos tangible la ocurrencia del hecho si procediera.
- Al detectarse el faltante o sobrante de un activo fijo tangible el responsable del
control de estos confeccionará el modelo SC-1-01 Movimiento de Activos Fijos
Tangibles, utilizando el escaque ajuste de inventario por baja para indicar la
operación a realizar.
- Sub mayor de activos fijos tangibles según corresponda.
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- Documento donde se exprese las causas que dieron lugar a la ocurrencia del
hecho, así como las investigaciones y comprobaciones realizadas debidamente
firmadas.
- Copia de la denuncia a la PNR en los casos de faltantes, cuando se presuma
la comisión de un delito o se este ante un caso que no sea de escasa entidad por
exceder de $1000.00 limite máximo de escasa entidad.
- Comprobante de operaciones registrando el faltante o sobrante al detectarse
este, llevando sus importes de forma transitoria a las cuentas Pérdidas en
Investigación y Faltantes de Bien en Investigación o Sobrantes en Investigación
según corresponda de acuerdo a las cuentas y subcuenta aprobadas en el plan de
cuentas.
- Resolución del Director aplicando la responsabilidad material de acuerdo al
Decreto Ley 92/86, por tratarse de un faltante de escasa entidad, en caso que
proceda.
- Solicitud de ajuste al Delegado Territorial. Estas solicitudes estarán lo
suficientemente sustentadas y precisadas las medidas disciplinarias aplicadas,
especificando cargo, nombre y apellidos y medidas aplicadas si estas procedieran,
de no aplicarse medidas fundamentar porque.
- Documento del Delegado Territorial aprobado la solicitud de ajuste.
- Comprobante de operaciones cancelando el expediente según plan de cuentas
aprobado.
EJEMPLO DE CONTABILIZACIONES
FALTANTES:
1. Es comprobación física realizada se detectó el faltante de un aire acondicionado
valorado en 1000 pesos con una depreciación acumulada de 500 pesos la entidad
aporta la depreciación y asume el gasto.
a) Al declararse el faltante
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332 Faltante de bienes en investigación 500
001 Faltante de activos fijos Tangibles 500
375 Depreciación de Activos Fijos Tangibles 500
Grupo 500
Área de responsabilidad 500
240 Activos fijos tangibles 1000
Grupo 1000
Área de responsabilidad 1000
b) Registrando el gasto de la depreciación y su aporte.
853 Otros gastos por faltantes y perdidas de
bienes
500
001 Faltante de activos fijos tangibles 500
602 Inversión Estatal 500
03 Aporte por amortización 500
332 Faltantes de bienes en investigación 500
001 Faltante de activos fijos tangibles 500
440 Obligaciones con el presupuesto del
estado
500
003 Aporte por amortización 500
c) Al realizar el aporte
440 Obligaciones con el presupuesto del
estado
500
003 Aporte por amortización 500
110 Efectivo en blanco MN 500
001 Operaciones corrientes 500
1.2 Considerando el mismo ejemplo estando el medio totalmente depreciado.
a) Al declararse el faltante
332 Faltantes de bienes en Investigación 1000
001 Faltantes de activos fijos tangibles 1000
240 Activos fijos tangibles 1000
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Grupo 1000
Área de responsabilidad 1000
b) Al cancelar el expediente
375 Depreciación de activos fijos tangibles 1000
Grupo 1000
Área de responsabilidad 1000
332 Faltantes de bienes de investigación 1000
001 Faltantes de activos fijos tangibles 1000
1.3 Aplicación el mismo ejemplo, pero aplicando la responsabilidad material por el
valor del medio, aportando el valor por depreciar.
a) Al declararse el faltante
332 Faltantes de bienes en investigación 500
001 Faltantes de activos fijos tangibles 500
375 Depreciación de activos fijos tangibles 500
Grupo 500
Área de responsabilidad
240 Activos fijos tangibles 1000
Grupo 1000
Área de responsabilidad 1000
b) Registrando la Responsabilidad material y el aporte por la Amortización.
