Elaboración de presupuestos en una empresa embotelladora de cervezas

Dada la relevante demanda económica social de la producción de cervezas, se hace necesario un salto cualitativo para  su funcionamiento más eficaz y es por ello que las UEB cerveceras están interesadas en ampliar y perfeccionar la producción, y elevar los rendimientos, con el mínimo de gastos, siendo estos elementos indispensables para su sistema de dirección.

Al proceso de planificación en la industria no se le ha dedicado el espacio que requiere, en cuanto al estudio de nuevas formas, técnicas y procedimientos que se encuentren en correspondencia con las transformaciones esperadas en este sector, menos aún se ha pensado en las UEB, las cuales como formas organizativas de organización de la producción se han fortalecido.

En el caso particular de las UEB que se encuentran subordinadas a la Empresa Cervecería Tinima de Camagüey, su planificación se centra en la elaboración de los presupuestos de ingresos, costos y gastos para cada año, segmentándolos por meses, centro de costo y elementos de gastos.

En estas UEB la planificación se realiza de forma tradicional, en base al pasado se proyecta el futuro.

El sistema informativo que se utiliza como referente para elaborar los presupuestos, considera cargos de costos y gastos que no son responsabilidad de esta estructura organizativa, principalmente de indirectos, minorando las utilidades y afectando los incentivos que reciben los trabajadores. Este hecho constituye una amenaza para el desarrollo de una cultura económica y un sentimiento de pertenencia por los resultados, provocando en muchos casos la desmotivación por la falta de congruencia entre las metas y objetivos a nivel de UEB y los de cada trabajador en particular.

Para resolver la situación en el marco de la investigación realizada se propone un procedimiento que permita planear por centro de utilidad, considerando como tal cada proceso (embotellado y fabricación) y cargando a cada uno sólo los costos e ingresos que son responsabilidad de este nivel y a su vez teniendo en cuenta que el proceso de costeo se realice partiendo del principio, que cada centro consuma actividades y estas recursos y que son estos en última instancia, los que generan costos.

Para el sistema de dirección de la empresa las funciones de planificación y control representan su verdadero contenido científico y práctico. La planificación proporciona un marco de referencia para la toma de decisiones y resulta el proceso de conexión entre estrategias empresariales y las estrategias de operaciones de la empresa,  por lo tanto, representa el estudio y la fijación de objetivos de la empresa tanto a largo como a corto plazo, y referentes al sistema total como a cada uno de sus subsistemas.

En el sistema empresarial son muchos los indicadores que son objeto de planificación, siendo uno de los más importantes el de costo de producción.

El costo de producción debe erigirse en un medidor fiel del aprovechamiento de los recursos materiales, laborales y financieros en el proceso de producción, porque, además, conjuntamente con los indicadores del volumen de realización, determina el nivel de ganancia que obtiene la organización.

Mediante la planificación del costo de producción, se logra trazar las magnitudes óptimas de gastos para acometer la producción, mediante los resultados operativos de la empresa, los factores técnico-económicos y los indicadores establecidos.

La planificación del costo sirve como instrumento de control a la dirección de las instituciones, debido a que le permite conocer, sistemáticamente y de manera ágil, cualquier desviación que ocurra en la ejecución real de la producción con respecto al plan trazado, en cada una de las áreas y en la entidad en su conjunto.

El costo constituye, además, la base para la formación de los precios de los productos elaborados. Por ello es tan importante la obtención del máximo de producción, con el mínimo indispensable de gastos, para garantizar así el gradual incremento de las ganancias o utilidades.

Todo lo anterior explica la importancia vital que reviste la planificación acertada del costo de producción para el desempeño de la labor económica de las organizaciones, pues así se conocen los gastos en los cuales la institución debe incurrir para elaborar su producción y lograr un mejor control de lo que realmente está ocurriendo y así poder delimitar quién responde por las desviaciones detectadas.

Para llevar a cabo el proceso de planificación y cumplir con una de las funciones principales de la dirección, son utilizadas diferentes técnicas, no obstante la que comúnmente emplea el sistema empresarial es la de presupuestos.

