Cuando se habla de globalización, competitividad y calidad en los procesos de los negocios, es necesario que las empresas tengan la necesidad de integrar con eficiencia, los recursos de las empresas y hacer que su información fluya de una forma continua, y no solo para acelerar los procesos, si no para reducir los costos.
Las organizaciones necesitan una solución que se adapte a sus necesidades, que crezcan en la medida en que las empresas crecen y crecen y que cambien en la medida en que la empresa lo haga. La solución es adquirir sistemas de información empresariales los cuales son: ERP (Planeación de Recursos Empresariales), el cual administra los procesos internos del negocio, optimiza los tiempos de ciclo de venta y costos en la cadena de valor; CRM (Administración de las Relaciones con el Cliente), el cual atiende la relación con los clientes, resuelve el nivel de consistencia del servicio.
Las empresas que cuentan con sistemas ERP tiene la capacidad de cambiar de estrategia, tácticas y procedimientos acordes a la situación del mercado. Otros de sus beneficios son: La creación de una visión unificada de los negocios común a todos los departamentos y funciones de las empresas; bases de datos centralizadas en las que se registran, procesan, monitorizan y controlan todas las funciones de la actividad empresarial.
Algunos pasos a seguir para una implementación exitosa son:
- Definición clara del alcance del proyecto y los objetivos.
- Patrocinio de altos directivos
- Fuerte liderazgo de proyecto, espíritu de equipo e involucramiento del usuario.
- Usar y apegarse a una metodología
- Expectativas realistas
- Permitir el rediseño organizacional.
- Manejo del proceso de cambio.
- Ventajas de implementar ERP
Tener un flujo eficiente de información y transaccional íntegro a través de las diferentes áreas de la empresa, unidades de negocio y áreas geográficas hace que se tengan beneficios aún mayores, sobre todo en cuestión de tiempos y acceso a la información.
Los procesos de planificación estratégica, manejo de recursos humanos, optimización de recursos, reducción de costos y capacidad de atención a clientes y proveedores se ven beneficiados, en tiempo y costo, por el manejo de sistemas integrados de este tipo.
Se optimizan los procesos empresariales y se incrementa la capacidad de proporcionar información confiable y en tiempo real.
Mejoras en cuanto al servicio al cliente y atención de los mismos, Así como mayor competitividad conforme haya cambios en el medio.
Actualmente las empresas que tienen éxito cuanto implementan estos sistemas en sus empresas es porque tienen sus metas bien establecidas y tienes un patrón a seguir, es decir tienen bien planeado hasta donde quieren llegar y como lo van a lograr, y para esto es necesario tomar en cuenta varios factores como son el económico, el factor humano, el tiempo y el factor cultural y sobre todo tiene metas reales y que vayan de acuerdo con la realidad es decir no son demasiado difíciles de alcanzar. Las empresas que implementan estos sistemas tienen mucho cuidado en escoger el sistema que más les conviene y que vayan de acuerdo con el tamaño de la empresa para que pueda adaptarse fácilmente y pueda trabajar exitosamente.
Sin embargo, unas de estas debilidades que podemos mencionar son la complejidad del proceso para integrar información contenida en sistemas externos al ERP ó en aplicaciones distribuidas geográficamente, así también la eficiencia de operación de los sistemas se afecta considerablemente si se mantiene en las bases de datos la historia de las transacciones. Un error que se comete comúnmente y es el causante de que los sistemas ERP fracasen es que las personas piensan que el tener un ERP implantado dentro de la organización es tener un «mejor futuro asegurado”, pero esto no es así ya que es necesario ver las ventajas y desventajas de los distintos paquetes de Software que mejor se adapten a las necesidades de la empresa, se deben considerar las características de la empresa, el giro, los recursos con los que cuenta, entre otros. Otro factor negativo importante es La cultura organizacional ya que se debe de conocer a fondo para poder involucrar a todo el personal de la empresa a que utilize adecuadamente el nuevo sistema y no exista resistencia al cambio que indudablemente cambiará a la organización; cuando este factor se presenta es cuando la empresa fracasa al implementar estos sistemas.
Como conclusión podemos darnos cuanta que la implementación de un sistema ERP no es fácil ya que así como nos puede asegurar el éxito nos puede llevar al fracaso ya que nada es seguro, es por eso que tenemos que estar al pendiente de todos los detalles que implica el tener estos sistemas y llevarlos adecuadamente para poder tener una implementación con éxito.
