GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS 

Autor: Montse Neira

Pequeñas y medianas empresas, PyME

09-2005

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ARTICULO REAF

¿ TIENE PROBLEMAS DE ESPACIO EN SUS OFICINAS? ¿CADA AÑO SE PREGUNTA DONDE PUEDE GUARDAR LAS NUEVAS COPIAS DE IMPUESTOS, ESCRITURAS. DE CADA CLIENTE?

La mayoría de las asesorías, ven cómo su espacio físico se reduce año tras año y aumentan los problemas para la localización de los documentos. A medida que el volumen de papel crece, se incrementa el gasto de tiempo necesario para encontrar los documentos. Gran parte de las gestiones que pueden realizarse en una asesoría, están unidas al uso del papel, envío de faxes, fotocopias, duplicados de documentos, etc. Por lo que cada día se hace más necesario, encontrar una alternativa a la forma de trabajo tradicional con papel.

La solución llega de la mano de los sistemas de Gestión Electrónica de Documentos (GED).

& Qué es un sistema GED?

Un sistema GED es un software que le posibilita guardar toda la información de su empresa; por un lado la que procede de archivos físicos en papel y por otro la contenida en ficheros informáticos. Utilizando un sistema GED, puede crear una serie de estructuras clasificatorias donde organizar su información, según las necesidades propias de la empresa y permitir su localización de forma precisa e inmediata.

Para que la implantación de estos sistemas resulte exitosa, es necesario contar con los conocimientos de profesionales que le asesoren en la fase de definición de las estructuras, en las que posteriormente organizará toda la información de su asesoría.

Los objetivos de la implantación de un sistema de archivo y gestión de documentos son:

§ Simplificar el archivo de documentos, eliminando todos aquellos que no tengan valor legal (lo que nos proporcionaría un gran ahorro de espacio en nuestras oficinas).
§ Mejorar la forma de organizar y recuperar la información
§ Evitar lo no esencial y la información duplicada
§ Proporcionar el cuidado adecuado de los documentos originales
§ Almacenar a bajo coste los documentos

¿Merece la pena invertir en estos sistemas? ¿Qué beneficios reales obtiene la empresa con ello?

El modelo tradicional de gestión basado en el papel, lleva asociados una serie de problemas y costes implícitos en ocasiones ocultos o no perceptibles por la empresa:

· Gran ocupación de espacio de almacenamiento; una gran parte de los espacios de las oficinas están ocupados por enormes archivadores que contienen no sólo originales, sino montones de fotocopias. Estos espacios resultan enormemente costosos, sobre todo si tenemos en cuenta su coste medio por m2.

· Problemas de localización y búsqueda de documentos; no es tarea sencilla localizar la información requerida. Según estudios realizados, la recuperación y tratamiento de documentos representa entre el 20 y el 30% del tiempo de cada empleado, lo que sitúa el coste persona/tiempo en más de 100 ptas. por documento.

· Elevado número de copias innecesarias; se ha calculado empíricamente que cada documento se fotocopia de promedio ocho veces, esto lleva asociados unos importantes costes de material de archivo y espacio de almacenamiento (se estima en más de 30 ptas. el coste por almacenamiento de cada documento).

· Pérdida de documentos e inexistencia de seguridad; es frecuente la pérdida de documentos, obligando en ocasiones a repetir el trabajo realizado. Además es imposible controlar el acceso a la documentación por parte de cualquier empleado lo que genera una nula confidencialidad.

· Baja calidad del servicio; en algunas ocasiones, los clientes se ven forzados a esperar días para conseguir la documentación solicitada, lo que se traduce en una disminución de la calidad del servicio ofrecido.

· Gestión ineficiente; todos estos problemas enumerados anteriormente, repercuten directamente en las distintas funciones, generando una respuesta lenta e ineficaz y afectando en definitiva a la toma de decisiones.

Los problemas mencionados desaparecen inmediatamente con los nuevos Sistemas de Gestión Documental, consiguiendo así resultados cuantificables, que se traducen en incremento de beneficios, reducción de costes y mejora de la productividad:

· Inmediata localización y búsqueda precisa de los documentos. El usuario trabaja directamente con el documento en pantalla, eliminado así los costes de localización, recuperación y rearchivo. Igualmente se eliminan gastos de mensajería, fax, etc.

· Drástico recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del mismo. Los originales en papel menos consultados pueden enviarse a un espacio más barato o a un almacén de custodia (un CD-ROM puede almacenar 120 páginas de listados ó 15.000 páginas escaneadas).

· Eliminación de los documentos duplicados. Los documentos están accesibles en todo momento desde cualquier puesto de trabajo, lo que implica una reducción del material de archivo, al suprimirse los listados en papel y las copias.

· Total control y seguridad. El acceso a los documentos queda restringido a aquellos usuarios que tengan la clave de entrada al sistema.

· No existen documentos extraviados o perdidos.

· Mejora de la calidad del servicio ofrecido; se responde en el acto a las demandas de documentos de los clientes, pudiendo enviarse una copia de los mismos inmediatamente, o dando acceso remoto al sistema.

Todo ello se traduce en un aumento de la productividad y en una mejora de la gestión. En definitiva la respuesta del sistema es más ágil y eficaz, permitiendo una ventaja competitiva a la empresa.

& Comparativa de costes archivo tradicional/archivo electrónico

Fuente: Arthur Andersen

La Gestión Electrónica de Documentos es todavía una tecnología relativamente joven, que implica en gran medida un replanteamiento de la forma de pensar y gestionar la información. Un sistema GED no es un fin en sí mismo, sino el principio de la incorporación de una ingente cantidad de información en papel, a un nuevo concepto denominado Sistema de Gestión Corporativa de la Información. Todos los beneficios que su implantación conlleva, será lo que diferencie en un futuro próximo, a aquellas empresas que sean competitivas.

Montse Neira