Implantaciones de ERP ¿cómo conseguir el éxito? Parte II

Autor: Eduardo Navarro

Nueva economía, internet y tecnología

05 / 2003

IMPLANTACIONES DE ERP ¿CÓMO CONSEGUIR EL ÉXITO?

Tras haber tratado en la primera parte de este artículo sobre las características y la visión global de la implantación del ERP, en este artículo se tratará la fase previa a la implantación del ERP.

En toda implantación de ERP hay dos fases totalmente distintas:

1. La “pre-implantación”, es decir, el análisis previo para definir los objetivos del proyecto, alcance funcional, coste total, recursos necesarios, necesidades concretas de la organización, calendarios, etc. para conseguir evaluar la rentabilidad que supondrá la implantación del ERP.

2.El proyecto propio de implantación incluyendo desarrollos, parametrizaciones, formación, etc.

En este artículo queremos desarrollar la metodología pre-implantación y que será muy importante para conseguir rentabilidad del proyecto. Habitualmente esta fase es infravalorada y en muchas ocasiones ni se realiza este análisis llevando a implantaciones con objetivos poco definidos y con multitud de problemas.

El concepto que más claro tiene que quedar es que el éxito – o fracaso- de la implantación viene dado por un conjunto de tres elementos:

1. La organización donde va a ser implantada: la estrategia, sus personas, la cultura, los procesos,

2. Las distintas consultoras que ofrezcan los servicios de pre-implantación e implantación.

3. El ERP elegido, es decir, tanto el producto en sí como el fabricante.

Es habitual encontrar organizaciones que no han desarrollado correctamente el análisis pre-implantación y por tanto no han elegido bien la solución. Por todo ello, el análisis previo debe contener al menos los siguientes apartados:

1. Análisis inicial de la estrategia, tecnología, procesos, personas y organización. En esta fase, se debe realizar un profundo análisis de la estrategia, personas, procesos y tecnología para así plantear la mejor solución tanto desde el punto de vista tecnológico como de gestión del cambio asociado. En esta etapa se crearán equipos de trabajo para hacer este análisis y para el trabajo posterior.

2. Definición del alcance funcional de la implantación del ERP, es decir qué áreas y funciones comprenderá la implantación así como un primer planteamiento de calendario.

3. Definición de objetivos de la implantación del ERP.

Claramente, habrán objetivos tangibles (reducción de costes, mejora de eficacia y eficiencia de procesos, reducción del plazo de entrega, reducción de los niveles de inventario, etc.) y otros intangibles como por ejemplo disponer de más cantidad de información y conocimiento para la toma de decisiones.

Obviamente, todos estos objetivos deben estar integrados dentro de la estrategia de la organización.

4. Definición de las mejoras en los procesos y organización que aportará la implantación del ERP.

Esto no debe ser una declaración de intenciones sino que se deben haber modelado los procesos de la organización y reconocer el impacto sobre ellos de la implantación del ERP.

En esta fase se deben definir objetivos cuantificados de mejora para cada uno de los procesos y deben estar integrados en el calendario del proyecto.

5. Definición del plan de gestión del cambio para conseguir el cambio de manera no traumática.

Dentro de este plan, el plan de comunicación interna es muy importante para “vender” los beneficios del proyecto a los integrantes de la organización para conseguir que todo el mundo perciba una mejora con el proyecto ERP.

6. Elección de la solución tecnológica y del implantador más adecuado en función del análisis realizado en la primera fase así como los módulos y parametrizaciones necesarias.

Para la elección del ERP se emplearán al menos los siguientes parámetros:

- Cantidad de requerimientos para el caso concreto resueltos por el ERP estándar.

- Flexibilidad para adaptarse a los requerimientos del caso en concreto.

- Coste de la solución.

- Experiencias y casos de éxito en el sector.

- Calidad de los VAR (Value Added Reseller).

- Solidez financiera del vendedor.

- Tecnologías empleadas.

- Estabilidad en las tecnologías empleadas.

- Cantidad y perfil de clientes.

- Robustez tecnológica de la solución.

- Inversión en I+D.

- Capacidad de customización.

- Cantidad de módulos adaptables a las necesidades.

- Facilidad de uso.

- Metodología de implantación.

- Independencia de sistema operativo y de motor de base de datos.

- Usabilidad.

- Escalabilidad.

- Flexibilidad para la gestión de nuevas líneas de negocio.

Para la evaluación del implantador, se emplearán al menos los siguientes parámetros:

- Experiencia en el sector.

- Coste.

- Conocimientos y experiencia del personal, sobre todo del líder de proyecto en implantaciones del producto.

- Conocimientos y experiencia del personal, sobre todo del líder de proyecto en implantaciones del producto en el sector.

- Metodología de implantación.

- Metodología de formación.

- Experiencia con el producto.

- Proximidad geográfica.

- Presencia global.

- Compromiso en la implantación.

- Conocimientos y experiencia en integración de sistemas.

- Capacidad de disposición de personal.

- Estabilidad financiera del implantador.

Como se observa tanto en la elección del producto como del implantador, el coste es un parámetro importante pero ni mucho menos definitivo.

7. Definición de un calendario aproximado y presupuesto asociado.

Obviamente esta fase estará directamente relacionada con la fase anterior ya que en función de la elección tecnológica y de los desarrollos anexos, el calendario y el presupuesto variarán.

En este apartado se han de calcular todas las partidas que entran en un proyecto de este tipo:

Costes externos

-         Licencias de la aplicación.

-         Desarrollos a medida.

-         Consultoría implantadora.

-         Hardware.

-         Formación.

-         Costes de actualizaciones y mantenimiento.

Costes internos

- Horas dedicadas por el personal de la organización al proyecto.

- Problemas que pueden aparecer debido a la implantación del ERP.

8. Definir el retorno de la inversión (ROI) del proyecto y los parámetros clave KPI para definir el seguimiento de la implantación así como un análisis de sensibilidad ante la variación de determinados parámetros.

9. Implantación del ERP

En este apartado no se entrará en el presente artículo ya que será objeto del siguiente artículo de esta serie.

10. Seguimiento y control estricto de los objetivos previamente definidos así como de los elementos críticos para la rentabilidad del proyecto.

Es muy importante que haya un estricto control del proyecto para que se cumplan los objetivos definidos en las primeras etapas.

En el siguiente artículo de la serie entraremos en profundidad en la metodología de implantación.

Como conclusión, es importante destacar la importancia del análisis previo a la implantación ya que en la mayoría de las ocasiones definirá el éxito o fracaso de todo el proyecto posterior.