Teniendo en cuenta las condiciones existentes actualmente en las empresas y la necesidad de vincular directamente a los obreros y trabajadores en la elaboración del plan de costo y fundamentalmente en los compromisos de su reducción para alcanzar una mayor eficiencia productiva, el énfasis mayor debe concentrarse en la utilización del método que más responda a esta exigencia. En tal sentido, de los méto­dos existentes, el más adecuado es el normativo, a través de los presupuestos de gastos por área de responsabilidad. [1]

Las UEB como unidades económicas que son, deben  valerse de todas las técnicas y medios que, respetuosos con los principios empresariales les posibiliten estar en el mercado competitivo, en condiciones idóneas para afrontarlas, teniendo en cuenta siempre su subordinación a la empresa y su limitada independencia.

La empresa cervecera en su tránsito hacia formas de producción que permitan un desempeño eficiente se ha estructurado en UEB.

Dada la inmensa demanda económica social de la producción de las cervezas, se hace necesario un salto cualitativo para su funcionamiento más eficaz y es por ello que las UEB Cerveceras están interesadas en ampliar y perfeccionar la producción, y elevar los rendimientos con el mínimo de gastos, siendo estos elementos indispensables para su sistema de dirección. Es por ende la necesidad de aplicar un procedimiento de planificación considerando la descentralización y los segmentos que integran las UEB Cerveceras en particular la Embotelladora de Cerveza Ciego de Ávila, encaminado a elevar la calidad de la toma de decisiones gerenciales.

MATERIALES Y MÉTODOS

Fueron utilizados los análisis económicos de la Empresa Cervecería Tínima Camagüey, así como, los de la UEB Embotelladora de Cervezas Ciego de Ávila, los cuales posibilitaron sobre la base de la valoración de esta documentación detectar las insuficiencias asociadas a la planificación económica y a los presupuestos que constituyen su soporte material.

Además del análisis documental se establecieron entrevistas con funcionarios y especialistas que dieron fundamento al diagnóstico.

El método es el camino, la vía, el conjunto de acciones reglamentadas que permiten avanzar en el conocimiento del objeto de estudio, hasta lograr el objetivo de la investigación.

En la investigación se utilizan tres tipos de métodos estos son:

• Métodos teóricos: Posibilitan la interpretación conceptual de los datos, permiten interpretar las teorías. Se utilizan en la construcción y desarrollo de las teorías al explicar los hechos y profundizar en las relaciones esenciales de los procesos no observables.
• Métodos empíricos: proporcionan los datos para el desarrollo de las teorías científicas. Constituyen la vía para constatar hechos científicos, permiten arribar a conclusiones y posibilitan poner a prueba la veracidad de las hipótesis y teorías.
• Métodos estadísticos: se utilizan en la selección de la muestra de la investigación, permiten procesar los datos obtenidos.

Para el diseño del Procedimiento se aplicaron los métodos generales del conocimiento, válidos también para este tipo de investigación.

• Método de Inducción – deducción: Fueron consultados diferentes documentos, tales como los elementos de gastos, los Balances de comprobación de la UEB, registros primarios que tributan la salida a los diferentes centros de costos, una amplia bibliografía actualizada y especializada en la temática estudiada.

Para la síntesis de los métodos teóricos, se utilizó fundamentalmente el libro Metodología de la Investigación Educacional Primera Parte.

• Método de observación: Permitió la orientación hacia un objetivo y posibilitó realizar un reflejo inmediato y directo de la realidad en la que se logró

También se aplicaron diferentes técnicas, tales como:

• Observación científica. Orientada hacia un objetivo, planificada de manera consciente y deliberada, tiene carácter selectivo y se controlan la validez, confiabilidad y exactitud.
• Observación participante: Caracterizada por una amplia interacción social del investigador y los grupos participantes en todo proceso.
• Estadística: Por ser la estadística una rama de las matemáticas que se ocupa de reunir, organizar y analizar datos numéricos y que ayuda a resolver problemas como el diseño de experimentos y la toma de decisiones. Constituye un método efectivo para describir con exactitud los valores de datos económicos y servir como herramienta para relacionar y analizar dichos datos.
• La entrevista: es una técnica estructural para recuperar información a partir de individuos o grupos y en esta investigación fue muy importante la interrelación con los especialistas de la entidad objeto de estudio.

El proceso de comparaciones económicas constituye una importante vía para el estudio y del análisis en las investigaciones económicas; a través de él se revelaron semejanzas y diferencias existentes, resulta evidente que para realizar cualquier comparación es necesario partir de la homogeneidad ya que en caso contrario esta no sería válida, mediante las comparaciones pueden obtenerse las diferencias y semejanzas.[2]

Finalmente fueron analizados los procesos de planificación,  evaluación y control, ya que a partir de las insuficiencias presentadas en estos se proyecto y diseño el procedimiento que se expone en el artículo.

