Cualquier negocio que crece con un modelo de negocio sustentable, con ventas estables y una cartera de clientes sólida, tiene la opción de expandirse y abrir una segunda sucursal, porque demuestra que su forma de trabajar genera resultados. Sin embargo,antes de aventurarse a la apertura de una sucursal, hay que tener cuidado y considerar varias cosas, para que su modelo funcione con el mismo éxito, pero en otra ubicación.
Expandirse no solo se trata de encontrar un local para rentar, contratar personal y ofrecer los mismos productos o servicios, pues cada ubicación y establecimiento tendrá operaciones particulares y otras formas de enfrentarse a la competencia. Incluso hay que afrontar otras preferencias de los consumidores y hasta la forma de abastecerse.
Lo anterior, significa que una sucursal no es una réplica exacta de tu negocio matriz, y que esta última sea un negocio rentable no garantiza que una segunda lo sea también.
Las pequeñas y medianas empresas (pymes) tienen el reto de poder crecer sin debilitar la estabilidad del negocio original; por eso, deben tener la responsabilidad de hacer un correcto análisis de inversión, anticipar los gastos recurrentes y determinar si realmente se tiene la capacidad operativa y financiera de atender dos establecimientos al mismo tiempo.
Una sucursal exitosa no garantiza otra igual
Antes de pensar en una expansión, debes tener claro que los resultados que obtuviste en tu primera ubicación no se reproducen automáticamente en otra sucursal. Si bien es cierto que ayudan mucho la construcción de una marca, la calidad de los productos y los procesos automatizados, el nuevo mercado al que llega la sucursal puede comportarse de manera distinta.
Hay que hacer un correcto análisis de mercado para saber si la segunda ubicación también tendrá el mismo flujo de clientes, facilidad de acceso, hábitos de consumo similares y baja competencia. Por mencionar solo un ejemplo de las variables que afectan: sería prudente analizar si cuentas con un producto que está teniendo una gran aceptación dentro de una zona comercial y decides poner una sucursal dentro de una zona residencial, probablemente pueda existir una menor demanda.
Por esa razón, antes de firmar cualquier contrato de arrendamiento o invertir en instalaciones, debes estudiar la demanda potencial de esa nueva zona. Es tu responsabilidad identificar a los clientes, revisar la oferta de los competidores y estimar el volumen de ventas posible.
Hecho lo anterior, es conveniente distinguir entre la demanda que existe y lo que puedes captar con tu negocio; recuerda que aunque una zona por sí misma tenga muchos consumidores, es probable que no todos estén interesados en lo que tú ofreces o que sea fácil atraerlos.
La pregunta no debería ser si el modelo con el que estás operando funciona, sino bajo qué condiciones lo hace y cuáles podrían replicarse de manera exitosa en una nueva ubicación.
El costo de abrir y mantener una segunda sucursal
Ahora bien, hablemos de dinero. Cuando abres una nueva sucursal, ya tienes una idea de la inversión inicial que se va a desembolsar, considerando conceptos como adecuación del local, mobiliario, equipo, permisos, tecnología, inventario inicial y gastos de apertura.
Posteriormente viene el desembolso para el arranque de operaciones, ya que una segunda sucursal también genera gastos fijos: renta, servicios, mantenimiento, nómina, transporte, insumos y administración.
Dependiendo de las ventas, hay variaciones de pagos, pero todos deben cubrirse mes a mes incluso si hay pocos ingresos o si están por debajo de lo esperado. Es un panorama poco favorecedor, pero suele suceder en algún momento, ya que no necesariamente una nueva sucursal alcanza el mismo nivel de actividad que la original durante los primeros días; por ende, la empresa debe tener recursos suficientes para sostener el periodo de arranque sin depender de que las ventas crezcan de inmediato.
Justo en este punto, la empresa debe considerar tres escenarios posibles dentro de su viabilidad financiera:
- Conservador: considera ventas inferiores a las esperadas, un arranque lento y costos mayores a los presupuestados.
- Intermedio: utiliza proyecciones respaldadas por el estudio de mercado y los costos identificados.
- Favorable: contempla un desempeño superior, sin asumir que ese resultado está garantizado.
Al tener previstos estos tres escenarios con el capital suficiente de soporte, se puede proyectar en qué momento se alcanza el punto de equilibrio de la nueva sucursal, que es cuando ya puede generar ingresos aptos para lo que se espera, por sí misma.
También conviene revisar el impacto sobre el establecimiento original. Si la expansión consume el dinero destinado a inventario, mantenimiento o compromisos financieros existentes, la empresa podría debilitar una operación que ya era rentable para sostener otra cuyo desempeño todavía es incierto.
