Metodología integradora de procesos empresariales a nivel estratégico, táctico y operacional (MIPE) basado en la gestión del conocimiento

Autor: Carlos Chavez Monzón

Gestión del conocimiento

30-05-2008

La metodología Integradora de Procesos Empresariales (MIPE) es una nueva metodología que puede ser aplicada a cualquier investigación de Sistemas y Tecnologías de Información (SI y TI) tanto para problemas estructurados, semiestructurados o no estructurados relacionados con la Gestión empresarial y basado en la Gestión del Conocimiento.

El objetivo es integrar los procesos empresariales en los niveles estratégicos, tácticos y operacionales con un enfoque holístico orientado a la creación del valor en los procesos empresariales, aplicando medición de desempeño enmarcado en la gestión del conocimiento de la empresa. MIPE trata de realzar los inductores de creación de valor como son: las relaciones estratégicas con los proveedores y los clientes, los procesos internos críticos, los recursos humanos etc. MIPE es el apalancamiento para aumentar la capacidad de respuesta e innovación de los trabajadores dentro de los procesos empresariales con el soporte de los SI y TI.

Esta metodología de sistemas tiene 5 fases, la Fase 1 aplica la Gestión del Conocimiento con los Modelado organizacional, modelado de tareas, modelado de agentes, modelado de comunicación, modelado de conocimiento, modelado de diseño; la Fase 2 aplicada al Nivel Estratégico con Business Intelligence and Dynamic para plantear estrategias en función a los requerimientos de la organización, lo cual significa que se puede utilizar según sea el caso: E-CRM, E-SCM, E-Marketing, E-Commerce, E-Learning, E-PRM, E-BRM, E-GRM, TQM, ABCM, ERP, BSC, JIT con KM, MRPII con KM, Kanban con KM, MicroStrategy, o cualquier método o herramienta que sirva como soporte al Nivel Estratégico. La Fase 3 aplicada al Nivel Táctico con Business Intelligence and Dynamic y Datawarehouse para mejorar las tomas de decisiones empresariales.

La Fase 4 aplicada al Nivel Operacional que : Integra los Procesos transaccionales aplicando RUP o Extreme Programing o Métrica etc La Fase 5 aplicada al Control de los niveles estratégicos, tácticos y operacionales utilizando un Tablero de Mando Integrado con indicadores de medición para los procesos empresariales (Balanced ScoreCard). La profundidad del nivel estratégico y/o táctico depende del tipo de investigación que se esté desarrollando.

ABSTRACT

MIPE is a new methodology that can be applied to nobody investigation of Systems and Technologies of Information (IS and IT) for problems as much structured, semistructured or not structured related to the Management enterprise and based on the Management of the Knowledge. The objective is to integrate the enterprise processes in the strategic, tactical and operational levels with an approach holístico oriented to the creation of the value in the enterprise processes, applying measurement of performance framed in the management of the knowledge of the company. MIPE tries to heighten the inducers of value creation as they are: the strategic relations with the critical suppliers and clients, internal processes, the human resources etc. MIPE is the leverage to increase to the capacity of answer and innovation of the workers within the enterprise processes with the support of IS and IT.

This methodology of systems has 5 phases, Phase 1 applies the Management of the Knowledge with the organizacional Modeled one, modeled of tasks, modeled of agents, modeled of communication, modeled of knowledge, modeled of design; phase 2 applied at the Level Strategic with Business Intelligence and Dynamic to raise strategies in function to the requirements of the organization, which means that it is possible to be used according to is the case: E-CRM, E-SCM, And-Marketing, E-Commerce, E-Learning, E-PRM, E-BRM, E-GRM, TQM, ABCM, ERP, BSC, JIT with kM, MRPII with kM, Kanban with kM, MicroStrategy, or any method or tool that serve like support the Strategic Level. Phase 3 applied at the Tactical Level with Business Intelligence and Dynamic and Datawarehouse to improve the enterprise decision makings . Phase 4 applied to the Operational Level that: Integra the transaccionales Processes applying RUP or Carries far Programing or Métrica etc applied Phase 5 to the Control of the strategic, tactical and operational levels using a Control panel Integrated with indicators of measurement for the enterprise processes (Balanced ScoreCard). The depth of the strategic and/or tactical level depends on the type of investigation that is being developed.

“La información es el activo mas importante que tienen las empresas y su éxito depende de que tan bien conozca a sus proveedores, clientes y de que tan efectivo sea para realizar todas sus operaciones, es decir de que tan bien gestione el conocimiento a nivel estratégico, táctico y operacional” (Carlos Chavez M, 2007).

