Una empresa u organización exitosa orientada a proyectos normalmente dispone de una Oficina de Proyectos responsable por establecer las normas, políticas, procedimientos, procesos, estructuras, patrones y metodologías que son aplicados durante el ciclo de vida de dichos proyectos. Estas empresas y organizaciones han creado y fortalecido con el transcurrir del tiempo una “Cultura de Proyectos” alineadas con la metodología empleada durante la iniciación, planificación, ejecución, control y monitoreo, y cierre de los proyectos.
Cambiar una organización de proyectos orientada al uso de la metodología Waterfall hacia una organización orientada al uso de las Metodologías Agile, Scrum, etc requiere de tiempo y dedicación, no es tan simple como parece porque requiere adecuar los procesos, estructura, gente y cultura hacia in nuevo enfoque de proyectos.
Aquí el “talón de Aquiles” se presenta con el cambio cultural y la formación de los Equipos de Proyectos. Es todo un cambio de paradigma ir de Equipos Dirigidos hacia Equipos Auto-dirigidos, Auto-regulados.
La formación de Equipos Auto-dirigidos requiere de la madurez y compromiso individual y colectivo que se logra a través de la interacción continua, manejo de emociones, orientados al trabajo en equipo, liderazgo y orientación al logro, a los resultados.
Durante este proceso de transición el equipo debe construir relaciones de confianza y amistad entre sus miembros, debe crearse un ambiente fraterno que rompa las barreras de comunicación para que el equipo acepte cada individualidad y se abra a cooperar para el logro de los objetivos del proyecto.
Muchas empresas han entendido esta complejidad en su intento por aplicar la metodología Agile, las cuales han adoptado diferentes enfoques como un hibrido entre las metodologías conocidas como Scrum-Fall o Agile-Scrum. Otros han adoptado planes piloto seleccionando proyectos pequeños, de baja complejidad y prioridad con la finalidad de experimentar la aplicación de la metodología Agile.
Todas estas estrategias o enfoques de aplicación y transición son validas pero el punto, en mi modesta opinión, esta en la formación y entrenamiento de los equipos de trabajo, en des-aprender y aprender la nueva forma de trabajo, y en acompañamiento durante el uso y aplicación de la metodología, en ir progresivamente adaptando los procesos, estándares, patrones, políticas y procedimientos de la mano con la madurez que vayan experimentado los equipos de proyectos, y la creación de la nueva cultura de ejecutar proyectos bajo la metodología Agile.
En este acompañamiento la Oficina de Proyectos juega un role fundamental porque son los llamados a manejar el proceso de transición y cambio, es la responsable por el “coaching” de los equipos junto con los “Scrum Masters” o maestros Scrum.
Recuerden que existen individuos que requieren poca o nada de supervisión, capaces de producir resultados de calidad con muy poca supervisión; pero también hay otros que requieren más atención y supervisión para finalizar las tareas. Además, recordemos que los “Sprint” son ciclos cortos (dos o cuatro semanas) para producir los entregables y resultados. Si no hay cohesión en los equipos de trabajo se dificulta el logro de los objetivos y entregables comprometidos por los proyectos.
