Tecnologías de información como claves del éxito

El presente artículo pretende mostrar como los sistemas y tecnologías de información son factores clave de éxito para las empresas, sus ventajas una vez implementados, como la integración de procesos, control de flujos, requisiciones de materiales, control de inventarios, desde una misma plataforma, se verá también los conflictos que se generan cuando se fusionan compañías para poder integrar los sistemas así como la distintas plataformas tecnológicas y se concluye que a pesar de estos obstáculos los sistemas de información una vez integrados pasan a ser un arma competitiva para este mundo de negocios globalizados.

1. Introducción

Los sistemas de información son en la actualidad una herramienta que bien implementada se convierte en un arma competitiva en los negocios, así como las empresas buscan diferenciarse de su competencia, los sistemas de información (SI) son una manera de hacerlo.

Existen tres clasificaciones en los sistemas de información: los sistemas transaccionales; los cuales se enfocaban básicamente en la simplificación de procesos operativos y tardados, cuando surgieron estos sistemas fueron muy bien aceptados porque ayudaban a la empresa en sus funciones de Contabilidad, Nomina, Cobranza, Facturación etc.

Después aparecieron los sistemas de apoyo a la toma de decisiones; como los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, sistemas de apoyo a la toma de decisiones grupales, sistemas ejecutivos de información y los sistemas expertos de apoyo a la toma de decisiones, que solían introducirse después de haber implantado los sistemas transaccionales. Ejemplo de este tipo de sistemas están la programación de producción, programación de compra de materiales, flujo de fondos, simulaciones de negocios etc.

En nuestros días es importantísimo que las empresas integren este tipo de tecnología a través de plataformas que con un solo movimiento repercuten en otros departamentos de la empresa. Así por ejemplo una orden de producción implica la orden de compra de materiales al proveedor, descontar de los materiales disponibles el inventario, generar información de costos, generar una cuenta por pagar y finalmente descontar el flujo del efectivo cuando esta orden de materiales sea pagada en el futuro, todo esto integrado en una infraestructura que pueda ser utilizado por varios usuarios simultáneamente; haciendo consultas, capturas y finalmente arrojando reportes para la toma de decisiones.

2. Ventajas de la implementación de SI y TI

“Una empresa debe adquirir la infraestructura que le ayude a tomar decisiones rápidas y a resolver los retos de la actualidad; de lo contrario se quedará en el pasado”, (El Economista, 2002)[1] , según Luis Díaz, consultor de negocios y especialista en SCM y ERP de J.D. Edwards, firma que provee software y servicios de consultoría, asegura que desde 1990 la complejidad de los negocios aumentó y surgió la necesidad de integrar todas las funciones dentro de la empresa en un ambiente dinámico.

Explica que mientras en los años setenta, la dinámica de una empresa de manufactura sólo consistía en fabricar una pieza o dos y no el reto que ahora tienen las compañías manufactureras; hoy, lo importante es conocer lo que sucede dentro de la empresa y fuera de ella. De manera particular, lo que sucede con su producto y su cliente.

Pero no cabe duda que cuando estos sistemas están implementados proporcionan grandes beneficios como, algunas de estas ventajas las menciona El Economista (2002) [1]:

Integran la administración de la empresa, las finanzas, la administración de las tesorerías, los recursos humanos entre otras.

Es posible analizar la cadena de valor ya sea de un producto o un servicio para identificar que actividades no están generando valor, poder eliminarlas y disminuir los costos.

• Integran nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia como el Supply Chain Management Software que aprovecha las funciones del Internet y comunicaciones con costo realmente bajo.
• Ayudan a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.
• Puede proporcionar ventajas competitivas, si es que la competencia no cuenta con esta tecnología.
• La información está disponible para todos los usuarios en tiempo real.
• Vence la barrera de la distancia ya que se puede trabajar con un mismo sistema en puntos distantes.
• Es el primer paso a la integración de la Cadena de Valor, ya que integra la parte interna-administrativa de los negocios.

