Auditoría y control lo que imprescindiblemente necesitamos para dirigir y controlar cada vez mejor

Autor: Ms.C. Antonio Fonteboa Vizcaíno

AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

04-2006

¡Lo que no podemos obviar! ¿Son funciones básicas, elementales o mecanismos que no se pueden obviar en el control?   Se ha venido precisando, por supuesto mucho antes de la promulgación de la Resolución 297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios, que en el V Congreso del Partido Comunista de Cuba entre otras cosas, quedó consignado

“Que en las nuevas condiciones en que opera la economía, con un mayor grado de descentralización y más vinculados a las exigencias de la competencia internacional, el control oportuno y eficaz de la actividad económica es esencial para la dirección a cualquier nivel…”

No obstante a la inmensa claridad del término, ya que en esencia logra llevar al conocimiento de las personas y al de asumir por parte de nuestros funcionarios y dirigentes, no sólo el mecanismo de competencia a que se arriba cada vez más en el contexto internacional, sino a la necesidad que todos tenemos de interiorizar el tema del control, para el logro cada vez mas eficaz y sustentado en la prevención, como antesalas que precisamente se hace eco y guía la antes mencionada Resolución.
 
Pero, en mi opinión se hace necesario interiorizar un aspecto que a tales fines nos parece crucial, ya que de no lograrse que nuestros dirigentes en los distintos niveles de dirección, conozcan la necesidad imprescindible del conocimiento, aplicación y control de las denominadas funciones básicas del control interno, ello conlleva a una fisura que aún persiste y que debemos solucionar de inmediato.
 
Con dicha finalidad, se nos ocurre hacerla mediante una comparación con los objetivos presupuestarios.

 De esta manera podríamos estar en presencia de dos de los aspectos más polémicos, en la aplicación de alternativas que llevan a nuestras entidades al cumplimiento de su mecanismo de gestión, pudiendo desarrollar y seguir la mejor estrategia en su economía, eficiencia y eficacia.
 
Funciones básica del control Interno:

Primera Función: La Planificación

Consiste en la selección de objetivos, políticas, programas y procedimientos adecuados al cumplimiento de los objetivos de la entidad, a los efectos de lograrlos, ya sea para la entidad en su conjunto o para alguna unidad organizativa de esta.

 La Planificación establece las metas que deben alcanzarse en el futuro y las condiciones en que deben lograrse, por lo que es una decisión sobre el futuro y no una adivinación del futuro.

Todo lo anterior, nos pone de manifiesto que si en una entidad no se tienen en cuenta estos aspectos, de qué manera podríamos cumplir con los requerimientos para lo que fue constituida la entidad, de qué manera podríamos interiorizar las funciones del día, si carecemos de un punto de partida fundamentado, el cual nos dice que debemos hacer, con quienes, cómo, donde, para qué, etc.

Segunda Función: La Organización.
 
Comprende la determinación y enumeración de las actividades necesarias para cumplimentar los objetivos planificados, la agrupación de estas actividades y la asignación de la responsabilidad de su ejecución a una unidad organizativa o elemento de la entidad, delegando a esta la autoridad necesaria para cumplimentar las actividades planificadas.

En general puede expresarse que a esta función corresponde a la creación de la Estructura Organizativa con la correspondiente asignación de responsabilidades y delegación de la autoridad, por tanto, la Estructura Organizativa no constituye un fin en si misma, sino una herramienta o método para lograr los objetivos planificados.

El nivel superior de Dirección asigna responsabilidades y delega autoridad a los niveles de mando subordinados, pero como la responsabilidad es indelegable, el nivel superior de Dirección siempre será responsable del resultado de las actividades de la entidad que dirige.

Ello demuestra que muy poco se logrará en el resultado de una actividad determinada, si no logramos un nivel adecuado de organización de lo anteriormente planificado.

Es como hacer sin antes tener en consideración para lo cual se nos creó como entidad, o quizás hacer, sin tener en cuenta el conocimiento efectivo de nuestro desempeño y es por ello que parte o quizás todo lo que hacemos en el día se pierde, porque no cumplió con el rol deseado, o también ir cambiando nuestra visión por tal de cumplir con todo lo que se nos dice o da para hacer, sin percatarnos que ello lo único que logra es mutilar nuestro objeto social; el archiconocido “a todo costo y a toda costa”

Es importante también tener en consideración, que cualquiera de las actividades que desarrollamos debe mantener un orden lo mas adecuado posible, de lo contrario podríamos hacer dos y mas veces las mismas cosas, o las mismas personas las mismas funciones, y ello solamente lo que lograría es conspirar con la economía y eficiencia de la entidad.

 Pero también la eficacia, ya que organizar es igualmente saber qué hacemos, para quién lo hacemos, en qué momento lo hacemos; de lo contrario caduca o simplemente no sirve para nada lo que hacemos.

Tercera Función: La Dirección

Comprende la guía y supervisión de la ejecución de los subordinados y a pesar de ser un concepto muy simple, los métodos particulares de dirección empleados pueden ser de extraordinaria complejidad o variedad, dependiendo en gran medida de las tradiciones de la entidad, su historia, sus objetivos y políticas y básicamente las características de las personas que ejercen las funciones de dirección, especialmente su nivel técnico, su experiencia, su grado de actualización, etc.
 
