SOFTWARE INNOVADOR. P ETA – BETA

Autor: Ing. Vezio Lucchesi

Tecnología e internet

14-03-2008

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Durante el curso de los últimos 25 años he inventado y desarrollado un instrumento de análisis empresarial con una hoja electrónica realizado en:

“Partida Triple“, que por: -su flexibilidad, -la fuente de información ordenadas -la capacidad de previsiones retengo que sea un complemento necesario para que los Administradores y/o los titulares de las Pequeñas y Medias Empresas ( P.M.E. ) puedan tomar decisiones y así minimizar el riesgo y maximizar el resultado de la sociedad. La raíz del proyecto lo he desarrollado sobre la base de la experiencia hecha a mas de 100 sociedades con el aporte profesional de los empresarios y administradores.

2. -A CUAL TIPOLOGIA DE EMPRESA SE DIRIGE ?  A todas las pequeñas y medias empresa españolas que utilizan una contabilidad basada sobre la “Partida doble”. y que desean haber una visión clara de la situación de la empresa sea final que de previsión;  Es un instrumento que puede ser utilizado sea por la empresa para el control de gestión , sea por las empresas de certificación y control.

3. –DESCRIPCIÓN  La hoja electrónica es dividida en 20 columnas que sirven respectivamente a :  Las primeras 4 a los códigos de contabilidad general, Mayor, Cuenta, Subcuenta, Detalle  La 5° columna sirve para la descripción de la cuenta que se esta utilizando  La 6° columna es utilizada como estribo de engancho para la situación contable del año precedente  Las columnas desde la 7° hasta la 18° sirven para los datos mensuales , bimestrales ,trimestrales o cuatrimestral conforme a lo que se desea hacer ; un budget o un control de budget anual ,o un Plan a Medio Termino ( i.e. 12 datos trimestrales equivalen a 3 años )  La 19° columna es reservada a el balance final referido al la fecha seleccionada  La 20° columna suministra los resultados del periodo final.

3.1-Para que sirve ?  Para las empresas que existen a :  a) Realizar un Business Plan anual, sobre base mensual ;  b) Hacer el control del budget mensual con las previsiones a cumplimiento y con los balances finales  suministrados por la contabilidad general ;  c) Simular la situación de la empresa ( Estado Patrimonial , Flujo de caj, Fuentes-Empleos ) variando los tiempos  de pago de los proveedores y de los clientes ;  d) Tomar decisiones estratégicas con diversos meses de anticipación respecto a la fin del año solar/fiscal;  e) Controlar que la contabilidad general haya registrado mensualmente y correctamente todos los gastos de  competencia de los diferentes meses del año ( Liquidación laboral ,cuotas de leasing, ingreso acumulados,  intereses pasivos etc.)  f) Tener entonces ,a cada cierre mensual de contabilidad, un resultado económico gestional de la empresa que se  aproxima mucho a la realidad y no a un resultado contable;  ( Cuantas veces he asistido a resultados de empresas a Noviembre en utilidad que después al final del año se  cambiaron en fuertes perdidas porque no estaban introducidos correctamente los gastos durante el año !!!!! )

3.1-Para que sirve ?  Para las empresas en fase de proyección:  a) Para hacer de soporte al management de la empresa en la evaluación de los riesgos relacionados con una  nueva iniciativa industrial  b) Para tener un soporte documentado de las necesidades financiarías a medio y largo plazo  c) Para tener un “Borderaux “ de información que le permiten de tomar decisiones ponderadas con elementos  objetivos en mano y no con sensaciones optimisticas que después se pueden traducir en un desastre  empresarial  d) A tener un documento que además es de uso común, sea ante los Bancos sea ante los Institutos financieros  ( Comunidad Económica Europea, Regiones; Banco Europeo de las i Inversiones etc. )

3.2 Es difícil de usar ?  Una persona de media cultura, o sea que utiliza normalmente el computador, al  máximo en una semana ésta en grado de utilizar el programa.

