La Tecnología de Información (TI) nació como soporte a las necesidades dentro de las organizaciones. Entre las aplicaciones de TI están los Sistemas de Información automatizados que sirven para el registro de las transacciones diarias y la generación de reportes que presentan información con características de importancia, relevancia, claridad, sencillez y oportunidad de tal forma que sea útil para las personas a quienes se les entrega.
Se ve su uso en muchas empresas, que van desde una clasificación de micro hasta gran empresa; sin embargo, la aplicación en cada una puede variar debido a la magnitud de actividades de la misma, no así por su tamaño. Entre las aplicaciones más comunes están: Planillas de Pago, Facturación, Registro de IVA, Manejo de Cuentas Bancarias, Control de Inventarios, Cobros, Pagos, Registros Financieros y Académicos, Préstamo de libros en bibliotecas, etc.
Cada una de éstas responde a necesidades de las empresas en las que se usan; por ejemplo, en una empresa comercial se puede tener automatizado el inventario de productos de tal manera que se aumente cuando se realizan compras y se disminuya cuando se registran ventas.
Otra aplicación combinada con ésta es el Registro de Clientes y Cuentas por Cobrar, en la que se actualizan la apertura de crédito a los clientes y se da seguimiento a sus abonos a la cuenta hasta su cancelación definitiva. Por supuesto, esto genera movimiento en los datos financieros por lo que se usa también aplicaciones para Caja Chica y, cuentas bancarias. Cada una de éstas es una Aplicación automatizada mediante programas de computadora que al integrarse forman parte de un Sistema de Información; en otras palabras, las aplicaciones no han de ser desligadas entre sí y son manipuladas por personas (usuarios) que reciben los datos de cada transacción. Estos datos pueden aparecer en formularios como contratos, recibos, facturas y otros.
Cuando los usuarios reciben los datos, éstos son preparados e introducidos a la Base de Datos de la empresa mediante una aplicación de computadora. El procesamiento de estos datos depende de los propósitos de cada aplicación de tal forma que se genere la información adecuada y se presente los respectivos reportes. La disposición de los datos puede ser desde el almacenamiento en una única computadora hasta la conexión de varias para el acceso de los datos mediante una Red de Área Local y más allá de esto, en una Red de Área Extendida y cuya tecnología puede dar soporte también al acceso a Internet, intranets o extranets.
Al revisar lo antes expuesto, se puede identificar los siguientes componentes de un Sistema de Información:
- Datos: Hechos aislados que por sí solos no significan mucho.
- Información: Datos modificados o combinados que poseen significado de utilidad para quien los recibe.
- Personas: Empleados (usuarios) que hacen uso de los sistemas de información y que según su puesto los desarrollan, manipulan, mantienen o usan la información resultante de ellos.
- Actividades: Conjunto de asignaciones o pasos desarrollados para completar un proceso o función de empresa, como: Registro de compras, ventas, cuentas por cobrar/pagar; cada una de las cuales está asociada a una aplicación de computadora.
- Redes: Integración de equipos con el fin de compartir recursos de hardware y software
- Tecnología: Hardware y software que sostiene al resto de componentes.
De la interrelación de éstos componentes se puede obtener la siguiente definición de Sistema de Información:
“Conjunto integrado de procesos, desarrollados en un entorno usuario-computador, que apoyado en redes y tecnologías informáticas, operan sobre un conjunto de datos estructurados (Base de Datos) de una organización, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria, para el desarrollo de las actividades cotidianas de la organización y las actividades propias de la dirección de la misma”. (Gil Pechuán)
La información que se distribuyen con los sistemas es considerada como uno de los recursos valiosos de las organizaciones, en el sentido de que ésta es utilizada para darle seguimiento a las actividades diarias. Debe tenerse en cuenta entonces, que los Sistemas de Información ayudan a las organizaciones a trabajar más inteligentemente, no más complicadamente.
De hecho, nadie pone en duda que la “información es poder” por lo que muchas organizaciones disponen los recursos necesarios para su obtención y control, ya que ésta y la tecnología de información ayudan al desarrollo competitivo de las mismas, diferenciándolas de la competencia, creando nuevos productos y servicios, nuevas barreras de entrada, etc.
Así, se deriva que el papel fundamental de los sistemas de información en las empresas, se orienta a tres áreas:
- Soporte de los procesos empresariales mediante:
- Sistemas de Procesamiento de Transacciones
- Sistemas de control de procesos industriales
- Sistemas de colaboración empresarial
- Soporte de la toma de decisiones gerenciales mediante:
- Sistemas de Información Gerencial con informes especificados con anterioridad para los gerentes
- Sistemas de Apoyo a las Decisiones
- Sistemas de Información Ejecutiva
- Soporte a la estrategia para generar ventaja competitiva