Figura 1: Cadena de Valor del software; [6]

También ayuda a la disminución de los costos en mermas, el control de los inventarios aunque sean distintos tipos de líneas de productos, la relación y facilidad de las órdenes de compra y pago.

Por mencionar un ejemplo; en compañías como Kodak con más de un siglo, me di cuenta que Fourth Shift ®[2] , le brindo la solución a sus problemas de comunicación e integración de sistemas como las bases de datos, la conexión y comunicación entre departamentos y grupos de trabajo. De acuerdo información emitida por SAP ® [3] en Burger King, se anuncio en Junio 25 de 2002 que se utilizaría el sitio mySAP.com como plataforma para integrar su tecnología de información de esta manera incrementar la efectividad de sus operaciones de negocio.

3. Integración de SI y TI

Alguna vez, hemos escuchado de grandes compañías que se fusionan, y sí en la mayoría de los casos se integran, pero algunas compañías sufren más con la integración de tecnología ya que normalmente ésta es distinta en cada una de las empresas.

De este modo se ve la importancia de crecer; de ser más grande. Una de las estrategias de crecimiento es las fusiones; hay distintos tipos de uniones; la fusión donde de dos compañías y se crea una nueva, compra es cuando una empresa compra una parte o la totalidad de otra compañía y por último las alianzas, donde se crean estrategias conjuntas pero cada compañía tiene su identidad propia y recursos para tomar sus propias decisiones.

En cada uno de estos caso se puede aplicar la integración de sistemas de información para tener mayores ventajas competitivas, según Floyd, 1992,[4]

1. En las adquisiciones: cuando una compañía compra una empresa la controladora está sumamente interesada en “controlar” las operaciones y toma de decisiones, para esto se necesita un sistema de información (que normalmente ya existe en cada una de estas grandes compañías), pero la integración de las mismas se vuelve en un gran reto para las empresas.

2. En las fusiones; aplica la misma idea.

3. En las alianzas; cuando existen alianzas entre compañías el abanico de ayuda o estrategias que se pueden generar es inmenso, pero centremos este punto cuando la empresa hace alianzas con sus clientes, todo lo relacionado con el CRM (Customer Relationship Management) sale a relucir. Lo mismo cuando una empresa quiere integrar procesos o información con sus proveedores, se enfrentan al reto de la SRM (Supply Relationship Management).

4. Problemáticas enfrentadas al implementar SI y TI

Los problemas de adaptación de los sistemas de información, entre los problemas más significativos de estos sistemas, están el costo, el tiempo de implementación, la resistencia al cambio de los usuarios, también los problemas técnicos como por ejemplo la rapidez de respuesta del sistema, ya que con los sistemas LAN no son suficientes, dado que se necesitan sistemas de switchs y ruteadores para que el tiempo de respuesta de la red, sea adecuado a las necesidades de los usuarios, estamos de acuerdo que la velocidad de red 10/100 que conocemos no es suficiente cuando están conectados hasta 500 estaciones de trabajo.

Según Guerrero, 2004 [5] , cuando los sistemas ERP no dan el ancho en las organizaciones existe otra alternativa para tomar en cuenta, esta es los EAI (Enterprise Applications Integrations) en comparación de ERP radica en que la implementación de este último es considerada como “push-oriented”, se obliga a la organización a adaptarse a la linealidad del ERP, de ahí nace gran parte de la resistencia al cambio que ocurre durante los proyectos de implementación de ERP, uno de los principales problemas que se encuentran.

El enfoque de EAI es “pull-oriented”, es decir, que se parte de los procesos y aplicaciones existentes para “mapear” e integrar funciones que actualmente están desagregadas, lo cual ocurre de una manera más flexible para la empresa, desgraciadamente esta metodología aplica de mejor manera a la Pequeña y mediana empresa, en la Tabla 1 se muestra las diferencias entre los ERP y los EAI:

Tabla 1: Comparativo entre ERP y EAI, Guerrero, 2004[5]

5. Conclusiones

Sabemos que una de las estrategias de crecimiento de las empresas son las alianzas, adquisiciones y fusiones y que la etapa que se crea posterior a este hecho es uno de los factores más importantes para la percepción de valor por parte de los accionistas de las empresas, de ahí que la integración es un factor clave para el futuro éxito o fracaso de la compañía.