340 Cuentas por cobrar diversas 1000
01 Deudor 1000
602 Inversión Estatal 500
001 Aporte por amortización 500
332 Faltantes de bienes en investigación 500
001 Faltantes de activos fijos tangibles 500
440 Obligaciones con el presupuesto del
estado
1000
006 Aplicación del Decreto Ley 92/86 500
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024 Aporte por la Amortización 500
c) Realizando el aporte al Presupuesto
440 Obligaciones con el presupuesto del
estado
1000
006 Aplicación decreto ley 92/86 500
006 Aporte por la amortización 500
110 Efectivo en banco MN 1000
001 Operaciones corrientes 1000
1.4 Considerando el mismo ejemplo pero el medio totalmente depreciado
a) Al declararse el faltante
332 Faltantes de bienes en investigación 1000
001 Faltantes de activos fijos tangibles 1000
240 Activos fijos tangibles 1000
Grupo 1000
Área de responsabilidad 1000
b) Fijando la responsabilidad material y cancelando el expediente
340 Cuentas por cobrar y diversas 1000
01 Deudor 1000
375 Depreciación activos fijos tangibles 1000
Grupo 1000
Área de responsabilidad 1000
332 Faltantes de bienes en investigación 1000
001 Faltantes de activos fijos tangibles 1000
440 Obligaciones con el presupuesto del estado 1000
006 Aplicación del decreto ley 92/86 1000
c) Realizando el aporte al Presupuesto
440 Obligaciones con el presupuesto del
estado
1000
006 Aplicación del decreto ley 92/86 1000
110 Efectivo en Banco MN 1000
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001 Operaciones corrientes 1000
2. En las entidades en que se aplica el Sistema Tributario y se le presenten
faltantes de activos fijos tangibles igual a las descriptos anteriormente utilizará los
mismos asientos contables sustituirán la cuenta 440 Obligaciones con el
presupuesto del estado, subcuenta 006 Aporte por la amortización por la cuenta
496 Otras provisiones para Inversiones
SOBRANTES
En la comprobación de los activos fijos tangibles se detecto el sobrante de una
mesa de madera en el área de autoconsumo lo que se valoró por similitud en 200
pesos.
a) Al declararse el sobrante.
240 Activos fijos tangibles 200
Grupo 200
Área de Responsabilidad 200
555 Sobrantes en Investigación 200
001 Activos fijos tangibles 200
b) Al cancelar el expediente
555 Sobrantes en Investigación 200
001 Activo fijos tangibles 200
602 Investigación Estatal 200
00 Sub cuenta 200
FALTANTES Y SOBRANTES DE ANIMALES.
CAPITULO VI
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1. Cada expediente debe estar confeccionado por área de responsabilidad o
unidad organizativa mantendrá una numeración consecutiva dentro del universo
de todos los expedientes emitidos por la entidad debiendo sus páginas numerarse
consecutivamente.
2. El expediente para el ajuste de ganado mayor por las pérdidas por extravío o
sustracción lo conformarán los documentos siguientes:
a) Comprobante de denuncia formulada en la PNR.
b) En caso que no se acepte la denuncia el Directo de la entidad emitirá un
documento explicando detalladamente las causas que motivaron esta situación.
c) Informe de la comisión de la empresa sobre las investigaciones realizadas y las
medidas propuestas.
d) Comprobante de operaciones contabilizando transitoriamente su importe en la
cuenta Faltantes de Bienes en Investigación y subcuenta 001 Faltantes de
Animales.
e) Solicitud de ajustes dirigida al Delegado Territorial por el Director de la entidad,
debiendo contener los aspectos siguientes:
Datos de la entidad.
Cantidad de animales por especie, categoría, identificación individual y señas
particulares.
Valor de los animales.
f) Resolución del Director de la empresa aplicando la Responsabilidad Material si
esta procediera.
g) Dictamen de la Comisión Municipal (preside SENCOP).
h) Dictamen de la Comisión Provincial.
i) Autorización de ajuste de ganado mayor firmada por el Delegado Territorial.
j) Comprobante de operaciones cancelando la cuenta Faltante de Bienes en
Investigación, subcuenta 001- Faltante de Animales, cargando a gastos dicho
importe.
3. Lo anteriormente expuesto se corresponde con lo establecido en la Resolución
No 5/2003 del Ministerio de la Agricultura.
