Una táctica de gestión habitual en comunicación interna es crear una red de facilitadores. Muchas veces, esta red termina en la nada, produce desmotivación y falta de compromiso para futuras convocatorias. ¿Se puede prevenir?.
Cuando la empresa cuenta con un número elevado de colaboradores, o su locación es dispersa, solemos aconsejar tres movimientos para que la comunicación interna fluya:
- la instalación de la escucha;
- la sistematización de canales;
- la conformación de una red de facilitadores.
Respecto de los dos primeros no hay dudas. La escucha es un elemento que nadie discute como fundamental en un proceso de comunicación, sea en el hábito individual de cada persona o en la búsqueda de información -a nivel general- en la empresa. En sincronía con un buen hábito de escucha se conjuga el punto 2, una batería de canales. Bien administrada, con contenidos relevantes, de amplitud masiva y segmentada; sobre este punto tampoco hay dudas.
El tercer elemento es la red de facilitadores, y acá puede haber alguna controversia.
Un salto sin red
No fueron pocos los casos en que rápidamente se “compra” el proyecto de armar una red: sus beneficios iniciales son evidentes. Una red de aliados, (mejor si son de distintas áreas) recibe instrucción en comunicación y –en reuniones periódicas- información al día. Y favorece, por este mecanismo, una suerte de círculo virtuoso de la comunicación: acciona en contra del rumor porque sabe de comunicación algo más que el resto y porque posee algo más de información que la mayoría.
Claramente, el lanzamiento y la convocatoria inicial no son un problema. El problema se presenta dentro del primer año de gestión. Cuando la energía inicial –lograda por la novedad, por la capacitación- decae, los miembros dejan de concurrir a las reuniones, y la red deja de funcionar. En su lugar, aparece la desmotivación, y los comentarios conocidos cuando se realizan otras convocatorias: “si yo ya sé que eso también termina en nada”.
Dos ideas simples para el éxito de la red
La definición de funciones. Al momento del planteo de la red un obstáculo es que no tenga funciones claras: ni para sus miembros, ni para quienes la convocaron. ¿Deben avisar si las carteleras están viejas o vacías? ¿Deben informar si un tema es objeto de rumor? ¿Es su tarea recibir reclamos y sugerencias, para elevarlos? ¿Deben hacer propuestas de mejora, con ánimo de que se podrán implementar? Responder a estas preguntas ayuda a pensar en caminos de desarrollo para las personas, y de ayuda en la gestión del área.
Los ciclos. Cuando convocamos a participar en una red, lo mejor es que tenga un período de acción prefijado. Digamos un año, bien comunicado de entrada, desde la convocatoria. Nos permite varios movimientos: por un lado convocar, instruir, dialogar con sus miembros durante un tiempo relevante.
Nos habilita a cerrar el ciclo con un balance de lo realizado, sin sensación de pérdida al término del año. Facilita “lanzar” al circuito general a personas que han tenido una experiencia positiva. Y –sobre todo- nos prepara el camino para convocar nuevamente a otro grupo de personas, para que vivan la misma experiencia. Esta, sí, enriquecedora.