1. Introducción

Este artículo tiene la finalidad de dar un panorama general sobre la importancia que tiene la aplicación de la Metodología Integradora de Procesos Empresariales (MIPE) para la integración de la información convertida en el conocimiento de una empresa que quiera posicionarse y mantenerse fuertemente en el mercado. Las empresas actualmente son evaluadas no únicamente por la calidad de sus productos o servicios que brindan, sino también por el grado o nivel en el que comparten información con sus proveedores, clientes, empleados etc. Puedo afirmar, sin temor a equivocarme, que la gran mayoría de las organizaciones tienen una gran cantidad de datos, pero muy pobre en la manera o forma que procesan la información que necesitan para convertirlo en el conocimiento que requieren para una buena gestión empresarial. Es por ello que surge el concepto de Business Intelligence bajo la Gestión del Conocimiento, el cual es un concepto que trata de integrar todos los sistemas de información de una organización para obtener de ellos la información y conocimiento que se necesita y que le dará a la organización una ventaja competitiva por sobre sus competidores. Es aquí donde interviene la Metodología Integradora de Procesos Empresariales (MIPE) que plantea cinco fases o pasos para poder llegar a implementar el Business Intelligence (BI). MIPE es una nueva alternativa metodológica que maneja varios conceptos tales como la Gestión del Conocimiento, Datawarehouse, Datamining, RUP, Balanced Scorecard con tecnologías emergentes aplicadas según sea el caso, con o sin el uso de las tecnologías Web. MIPE puede ser utilizada como una metodología útil para el desarrollo e implementación de Sistemas de Información ya sea a nivel transaccional, táctico y/o estratégico. Mientras mas integrada sea una organización, es mas fácil para cualquier integrante de esta obtener la información que se necesite, así cualquier trabajador se encuentra más habilitado para tomar una mejor decisión.

2. FASES DE LA METODOLOGÍA INTEGRADORA DE PROCESOS EMPRESARIALES (MIPE):

Las empresas que buscan la competitividad tratan de integrar los niveles estratégico, táctico y operativo, y es aquí realmente el principal problema para el desarrollo de las empresas. La integración de los niveles estratégicos, tácticos y operativos basado en la Metodología Integradora de los Procesos Empresariales (MIPE) con medición de desempeños y creación de valor, está dirigido a ayudar a las Empresas a solucionar la mencionada problemática.

MIPE busca integrar los tres niveles aplicando medición de desempeño enmarcado en la gestión del conocimiento de la empresa para administrar mejor la creación del valor. MIPE Busca realzar los inductores no financieros de creación de valor como son: las relaciones estratégicas con los proveedores y los clientes, los procesos internos críticos, los recursos humanos y el crecimiento empresarial. MIPE es el apalancamiento para aumentar la capacidad de respuesta e innovación dentro de las empresas. MIPE ayuda a la innovación que es la base de conocimiento de la empresa que radica en los procesos empresariales. MIPE integra los procesos empresariales en los niveles estratégicos, tácticos y operacionales con un enfoque sistémico orientado a la creación del valor. MIPE puede trabajar con un objetivo estratégico de un área de la empresa, con toda el área o con toda la empresa. Se ajusta a cualquier investigación en Sistemas que se esté realizando.

Esta metodología tiene 5 fases:

Fase 1: Aplicación de la Ingeniería del Conocimiento: Modelado organizacional, modelado de tareas, modelado de agentes, modelado de comunicación, modelado de conocimiento, modelado de artefactos de diseño.

Fase 2: Nivel Estratégico con Business Intelligence: Aplicación de estrategias en función a los requerimientos de la organización. Se utiliza tecnologías emergentes según sea el caso, en: e-crm, e-scm, e-marketing, e-commerce, e-learning, e-prm, e-brm, e-grm, TQM, ABCM, ERP, BSC, JIT con KM, MRPII con KM, Kanban con KM, uso de MicroStrategy.

Fase 3: Nivel Táctico para cubrir los requerimientos de Toma de Decisiones con Business Intelligence and Dynamic, Datawarehouse y Datamining, Modelamiento multidimensional, Herramientas OLAP

Fase 4: Nivel Operacional: Integración de Procesos transaccionales aplicando RUP con soporte Web cuando se requiera.