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4. El ganado menor se regirá por lo establecido para los faltantes y sobrantes de
inventarios.
5. No procede en este caso, contando con al tirilla de denuncia cancelar el
expediente tal como se expresa en la Resolución No 44/97 de M.F.P ya que se
procederá de acuerdo a los establecido en al Resolución No 5/03 del MINAG.
Para el caso de los sobrantes se aplicarán los inicios siguientes: ( c ) , ( d ), ( e ) , (
f ) ( i ).
EJEMPLO DE CONTABILIZACIONES.
FALTANTES
a) Al detectarse el faltante e iniciar el expediente.
332 Faltantes de bienes en investigación 800
005 Faltante de animales 800
705 Producción animal en proceso 800
Área de responsabilidad 800
Centro de costo 800
Elementos de gasto 800
b) Al concluir la investigación se determina que la empresa asuma el gasto
850 Gastos por faltante y hurto de animales 800
332 Faltante de bienes en investigación 800
005 Faltante de animales 800
c) Si se determina aplicar el decreto ley 92/86. Por el doble del importe del
faltante
340 Cuentas por cobrar diversas 1600
01 Deudor 1600
332 Faltantes de bienes a investigación 800
005 Faltante de animales 800
440 Obligaciones con el presupuesto del
estado
800
006 Aplicación de Decreto Ley 92/86 800
d) Realizando el aporte al presupuesto
440 Obligaciones con el presupuesto del
estado
800
20
006 Aplicación Decreto Ley 92/86 800
110 Efectivo en banco MN 800
SOBRANTES
a) Al iniciar el expediente
705 Producción animal en proceso 500
Área de responsabilidad 500
Centro de costo 500
Elementos de gasto 500
555 Sobrantes en investigación 500
005 Animales. 500
b) Al cancelar el expediente
555 Sobrante en investigación 500
005 Animales 500
930 Ingresos por sobrantes de bienes 500
005 Sobrante de Animales 500
CANCELACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR.
CAPÍTULO VII
1. Por la cancelación de cuentas por pagar se elaborará el correspondiente
expediente por área de responsabilidad, numerado consecutivamente siguiendo el
orden de los emitidos en la entidad y sus hojas deben estar numeradas
consecutivamente.
2. El expediente que al efecto se confeccione contendrá los siguientes
documentos:
Nombre del suministrador (copia factura)
Causas por las cuales no se afectó el pago
Gestiones realizadas
Certificación del suministrador de la no existencia del adeudo (conciliación)
21
Comprobante de operaciones contabilizando transitoriamente su importe en la
cuenta. 555 Sobrante en Investigación, subcuenta 005 Cancelación de
cuentas por pagar.
Solicitud de cancelación al Delegado Territorial.
Documento del Delegado Territorial aprobando la cancelación
Comprobante de operaciones cancelando la cuenta 555 Sobrante en
Investigación, subcuenta 005 Sobrante por cancelación de cuentas por pagar
contra la cuenta 924 Ingresos financieros, subcuenta 001 Cancelación de
cuentas por pagar.
EJEMPLOS DE CONTABILIZACIONES
a) Al confeccionar el expediente
410 Cuentas por Pagar a Corto Plazo 500
001 Proveedor 500
555 Sobrantes en Investigación 500
005 Cancelación de cuentas por pagar 500
b) Cancelando el expediente
555 Sobrantes en investigación 500
003 Cancelación de cuentas por pagar 500
924 Ingresos financieros 500
008 Cancelación de cuentas por pagar 500
PÉRDIDAS POR MERMAS Y DETERIORO.
