La clave para gestionar operativamente las organizaciones está en su sistematización. Cuando hablamos de sistemas de gestión, nos referimos esencialmente a los procesos racionales de gestión de una determinada actividad y a los elementos que confluyen en esos procesos para hacerlos posibles; elementos que es necesario planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar adecuadamente para alcanzar los fines propuestos.
Una de las actividades esenciales en la gestión de las organizaciones es la económico-financiera que responde a una premisa fundamental: los objetivos económico-financieros de las organizaciones se orientan a generar la suficiente rentabilidad y liquidez para garantizar su competitividad, su continuidad y su desarrollo. La Gestión Económica persigue el objetivo de la rentabilidad, y la Gestión Financiera el de la liquidez, a través del control y dominio de las variables clave que afectan a todas las áreas de la organización.
Además, la Gestión Económico-Financiera puede resultar esencial si afecta a la estructura del sector en el que opera la organización o a sus ventajas competitivas y, por tanto, condicionar su estrategia.
La Gestión Económico-Financiera en las organizaciones es fundamental para la generación de valor. De ahí la importancia de la adecuada Gestión Económico-Financiera, es decir, de su planificación, organización, dirección, control y evaluación.
Dichos aspectos justifican sobradamente el esfuerzo innovador realizado desde AUREN para el diseño y elaboración de la Norma GEF 55001 EX: 2004 Reglas generales para la implantación de un Sistema de Gestión Económico-Financiera (SGEF).
Esta Norma es una propuesta para la sistematización de la Gestión Económico-Financiera mediante la implantación y mantenimiento de un SGEF que aglutine el conjunto de políticas, objetivos y metas, procedimientos, herramientas de análisis, control y evaluación, soportes para la mejora, elementos de identificación y medición de procesos de gestión y resultados, etc., que van a dar sustento a la Gestión Económico-Financiera.
Esta iniciativa pretende constituirse en una importante guía para la organización, y especialmente para la Dirección Económico-Financiera, al establecer la estructura básica, andamiaje o esqueleto sobre el que debe soportarse la Gestión Económico-Financiera. Se trata de aprovechar todos los pasos dados por la organización hasta el momento para estructurarlo y sistematizarlo adecuadamente, de modo que facilite el avance, el desarrollo y la mejora continua de la Gestión Económico-Financiera de la organización.
La implantación de la Norma GEF 55001 permite gestionar adecuadamente las actividades de la organización encaminadas a determinar sus objetivos económicos y financieros y los medios para alcanzarlos, establecer presupuestos de ingresos y gastos y, por ende, de cobros y pagos, registrar todas las transacciones –explícitas e implícitas- que se producen y facilitar la información económico-financiera puntualmente, de forma veraz y uniforme, siempre en el marco de la satisfacción de las necesidades de sus agentes internos y agentes frontera, y de la adecuación a la rentabilidad y liquidez deseadas y condiciones del entorno; y todo ello en un marco de respeto a la normativa legal aplicable en cada momento.
La Norma GEF 55001 está diseñada por AUREN de modo similar a las Normas de aseguramiento de gestión de general aceptación como las ISO 9001, ISO 14001, OSHAS 18001, UNE 16602: 2002 EX, ISO/IEC 17799, SA 8000, GRH 27001… con las que guarda singulares paralelismos. En consecuencia, la Norma GEF 55001 puede formar parte del conjunto de normas de un Sistema Integrado de Gestión de la organización.
En la Figura 1 se representan los aspectos esenciales de la Norma GEF 55001 de Gestión Económico-Financiera.
A grandes rasgos, el contenido que describen los aspectos centrales de esta Norma puede resumirse en los siguientes requisitos de cumplimiento:
1. Política: La dirección debe definir una Política Económico-Financiera que declare las intenciones y principios de la organización en relación con su comportamiento en materia de Gestión Económico-Financiera, como marco de actuación para el establecimiento de sus objetivos y metas en materia de Gestión Económico-Financiera.
2. Estructura y Responsabilidades: Se deben definir la misión, responsabilidades, funciones, tareas y relaciones jerárquicas y funcionales de las personas que gestionan el SGEF. Se debe concretar la responsabilidad de la dirección, el nombramiento de un representante de la dirección para el sistema de gestión, así como determinar las responsabilidades del personal.
