MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 1000:2005
- Marco técnico y conceptual
- Fundamentos legales
- Principios del MECI
- Subsistemas
- Componentes
- Elementos
- Pautas generales de implementación
NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000:2004
- Marco técnico y conceptual
- Fundamentos legales
- Principios de la norma técnica
- La norma técnica
- Elementos para su implementación
OBJETIVO
Introducir al SGC y al MECI como herramientas que conduzcan al control y al mejoramiento continuo de las instituciones del Estado al servicio del ciudadano.
MECI 1000:2005 – MARCO TÉCNICO Y CONCEPTUAL
- Cambios en las teorías administrativas especialmente en materia de control. Énfasis en lo preventivo, administración del riesgo:
MECI 1000:2005 – MARCO TÉCNICO Y CONCEPTUAL
ANTES DE 1993
- Practica exterior
- Supervisión
- Castigo
- Control previo
- Control Policivo
- A cargo de otros
DESPUES DE 1993
- Basado en procesos
- Autocontrol
- Proactivo
- En tiempo real
- Participativo – consultivo
MECI 1000:2005 – MARCO TÉCNICO Y CONCEPTUAL
- Articulo 1º. Ley 87/93: Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
- El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando.
MECI – FUNDAMENTOS LEGALES
ver imagen
MECI – PRINCIPIOS
Los principios del Sistema de Control Interno se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales.
Se han identificado los siguientes principios aplicables al Sistema de Control Interno:
- Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.
- Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.
- Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.
MECI – SUBSISTEMAS
- SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO: Es el Conjunto de Componentes de Control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la Entidad Pública.
- SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN: Conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la Entidad Pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misión.
- SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN Conjunto de Componentes de Control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la Entidad Pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización Pública.
MECI – IMPLEMENTACIÓN
- NUMERAL 6. IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO.
- La Entidad Pública debe establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno mejorando continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad de acuerdo con los requisitos de este Modelo Estándar. Para ello la Entidad deberá surtir las siguientes etapas y actividades.
MECI: Implementación 6.1
6.1 ETAPA 1: Planeación al Diseño e Implementación del Sistema de Control Interno.
- Establecer el Compromiso de la Alta Dirección.
- Definir la Organización del Equipo de Trabajo.
- Definir los diferentes niveles de implementación o Ajuste del Sistema de Control Interno actual en términos del Modelo Estándar de Control Interno.
- Elaborar el Plan de Trabajo para el Diseño e Implementación.
- Definir Normas de Funcionamiento.
- Definir Actividades de desarrollo e implementación.
- Asignar Responsabilidades.
- Definir Cronograma de Actividades.
- Establecer los recursos que garanticen el desarrollo e implementación.
- Llevar a cabo la Capacitación del Grupo de Trabajo.
- Realizar Socialización a directivos de la Entidad.
MECI: Implementación 6.2
- 6.2 ETAPA 2: Diseño e Implementación del Sistema de Control Interno.
- Para el Diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno se deberá llevar a cabo una evaluación sobre la existencia o estado de desarrollo e implementación de cada elemento de Control en la Entidad Pública y definir la actividad y responsables del diseño, ajuste o implementación utilizando para ello la metodología, procedimientos e instrumentos que para tal efecto defina el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP.
MECI: Implementación 6.3
- 6.3. ETAPA 3: Evaluación a la implementación del Modelo Estándar de Control Interno.
- La Oficina de Control Interno, Unidad de Auditoría Interna o quien haga sus veces en la Entidad Pública, llevará a cabo una evaluación permanente a los procesos de diseño, desarrollo e implementación del Modelo de Control Interno, garantizando con ello la efectividad del Sistema de Control Interno de la Entidad.
MECI: Implementación 6.4
6.4. ETAPA 4: Normograma Sistema de Control Interno
La Entidad Pública a fin de garantizar el control de cumplimiento, deberá elaborar un Normograma con las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables, verificando a través del desarrollo del Modelo Estándar de Control Interno, el cumplimiento y todas y cada una de dichas normas.
CONTENIDO
NTCGP 1000:2004 – MARCO TÉCNICO Y CONCEPTUAL
Organización Internacional para la estandarización, federación mundial fundada en 1947, para promover el desarrollo de normas internacionales relacionadas con manufactura, comercio, servicios y organismos de normalización de más de 138 países.
La estandarización se convierte en una necesidad para enfrentar el mundo globalizado.
