Técnicas para emplear el tiempo racionalmente

I- Introducción:

La decisión de profundizar y escribir algo sobre el tema es la repetición por muchas personas, sea directivo o no, de la frase “no tengo tiempo” y de la cual entiendo, se abusa con frecuencia.

Ante todo, las personas no tenemos tiempo, lo utilizamos o no, ya que el mismo no lo podemos poseer, ni guardar para ser usado en otro momento.

En ocasiones no acometemos determinadas tareas, confiando en que mañana la podemos realizar, trayéndonos con frecuencia incumplimientos de nuestros compromisos, sin darnos cuenta que hemos malgastado el tiempo por un descuido. Este comportamiento no nos permite pensar que nunca tendremos más, que el día sólo tiene 24 horas y que incluso no las podemos utilizar todas para el trabajo, ya que esto pudiera conducirnos al agotamiento físico, al aumento de la tensión emocional o al desequilibrio.

No pretendamos erróneamente incrementar nuestro tiempo, sino emplearlo mejor. Administrándolo bien podremos hacer más cosas y seguro obtendremos mejores resultados.

Con este modesto trabajo no pretendemos ni remotamente dar una receta que “cure el problema ” sino trasmitir experiencias de algunos autores, así como personales, que permitan la reflexión y puedan servir de ayuda en los casos necesarios.

II.- Aspectos principales

Debemos destacar que trataremos de darle un enfoque que permita su utilización por todo el personal, incluidos los directivos, por lo que cada cual debe ajustarlo a sus características y necesidades.

A continuación veremos algunas técnicas que nos permitirán emplear el tiempo más racionalmente.

1. Establezca objetivos.

Identifique los objetivos que debe alcanzar en el período, orientando su acción en función de éstos, teniendo en cuenta tanto los a largo plazo, como a mediano y corto plazo.

Establezca los objetivos de cada día valorando que a veces el uso del tiempo depende de factores que escapan a su control, así como en la parte de éste en la que usted puede decidir. Estos deben ser definidos y realizables, precisando usted la programación del tiempo y adaptándolo a sus propias necesidades.

Detecte los puntos que demandan su atención y asigne el personal necesario para su ejecución manteniendo una unidad consecuente entre delegación y control de manera que permita el desarrollo de sus colaboradores y el cumplimiento de los objetivos.

Recuerde:

a- Determine los objetivos y ocúpese en primera instancia de los principales.
b- Confeccione la lista de las tareas necesarias.

2. Administre bien su tiempo

Administrar bien el tiempo y seguir buenos hábitos de trabajo equivalen a rendir el máximo.

Una vez definidos los objetivos, así como su importancia concentre en ellos todas sus energías y evite que lo distraigan o interrumpan innecesariamente, tenga en cuenta los aspectos siguientes:

  • Motívese a sí mismo, fíjese plazos, utilice su teléfono como medio de comunicación con su mundo de trabajo; lo cual le permitirá el intercambio en el instante, no quiere esto decir que no deba utilizar otro medio de comunicación (correo electrónico, fax, carta, etc.), pero si aprovechar las ventajas que nos brindan cada uno.
  • Tome notas de los puntos esenciales y así dispondrá de un registro permanente de sus reuniones, conversaciones personales o telefónicas o simplemente de las buenas ideas que se le ocurran y de todo otro detalle que entienda es importante.
  • No realice cosas que no valgan la pena concéntrese en lo importante, en sus metas, en lo que lo conducen a los resultados que los demás y usted esperan de su trabajo.
  • Reserve “bloques de tiempo” para su trabajo importante, puede ser difícil hacer esta reserva para cierto trabajo pero a veces no hay otra manera de acometerlo con eficacia y eficiencia.
  • Hágase preguntas, acostúmbrese a reflexionar para sacar experiencias del pasado, del presente y poderlas aplicar en el futuro.
  • Cuando decida hacer algo, hágalo, sobre todo lo más que pueda, lo mejor que pueda, lo más pronto que pueda. Poner manos a la obra es un buen hábito, que cura el mal hábito de aplazar la solución de los problemas.
  • Al terminar el trabajo de cada día programe el del día siguiente. El final de la jornada es también propicio para examinar en que perdió tiempo en el día, o lo utilizó mal.
  • Aprenda de sus experiencias, analícelas y separe las que fueron provechosas de las improductivas y le hicieron perder tiempo. Formúlese preguntas del uso que le da a su tiempo.
  • Procure la realización de las reuniones estrictamente necesarias, que participen sólo los imprescindibles y garantice que no se prolongue más allá de lo necesario.
  • Delegue todas las actividades que deban ser delegables y mucho cuidado con las actividades agradables pero que no aportan nada al cumplimiento de los objetivos.
  • Muy importante, si usted está en la oficina, pero necesita estar concentrado, que su secretaria no diga que no se encuentra. Ella debe tratar de encaminar el asunto, si no es posible, explicar que no puede atenderlo en ese momento, lógicamente esto es aplicable de acuerdo a sus indicaciones al respecto.
  • Recuerde la clave del incremento de la productividad está en identificar las tareas, nuestras y las de los colaboradores, que reportan mayor beneficio al trabajo, o sea, a los objetivos que nos hemos trazado.

