AUDITORIA EN LA CALIDAD
Autor: Ing. Carlos Mora Vanegas
CALIDAD
11 / 2004
La relevancia, alcance, repercusiones de la auditoria de la calidad deja mucho que decir en las empresas venezolanas, especialmente en las Pymes. El Programa de la especialidad de Gerencia en Calidad y productividad del Área de Postgrado de Fases de la Universidad de Carabobo, se ha venido preocupando para que sus especialistas se integren en estos conocimientos y puedan aplicarlos en su ejercicio.
RESUMEN
La relevancia, alcance, repercusiones de la auditoria de la calidad deja
mucho que decir en las empresas venezolanas, especialmente en las Pymes.
El Programa de la especialidad de Gerencia en Calidad y productividad
del Área de Postgrado de Fases de la Universidad de Carabobo, se ha
venido preocupando para que sus especialistas se integren en estos
conocimientos y puedan aplicarlos en su ejercicio.
En esta oportunidad nos concretamos en exponer lo que debe comprender
una auditoria de calidad y esperamos que el interesado en estos tópicos
los tome muy en cuenta.
ASPECTOS BÁSICOS, ALCANCES, REPERCUSIONES
La realidad de los escenarios del presente se caracterizan por ser muy
competitivos, en donde las empresas saben hacer unos adecuado de las
normativas de la calidad a fin de alcanzar los mercados metas,
resaltando los atributos de la calidad logrado y haciendo que la
gerencia de mercados los aproveche a fin de satisfacer las necesidades
demandadas de sus clientes.
Se sabe, que auditoria involucra una comparación entre la calidad
observada y la calidad deseada de acuerdo con unas normas técnico-
científicas previamente establecidas.
No hay que olvidar, como se comenta, que una Auditoría de Calidad es,
según la definición de la Norma Internacional ISO 8402 y aprobada como
Norma Europea, un examen metódico e independiente, que se realiza para
determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad
cumplen las disposiciones previamente establecidas y si estas
disposiciones se llevan a cabo de forma efectiva y son adecuadas para
alcanzar los objetivos establecidos.
A ello se agrega, que la auditoría es una herramienta que nos permite
evaluar la eficacia del sistema establecido, sus defectos y los medios
de mejora.
Por tanto, una buena gerencia esta clara de que hay que establecer y
mantener el día procedimientos documentados para planificar, realizar y
verificar las actividades y resultados, y para determinar la eficacia
del sistema de la calidad en su organización.
Esta plenamente identificada en la necesidad de saber usar una auditoria
interna de la calidad, el identificar plenamente sus procesos, sus
debilidades y fortalezas y considerar como señalan los expertos, que la
iniciación de la auditoria, propiamente dicha, tiene lugar en varias
fases que deben respetarse escrupulosamente, además de tener en cuenta
lo que se señala al respecto, como es el que:
a) la auditoría de la calidad se aplica normalmente, pero no se
limita, a un sistema de la calidad o a sus elementos, a procesos, a
productos o a servicios. Tales auditorías se denominan habitualmente
"auditoría del sistema de la calidad", "auditoría de la calidad del
proceso", "auditoría de la calidad del producto", "auditoría de la
calidad del servicio".
b). Las auditorías de la calidad se llevan a cabo por personas que no
tengan responsabilidad directa en áreas que se desea auditar, pero
trabajando preferentemente con la cooperación del personal de esas
áreas.
c). Uno de los objetivos de una auditoría de la calidad es evaluar si es
necesario introducir acciones de mejora o correctoras. No se debe
confundir una auditoría con actividades de "supervisión de la calidad" o
de "inspección"; el objetivos de estas últimas es el control de un
proceso con aceptación de un producto.
d). Las auditorías de la calidad pueden realizarse a propósitos internos
o externos.
El auditor debe estar claro, que la auditoria debe estar basada en
objetivos definidos. El alcance es determinado por el auditor líder para
alcanzar los objetivos. El alcance describe la extensión y límites de la
auditoría.
Los objetivos y el alcance deben ser comunicados al auditado antes de la
auditoria. Al respecto, Jenaro Romero Pastor nos indica, que una
auditoría de calidad debe enfocarse en criterios claramente definidos y
documentados. La auditoría solamente se lleva a cabo si, luego de
consultar con el cliente, es opinión del auditor líder que: Existe
información suficiente y apropiada sobre el tema de la auditoría.
Existen recursos adecuados que respalden y avalen el proceso de la
auditoría. Existe una cooperación adecuada por parte del auditado.
Se recomienda además, que el auditor avise al responsable del área
afectada, con al menos dos semanas de antelación, de la fecha en que
tendrá lugar la auditoria, así como acordar la hora de comienzo de ésta.
La reunión inicial es la primera actividad con la que se inicia la
auditoría y tiene por objeto:
Presentación del equipo auditor.
Recordar los objetivos y el alcance de la auditoría.
Hacer mención de los métodos y procedimientos a utilizar.
Determinar los cauces de comunicación/medios e instalaciones necesarias.
Establecimiento del calendario de reuniones.
Clarificación de la planificación
Como conclusión, un especialista en calidad y productividad sabe que la
auditoría de la calidad es un proceso sistemático, documentado y de
verificación objetiva para obtener y evaluar la evidencia de la
auditoria y determinar cuales actividades especificas, eventos,
condiciones, sistemas gerenciales, de calidad o información referente a
estos aspectos, cumplen con los criterios de auditoria, y la
comunicación de los resultados de este proceso al cliente. A ello se
agrega que para alcanzar su logro óptimo debe además apoyarse en
aspectos como: Diseño de la Calidad: que consiste en planear y
desarrollar el proceso.
El diseño del proceso define la misión de la organización, incluyendo
sus clientes y servicios. Este provee los medios y recursos y determina
los estándares a aplicar en la prestación del servicio .Control de
Calidad: No es más que el seguimiento, supervisión y evaluación que
asegure que cada trabajador y cada unidad de trabajo alcance aquellos
estándares y consecuentemente brinden servicios de buena calidad.
Mejoramiento de la Calidad: Que apunta al incremento de la calidad y a
promover estándares mediante la resolución continúa de problemas y el
mejoramiento de procesos.
El auditor de calidad debe obtener suficientes evidencias para que los
resultados individuales de la auditoria, agregados a los resultados de
menor significado, puedan afectar cualquier conclusión alcanzada. Los
resultados de la auditoría deben ser revisados con la gerencia del
auditado con el fin de obtener el reconocimiento de la base de todos los
resultados de no conformidad.
El Dr. Mora es Ingeniero - Administrador, Profesor Titular en el Área de estudios de Postgrado de la Universidad de Carabobo (Venezuela)
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