3.3 Se puede personalizar ?  Si. Mas bien debe ser absolutamente personalizado a las voces de contabilidad, sea como mayor que como cuenta, subcuenta y descripción, que normalmente utiliza la contabilidad general existente, en modo que se mantenga la misma terminología empresarial y sea utilizado como instrumento de control mensual.

3.4 Como esta hecho ?  Los procesamientos son realizados en “Partida triple” en el sentido que todos los acontecimientos de la empresa están vinculados entre ellos en “Partida doble” extendida también a los flujos financieros, además de la Cuenta Económica y del Estado Patrimonial.  El Business plan es auto-cuadrante para definición sobre los Bancos.

4. -COMO SE UTILIZA  Se utiliza “asi-como-se-ve” ,en el sentido que se introducen solo informaciones economicas ,las inmovilizaciones sean materiales que inmateriales, y en las tablas de input las condiciones al contorno (Aperturas de credito, Lineas de descuento, Tasa de Interes pasivos y activos, Reparticion de los creditos sobre diversos lineas de descuento, Tiempos de pago Clientes, Proveedores, coeficientes de amortizacion) .  Al final el programa suministra las informaciones ilustradas en el siguiente punto.  Naturalmente, una vez introducidas las informazioni economicas y patrimoniales, al cambiar de las condiciones al contorno (tasas, condiciones de pagos, etc.), se vuelve casi un juego simular a los panoramas alternativos a aquello base , y salvar las varias simulaciones.

5. -QUE COSA SUMINISTRA  La Cuenta de Ganancia y Perdidas proporcional.  El Estato Patrimonial  El Iva a crédito y debito mensual  La evaluación del rating empresarial ( Basilea 2 )  El análisis de las fuentes de financiaciones y de los empleos  El Flujo de Caja generado por los acontecimientos del año en curso  El Flujo de Caja generado por los acontecimientos de los años anteriores  El flujo de caja total  Los parametros empresariales caracteristicos  El total de las líneas de descuentos bancarios necesarios  El total de las aperturas de créditos bancarios necesarios  La previsión de los intereses pasivos/activos de los sobregiros bancarios  La previsión de los intereses pasivos sobre el descuento de las facturas

EJEMPLO  Un ejemplo muy sencillo es el de una empresa que existe ya de1 año mas el año en curso y que desea hacer un control del Budget.

INTRODUCCIÓN DATOS AÑO ANTERIOR  Mostramos ahora un ejemplo concreto, tambien con pocas variables de empresa ,en modo de colocar en evidencia todas las interrelaciones que se crean cuando se comienzan a inserir las informaciones que son necesarias para realizar un Budget y consecuentemente un control de Budget o en alternativa un Business Plan empresarial.  Supongamos de ser al inicio de un ejercicio económico y de gestor, como propietario o como gerente ,una pequeña o media empresa que el año anterior haya cerrado el balance en el siguiente modo:  Balance final Año 2007  Capital Social 90.000 €  Ganancia 10.000 €  Deudas contra proveedores de m. primas 20.000 €  Total Pasividad 120.000 €  Caja 500 €  Bancos 14.500 €  Creditos contra clientes España 75.000 €  Existencias finales materias primas 30.000 €  Total Actividad 120.000 €  Esta naturalmente es una forma simplificada de ver un balance , pero es muy util para entender como el programa trata cada valor que participa en el budget o business plan de la empresa.

 Previsión Año 2008  Siempre por sencillez utilizaremos solo una voz de gasto y de ingreso congruentes con el estado patrimonial del año anterior  G F M A M G L A S O N D  Compra m. primas 21.123 11.232 9.837 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000  Existencias finales 11.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000  m. primas  Volumen de ventas 41.300 59.500 61.200 60.000 60.000 60.000 60.000 10.000 60.000 60.000 60.000 60.000  Clientes España  Donde los primeros tre meses son al balance final ,o sea son al balance final de la contabilidad  general de la empresa.

I° BLOQUE Datos de input generales de la empresa  Apertura de crédito  Linea de descuento  Tasas de interés activos y pasivos  Tiempo de pago clientes, proveedores  Alicuotas IVA  Coeficientes de amortizacion.

