Costos de aseguramiento o aprovisionamiento

Costos de aseguramiento o aprovisionamiento
Los objetivos de este proceso son: determinar valores totales que permitan conocer,
aproximadamente, los costos en los que incurre el sistema de aprovisionamientos y
además determinar indicadores, que manteniéndose actualizados, permitan tomar
decisiones en otros procesos del sistema, tales como “Determinación del nivel de
confiabilidad del inventario” y “Gestión del inventario”.
Los costos considerados como relevantes en este proceso son: costos de adquisición,
costos de emisión del pedido, costos de almacenamiento, costos de oportunidad, y costos
de ruptura de inventario. El costo de almacenamiento sumado al costo de oportunidad se
emplea en algunos procesos específicos bajo el término costo de mantenimiento del
inventario. Cada uno de estos costos relevantes son considerados como partidas simples o
complejas en las que concurren diferentes elementos del gasto.
Proceso específico “Determinación de los costos totales”:
En este proceso se totalizan los costos relevantes del sistema de aprovisionamientos para
un período de tiempo determinado. Las expresiones que permiten obtener los costos
totales son:
Costo total de adquisición en el período (Cad):
Cad =
=
n
i1
cadi * Di {1-1}
donde:
n : Número de artículos diferentes a adquirir en el período.
cadi : Costo de adquisición del i-ésimo tipo de artículo.
Di : Demanda total del i-ésimo tipo de artículo en el período.
Costo total de emisión en el período (Ce):
Ce = Ce1 + Ce2 + Ce3 + Ce4 + Ce5 + Ce6 + Ce7 + Ce8 {1-2}
donde:
Ce1: Estimado del costo de los modelos, impresos y materiales de oficina. Este valor
resulta generalmente despreciable.
Ce2: Estimado del costo del combustible gastado durante la transportación de los
suministros que realice la organización y durante las gestiones del pedido.
Ce3: Estimado del costo de energía gastada, incluyendo la necesaria para iluminación y
equipos de procesamiento de información.
Ce4: Estimado del costo de salario del personal que atiende el proceso de los pedidos y de
los choferes y ayudantes de los equipos de transporte de la organización, que
realizan el traslado de los suministros.
Ce5: Costo por contribución a la seguridad social.
Ce6: La amortización correspondiente a los equipos de transporte externo, equipos de
procesamiento de la información y equipos de comunicación.
Ce7: Costo de las mermas, pérdidas y deterioros que sufren las mercancías en el proceso
de transportación que son imputables a la organización.
Ce8: Se incluyen otros gastos monetarios tales como comunicaciones, dietas de choferes,
alquiler de equipos de transporte externo, pago por fletes a la entidad que transporte
los suministros, si el mismo no constituye parte del costo de adquisición.
Costo total de almacenamiento en el período (Cal):
Cal = Ca1 + Ca2 + Ca3 + Ca4 + Ca5 + Ca6 + Ca7 + Ca8 {1-3}
donde:
Ca1: Costo de los materiales correspondientes a envases, embalajes y materiales auxiliares
de envases y embalajes, además del estimado de los gastos de modelos, impresos,
materiales de limpieza y oficina en que incurre el almacén.
Ca2: Estimado del costo del combustible gastado por los equipos de manipulación durante
la recepción, el despacho y el almacenamiento.
Ca3: Estimado del costo de energía gastada en el almacén, incluyendo la necesaria para
iluminación, equipos de climatización, equipos de procesamiento de la información
y carga de baterías de equipos de manipulación.
Ca4: Estimado del costo de salario de todo el personal que labora en el almacén.
Ca5: Costo por contribución a la seguridad social.
Ca6: El correspondiente a la amortización de las edificaciones y redes para la recepción,
almacenamiento y despachos, y a los equipos de manipulación, climatización,
pesaje, procesamiento de información y medios de almacenamiento.
Ca7: Costo de las mermas, pérdidas, deterioros y obsolescencia que sufren los productos
en el período de almacenamiento.
Ca8: Incluye el pago por seguros, impuestos, comunicaciones y alquiler de instalaciones y
equipos durante el almacenamiento.
Costo total de oportunidad (Co):
Co = V(NI)prom * TI {1-4}
V(NI)prom =
=
n
i1
(cadi * Ni prom i ) {1-5}
donde:
V(NI)prom : Valor del nivel de inventario que se mantiene como promedio en el período
considerado.
TI: Tasa de interés empleada por las organizaciones bancarias.
Ni prom i: Valor del inventario medio
Costo total de mantenimiento de inventario (Cm):
Cm = CAl + Co {1-6}
Costo total de ruptura de inventario (Cr):
Cr =
=
k
i1
cri {1-7}
donde:
k: número de artículos distintos que provocan ruptura.
cri: costo de ruptura del i-ésimo artículo que la causó.