NTCGP 1000:2004 – Marco técnico y conceptual
Familia de normas que han sido elaboradas por la ISO con el fin de asistir a las organizaciones de todo tipo y tamaño, en la implantación y operación de “sistemas de gestión de la calidad” eficaces.
La familia de normas ISO 9000:2000 está constituida por tres normas básicas, complementadas por otros documentos
- ISO 9000: Sistemas de gestión de calidad – fundamentos y vocabulario
- ISO 9001: Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos
- ISO 9004: Sistemas de gestión de la calidad – Directrices para la mejora del desempeño
QUÉ ES CALIDAD???
CALIDAD: Grado en que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos.
- El sector público colombiano no es ajeno a esta necesidad.
- Para responder a las exigencias se emiten una serie de normas y directrices para lograr implementar los SGC. Haciendo unas adecuaciones especiales.
- Articulo 1o. de la Ley 872 de 2003. “Créase el Sistema de Gestión de la calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente”
NTC GP 1000-2004 PRINCIPIOS
- Enfoque hacia el cliente: la razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas.
- Liderazgo: desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad.
- Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas: es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, que permite el logro de los objetivos de la entidad.
- Enfoque basado en los procesos: En las entidades existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.
- Enfoque del sistema para la gestión: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.
- Mejora continua: Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.
- Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición.
- Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: Las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor.
- Coordinación, cooperación y articulación: El trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.
- Transparencia: La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos facilitando el control social.
NTC GP 1000:2004 LA NORMA TÉCNICA
CONTENIDO DE LA NORMA TÉCNICA
0- Introducción
1- Generalidades
- Principios de la Gestión de la Calidad
- Compatibilidad con otros sistemas: MECI; Sisteda
2- Objetivos y campos de aplicación
3- Términos y definiciones
4- El sistema de Gestión de la Calidad
5- Responsabilidad de la Dirección
6- Gestión de los recursos
7- Realización del producto y/o prestación del servicio
8- Medición, análisis y mejora
NTC GP 1000:2004 IMPLEMENTACIÓN
Para dar cumplimiento a lo dispuesto en la ley 872 de 2003 , las entidades deben como mínimo:
NTC GP 1000:2004 implementación a)
a) Identificar cuáles son sus usuarios, destinatarios o beneficiarios de los servicios que presta o de las funciones que cumple; los proveedores de insumos para su funcionamiento; y determinar claramente su estructura interna, sus empleados y principales funciones;
NTC GP 1000:2004 implementación b)
b) Obtener información de los usuarios, destinatarios o beneficiarios acerca de las necesidades y expectativas relacionadas con la prestación de los servicios o cumplimiento de las funciones a cargo de la entidad, y la calidad de los mismos;
NTC GP 1000:2004 implementación c)
c) Identificar y priorizar aquellos procesos estratégicos y críticos de la entidad que resulten determinantes de la calidad en la función que les ha sido asignada, su secuencia e interacción, con base en criterios técnicos previamente definidos por el Sistema explícitamente en cada entidad.
NTC GP 1000:2004 implementación d)
d) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar que estos procesos sean eficaces tanto en su operación como en su control;
NTC GP 1000:2004 implementación e)
e) Identificar y diseñar, con la participación de los servidores públicos que intervienen en cada uno de los procesos y actividades, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generen un impacto considerable en la satisfacción de las necesidades y expectativas de calidad de los usuarios o destinatarios, en las materias y funciones que le competen a cada entidad;
NTC GP 1000:2004 implementación f)
f) Documentar y describir de forma clara, completa y operativa, los procesos identificados en los literales anteriores, incluyendo todos los puntos de control. Solo se debe documentar aquello que contribuya a garantizar la calidad del servicio;
NTC GP 1000:2004 implementación g)
g) Ejecutar los procesos propios de cada entidad de acuerdo con los procedimientos documentados;
NTC GP 1000:2004 implementación h)
h) Realizar el seguimiento, el análisis y la medición de estos procesos;
NTC GP 1000:2004 implementación i)
i) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.
NTC GP 1000:2004 implementación – Ciclo P-H-V-A
De manera adicional, puede aplicarse a todos los procesos la metodología conocida como «Planificar-Hacer-Verificar-Actuar» (PHVA). PHVA puede describirse brevemente como:
- Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la entidad.
- Hacer: Implementar los procesos.
- Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos y/o servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto y/o servicio, e informar sobre los resultados.
- Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.
NTC GP 1000:2004 implementación – Enfoque de proceso – medición
PREGUNTAS?
- Qué obtuvo?
- Para qué le sirve?
- Cómo anda su entidad?