3. Planificación: Se deben definir objetivos y metas del SGEF, y establecer los programas de gestión Económico-Financiera para el logro de estos objetivos y metas. Además, se debe partir de un análisis inicial previo que permita realizar una planificación que determine lo que la organización va a necesitar en materia de Gestión Económico-Financiera. También deben tenerse identificados todos los requisitos legales que son de aplicación.
4. Implementación: La organización debe identificar y documentar todos sus procesos en materia de Gestión Económico-Financiera, tomando como referencia los ciclos económicos y financieros de la organización, siguiendo los requerimientos de la Norma GEF 55001.
5. Control de las Acciones: Se deben controlar de forma efectiva las acciones realizadas en materia de Gestión Económico-Financiera, a través del establecimiento de mediciones y supervisión de los resultados, y de la identificación de no conformidades y de la puesta en práctica de acciones correctoras y preventivas oportunas.
6. Evaluación del Sistema: Se deben poner en funcionamiento los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para asegurar la conformidad del SGEF, y para mejorar continuamente su eficacia y eficiencia. Para ello, la organización debe periódicamente, desarrollar auditorías internas y realizar revisiones por la dirección.
7. Mejora Continua: Se debe mejorar continuamente la eficacia y eficiencia del SGEF, mediante la determinación del alcance y uso de herramientas de Gestión Económico-Financiera aplicables.
En la Figura 2 se representa el ciclo de mejora continua del SGEF
Figura 2: Ciclo de Mejora Continua
Una vez finalizada la implantación del SGEF puede obtenerse la certificación del sistema, si el resultado de la Auditoria es conforme, mediante la concesión de la Marca de Gestión Económico-Financiera.
El mantenimiento de la Certificación debe someterse a controles periódicos, al objeto de determinar si el SGEF continúa funcionado adecuadamente y cumple con los requisitos de la Norma GEF 55001.
Otros cuadros
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Objetivos de la implantación de un sistema de gestión económico-financiera según la norma GEF 55001 EX: 2004 |
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Clarificación |
Persigue la definición, delimitación y concreción del ámbito de actuación de la Gestión Económico-Financiera dentro de la organización |
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Simplificación |
Como cualquier acto de normalización es esencialmente un acto de simplificación de los procesos de gestión económico-financiera |
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Comunicación |
Trata de establecer y mejorar los canales de información y participación internos en la organización y en consecuencia, de facilitar la toma de decisiones adecuadas a los niveles directivos oportunos |
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Eficacia y eficiencia |
Determina que la organización:
Siga procedimientos de gestión económico-financieros adecuados a su estrategia y estructura Obtenga los recursos económicos y financieros cualitativa y cuantitativamente necesarios y al coste adecuado Vele por la protección de los activos económico-financieros y las fuentes de financiación de la organización Evite la duplicación de tareas y la ejecución de trabajos inútiles en materia de gestión económico-financiera Evite la ociosidad y el sobredimensionamiento de los recursos económicos y financieros de la organización Cumpla la normativa legal Disponga de un sistema adecuado de control de la gestión económico-financiera para medir, informar y evaluar de su eficacia y eficiencia |
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Integrabilidad |
Aporta una visión integral del proceso de gestión económico-financiera y como tal, contribuye a la excelencia en la gestión empresarial. |
Las fases de implantación de un SGEF según la Norma GEF 55001 se representan en la Figura 3.
Figura 3: Proceso de Implantación del SGEF
El SGEF normalizado de acuerdo con la Norma GEF 55001 permite a la organización, entre otros aspectos:
Ventajas de la implantación de la norma 55001
- Sustentar una adecuada gestión de la actividad económico-financiera de la organización.
- Sistematizar dicha actividad.
- Potenciar la gestión económico-financiera como factor diferencial de competitividad, con la ganancia en imagen y reputación correspondiente.
- Persigue garantizar la rentabilidad y liquidez de la organización y con ello su sostenibilidad.
- Avalar la responsabilidad social de la organización frente a sus agentes interesados.
- Ayudar a planificar, organizar y controlar las actuaciones, estratégicas y operativas, en el ámbito económico-financiero de la organización.
- Establecer de forma sistemática, continuada y segura la gestión de los recursos económicos y financieros, su mejora y salvaguarda y el aprovechamiento de las oportunidades tanto internas como externas para su mejora en la empresa.
- Permite la Certificación del Sistema