CAPITULO VIII
22
Por las pérdidas por deterioro se conformará el correspondiente expediente por
área de responsabilidad, numerado consecutivamente, siguiendo el orden de los
emitidos en la entidad, sus hojas deben estar numeradas consecutivamente y
contener como mínimo los siguientes documentos:
a) Documento donde se determine el deterioro o las mermas, sus causas, en
unidades físicas y valor, o en valor solamente en aquellos casos que proceda, este
documento debe estar firmado por el responsable del área donde ocurrió el hecho.
b) Comprobante de operaciones registrando transitoriamente su importe en la
cuenta 332 - Pérdidas en Investigación, subcuenta 04 - Mermas y Deterioros
c) Cuando se trate de vencimiento o deterioro de medicamento de uso veterinario
el Médico Empresarial certificará que los mismos no están aptos para ser usados.
d) Solicitud de ajuste al Delegado Territorial.
e) Documento del Delegado Territorial aprobando el expediente.
f) Comprobante de operaciones cancelando el expediente.
g) Si en el proceso investigativo se detecta que hubo negligencia, se le adjuntarán
al expediente copia de la o las resoluciones depurando la responsabilidad
administrativa.
h) En el caso de los deterioros debe añadirse un documento con el destino final
que se le dio a la mercancías o productos, el que se emitirá por Materias Primas o
mediante acta de destrucción cuando proceda
j) Cuando se realicen ajustes por mermas, éstas estarán técnicamente
fundamentadas.
EJEMPLOS DE CONTABILIZACIONES.
El Jefe de Almacén presenta un listado de medicamentos vendidos por $ 500,00.
a) Al iniciarse el expediente
330 Pérdidas en investigación 500
005 Mermas y deterioros 500
23
201 Inventario de materias primas y
materiales
500
001 Medicamentos 500
001 Almacén Central 500
b) Al aprobarse el expediente.
853 Otros gastos por faltantes y pérdidas
de bienes
500
005 Mermas y deterioros 500
330 Pérdidas en investigación 500
005 Mermas y deterioros 500
NOMENCLADOR DE CUENTAS.
CAPITULO IX
CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA CORRELACI
ÓN
CUENTA SUBCUEN
TA
330 ---- Pérdida en Investigación ----
002 Muerte de Animales 848
003 Correlación de Cuentas por Cobrar 837
001 Pérdida en Cosecha 853-001
005 Merma y Deterioro 853-005
004 Gastos de Años Anteriores 855
332 ---- Faltantes de Bienes en Investigación ----
001 Faltantes de Animales 850
002 Faltantes de Activos Fijos Tangibles 853-002
003 Faltantes de Medios Monetarios 853-003
004 Faltantes de Inventarios 853-004
005
555 ---- Sobrantes en Investigación ----
001 Sobrantes de Activos Fijos Tangibles 600
002 Sobrantes de Inventarios 950-002
005 Sobrantes de Animales 930-003
004 Sobrantes de Medios Monetarios 930-004
006 Cancelación de Cuentas por Pagar 924-006
837 ---- Cancelación de Cuentas por Cobrar 330-002
848 ---- Gastos por Muerte de Animales 330-001
24
850 ---- Gastos por Faltantes y Hurto de Animales 332-001
853 ---- Otros Gastos por Faltantes y Pérdida de Bienes ----
001 Faltantes de Activos Fijos Tangibles 332-001
004 Faltantes de Medios Monetarios 332-004
003 Faltantes de Inventarios 332-003
006 Pérdidas en Cosecha 330-006
005 Mermas y Deterioro 330-005
924 ---- Otros ingresos Financieros ----
001 Cancelación de Cuentas por Pagar 555-001
930 ---- Ingresos por Sobrantes de Bienes ----
004 De Medios Monetarios 555-004
003 De Inventarios 555-003
005 De Animales 555-005
USO Y CONTENIDO DE LAS CUENTAS
330- PÉRDIDA EN INVESTIGACIÓN:
Representa de forma transitoria el importe de las pérdidas por deterioro de los
recursos o situaciones excepcionales que se originan o los que se detectan al
efectuarse inventarios o durante otra comprobación incluye pérdidas en cosecha,
cancelación de cuentas por cobrar, muertes de animales, mermas, rebajas de
precios, etc.
Se debitan por las pérdidas en el momento de tenerse conocimiento de las
mismas y se acredita después de efectuar las investigaciones y recibirse las
aprobaciones que correspondan.
De ocurrir recuperaciones posteriores de estos importes, estos se tratarán como
Ingresos de Años Anteriores, de corresponder las cancelaciones a periódicas
anteriores o como créditos a gastos por pérdidas de bienes, de corresponder al
período en que se registraron estas.
