Auditoria en la calidad

Autor: Ing. Carlos Mora Vanegas

CALIDAD

11 / 2004

RESUMEN

La relevancia, alcance, repercusiones de la auditoria de la calidad deja mucho que decir en las empresas venezolanas, especialmente en las Pymes. El Programa de la especialidad de Gerencia en Calidad y productividad del Área de Postgrado de Fases de la Universidad de Carabobo, se ha venido preocupando para que sus especialistas se integren en estos conocimientos y puedan aplicarlos en su ejercicio.

En esta oportunidad nos concretamos en exponer lo que debe comprender una auditoria de calidad y esperamos que el interesado en estos tópicos los tome muy en cuenta.

ASPECTOS BÁSICOS, ALCANCES, REPERCUSIONES

La realidad de los escenarios del presente se caracterizan por ser muy competitivos, en donde las empresas saben hacer unos adecuado de las normativas de la calidad a fin de alcanzar los mercados metas, resaltando los atributos de la calidad logrado y haciendo que la gerencia de mercados los aproveche a fin de satisfacer las necesidades demandadas de sus clientes.

Se sabe, que auditoria involucra una comparación entre la calidad observada y la calidad deseada de acuerdo con unas normas técnico- científicas previamente establecidas.

No hay que olvidar, como se comenta, que una Auditoría de Calidad es, según la definición de la Norma Internacional ISO 8402 y aprobada como Norma Europea, un examen metódico e independiente, que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad cumplen las disposiciones previamente establecidas y si estas disposiciones se llevan a cabo de forma efectiva y son adecuadas para alcanzar los objetivos establecidos.

A ello se agrega, que la auditoría es una herramienta que nos permite evaluar la eficacia del sistema establecido, sus defectos y los medios de mejora.

Por tanto, una buena gerencia esta clara de que hay que establecer y mantener el día procedimientos documentados para planificar, realizar y verificar las actividades y resultados, y para determinar la eficacia del sistema de la calidad en su organización.

Esta plenamente identificada en la necesidad de saber usar una auditoria interna de la calidad, el identificar plenamente sus procesos, sus debilidades y fortalezas y considerar como señalan los expertos, que la iniciación de la auditoria, propiamente dicha, tiene lugar en varias fases que deben respetarse escrupulosamente, además de tener en cuenta lo que se señala al respecto, como es el que:

a) la auditoría de la calidad se aplica normalmente, pero no se limita, a un sistema de la calidad o a sus elementos, a procesos, a productos o a servicios. Tales auditorías se denominan habitualmente "auditoría del sistema de la calidad", "auditoría de la calidad del proceso", "auditoría de la calidad del producto", "auditoría de la calidad del servicio".

b). Las auditorías de la calidad se llevan a cabo por personas que no tengan responsabilidad directa en áreas que se desea auditar, pero trabajando preferentemente con la cooperación del personal de esas áreas.

c). Uno de los objetivos de una auditoría de la calidad es evaluar si es necesario introducir acciones de mejora o correctoras. No se debe confundir una auditoría con actividades de "supervisión de la calidad" o de "inspección"; el objetivos de estas últimas es el control de un proceso con aceptación de un producto.

d). Las auditorías de la calidad pueden realizarse a propósitos internos o externos.
El auditor debe estar claro, que la auditoria debe estar basada en objetivos definidos. El alcance es determinado por el auditor líder para alcanzar los objetivos. El alcance describe la extensión y límites de la auditoría.

Los objetivos y el alcance deben ser comunicados al auditado antes de la auditoria. Al respecto, Jenaro Romero Pastor nos indica, que una auditoría de calidad debe enfocarse en criterios claramente definidos y documentados. La auditoría solamente se lleva a cabo si, luego de consultar con el cliente, es opinión del auditor líder que: Existe información suficiente y apropiada sobre el tema de la auditoría. Existen recursos adecuados que respalden y avalen el proceso de la auditoría. Existe una cooperación adecuada por parte del auditado.

Se recomienda además, que el auditor avise al responsable del área afectada, con al menos dos semanas de antelación, de la fecha en que tendrá lugar la auditoria, así como acordar la hora de comienzo de ésta.

La reunión inicial es la primera actividad con la que se inicia la auditoría y tiene por objeto:

Presentación del equipo auditor.
Recordar los objetivos y el alcance de la auditoría.
Hacer mención de los métodos y procedimientos a utilizar.
Determinar los cauces de comunicación/medios e instalaciones necesarias.
Establecimiento del calendario de reuniones.
Clarificación de la planificación

Como conclusión, un especialista en calidad y productividad sabe que la auditoría de la calidad es un proceso sistemático, documentado y de verificación objetiva para obtener y evaluar la evidencia de la auditoria y determinar cuales actividades especificas, eventos, condiciones, sistemas gerenciales, de calidad o información referente a estos aspectos, cumplen con los criterios de auditoria, y la comunicación de los resultados de este proceso al cliente. A ello se agrega que para alcanzar su logro óptimo debe además apoyarse en aspectos como: Diseño de la Calidad: que consiste en planear y desarrollar el proceso.

El diseño del proceso define la misión de la organización, incluyendo sus clientes y servicios. Este provee los medios y recursos y determina los estándares a aplicar en la prestación del servicio .Control de Calidad: No es más que el seguimiento, supervisión y evaluación que asegure que cada trabajador y cada unidad de trabajo alcance aquellos estándares y consecuentemente brinden servicios de buena calidad. Mejoramiento de la Calidad: Que apunta al incremento de la calidad y a promover estándares mediante la resolución continúa de problemas y el mejoramiento de procesos.

El auditor de calidad debe obtener suficientes evidencias para que los resultados individuales de la auditoria, agregados a los resultados de menor significado, puedan afectar cualquier conclusión alcanzada. Los resultados de la auditoría deben ser revisados con la gerencia del auditado con el fin de obtener el reconocimiento de la base de todos los resultados de no conformidad.