3.  Consejos útiles

  • Mantenga su puesto de trabajo descongestionado, revíselo a intervalos, y elimine todos los papeles que no necesita más.
  • Sobre su escritorio sólo los documentos con que debe trabajar en ese momento, ya que puede distraerse y no concentrarse totalmente en lo que está haciendo.
  • Analice que horas del día son las más convenientes para determinadas tareas y trate de adaptar su programa de trabajo en consecuencia.
  • Se recomienda en la última hora de la jornada (mayor agotamiento) realizar tareas de rutina.
  • Trate de disminuir o eliminar las causas de distracción, tensión o frustración, tales como: ruido, temperatura no confortable, humo, iluminación deficiente, otras personas con discusiones, risas, conversaciones sobre hechos intrascendentes.
  • Elabore una lista de cosas que hacer.
  • Trabaje organizadamente.
  • Delegue autoridad y exija a cada cual su responsabilidad.
  • Elabore planes de trabajo que sean verdaderas guías de acción, no los considere como algo formal.
  • Combata a los “ladrones de tiempo”, no participe en ese delito.
  • No malgaste su tiempo, ni contribuya a malgastar el de los demás.
  • No se obsesione con el tiempo, actúe de manera natural, para no provocar desorganización y un efecto contrario en los resultados.

III-Resumen

Después de leer este material posiblemente vengan a su mente dos aspectos:

l. Todo lo dicho aquí es elemental y ya lo sabía.

2.  “No tengo tiempo” para tantos detalles.

Haciendo un breve comentario sobre el primer aspecto estamos totalmente de acuerdo con esa afirmación, pero a veces nosotros los seres humanos las cosas evidentes, o no las vemos, o no las aplicamos y hasta que no reflexionamos al respecto ” lo evidente no nos salta a la vista”.

Con relación al segundo aspecto pudiera ser su caso, de todas formas haga un esfuerzo, quizás le sea útil en algo.

Lo expresado en este material no nos hace inmunes, pero si nos permite ante todo la reflexión, para desarrollar una estrategia y una táctica sobre el uso del tiempo, ya que una correcta utilización nos permitirá aumentar nuestra satisfacción personal y ser más útiles socialmente.

Mi reconocimiento y admiración para quienes tienen resuelto este problema sobre la utilización del tiempo, ellos saben la importancia que tiene no malgastar tan preciado recurso y a su vez les agradecería sus sugerencias para mejorar este trabajo.

Considero importante esta cita que a continuación incluyo.

“La disciplina del trabajo no es concurrir a la empresa y permanecer ocho o más de trabajo. Es ante todo la actitud, el cumplimiento de las tareas asignadas, la calidad, el empleo adecuado de los recursos.” (3)

Bibliografía

1.- Lo que todo empresario debe saber………………el empleo eficaz del tiempo.

2.- Vidal, a………………………………el tiempo el implacable

3.- García,……………el tiempo como factor limitante en la dirección.

4.- Economía (españa),….el reparto del tiempo y del trabajo, ¿una alternativa o una utopía para el siglo xx i?

5.- Filgueiras, m …………………………………………habilidades directivas

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Valdés Herrera Clemente. (2005, agosto 31). Técnicas para emplear el tiempo racionalmente. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/tecnicas-para-emplear-el-tiempo-racionalmente/
Valdés Herrera, Clemente. "Técnicas para emplear el tiempo racionalmente". GestioPolis. 31 agosto 2005. Web. <https://www.gestiopolis.com/tecnicas-para-emplear-el-tiempo-racionalmente/>.
Valdés Herrera, Clemente. "Técnicas para emplear el tiempo racionalmente". GestioPolis. agosto 31, 2005. Consultado el 17 de Noviembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/tecnicas-para-emplear-el-tiempo-racionalmente/.
Valdés Herrera, Clemente. Técnicas para emplear el tiempo racionalmente [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/tecnicas-para-emplear-el-tiempo-racionalmente/> [Citado el 17 de Noviembre de 2018].
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