332- FALTANTES DE BIENES EN INVESTIACIÓN:
Representa de forma transitoria el importe de los faltantes que se originan o los
que se detectan al efectuarse inventarios o durante cualquier otra comprobación
incluye entre otros. Faltantes de animales, de activos fijos tangibles por el importe
25
de su valor no depreciado, medios monetarios, inventarios, activos fijos tangibles
en ejecución (equipos por instalar y materiales para el proceso inversionista)
Se debitan por los faltantes en el momento de tenerse conocimiento de los
mismos y se acreditan después de efectuar las investigaciones y recibirse la
aprobación correspondiente.
En el caso de faltantes que se originen por hechos delictivos, cuyas denuncias
sean aceptadas por los organismos de Orden Interior para su investigación y
procesamiento juridicial, se cancelaron de esta cuenta al aceptarse las denuncias,
contra el resultado del período excluye los faltantes de animales que se rigen por
la Resolución No 5/2003 del Ministro de la Agricultura de ocurrir recuperaciones
posteriores de estos importes, estos se trataran como Ingresos de Años Anteriores
de corresponder las cancelaciones a periodos anteriores o como créditos a Gastos
por Faltantes de Bienes de corresponder al período en que se registraron estas.
555- SOBRANTE EN INVESTIGACIÓN:
Incluyen durante el período de investigación los sobrantes de activos fijos
tangibles, inventarios, animales, medios monetarios y cancelación de cuentas por
pagar entre otros, detectados en conteos físicos o en otras comprobaciones.
Se acredita por los sobrantes detectados al tenerse conocimiento de los mismos y
se debitan después de efectuar las investigaciones y recibirse las aprobaciones
que correspondan.
837- CANCELACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR:
Comprende los gastos en que se incurre por la cancelación de cuentas por cobrar,
cuando no se ha creado la provisión correspondiente.
Su saldo se cancela al final del año, contra la cuenta 999 resultados.
848- GASTOS POR MUERTES DE ANIMALES:
26
Comprende de gastos de las muertes de los animales no atribuibles a culpables,
hasta el límite de las normas establecidas como en exceso a estas.
Su saldo se cancela al final del año, contra la cuenta 999 resultados.
850- GASTOS POR FALTANTES Y HURTO DE ANIMALES:
Comprende los gastos por faltantes y hurto de animales, que una vez investigados
son asumidos por la entidad al no poderse aplicar la responsabilidad material.
Su saldo se cancela al final del año contra la cuenta 999 resultados.
853- OTROS GASTOS POR FALTANTES Y PÉRDIDAS DE BIENES:
Incluye los gastos por faltantes de activos fijos tangibles, medios monetarios
pérdidas en cosecha, pérdidas por merma y deterioro, equipos por instalar y
materiales para el proceso inversionista que una vez investigados son asumidos
por la entidad al no poderse aplicar la responsabilidad material, su saldo se
cancela al final del año contra la cuenta 999- resultado.
924-OTROS INGRESOS FINANCIEROS:
Incluye los ingresos relacionados con la cancelación de cuentas por pagar, entre
otros.
su saldo se cancela al final del año, contra la cuenta 999- resultado.
930- INGRESOS POR SOBRANTE DE BIENES:
Comprende los ingresos por sobrante de medios monetarios, inventarios y de
animales que una vez investigados son asumidos por la entidad.
Su saldo se cancela al final del año, contra la cuenta 999- resultado.
MODELOS Y METODOLOGÍAS
CAPITULO X
CONTROL DE EXPEDIENTES
OBJETIVO
27
- Mantener un control permanente de los expedientes que se confeccionen por
concepto de pérdidas faltantes y sobrantes en investigación y solicitud de bajas de
activos fijos tangibles.
- Servir para controlar el cumplimiento de los términos establecidos por la
resolución No. 44/97 del Ministerio de Finanzas y Precio para su cancelación.
- Controlar el envío a la organización superior de los expedientes enviados a la
misma para su aprobación
FUENTE DE INFORMACIÓN
- Expedientes que se conforman por perdidas, faltantes y sobrantes y bajas de
activos fijos tangibles.