Costo total de aprovisionamientos en el período (CTA):
De acuerdo con los valores calculados anteriormente, el costo total de
aprovisionamientos en el período considerado es:
CTA = Cad+ Ce+ Cal +Co + Cr {1-8}
Proceso específico “Determinación de indicadores y costos
unitarios”.
El objetivo de este proceso es determinar el comportamiento de los costos de
aprovisionamiento de cada artículo. Los componentes del mismo son:
Costo unitario de adquisición (cad):
Es el precio que establece el proveedor para el artículo que suministra. Puede quedar
incluido en el mismo el costo que provoca el pago de seguros durante la transportación,
impuestos aduanales y fletes si estos se establecen como una proporción del precio de
venta del artículo:
Costo unitario de oportunidad (co):
co = cad * Niprom * TI {1-9}
donde:
Niprom: Nivel de inventario promedio del artículo en el período considerado.
TI: Tasa de interés de las organizaciones bancarias o tasa de impuesto por la solicitud
de crédito.
El costo de almacenamiento se manifiesta para grupos de artículos o para la totalidad de
los artículos almacenados sin que se contabilice la proporción que de estos costos le
corresponde a cada artículo individualmente. Para estimar dicha proporción en función
del espacio ocupado se establece el siguiente indicador:
Indicador del costo de almacenamiento (ica):
ica = Cal / CN {1-10}
donde:
Cal: Costo total de almacenamiento en el período considerado.
CN: Capacidad neta existente en el almacén.
El costo unitario de almacenamiento (cal) se determina por la expresión:
( )
cal ica dn a
a
=
*'
{1-11}
donde:
dn: demanda neta de almacenamiento del artículo.
a: intervalos de tiempo que abarca el período considerado.
a': Cantidad promedio de intervalos de tiempo durante los cuáles el producto está
almacenado.
El costo unitario de mantenimiento del inventario (cm):
cm = co + cal {1-12}
El costo de emisión se manifiesta en la preparación, transmisión y seguimiento del grupo
de pedidos correspondientes al período que se analiza. Con el objetivo de estimar la
proporción que corresponde a cada pedido o a cada artículo se formulan las siguientes
expresiones:
Costo de emisión por pedido (cep):
cep= Ce / Número de pedidos realizados en el período {1-13}.
Indicador de costo de emisión unitario (ice):
ice = Ce / Cad {1-14}
Costo unitario de emisión (ce):
ce = cad * ice {1-15}
El costo unitario de aprovisionamientos (cua) se calcula como:
cua = cad + cal + co + ce {1-16}
El costo unitario de ruptura (cr) se calcula de diferentes formas en dependencia
del grado de transformación que los artículos sufren en la organización.
Para los artículos que no sufren transformación, es decir se venden igual o
aproximadamente igual a como se adquieren, el costo unitario de ruptura se estima como:
cr = pv - (cad + cm + ce) {1-17}
donde:
pv: Precio de venta del artículo
El costo unitario de ruptura resulta difícil de determinar para los artículos que sufren
transformaciones y/o son partes componentes de productos terminados debido a los
múltiples efectos que puede ocasionar la falta de un artículo en el momento en que se
requiere.
Con vistas a facilitar la estimación de este costo se asume que una vez que se ha
planificado la producción de un lote de productos terminados, la pérdida en la que se
incurre por carencia de artículos es la utilidad que la venta del lote hubiera representado.
De acuerdo con lo anterior el costo de ruptura (cr), se calcula como:
cr = pvl - cpl - cua {1-18}
donde:
pvl: precio de venta del lote de productos.
cpl: costo de producción del lote.
cua: costo unitario de aprovisionamiento del artículo que provoca ruptura.
Proceso específico “Análisis de los costos de aprovisionamientos”
Este proceso constituye una fuente importante de retroalimentación para el sistema de
aprovisionamientos y para la organización en su conjunto.
El análisis de los costos y de la evolución de su comportamiento en el tiempo debe
permitir tomar las medidas de corrección en cada uno de los procesos involucrados, para
lo cual resulta conveniente establecer un grupo de indicadores que al ser evaluados
permitan un seguimiento de este análisis.
Cálculo de los Costos de Abastecimientos o Aprovisionamientos.
Los costos de aprovisionamiento se determinaron según las relaciones expuestas
anteriormente. Se calcularon para los meses de Enero a Marzo del 2006.
En la tabla 1 se muestran los costos de aprovisionamiento para los meses antes
mencionados en moneda nacional (MN).
Tabla 1 Costos de Aprovisionamiento. Enero, Febrero y Marzo del 2006.