Administrar dos establecimientos exige procesos claros
Cuando un negocio funciona bien dentro de una sola ubicación, las decisiones no son difíciles de tomar pues existe un equipo de trabajo donde la comunicación es efectiva, directa y resolutiva. Al abrir una segunda sucursal, esa dinámica puede cambiar, sobre todo si la sucursal cuenta con otros criterios al momento de hacer un registro de ventas o hacer compras o controlar inventarios. Las diferencias operativas no son convenientes en este caso, porque se pierde visibilidad y habrá dificultades para comparar resultados.
Antes de crecer, debes documentar los procesos esenciales para poder tener criterios comunes en actividades que requieren consistencia.
La información financiera también debe consolidarse de manera periódica. Conocer cuánto vende cada sucursal no basta; siempre necesitas identificar costos, márgenes, gastos asignados y necesidades de capital de trabajo. De esta forma será mucho más fácil saber si ambos negocios están contribuyendo a una rentabilidad general o si hay una absorción de recursos de uno a la otra.
Personal, responsabilidades y coordinación entre sucursales
Expandirse también modifica la organización de tu trabajo y la contratación de personal nuevo. En una sucursal nueva hay que coordinar al equipo de trabajo para que tenga el mismo rendimiento que se tuvo dentro del negocio original. Además, se requieren figuras de supervisión, algunos responsables de turno y equipo lo suficientemente preparado como para resolver incidencias sin que se detengan las operaciones.
¡Mucho cuidado! No solo es contratar a más personas sin ningún filtro; para que la sucursal tenga el éxito esperado, se requiere buscar perfiles similares a los que ya tienes dentro de tu negocio matriz. Que tengan las competencias y habilidades indispensables para gestionar todo tipo de actividades relacionadas con su puesto.
Necesitas personas a quienes se les pueda delegar funciones y que sepan apegarse a procedimientos, indicadores y límites de autoridad claros. No puedes permitirte que haya discrepancias o criterios distintos en tus sucursales porque la experiencia del cliente no debe variar de un lugar a otro.
Por tu parte, en tu calidad de empleador, resulta ideal brindar beneficios laborales además de prestaciones que motiven a tu personal y te ayuden a tener control presupuestario a la par. Cuando la empresa ofrece vales de restaurante, por ejemplo, debe considerar que las condiciones de uso y la manera en que se administrarán sean iguales para los equipos de ambas ubicaciones. Del mismo modo, los vales de despensa pueden incorporarse a la estructura de prestaciones, siempre que se definan criterios claros y una gestión consistente que, al final, también te beneficiará al ser deducibles de impuestos.
Abastecimiento e inventario: el reto de mantener la operación
Como ya hemos visto, abrir una segunda sucursal no es simplemente «duplicar lo que ya haces». Tu volumen de compra crece, sí, pero la logística se complica al doble y debes considerar la distancia entre puntos, las rutas de entrega y la capacidad de bodega, que con un segundo equipo en operaciones tendrá modificaciones.
Y cuidado, porque comprar más no siempre significa ahorrar. ¿De qué sirve conseguir un gran descuento por volumen si el flete se come tu margen o la mercancía se queda estancada en el almacén? Las reglas deben establecerse desde el primer momento: ¿Quién autoriza las compras de emergencia? ¿Cuáles son los puntos mínimos de reorden? ¿Conviene tener un almacén central para repartir a ambas sedes o que cada una le compre directamente al proveedor?
Al administrar con datos podrás detectar de inmediato faltantes, mermas o productos fantasma. Así dejas de repartir insumos a ciegas y empiezas a abastecer según la demanda real de cada punto.
¿Cómo saber si la empresa está lista para expandirse?
Antes de comprometer recursos, la dirección debería responder algunas preguntas que te van a dar una guía:
- ¿La operación actual puede funcionar sin la supervisión constante del propietario?
- ¿Existe capital suficiente para sostener el arranque de una nueva sucursal?
- ¿Se tiene amplio conocimiento sobre la demanda de la nueva zona?
- ¿Los procesos se pueden replicar y medir de manera exitosa en otro lugar?
- ¿Hay capacidad para controlar inventarios, gastos y resultados en dos ubicaciones?
Abrir una segunda sucursal puede ampliar el mercado, aumentar los ingresos y reducir la dependencia de una sola ubicación. Pero estos beneficios dependen de que la empresa pueda financiar el crecimiento, coordinar sus operaciones y adaptar su modelo a las condiciones de cada mercado.
Cuando una pyme evalúa estas variables antes de invertir, la expansión se convierte en una decisión empresarial sustentada en datos, planificación y capacidad de gestión.