INSTRUCCIONES
- Se habilita en original por el departamento de contabilidad, uno por cada
concepto.
ANOTACIONES
- Se marca con una (X) según el concepto que corresponda.
- Numero del expediente.
- Fecha e inicio del expediente.
- Fecha en que debe concluirse el expediente.
- Fecha de cancelación del expediente cuando se envía a la organización superior.
- Fecha de cancelación del expediente cuando no se envía a la organización
superior.
- Enviado a la organización superior, especificando fecha, recibido por y firma.
- Devuelto, especificando fecha y firma.
28
Entidad Código CONTROL DE EXPEDIENTE Faltantes ( 1 )
Unidad Código Sobrantes ( 1 )
Solicitud de bajas ( 1 )
E X P E D I E N T E
F E C H A Cancelado Empresa Enviado a la organización superior (7) Devuelto (8)
No Inicio Termino Cancelado Fecha Recibido por Firma Fecha Firma
(2) (3) (4) (5) (7) (7) (7) (8) (9)
29
Acta de aprobación de pérdidas, faltantes y sobrantes al amparo de la
Resolución No. 44/97.
En _______________________________________________________________, a los
_________ días del mes de __________________________ de __________, se analizó el
expediente No. _________ procedente de
________________________________________________ con un valor de
$ _________________ por los conceptos siguientes:
Descripción Faltantes Sobrantes.
________________________________________ ____________ ___________
________________________________________ ____________ ___________
________________________________________ ____________ ___________
________________________________________ ____________ ___________
________________________________________ ____________ ___________
________________________________________ ____________ ___________
________________________________________ ____________ ___________
________________________________________ ____________ ___________
________________________________________ ____________ ___________
________________________________________ ____________ ___________
________________________________________ ____________ ___________
Una vez analizado el referido expediente se acordó:
Primero : Aprobar el ajuste en mercado en la presente acta, determinándose de
manera especial solicitar la aplicación de una medida disciplinaria de
acuerdo con la Legislación vigente, consistente
Segundo : No aprobar el expediente por falta de elementos que permitan
conocer las verdaderas causas que motivaron la solicitud de ajuste o
cancelación.
Y para que así conste firmo la presente a los _________ días del mes de
_________________________ de ______________.
Director
ACTA DE APROBACIÓN DE FALTANTES Y SOBRANTE PARA LA APLICACIÓN
DE LA RESOLUCIÓN No 44/97 DICTADA POR EL COMITÉ ESTATAL DE
FINANZAS.
En la Delegación Territorial del MINAGRI en la provincia de Sancti Spíritus a los
______ días del mes de _________________ del año _________ fue recibido el
expediente No. ______________
Procedente de la entidad:
_________________________________________________________ del
ministerio de la agricultura con un valor de
________________________________________ por uno de los conceptos
siguientes:
Descripción Faltantes Sobrantes
Medios básicos
Bienes materiales en general
Recursos monetarios
Cancelación de cuentas por cobrar
Ajustes de consumo material no registrados en el año que corresponda
Ajustes como consecuencia de las rebajas de precios minorista por
pérdidas de calidad en los productos del Agro.
Una vez analizando el referido expediente, se ha arribado a:
PRIMERO
Aprobar el ajuste enmarcado en la presente acta, determinándose de manera
especial a solicitar la aplicación de una medida disciplinaria de acuerdo con la
legislación vigente, consiste en:
SEGUNDO
No aprobar el expediente por falta de elementos que permitan conocer las
verdaderas causas que motivaron la solicitud del ajuste o cancelación.
Y para que así conste se firma la presente acta a los _____ días ____________ del mes ________
del año “___________________________________________________________”.
Delegado Territorial MINAG
Sancti Spíritus
MODELOS Y METODOLOGÍAS
CAPITULO X
CONTROL DE EXPEDIENTES
Documentos
que conforman
los expedientes
Faltantes y Sobrantes Pérdidas Ingresos
Inventa
rios
Medios
Moneta
rios
Activos
Fijos
Tangi
bles
Anima
les
Muerte
animale
s
Cancela
ción
C.