RESULTADOS Y DISCUSIÓN

Los resultados de la aplicación del procedimiento para elaborar los presupuestos por áreas de responsabilidad se exponen a continuación, la proyección se realizó para los años 2014 y 2015, a fin de validar el diseño.

La aplicación demostró que el problema planteado fue resuelto y que fue posible proyectar para cada centro de utilidad (centro de responsabilidad) los resultados económicos esperados.

Para proyectar los gastos de operaciones se tuvieron en cuenta cada labor que se realiza en el proceso de embotellado dentro de la línea de (ver anexo 1) y para elaborar el Presupuesto de Costos Controlables, previamente se calcularon los de Operaciones, Maquinaria y Administración y Economía (ver anexo 2).

Los resultados obtenidos en los años tomados como referentes y en los que se aplicó el procedimiento para realizar la presupuestación mostraron lo siguiente:

En tablas 3 y 4 se aprecian los resultados del desempeño de la UEB en el año 2015, respecto a esto se pudo constatar que la Utilidad Controlable para ambos Centros de Utilidad, posibilitó arribar a los siguientes resultados:

Centro de Utilidad:   Embotellado

• El indicador de resultados fue cumplido al 189% (4,1 mp), aunque puede parecer a priori un comportamiento muy favorable, cuando se analizan los datos que se muestran en el tabla 3, se puede constatar que, esto estuvo motivado porque los ingresos estuvieron por encima de los costos controlables, incumpliéndose lo planificado en ambos casos (ingresos controlables y costos controlables), pero los niveles de cumplimiento de los ingresos fueron superiores al de los costos.

Centro de Utilidad: Fabricación

• Aquí la situación es diferente, ya que como se muestra en el tabla 4 la utilidad controlable se cumplió en un 55%, dado en lo fundamental por el bajo nivel de ingresos generado por los bajísimos rendimientos.

CONCLUSIONES

1. El procedimiento diseñado para planificar en la UEB por centros de responsabilidad permitió determinar como tales los centros de utilidad de embotellado y fabricación y además hizo posible pronosticar los resultados económicos esperados.
2. El Presupuesto de Ingresos y Gastos tradicional fue sustituido por un sistema de presupuestos conformados por: Un Presupuesto de Costos Controlables, el cual a su vez considera la planificación de los gastos de operaciones, de maquinaria y de administración y Economía y un Presupuesto de Ingresos Controlables, en el cual se tienen en cuenta los ingresos generados por las ventas.
3. El presupuesto de costos controlables por niveles de responsabilidad, constituye una técnica novedosa, que eleva la calidad del proceso de planificación.
4. La propuesta de Estado de Resultados Controlables ofrece información relacionada con la utilidad o pérdida que sobre la base de los ingresos y los costos que se proyectan prevé obtener la UEB.
5. El comportamiento real obtenido en los años planificados se encuentra dentro de rangos normales, pudiéndose afirmar que los presupuestos fueron elaborados correctamente.

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA

1. Álvarez López, J “Contabilidad de Gestión Avanzada”. Planificación, Control y Experiencias Prácticas, Edición, Mc Graw-Hill Interamericana de España S.A., Madrid, 1999.
2. Amat, J. y Amat, O: “La Contabilidad de Gestión Actual: Nuevos desarrollos”. Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas, Madrid. (1998)
3. Amat, O. y Soldevila, P: “Contabilidad y gestión de costes”. Editorial Gestión, Barcelona 2000.
4. Balada Ortega, TJ. y Ripoll Feliu, V… “Situaciones y tendencias de la Contabilidad de Gestión en el Ámbito Iberoamericano”. España: Ediciones Gráficas Ortega S.A., 2000.
5. Baujín Pérez, P. y col. Propuesta de Modelo de Costeo Basado en actividades para instalaciones hoteleras. Revista Retos Turísticos No 1. Vol.4 2005. ISSN. 1681-9713.

ANEXOS

[1] Resolución Conjunta Junta Central de Planificación; Comité Estatal de Finanzas; Comité Estatal de Precios y Comité Estatal de Estadísticas. 18/02/89

[2] González Torres, J. 1981. Conferencias metodológicas de las Investigaciones económicas.