Quiere decir que es imprescindible en todo momento para poder dirigir, debemos tener en consideración las dos funciones anteriores, o sea, planificar y organizar, de lo contrario nos ocurriría que estamos siendo solamente efectivos en el decir, pero muy poco en hacerlo manteniendo una línea de dirección adecuada, no sólo en su fundamentación, sino igualmente en la manera que lo hacemos, que lo orientamos.
 
Es quizás muy cotidiano ver en una entidad cualquiera, que un dirigente informe a un colectivo las tareas que debe desarrollar, o la manera que se le chequeará una actividad determinada; pero muchas veces ello se efectúa sin tener en cuenta la forma en que lo decimos, a quien se lo informamos e incluso el período en que lo evaluaremos; lo que trae consigo que el trabajo quizás se realice, pero no logramos en los actuantes el nivel de pertenencia que requiere tal actividad, lo que trae consigo desinterés, aburrimiento, y hasta desconfianza porque sólo fue asumido y no interiorizado por el trabajador o funcionario actuante.
 
Por ello la comunicación, entre otros aspecto juega un papel preponderante en el cumplimiento exitoso de una orden dada o de un chequeo realizado, porque en ambos aspectos hace que las personas actuantes interioricen el problema y logren sentirse partícipe de lo que realizarán, y ello asume igualmente las distintas formas que existen  para informar o comunicar algo, o sea, las formas ascendente, descendente o transversal, en la entidad y el propio colectivo laboral.
 
Es igualmente importante, que el dirigente no informe aquello que se le ocurra o que en el momento para él sea necesario, de lo contrario podría caer fácilmente en la toma de decisiones por lo que le conviene y no lo que tribute a todo el colectivo.

 Un dirigente puede estar muy necesitado de que se cumpla algo, pero si ello contraviene alguna disposición legal u otra que anteriormente fue planificada, entonces caería en violaciones imperdonables, ya que está dirigiendo por caprichos o meras decisiones ocasionales, y no por objetivos o valores, lo que detractaría su propia concepción para lo que fue nombrado, e incluso sus condiciones quizás antes recibidas con beneplácito por el colectivo.

Cuarta Función: El Control
 
Consiste en registrar y evaluar sistemáticamente la ejecución de las actividades de la entidad, conocer las desviaciones con respecto a los planes, proyectos, presupuestos, normas o regulaciones a los efectos de determinar las medidas correctivas correspondientes, garantizando su ejecución y la rectificación de las desviaciones.

 En términos simples puede expresarse que el control consiste en la comparación de la ejecución real con lo previsto, determinar las desviaciones y ejecutar las medidas necesarias para corregirlas.
 
Visto en el contexto de las nuevas concepciones del control interno, podríamos decir que el cumplir adecuadamente con los objetivos de confiabilidad de la información; eficiencia y eficacia de las operaciones; cumplimiento de la leyes, reglamentos y políticas establecidas y el control de los recursos de todo tipo, a disposición de la entidad, lo que nos hace es estar en presencia precisamente al concepto de seguridad razonable del control interno.
 
De igual manera tenemos la responsabilidad ante todo con nuestro colectivo laboral, que el control debe jugar ante todo un impacto preventivo; no vale prácticamente nada ir por ahí detectando deficiencias que podrían prevenirse, más cuando con ello salvamos la responsabilidad material del trabajador posteriormente, de lo contrario perdemos doble, o sea, la pérdida ocasiona por el hecho y el dirigente o trabajador que tenemos que sancionar por dicha deficiencia.
 
Tan así, que si lo asumimos igualmente como para el control del presupuesto, tenemos de antemano que sus objetivos fundamentales igualmente asumen este papel preventivo, ya que se abre precisamente en objetivos a tales fines, como por ejemplo:

Objetivos del Presupuesto.
 
Los objetivos del PRESUPUESTO son los de Previsión, Planeación, Organización, Coordinación o Integración, Dirección y Control; es decir, comprenden o están en todas las etapas del Proceso Administrativo, siendo su contenido entre otros:

Primer Objetivo: Previsión

Están dirigidos a preconocer lo necesario, tener anticipadamente todo lo conveniente para la elaboración y la ejecución del presupuesto, para atender a tiempo las necesidades presumibles.
 
Ello quiere decir que de no existir un completo análisis de las problemáticas que rodean a la entidad, en el entorno de su funcionalidad y desempeño, será muy pobre el mecanismo de previsión que se hará al momento de conformar el presupuesto, y ello traerá entre otras cosas no sólo el incumplimiento de los objetivos de la entidad, sino igualmente del control de sus recursos en cada momento.
 
Es por ello, que debemos pasar a prevenir cada uno de los aspectos que conllevan al desarrollo de una actividad determinada, ya que en la medida de que cada fundamento sea acompañado de un soporte o resorte de control, en esa misma medida será mas adecuado el proceso de presupuestación y de control de sus recursos.