Cobrar
Pérdidas
en
cosecha
Pérdid
as por
Merm
as y
Deteri
oro
Cancela
ción
cuentas
por
cobrar
F S F S F S F S
Modelo SC-2-16
Ajuste de
Inventario x x - - - - - - - - - - -
Documento
sobre causas,
condiciones,
investigaciones,
fijación de
responsabilidad,
medidas según
proceda
x x x x x x x x x x x x x
Copia denuncia
ante PHD o
exceso escasa
entidad
x - x - x - x x - - x -
Comprobante
de operaciones
registrando el
hecho
x x x x x x x x x x x x x
Resolución del
Director
aplicando la
Responsabilida
d Material
cuando proceda
x x x x x x x x x x x x -
Solicitud de
ajuste al
delegado
cuando proceda
x x x x x x x x - x x x x
Acta aprobación
del ajuste
interno firmada
por el Director
x - x - x - - -x - - - -
Documento del
Delegado
aprobando el
ajuste
x x x x x x x x - x x x X
Comprobante
de Operaciones
cancelando el
expediente
x x x x x x x x x x x x x
Arqueo del
efectivo en caja
- según se trate
- - x x - - - - - - - - -
Conciliación
Bancaria –
según se trata
- - x x - - - - - - - - -
Modelo SC-1-
01Movimiento
- - - - x x - - - - - - -
de Activos Fijos
Tangibles
Modelo
Submayor de
Activos Fijos
Tangibles
- - - - x - - - - - - - -
Acta de Conteo - - - - - - x x - - - -
Dictamen de
Comisión
Municipal –
CENCOP
- - - - - - x x - - - -
Dictamen
Comisión
Provincial
- - - - - - x x - - - -
Certificado
veterinario - - - - - - - - x - - - -
Factura - - - - - - - - - x - - X
Gestiones
realizadas
(demanda, letra
de cambio, etc)
- - - - - - - - - x - - X
Conciliación con
el cliente o
proveedor - - - - - - - - - x - - X
Certificado
ETPP por
plagas y
enfermedades
- - - - - - - - - - x - -
Certificado DC
por desastres
naturales
- - - - - - - - - - x - -
Certificación de
Veterinaria
cuando exista
vencimiento u
otra causa
cuando se trate
de
medicamento
- - - - - - - - - - - - -
Destino Final de
los productos - - - - - - - - x - - x -
Informe de la
Dirección
Provincial de
Veterinaria en
caso de brotes
en
enfermedades,
intoxicaciones
graves, etc.
- - - - - - - - x - - - -
Siglas: F
Faltantes
S Sobrantes
MINISTERIO DE LA AGRICULTURA
EMPRESA: CAI ARROCERO SUR DEL JIBARO
SANCTI SPIRITUS, CUBA
Autores: Carlos Alberto Meneses Meneses.
Carlos Jorge Meneses Meneses.
Yosvani Aquino Palmeros.
Nallivis Pérez Cabrera.

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Cita esta página
Meneses Meneses Carlos Alberto. (2007, enero 21). Manual de procedimientos contables: pérdidas, faltantes y sobrantes. Caso de una empresa agropecuaria cubana. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/manual-de-procedimientos-contables-perdidas-faltantes-y-sobrantes/
Meneses Meneses, Carlos Alberto. "Manual de procedimientos contables: pérdidas, faltantes y sobrantes. Caso de una empresa agropecuaria cubana". GestioPolis. 21 enero 2007. Web. <http://www.gestiopolis.com/manual-de-procedimientos-contables-perdidas-faltantes-y-sobrantes/>.
Meneses Meneses, Carlos Alberto. "Manual de procedimientos contables: pérdidas, faltantes y sobrantes. Caso de una empresa agropecuaria cubana". GestioPolis. enero 21, 2007. Consultado el 25 de Abril de 2015. http://www.gestiopolis.com/manual-de-procedimientos-contables-perdidas-faltantes-y-sobrantes/.
Meneses Meneses, Carlos Alberto. Manual de procedimientos contables: pérdidas, faltantes y sobrantes. Caso de una empresa agropecuaria cubana [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/manual-de-procedimientos-contables-perdidas-faltantes-y-sobrantes/> [Citado el 25 de Abril de 2015].
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