EL MÉTODO MÁS ADECUADO PARA COMUNICAR INFORMACIÓN
Autor: María Escat Cortés
Comunicación organizacional
02 / 2004
Hay una serie de factores importantes de considerar a la hora de comunicarnos son:
1. La audiencia. ¿Quién es nuestro público? ¿Qué espera que le digamos?
2. La información necesaria. ¿Qué información debo transmitir? ¿Qué información necesito?
3. El tiempo ¿cuál es el mejor momento para dar esta información? ¿Con qué frecuencia?
4. El método, ¿cuál es el más adecuado?
De entre todos los métodos existentes, ¿cuál es el más idóneo?
Evidentemente considerarás que cada uno es adecuado para momentos
diferentes pero los más utilizados son los siguientes:
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MÉTODOS |
DESCRIPCIÓN |
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Reuniones |
Lo importante es que los aspectos a tratar estén detallados en
una agenda. |
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Presentaciones personales |
Permite que la audiencia haga preguntas al momento. |
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Informes y memos |
Fáciles de hacer. Muy impersonales y corren el riesgo de ser mal
interpretados si no están suficientemente claros. |
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Juntas |
Lo bueno es que todo el mundo se entera a la vez, pero se debe
buscar el lugar adecuado. |
|
Revista de la empresa (Newsletter) |
Rápido y cómodo pero se corre el riesgo de que haya quien no lo
lea. |
|
Videos |
Es una forma semipersonal.
Permite involucrar más al personal, pero resulta cara su
producción. |
|
Correos electrónicos |
Baratos, modernos y con la ventaja de poder enviarlos a varias
personas al mismo tiempo. Pero hay que tener cuidado de que no
se pierdan los mensajes importantes entre todos los demás. |
|
Otros métodos |
Por ejemplo las vídeo conferencias.... |
Hasta ahora hemos estudiado cómo recoger información, cómo analizar esa
información, cómo comunicar esa información pero no hemos tratado el
aspecto estético de la misma, ¿cómo presentarla para hacerla más
creíble?. Hay una serie de aspectos que indudablemente mejoran esta
apariencia
1. Las palabras que utilicemos, debemos emplear un lenguaje
claro y conciso.
2. Las imágenes. Son importantes para captar la atención de
nuestra audiencia.
3. Los gráficos, Los gráficos de barras resultan por ejemplo
muy útiles para establecer comparativas, de columnas, de tartas. Incluso
resultan de tremenda utilidad los denominados de GANNT que relaciona las
actividades a realizar con los tiempos en que deben haberse finalizado.
4. Un modelo, una copia o un ejemplo. Algo con lo que poder
probar. Si se puede oler, tocar o ver tendrá mucha más credibilidad y
será más efectivo.
María es formadora en las áreas de management y recursos humanos
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