Manejo de formularios preimpresos para el área administrativa y financiera

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Manejo de Formularios Pre-Impresos: Terminología
Básica y diseños varios para el área administrativa y
financiera
CONTENIDO
I. Introducción
II. Terminología Básica
Formulario
Arte
Tamaño Estándar
Partes
Original y copias
Gramaje
Tráfico
Huecos de arrastre
Troquel
Papel Químico
Papel de Seguridad
Crimping
Lineas o Puntos de Goma
Tintas
Tintas Especiales
Tramas
Pantone
Industria gráfica
Imprenta
Offset
III. Formularios
3.1 Formularios Pre-Impresos
3.2 Formularios - Formas
IV. Batería de Formularios
Formularios de Area de RRHH
4.1 Formulario de Rol de Pagos
4.2 Solicitud de Empleo y Datos del Personal (Hoja de vida).
4.3 Evaluación y Registro de Cambios/Promoción del Personal
4.4 Solicitud de Anticipo/Préstamo
Formularios Administrativos y de Finanzas
4.5 Orden de Servicios/Compras
4.6 Cuadro de Cotizaciones
4.7 Solicitud de Suministros a Proveeduría
4.8 Salvoconducto/Permiso de Ingreso a Oficinas
4.9 Solicitud de Viáticos y Reembolsos
4.10 Factura
4.11 Arqueo de Caja
I. INTRODUCCION
En el medio gráfico de impresión de formularios, existe terminología técnica que normalmente el
iniciado en administración e incluso el administrador desconoce y que más bien es dominado por las
imprentas o industrias gráficas.
Este trabajo busca dar ciertos tips importantes a tomarse en cuenta al momento de diseñar un
formulario y de requerir su impresión a una industria gráfica o imprenta. De esto depende no sólo
que el formulario sea funcional sino también ahorro en los costos de producción y ahorro de tiempo
hora hombre por mejora en el proceso donde se aplique el formulario.
Finalmente una empresa puede también diseñar sus propios formularios, ya sea para su uso interno
o para elaborar los bosquejos a entregar a la imprenta. Estos diseños pueden realizarse en
utilitarios que normalmente están a su disposición: Powerpoint, Excel e inclusive el mismo Word,
dependiendo de cuanta complejidad requiera el mismo. Recomiendo el uso de Powerpoint para
formularios que se requiere su llenado de forma manuscrita, mientras que excel o word para
aquellos que su llenado es a través del computador.
II. TERMINOLOGIA BÁSICA
A continuación se describirán los conceptos básicos que deben conocer y aplicar en el diseño y
manejo de formularios.
Formulario:Se denomina formulario a todo diseño “final” elaborado con las características del
solicitante y que permita:
-La consignación de información
-Identificación del nombre o logotipo de la empresa.
Otros nombres para formulario serían: formas o pre-impresos, Los formularios pueden enviarse a
confeccionar a una imprenta o industria gráfica o sencillamente pueden ser diseñados por la
empresa y generarse a manera de fotocopias o vía impresora.
Arte:Se denomina Arte al dibujo que la industria gráfica entrega al solicitante y que permitirá la
confección del formulario. Normalmente el solicitante realiza un dibujo (bosquejo) a mano alzada de
lo que desea y, es la imprenta o industria gráfica que se encarga de realizar el diseño final de
acuerdo a las medidas estándar y las posiciones requeridas.
Tamaño Estándar: Es la medida (dimensión) que tendrá el formulario. Las medidas deben ser las
estándar utilizadas en su localidad. El diseñador debe conocer de estas medidas para efecto de
ahorro de costos. Se podrán utilizar otros tamaños diferentes a las estándares pero el impacto en
los costos debe ser cuantificado. Las tamaños pueden darse en pulgadas o su equiparación en
centímetros, pero las más utilizadas son pulgadas. Normalmente las imprentas menos
especializadas o pequeñas manejan medidas en centímetros.
Así mismo el diseñador debe tener en cuenta que el costo del formulario impacta más por su largo
que por su ancho, esto quiere decir, que si usted diseña un formulario con más dimensión a lo largo,
seguramente su costo será alto. Es preferible de ser posible, que su diseño crezca a lo ancho.