Fase 5: Control de la Integración de los niveles estratégicos, tácticos y operacionales mediante indicadores de medición de resultados con tablero de mando integrdo del Balanced ScoreCard

RESULTADOS:

Fase 1 Aplicación de la gestión del conocimiento al área de investigación. Se aplica al modelo organizacional en el cual se identifica los principales problemas a nivel operacional, táctico y estratégico en el área de investigación, además se aplica el FODA del área de estudio, se identifica la actual cultura organizacional así como los principales requerimientos de toma decisiones es decir los requerimientos funcionales de toma decisiones del sistema que se esta desarrollando. También en el contexto de la organización se identifica los factores externos e internos así como los principales procesos del área de estudio, se identifica el personal involucrado en el área de aplicación, se analiza los recursos de hardware y software y se propone las mejoras respectivas, se identifica las reglas de negocio en el área respectiva, así como los criterios de valoración es decir los indicadores que van ha medir la eficiencia y eficacia del SI y TI a implementar.

Además en el modelo organizacional para cada tarea involucrada en el área de aplicación se identifica al personal que lo realiza, la ubicación, el medio de conocimiento, la intensidad e importancia de las tareas principales a nivel operacional, táctico y estratégico, de igual manera para cada tarea se identifica si se esta procesando en la forma apropiada, en el lugar apropiado, en el tiempo correcto y calidad apropiada. Finalmente en el modelo organizacional se estima la viabilidad del proyecto en el cual se plantea la viabilidad comercial, técnica, operacional y viabilidad económica.

Aplicación de la metodología Integradora de procesos Empresariales con Nuevas Tecnologías E-CRM para plantear soluciones viables sistémicamente al Área de Matricula de la Institución Privada ‘José Antonio Encinas’ del distrito de Mochumí

FASE 1: MODELO ORGANIZACIONAL OM1 DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO:

• Aglomeración de documentos de información tales como las fichas de matricula (Mala Gestión en el monitoreo y control de la ficha de matricula).
• Demora en la entrada de datos en las fichas de matricula.
• Demora en la obtención de datos que ya existen en el centro educativo (En las fichas de matricula y en el cuaderno de matriculados).
• Los docentes demoran en la obtención de datos de la lista de alumnos por sección debido a que el proceso de matricula es manual con una mala gestión.
• Falta Gestión de datos Operacionales en el proceso de matriculas.
• La secretaria demora de 2 a 3 semanas en reportar las listas de alumnos creando un problemas en los alumnos matriculados por aula.
• Falta implementación de matricula vía Web

PROBLEMAS: NIVEL TACTICO: En cuanto a problemas en el nivel táctico tenemos la falta de Consolidados analíticos de información histórica para la toma de decisiones:

• Faltan Datos históricos para la toma de decisiones de matriculados por grado, sección y niveles.
• Faltan Datos históricos para la toma de decisiones de deserción por grado, sección y niveles.
• Faltan Datos Históricos para la toma de decisiones de Matriculados por colegio de procedencia.
• Faltan Datos Históricos para la toma de Trasladados por colegio de destino
• Falta estrategia para aplicar la Gestión del Conocimientos
• Falta Implementar estrategias de Relaciones con los padres de familia (CRM)
• Falta implementar estrategias para monitorear y controlar con indicadores de medición la deserción del alumnado por nivel, grado y sección
• Falta implementar indicadores para monitorear y controlar el proceso de matriculas

PROBLEMAS: NIVEL ESTRATEGICO:

• Falta implementar Benchmarking
• Falta implementar un almacén de datos históricos para el proceso de matriculas
• Falta Estrategias de administrar la relación con los clientes vía web.
• Falta Implementar estrategias con indicadores de medición de las matriculas vía web y de la toma de decisiones que se realizan en el proceso de matriculas
• Falta estrategia para aplicar la Gestión del Conocimientos
• Falta Implementar estrategias de Relaciones con los padres de familia (CRM)
• Falta implementar estrategias para monitorear y controlar con indicadores de medición la deserción del alumnado por nivel, grado y sección
• Falta implementar indicadores para monitorear y controlar el proceso de matriculas

OPORTUNIDADES:

• Aprovechando las Nuevas tecnologías actuales existentes se harán uso de las mismas para el desarrollo e implementación del presente proyecto de investigación para lo cual se cuenta con los suficientes medios económicos en la empresa “Institución Educativa Privada José Antonio Encinas” del distrito de Mochumi.
• Utilizar la tecnología CRM
• Realizar Matriculas vía web
• Implementar una base analítica para soporte de toma de decisiones.
• Apoyo del director para la implementación del proyecto
• Personal apto para el cambio y para mejorar con ello la atención al cliente principal ( el Padre de familia)

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Carlos Chavez Monzón

Administrador de la Red Social.

www.negociosenredconpymes.ning.com  

Autor de la Metodología Integradora de Procesos Empresariales.

Project Management en Planeamiento Estratégico con Balanced Scorecard, E-Business, E-CRM, E-SCM, E-Marketing, E-Learning, NTIC http:/mipe2008.blogspot.com.

carloschavezmonzonarrobayahoo.es

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