El método más adecuado para comunicar información

02 / 2004

Hay una serie de factores importantes de considerar a la hora de comunicarnos son:

1. La audiencia. ¿Quién es nuestro público? ¿Qué espera que le digamos?

2. La información necesaria. ¿Qué información debo transmitir? ¿Qué información necesito?

3. El tiempo ¿cuál es el mejor momento para dar esta información? ¿Con qué frecuencia?

4. El método, ¿cuál es el más adecuado?

De entre todos los métodos existentes, ¿cuál es el más idóneo? Evidentemente considerarás que cada uno es adecuado para momentos diferentes pero los más utilizados son los siguientes:

MÉTODOS	DESCRIPCIÓN
Reuniones	Lo importante es que los aspectos a tratar estén detallados en una agenda.
Presentaciones personales	Permite que la audiencia haga preguntas al momento.
Informes y memos	Fáciles de hacer. Muy impersonales y corren el riesgo de ser mal interpretados si no están suficientemente claros.
Juntas	Lo bueno es que todo el mundo se entera a la vez, pero se debe buscar el lugar adecuado.
Revista de la empresa (Newsletter)	Rápido y cómodo pero se corre el riesgo de que haya quien no lo lea.
Videos	Es una forma semipersonal. Permite involucrar más al personal, pero resulta cara su producción.
Correos electrónicos	Baratos, modernos y con la ventaja de poder enviarlos a varias personas al mismo tiempo. Pero hay que tener cuidado de que no se pierdan los mensajes importantes entre todos los demás.
Otros métodos	Por ejemplo las vídeo conferencias....

Hasta ahora hemos estudiado cómo recoger información, cómo analizar esa información, cómo comunicar esa información pero no hemos tratado el aspecto estético de la misma, ¿cómo presentarla para hacerla más creíble?. Hay una serie de aspectos que indudablemente mejoran esta apariencia

1. Las palabras que utilicemos, debemos emplear un lenguaje claro y conciso.

2. Las imágenes. Son importantes para captar la atención de nuestra audiencia.

3. Los gráficos, Los gráficos de barras resultan por ejemplo muy útiles para establecer comparativas, de columnas, de tartas. Incluso resultan de tremenda utilidad los denominados de GANNT que relaciona las actividades a realizar con los tiempos en que deben haberse finalizado.

4. Un modelo, una copia o un ejemplo. Algo con lo que poder probar. Si se puede oler, tocar o ver tendrá mucha más credibilidad y será más efectivo.