II° BLOQUE Datos de input de la prevision economica año en curso :  Gastos de produccion  Gastos de los productos vendidos  Gastos del personal directo e indirecto de produccion  Gastos de leasing  Gastos del personal de venta  Gastos de publicidad y promocion  Gastos del personal y de los servicios generales

III° BLOQUE Datos de input balance final patrimonial año anterior  Actividad  Caja ,bancos  Clientes  Existencias finales materias primas semiacabado y productos terminados;  Inmovilizaciones materiales y relativo fondo de amortizacion  Inmovilizaciones inmateriales y relativo fondo de amortizacion  Creditos varios

IV° BLOCCO- Datos de input balance final patrimonial año anterior  Pasividad  Caja ,bancos  Financiaciones a medio y largo plazo  Proveedores materias primas  Proveedores gasto del vendido  Proveedores de leasing  Proveedores de servicios de venta  Proveedores de servicios de publicidad y promocion  Proveedores de servicios generales  Proveedores de las inmovilizaciones materiales  Proveedores de las inmovilizaciones inmateriales  Otras deudas

V° BLOQUE Resultados  Estado de Ganancias y Perdidas  Parámetros característicos empresarial de control  Estato Patrimonial  Rating Bancario ( Basilea 2 )  Fuentes y Inversiones  Flujo de Caja  Cálculos de los intereses activos / pasivos de la empresa

Desarrollo practico del Ejemplo  La primera cosa para hacer es aquella de introducir los datos patrimoniales del año anterior. Para hacer esto vamos a la hoja que mostramos enseguida que es aquella de el Índice Analítico y hacemos clic sobre el interruptor de “ pag. 36 “ que corresponde a la voz “otras deudas de el año anterior”.

 Después de haber hecho clic sobre el interruptor de la “ pag. 36 “ aparecerá la panorámica de la pagina siguiente y entonces podemos introducir los valores del año anterior del :  Capital Social 90.000 € y Ganancias 10.000 € en correspondencia de la primera columna “Estado Patrimonial 31 Diciembre 2007“  Recordándonos también de introducir el mayor y la cuenta de contabilidad General correspondiente ( En nuestro caso 111.1 y 111.7 ) con las relativas descripciones de las cuentas.  Deseamos hacer notar que es de la maxima importancia tener siempre una correspondencia entre la Contabilidad General y el control de gestión.

 Hacemos clic ahora sobre el interruptor “Inicio” que se encuentra abajo y tambien arriba a la izquierda y el programa nos lleva a la panoramica del ”Indice Analitico”  Donde vamos a buscar la voz Proveedores de materias primas que es la otra voz de la pasividad del Balance de la Empresa del año anterior.  Hacemos clic entonces sobre el interruptor de la “pag. 29” y en modo analogo introducimos los datos sobre las deudas de los proveedores de las materias primas 20.000 € .

Hemos asi terminado de introducir las voces del pasivo. En el mismo modo trabajamos sobre las voces del activo o sea Caja y Bancos por 500 y 14.500 Euros haciendo clic sobre el interruptor de la “pag. 21“

O sea tambien sobre las voces Clientes España y existencias finales de materias primas recordandonos siempre de introducir los correspondientes codigos de contabilidad.

Ahora solamente queda controlar que esté el cierre entre la actividad y pasividad . Para hacer esto se va al cuadro de recapitulacion de la empresa que es el siguiente :

En el caso que hubieran sido introducidos equivocadamente los datos realtivos a la actividad y pasividad el cuadro de recapitulacion habria mostrado un descuadre a partir de la columna “Estado Patrimonial 31 Dicembre 2007 “ y en modo repetitivo por todos los meses siguientes. Comensamos ahora a introducir los gastos del año en curso o sea aquellos de las materias primas. Para hacer esto basta ir,como es usual hacer clic sobre el interruptor “Inicio “ , a la pagina Indice Analitico , hacer clic sobre el interruptor de pag. 10 que corresponde a los datos de Input Materias Primas,Semiacabdos y existencias finales. Introducir los valores de las compras de las materieas primas y existencias finales para los 12 meses del año 2007.