De hecho, en un estudio del Boston Consulting Group reportado por Zollo, 1999, [7] se menciona que los factores más importantes al tomar en cuenta una fusión es el candidato y el monto adecuado de compra de la compañía, pero lo interesante es que una vez hecho la fusión, los factores críticos de éxito son la integración de los sistemas de información y la motivación en el personal.

Y es que para muchas compañías que deciden crecer utilizando estas metodologías ven como atractivo las ventajas de utilizar “algo de la otra compañía”, por ejemplo la manera de administrar, la experiencia de mercado, el uso de la información que ellas mismas generan y por este motivo es muy importante tener un equipo de expertos en la administración del cambio de plataforma de sistemas de información para poder implementar la congruencia de dicha tecnología y se logre el éxito de la compañía.

Por eso recomendamos finalmente algunos factores para poder integrar las plataformas tecnológicas y de sistemas de información:

1. Personal que haya estado durante el proceso de la compra
2. Una detallada metodología (planeación) de la integración de sistemas, procesos etc.
3. Plan de contingencia para las cosas que pueden salir mal
4. Tomar en cuenta los factores propios de cada empresa; culturales, de comunicación entre ambas.

6. Bibliografía:

[1] “ERP, Columna vertebral del negocio”: Publicación: El Economista – Suplemento Tecnología, Fecha Elaboración: 19/08/2004,

[2] Fourth Shift página oficial, consultado 16/11/2004

[3] SAP, página oficial; consultado el 16/11/2004 “Burger King Corporation Selects SAP to Enable Information Technology Strategy

[4] Floyd A. Beams, Advanced accounting, Prentice Hall, Quinta edición, 1992, Chapter 1.

[5] ERP al alcance de las PyMes, Jaime Guerrero, consultado; 05/11/04;

[6] Figura 1: imagen de cadena de Valor; accesada 16/11/2004

[7] Zollo, Maurizio. “M & A – the challenge of learning to integrate”; Proquest-ABI/INFORM Global database, Surveys edition Financial Times. London (UK): Dec 6, 1999. pg. 06, consultado: 21/10/04.

7. Otros apoyos (Biblioteca Digital)

[1] Donald H Newsom “Why be an IT director, manager, or CIO?”; Proquest -ABI/INFORM Global database. Pulp & Paper San Francisco: May 2002. Vol. 76, Iss. 5, p. 27 (1 pp.)

[2] Steven G Popovich. “Meeting the pressures to accelerate IT integration” Proquest -ABI/INFORM Global database. Mergers And Acquisitions Philadelphia:Dec 2001. Vol. 36, Iss. 12, p. 30-35

[3] William Benedon. “Book review: Information Management Issues in Mergers and Acquisitions: A Manager’s Briefing”. Proquest -ABI/INFORM Global database Information Management Journal Lemexa: Jul 2001. Vol. 35, Iss. 3, p. 51 (1 pp.).

[4] C.R. Coombs, N.F. Doherty and J. Loan-Clarke. “Factors affecting the level of success of community information systems” Proquest -ABI/INFORM Global database Journal Of Management In Medicine Bradford:1999. Vol. 13, Iss. 3, p. 142-153

[5] Grover, Varun, Cheon, Myun Joong, Teng, James T C. “The effect of service quality and partnership on the outsourcing of information systems functions” Proquest -ABI/INFORM Global database Journal Of Management Information Systems Armonk:Spring 1996. Vol. 12, Iss. 4, p. 89 (28 pp.)