Segundo Objetivo: Planeación

El mismo estará encaminado al ¿qué y cómo se va hacer?, es el camino a seguir, con unificación y sistematización de actividades, por medio de las cuales se establecen los objetivos de la empresa y la organización necesaria para alcanzarlos, se prevé la planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con los objetivos.
 
Ello demuestra que cada proceso de planificación, tiene que ir acompañado ineludiblemente de una adecuada fundamentación que demuestre que lo solicitado está siendo la base esencial de una actividad determinada, por lo que no cabe lugar a dudas de fallas y mucho menos de hacer por decir, sino de hacer porque es imprescindible para el logro o gestión de la entidad.
 
Tercer Objetivo: Organización

Responden al ¿quién lo hará?, comprenden la estructuración técnica, de las relaciones que deben existir entre las funciones, los niveles, y las actividades de los elementos materiales y humanos de una entidad, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y los objetivos señalados.
 
Todo ello permiten que exista una adecuada, precisa y funcional estructura y desarrollo de la entidad; lo que inevitablemente conlleva a que las mismas logren de una manera real la Inter-relación funcional de cada una de las áreas y desempeño objetivo en las mismas, evitando dualidad de funciones o que algunas de las actividades caiga en terreno de nadie.

Cuarto Objetivo: Coordinación o Integración

Incluyen lo que se haga y se forme en orden, en lo particular y en lo general respecto al desarrollo, mantenimiento, y consecución armoniosa de las actividades de la entidad, con el fin de evitar situaciones de desequilibrio, entre las diferentes secciones que integran su organización.
 
Lo anterior igualmente demuestra la Inter.-relación con algunas de las normas del control interno tales como: Integridad, confianza mutua, asignación de autoridad y responsabilidad, coordinación entre áreas, etc.

Quinto Objetivo: Dirección

Las mismas tratan de guiar el camino o ratio de éste para que se haga, son de gran ayuda en el cumplimiento de las políticas a seguir, tomas de decisiones y visión de conjunto, también constituyen bases para la conducción y guía de los subordinados.
 
Pero igualmente que en verdad nos sirva como mecanismo eficiente de dirección, ya que si comenzamos a dirigir el presupuesto en interés no planificados anteriormente, todo ello conllevaría no sólo a violar fundamentos anteriores que sustentaron el monto aprobado, sino que perdemos la línea de dirección por objetivos y valores.

Sexto Objetivo: Control

Velan porque se realice la acción por medio de la cual, se aprecia si los planes y los objetivos se están cumpliendo, establecen la comparación a tiempo entre lo presupuestado y los resultados habidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables, para realizar superaciones y correcciones de haber consecuencias.
 
De igual manera logra la fundamentación de los presupuestos posteriores, ya que busca la funcionalidad en que se han llevado a cabo los anteriores, para prevenir de antemano los nuevos retos y alternativas de los presupuestos subsiguientes.

Conclusiones a tener muy en cuenta en nuestras entidades:

Hemos querido demostrar en sólo estos dos elementos esenciales de nuestra economía, la necesidad de ir integrando en cada una de las acciones y/o desempeño, la no sólo búsqueda de mecanismos que Inter.-relacionen cada una de las áreas de trabajo, sino de otros que ayudan que el desarrollo sea armónico y proporcional, evitando con ello la existencia de inoperancia e inconsistencia en las distintas labores, que sólo es producto a la carencia de una identificación real de cada una de nuestras tareas, lo que crea riesgos en la entidad.
 
De igual manera queremos poner al descubierto que tiene aceptación en toda y cada una de las tareas que se desarrollan en la entidad, porque es imperdonable que nos guiemos por un proceso de dirección, sin antes tomar otras medidas imprescindibles, las que precisamente aparecen tanto en la prevención como en planeamiento, organización, coordinación o integración, ya que todo tiene que llevar consigo un procedimiento tal y  como lo establece y regula la Resolución 297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios, un componente denominado Actividades de Control, ya que fundamenta no sólo las labores que ha de realizar cada puesto de trabajo, sino los mecanismos y/o procedimientos que han de seguirse preventivamente para no violar cada uno de ellos, en lo que se fundamenta en Control.
 
En nuestra opinión, no podemos continuar creando actividades que conlleven a la fundamentación de un puesto o área de trabajo, sino aquellas que cada vez mas conlleven al desempeño real de ellas y con ello conformar una serie de mecanismos donde preventivamente el trabajador conozca no sólo lo que tiene que hacer, y si por su negligencia incurriera en ello a pesar de esos niveles de instrucción, conozca a qué atenerse.
 
Vale siempre la pena fundamentar el actuar de nuestro trabajo, con el conocimiento pleno de lo que recibimos de otros, lo que sustenta la materia prima de nuestro quehacer; pero también siembra sentido de pertenencia el conocer hacia donde va lo que hacemos, el fruto de nuestro trabajo, porque ello inevitablemente nos da complacencia y mayor efectividad porque podemos medir el impacto que tiene en nuestra entidad y mas allá.
 

Ms.C. Antonio Fonteboa Vizcaíno - fonteboaarrobacecofis.com.cu

Profesor Principal CECOFIS Profesor Auxiliar Adjunto de la Universidad de la Habana, CUBA.