Regresando siempre al indice analítico, hacemos clic sobre el interruptor de la pag. 7 aparecera la siguiente panoramica que establece el tiempo de pago y el regimen IVA del proveedor “ Mercancia c/compra materias primas “ o sea 30 dias final de mas fecha factura e IVA al 20 %.

La Cuenta Ganancias y Perdidas,por lo que respecta el gasto de produccion ,con esta hipotesis es la sieguiente : interruptor pag. 38

El estado patrimonial para la operacion de compra de las materias primas serà : el interruptor pag. 63 El estado patrimoniale tiene cuenta naturalmente de la extincion de la deuda de 20.000 € del 2007 en 2 cuotas de 10.000 Euro cada una y de las nuevas obligaciones tomadas en el 2007.

El Flujo de caja por las compras hechas desde Enero 2008 en adelante serà la siguiente, los desembolsos por la Mercancia entregada a Enero, parten desde Marzo ( 21.123 € + Iva al 20 % = 25.348 € con pago a 30 dias final de mas fecha factura . ).El programa en automatico y sobre la base de la hipotesis de los tiempos de pago imputa a los meses correspondientes los pagos debidos.

En cambio el flujo de caja por las deudas pasada, es decir aquellas derivantes del estado patrimonial del año anterior, estuvo supuesto que añ sean pagados en cuotas iguales a Enero y Febrero 2008 , como si fuera estado un suministro de Octubre y Noviembre 2007 siempre con el mismo tipo de pago. El programa en este caso no prevee algun automatismo sobre los pagos y/o ingresos de los años anteriores porque años demasiado legados a factores contingentes del pasado de la vida de la empresa , y entonces se pueden imputar a los meses del año año siguiente en modo completamente independiente.

El IVA como se puede ver da la panoramica siguiente esta en deuda, y mensualmente el programa hace el saldo con el IVA a credito. En el caso en el cual el IVA ,en cambio , fuera estado a credito el programa no habria previsto de cobrar el mes siguiente y el saldo se lo habria llevado a credito fin al fin del año. añ

Como se ve da la panoramica del flujo de caja para deudas previstas del año en curso ,el pago del IVA a deuda es prevista para el mes añ siguiente. En el caso de empresa con el IVA trimestral una pequeña modifica al programa realiza esta hipotesis. pequeñ

Introducimos ahora los volumen de ventas previstos para el 2008. En la misma manera de como hemos ya hecho ,hacemos clic sobre el interruptor pag. 18 y aparecerà la siguiente panoramica :Introducimos los valores previstos por el volumen de ventas de los 12 meses del año y contemporaneamente definimos las condiciones de pago y la alicuota IVA del Cliente haciendo clic siempre sobre el interrutor pag. 7.

Tendremos la siguiente panoramica donde el ingreso del cliente es estado supuesto a 30 dias final de mes fecha factura. y el IVA al 20 %

La Cuenta Ganancias y Perdidas , para la parte relativa a los ingresos , es mostrada en seguida y se obtiene haciendo clic sobre el interruptor de la pag. 18 en correspondencia al indice analitico

El Estado Patrimonial , por la parte de los clientes , muestra a Enero 99.560 Euro , que es la suma de los 41.300 € + IVA facturados a Enero + I 75.000 € del 2007 , detraidos los 25.000 € cobrados a Enero del 2008 o sea 41.300+8.260+75.000-25.000=99.560 € , y asi para los siguientes meses.

Habiendo supuesto que los 75.000 € de créditos del 2007 vengan cobrados en partes iguales en los primeros tres meses del 2008.

El Flujo de Caja mostrado en seguida , de los ingresos del año en curso , es evidenciado con el interrutor de la pag. 68. añ Naturalmente los primeros ingresos relativos a Enero 2008 seran cobrados a Febrero 2008 en cuanto las condiciones dei pago del cliente es a 30 dias final de mes fecha factura. y el IVA al 20 %

La panorámica siguiente muestra el RATING BANCARIO EMPRESARIAL

Mientras la siguiente evidencia la situación de las Fuentes de Financiación y las Inversiones.

 

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Ing. Vezio Lucchesi

veziolucchesarrobatiscali.it

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