Unidad de medida: MP
Conceptos Enero Febrero Marzo
Costo de Adquisición 63084 217062 136148
Costos de Emisión
Costo de Material de Oficina 10,81 212,09 34,75
Costo de Combustible 925,21 938,34 684,77
Costo de Salario del Personal
(Chóferes) 4969,4 4848,64 5141,34
Costo por Contribución a la
Seguridad Social (Chóferes) 3208 2999,9 3213,34
Depreciación de los Equipos de
Transporte 150,3 133,2 150,5
Costos de Mermas, Pérdidas y
Deterioros (al Transportarlas) 0 0 0
Costos de Comunicaciones 0 0 0
Costos de Dietas 234,04 544 124
Total 9497,76 9676,17 9348,7
Costo de Almacenamiento en el
Período
Costo de Material de Oficina,
Embases y Embalajes 0 0 0
Costo de Energía 85 51,19 61,73
Costo de Salario del Personal
(Interno) 19877,6 19394,36 20565,36
Costo por Contribución a la
Seguridad Social (Interno) 0 0 0
Depreciación de Infraestructura de
Almacenaje 350,7 310,74 351,01
Costos de Mermas, Pérdidas y
Deterioros (en el almacén) 0 0 0
Gastos en Impuestos (Utilización
Fuerza de Trabajo) 6211,83 1120,20 1285,33
Gastos en Impuestos (Transporte
Terrestre) 0 0 0
Total 26525,13 20876,49 22263,43
Costo de Oportunidad
Inventario Promedio (Diario) 13271,5 13550,0 13708,2
Tasa de Interés Bancaria % 0,01 0,01 0,01
Total 132,72 135,5 137,1
Costo Total de Aprovisionamiento 99239,61 247750,16 167897,23
Como resultado de esta investigación han sido calculados por primera vez los costos de
aprovisionamiento, atendiendo a todos sus elementos. La organización sólo consideraba
en sus análisis los costos de adquisición como los “Costos de Compra” del período.
Independientemente de que en la estructura de los Costos de Aprovisionamiento, los
Costos de Adquisición poseen el mayor peso específico, la autora considera que los
demás elementos deben calcularse pues representan una reserva importante para la
reducción de los gastos totales y posibilitan tomar decisiones integrales y contribuyen a
incrementar el aporte que puede realizar la función de aprovisionamiento a la estrategia
de la empresa.
En la tabla 2 se muestran los ingresos por ventas de la organización, así como los costos
de aprovisionamiento y el costo total.
Tabla 2 Ingresos, Costos de Aprovisionamiento, Costos de Aprovisionamiento por peso
de ingreso y costo total.
INDICADOR UM Enero Febrero Marzo
Ingresos MP 270729.00 428142.00 216852.00
Costos de
Aprovisionamiento
MP 99239.61 247750.16 167897.23
Costos Aprovisionamiento
Por peso de Ingreso.
Ps 0.366 0.578 0.774
Costo de
aprovisionamiento entre el
costo total
Ps 0.216 0.54 0.366
Anteriormente, al considerar sólo los costos de adquisición como los costos de compras
totales se desconocían importantes reservas de eficiencia en el desempeño de esta
gestión, a continuación se muestra para el mes de marzo los costos de aprovisionamiento
por peso de ingreso. Tabla 3.
Tabla 3 Costos de Aprovisionamiento por peso de Ingreso de marzo.2004.
Unidad de medida: Ps
INDICADOR Antes Después
Costo de Compra por Peso
de Ingreso 0.627 0.774
Como refleja la Tabla anterior el indicador Costo de Aprovisionamiento por Peso de
Ingreso solo consideraba los Costos de Adquisición, obteniéndose como resultado 0.627
pesos de compra por pesos de ingresos, sin embargo al tener en cuenta los costos de
aprovisionamiento el resultado obtenido es de 0.774, lo que permite conocer de forma
más objetiva la eficiencia en relación a la gestión de compras.
Se sugiere que el análisis realizado, debe sistematizarse en otros períodos, para detectar
posibles causas que incidan desfavorablemente en el comportamiento de los costos
relevantes de la gestión de aprovisionamiento.
Autores
MSc. Eimyn Rizo Lorenzo e-mail: eimynr@ult.edu.cu
Ing. Geovanis Pablos Solís e-mail: geovanips@ult.edu.cu
Lic. Eyelin Bello Caballero e-mail: eyelinb@ult.edu.cu

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Rizo Lorenzo Eimyn. (2007, noviembre 21). Costos de aseguramiento o aprovisionamiento. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/costos-de-aseguramiento-o-aprovisionamiento/
Rizo Lorenzo, Eimyn. "Costos de aseguramiento o aprovisionamiento". GestioPolis. 21 noviembre 2007. Web. <http://www.gestiopolis.com/costos-de-aseguramiento-o-aprovisionamiento/>.
Rizo Lorenzo, Eimyn. "Costos de aseguramiento o aprovisionamiento". GestioPolis. noviembre 21, 2007. Consultado el 7 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/costos-de-aseguramiento-o-aprovisionamiento/.
Rizo Lorenzo, Eimyn. Costos de aseguramiento o aprovisionamiento [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/costos-de-aseguramiento-o-aprovisionamiento/> [Citado el 7 de Julio de 2015].
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Imagen del encabezado cortesía de markhillary en Flickr