Los ERP (Enterprice Resource Planning) actualmente están siendo muy comunes en las empresas, no sólo en las grandes organizaciones sino también en pequeñas y medianas, por ello el conocer y saber implantar un software de este tipo será de suma importancia para una organización, ya que indudablemente aumentará y mejorará la producción, así como ayudará a mejorar sus procesos.
Introducción
La gestión de la empresa implica la adaptación constante a cambios que generan nuevos entornos y por ello se hace necesaria la ayuda tecnológica que permita que las empresas se anticipen y se adapten a las necesidades de los clientes. Con el surgimiento de los ERP’s (Enterprice Resource Planning) en los 90’s esto es posible ya que el ERP es una herramienta de software que ha ayudado a las empresas en la gestión de sus procesos. El ERP es una tecnología que se enfoca a los procesos internos de una empresa contrario a e-business el cual está enfocado en la relación externa entre empresas; el ERP soporta estrategias de negocios, el e-business abre las puertas a nuevas oportunidades estratégicas.
Entre las características que un ERP debe tener, están la optimización de los procesos empresariales, el acceso a información confiable, precisa y oportuna, la posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización, la eliminación de datos y operaciones innecesarias y la reducción de tiempos y de los costos de los procesos.
El contar con una herramienta que conecte todas las áreas de información de una empresa es un valor que permitirá que se tenga éxito en el entorno actual que viven las organizaciones, pero se debe tener especial cuidado con el factor humano ya que el cambio que genera la implantación de este tipo de tecnologías en cualquier empresa es muy importante porque cambia la estructura organizacional, afecta la cultura y principalmente cambia el rol individual de los miembros.
Es importante conocer lo que es y lo que no es un ERP y cómo una mala implantación de un software de este tipo conducirá indudablemente al fracaso.
ERP
ERP Enterprise Resource Planning o Planeador de Recursos de la Empresa, es un software que permite gestionar las áreas funcionales de la empresa, los proveedores de este tipo de software en México lo definen como “un sistema de gestión de información estructurado, diseñado para satisfacer soluciones de gestión empresarial”. Entre sus principales características están la capacidad de modelar y automatizar la mayoría de los procesos básicos de una organización, desde la orden de venta, hasta la distribución del producto; la gama de funciones que cubren los ERP son: contabilidad, finanzas, administración de órdenes de venta, logística, producción y recursos humanos. Debemos tener en cuenta que las soluciones ERP se han especializado por segmentos de industria, lo que implica que la lógica para optimizar procesos está basada en modelos de operación específicos.
Algunos factores a considerar para implementar un ERP:
- Se debe definir claramente el objetivo y visión del proyecto de negocio
- Contar con el equipo adecuado para la implantación de proyecto, así como la persona que tomará el rol de líder del proyecto.
- Capacitación continua no solo tecnológica
- Adaptación a los programas existentes (integración del back-oficce y del front-office),
- Realizar un Plan de trabajo bien definido
- Tener asesoría de expertos y hacer benchmark de empresas que ya cuenten con este tipo de herramientas ya integradas.
- La implantación de este tipo de tecnología requerirá un cambio organizacional y se debe tener muy en cuenta el tipo de cultura de la empresa.
- Dar seguimiento a la implantación
Ventajas de los ERP
- Integración de los procesos de información entre las diferentes áreas
- Información disponible e inmediata para la toma de decisiones
- Incremento en la productividad
- Mejora en los tiempos de respuesta
- Rápida adaptación a los cambios
- Escalabilidad del sistema
- Integridad de los datos
- Seguridad definida por el usuario.
- Reducción en los costos
Debilidades de los ERP
Mucho se ha dicho de lo que los ERP pueden hacer sin embargo existen pequeños huecos en el diseño que han salido a la luz, no para desacreditar este tipo de herramientas sino para hacer mención de las áreas que se pueden reforzar y corregir. Unas de estas debilidades que podemos mencionar son la complejidad del proceso para integrar información contenida en sistemas externos al ERP ó en aplicaciones distribuidas geográficamente, así también la eficiencia de operación de los sistemas se afecta considerablemente si se mantiene en las bases de datos la historia de las transacciones.
Porque fracasan los ERP
El tener un ERP implantado dentro de la organización no quiere decir que la empresa ya tiene un «mejor futuro asegurado”. Es necesario ver las ventajas y desventajas de los distintos paquetes de Software que mejor se adapten a las necesidades de la empresa, se deben considerar las características de la empresa, el giro, los recursos con los que cuenta, entre otros.
La cultura organizacional será un factor clave para el éxito de la implantación, para conocer cómo involucrar al personal de la empresa y no exista resistencia al cambio que indudablemente cambiará a la organización.
Entre los factores de éxito del mismo se pueden citar la mejora de los procesos, involucramiento del personal, capacitación, cultura, aceptación y selección adecuada, pero la clave está en el compromiso y la dedicación que merece una inversión de este tipo, que puede llevar a la empresa a la operatividad y eficiencia financiera o a la quiebra de la empresa.
Conclusión
La tecnología ha ocupado un lugar muy importante en las organizaciones ya que ha permitido que sus procesos sean más efectivos y eficientes. El contar con tecnología que se adapte a los cambios constantes que se generan, es una ventaja competitiva que hace que las organizaciones sigan teniendo presencia en el mercado.
Con la aparición de herramientas tecnológicas como los son los ERP que permiten la integración de la información, las empresas se ven beneficiadas en la administración de sus procesos. Se debe de tomar en cuenta no solo el factor tecnológico sino también el tipo de organización, su giro, su misión, su visión, la cultura, las características generales de la empresa, ya que conociendo estos factores se puede determinar con mayor exactitud lo que realmente se desea cumplir con la implantación del sistema.
Es importante señalar que la correcta implantación de un ERP conlleva incrementos radicales de productividad así como la posibilidad de tener mejor información en la toma de decisiones.
La implantación de un ERP, es una decisión que la empresa toma no sólo para obtener pequeños resultados sino resultados que realmente trasciendan en el crecimiento de la empresa, un ERP no es una moda más de la economía actual sino una necesidad tecnológica que día a día se está presentando en muchas empresas y es por ello la necesidad de conocer los alcances y limitaciones de software de este tipo.
Algunos de los ERP más comunes son los siguientes: SAP, J.D. Edwards, BaaN, People Soft, Exactus, Oracle, Platinum, Solomon, Micro, SIP, (estos últimos sólo cubren funciones de administración y nóminas).
Por último podemos generalizar el término ERP a software empresarial, comentando que son las aplicaciones de software que permiten a una empresa automatizar sus operaciones y sus características principales son que todas las funciones están relacionadas entre sí.
Con la información que aquí se presenta se puede estar más informado de lo que es un ERP y los alcances de este, se puede profundizar en el tema e investigar los requerimiento para implantar un ERP en una organización, las compañías que se dedican al desarrollo de estas herramientas como los que se mencionaron con anterioridad, así costos, entre otros; para así hacer posible una implantación exitosa que conduzca a generar valor a la empresa.
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