[6] Thomas, Guy H., Langemo, Mark. “A New Look at Information Systems and Records Management”. Proquest -ABI/INFORM Global database Arma Records Management Quarterly Prairie Village: Jul 1992. Vol. 26, Iss. 3, p. 3 (4 pp.)

[7] “Seeking Out a Merger Made in Heaven” Proquest -ABI/INFORM Global database
Bankers Monthly New York: Feb 1991. Vol. 108, Iss. 2, p. 25 (2 pp.)

[8] Morrison, M.J. James, A.D. “ The role of dedicated integration teams in the post-merger management of technology” Manchester Univ., UK; This paper appears in: Management of Engineering and Technology, 2001. PICMET ’01. Portland International Conference on. Meeting Date: 07/29/2001 – 08/02/2001 Publication Date: 29 July-2 Aug. 2001. Location: Portland, OR USA On page(s): 12 – 13 vol.1 Volume: 1 Inspec Accession Number: 7168058

[9] Daim, T. Kocaoglu, D.F. “ Staying ahead of the competition: technology acquisition and its global implications” Eng. Manage. Program, Portland State Univ., OR , USA; This paper appears in: Innovation in Technology Management – The Key to Global Leadership. PICMET ’97: Portland International Conference on Management and Technology. Meeting Date: 07/27/1997 – 07/31/1997 Publication Date: 27-31 July 1997 Location: Portland, OR USA On page(s): 225 – 228 Reference Cited: 12 Inspec Accession Number: 5739315

[10] Card, D. Comer, E. “Why do so many reuse programs fail? “ Software Productivity Solutions, Indialantic, FL , USA; This paper appears in: Software, IEEE. Publication Date: Sept. 1994 On page(s): 114 – 115 Volume: 11 , Issue: 5 ISSN: 0740-7459 Reference Cited: 0 CODEN: IESOEG. Inspec Accession Number: 4780658

[11] Reed, F.M. Walsh, K. Grice, R. “Information acquisition for technological innovation and technology strategy in small firms” Wolfson Sch. of Mech. & Manuf. Eng., Loughborough Univ., UK. This paper appears in: Engineering Management Conference, 2002. IEMC ’02. 2002 IEEE International .Publication Date: 2002 .On page(s): 137 – 142 vol.1 Volume: 1 .Inspec Accession Number: 7529198

[12] Brehm, L. Heinzl, A. Markus, M.L. “Tailoring ERP systems: a spectrum of choices and their implications “ Dept. of Inf. Syst., Bayreuth Univ., Germany. This paper appears in: System Sciences, 2001. Proceedings of the 34th Annual Hawaii International Conference Publication Date: 3-6 Jan. 2001,On page(s): 9 pp Number of Pages: CD-ROM Inspec Accession Number: 6859526

[13] Yongjean John Ki-Heung Yim “A study on an environment of ERP introduction” This paper appears in: Info-tech and Info-net, 2001. Proceedings. ICII 2001 – Beijing. 2001 International Conferences on, Publication Date: 29 Oct.-1 Nov. 2001 On page(s): 84 – 89 vol.6 ,Volume: 6 Number of Pages: 6 vol.(391+853+567+410+350+178) Inspec Accession Number: 7348435

[14] Ross, J.W. “ Surprising facts about implementing ERP” Sloan Sch. of Manage., MIT, Cambridge, MA, USA; This paper appears in: IT Professional, Publication Date: July-Aug. 1999 On page(s): 65 – 68 , Volume: 1 , Issue: 4 , ISSN: 1520-9202 CODEN: IPMAFM Inspec Accession Number: 6341739

[15] Somers, T.M. Nelson, K. “The impact of critical success factors across the stages of enterprise resource planning implementations” Wayne State Univ., Detroit, MI, USA This paper appears in: System Sciences, 2001. Proceedings of the 34th Annual Hawaii International Conference, Publication Date: 3-6 Jan. 2001 On page(s): 10 pp. Number of Pages: CD-ROM Inspec Accession Number: 6859525