Anchos Estándar en pulgadas: 5 ½, 6 3/8, 7 1/8, 7 3/8, 8 ½, 9 ½, 9 7/8, 10 5/8, 13 7/8, 14 7/8
Largos Estándar en pulgadas : 3 2/3, 4 ¼, 5 ½, 7 1/8, 7 1/3, 8, 8 ½, 11
Cantidad: Son las unidades requeridas del formulario. Dependiendo de cómo se realice el pedido,
se pueden obtener ahorro en los costos de acuerdo a la cantidad por tamaño. Por ejemplo: Si usted
ha diseñado un formulario de 6 3/8 x 3 2/3 pulgadas, en hojas continuas y requiere que el mismo
sea impreso en una cantidad de 30.000 formularios, el costo de cotizarlo de esta manera será más
alto que si lo cotiza como 6 3/8 x 11 pulgadas y en la cantidad de 10.000. Sencillamente porque
en una sola lámina tendrá 3 formularios (6 3/8 x 11) mientras que en la otra tendrá solo uno (6 3/8
x 3 2/3).
Partes: Se denomina “Partes” al número de veces que se imprimirá el diseño por unidad. Esto es si
un formulario se enviará a confección en 1 original y 2 copias; el número de partes será igual a 3.
De igual forma si usted quiere 2 originales y 3 copias, el número de partes será 5.
Original y Copias: Los formularios podrán efectuarse de acuerdo al requerimiento del solicitante,
solo en original o con copias. El original normalmente es realizado en un tipo de papel de mejor
calidad y resistencia que el de las copias. Para ahorrar costos usted podrá utilizar diferente tipo de
calidad de papel en las copias así como bajo gramaje.
Gramaje: Se denomina gramaje o gramos al espesor del formulario. Así como existen tamaños
estándar, existen también gramajes estándares, por ejm: El papel bond puede ser de 56, 75, 90 o
120 gramos. El papel químico puede ser de: 54,55,56,60,u 80 gramos; mientras que Papel copia
puede es de 56 gramos aunque también existe de 36 a 45 gramos. Cabe indicar que pueden existir
otros gramajes dependiendo del país o localidad en que usted se encuentre.
Tráfico:Se denomina tráfico a la leyenda que se desea ubicar en el pie del formulario.
Normalmente se utiliza el tráfico para colocar leyendas tales como “Original” “Copia 1” o
“Administración Tributaria” “Departamento de Contabilidad”. Cabe indicar que este debe ser
utilizado solo en casos en que sea indispensable, ya que el requerirlo en la confección afecta en los
costos.
Huecos de arrastre:Se denomina huecos de arrastre a los orificios circulares que tienen los
formularios continuos a ser utilizados en impresoras matriciales. Al momento de diseñar un
formulario, se debe considerar dentro del tamaño del formulario, el espacio para estas
perforaciones.
Troquel: Se denomina troquel a la perforación en nea recta que permite desprender parte del
formulario. Utilizado mucho en chequeras, recibos, etc.
Papel Químico: Se denomina papel químico al papel especial que permite que la información
consignada en el original, se transcriba en la copia sin necesidad de utilizar el papel carbón. Este
papel es de uso delicado ya que contiene químicos especiales que reaccionan a la presión, por lo
tanto su manipulación en bodega debe ser cuidadosa para que este papel no reaccione antes de ser
utilizado. En caso de producirse esto, se imposibilitará que lo escrito en el original se transcriba en
la copia.
Papel de seguridad:Se denomina papel de seguridad a aquel que tiene insertado métodos que
impiden su re-utilización o clonación. El papel de seguridad es muy utilizado en la confección de los
cheques, los cuales requieren de ciertas características especiales para evitar la falsificación o
clonación de cheques. Estas seguridades varían de costo dependiendo de la cantidad de estas que
se desee utilizar. Tenemos así que el papel de seguridad puede ser papel marca de agua o papel
witcel. Adicionalmente se añaden otras seguridades al papel como son las fibrillas fluorescentes,
tintas invisibles y diseños especiales.
Crimping: Sistema que permite unir las partes (originales y copias) para que al momento de ser
utilizadas, estas no se separen con facilidad. Este sistema consiste en una perforaciones lineales a
los costados del formulario o donde lo requiera el solicitante.
Lineas o Puntos de goma: las líneas o puntos de goma permiten unir las partes (originales y
copias). Este sistema es más consistente que el crimping y es bastante utilizado en las papeletas de
retiros o depósitos en los Bancos. Dependiendo de la consistencia que se le desee proporcionar al
formulario en cuanto a su unión, se podrá utilizar una línea de goma o simplemente puntos de
goma. Es importante que tenga en cuenta que en caso de requerir este sistema y este sea colocado
en exceso, el formulario quedará excesivamente pegado o en su defecto al momento de ser
utilizado en una impresora, podrá dar problemas por bolsitas de aire que puedan quedar al colectar
las partes. Consulte con la industria gráfica antes de requerir este sistema, así mismo requiera en el
pedido, que la goma sea exclusivamente en pequeñas cantidades si así lo necesita.
Tintas: Se denomina tintas a la cantidad de colores a utilizarse en la confección del formulario.
Dependiendo de la cantidad de tintas utilizadas, el costo del formulario se verá afectado. Al
momento de especificar el número de tintas, deberá colocar en números la cantidad de colores, esto
es si usted desea hacer un formulario en color azul en su totalidad, deberá especificar tintas: 1
(una). Cabe indicar que en caso de usarse tramas en el mismo color, esto NO se debe considerar
como una tinta más ya que las tramas pertenecen al mismo color.
Tintas especiales: Existen tintas como la desensibilizante”, carbónica”, fluorescente, entre otras,
las cuales permiten dar ciertas características especiales al formulario. Por ejemplo la tinta
desensibilizante se utiliza para que el papel químico no reaccione en determinados puntos. La tinta
carbónica en cambio permite que lo escrito en determinado lugar del formulario, se transcriba en la
copia. Finalmente la tinta fluorescente es muy utilizada en los formularios que se requieren alta
seguridad como son los cheques.
Tramas:Se denomina tramas a las degradaciones del color. Si usted escogió el color azul para una
impresión y desea hacer sombras en tonos celestes, usted deberá indicarle a la industria gráfica el
porcentaje a usar del color azul. Normalmente las tramas se manejan entre el 10 y 15% del 100%
del color requerido.
Pantone: Es una cartilla de colores estándar que manejan todas las industrias gráficas. El pantone
clasifica los colores en números. Los colores que tengan junto a la numeración la letra “U” son los
colores a utilizarse sobre papel. Por su parte los que tengan junto a la numeración la letra “C” son
los colores a utilizarse sobre cartulina o materiales similares.
Industria Gráfica: Son imprentas grandes con maquinaria especializada para trabajos de alta
calidad y técnica. Es preferible que los trabajos de poco diseño y técnica no se realicen en industrias
gráficas ya que su costo sería más elevado ya que igual dicho formulario se producirá en las
mismas máquinas que se utilizan para ejecutar especificaciones más elaboradas.
Imprentas: Son empresas pequeñas con maquinaria que permite la impresión en tipografía.
Normalmente las imprentas no realizan impresiones en formularios continuos ya que no disponen de
dicha maquinaria. Su línea es de tipografía en hojas sueltas o en blocks. También pueden realizar
sobres o tarjetas.
Offset:Se denomina offset a los trabajos realizados con planchas y negativos.
III. FORMULARIOS
3.1) Formularios Pre-impresos
Los formularios que se envían a una industria gráfica para su confección, pueden ser de diferente
tipo:
-Hojas sueltas
-Hojas Continuas
-Tarjetas
-Blocks
-Sobres
Hojas Sueltas.- Son los formularios que se requieren individualmente. Dependiendo a quién se
solicite el trabajo (industria gráfica o imprenta), el sistema de impresión varía entre máquinas
tipográficas y, rotativas (con corte posterior para formar la hoja suelta). Se utilizan hojas sueltas
cuando la información a consignarse normalmente es manuscrita o máquina de escribir.
Hojas Continuas.- Son formularios cuya producción se realiza en máquinas rotativas. Permitien
que la información que se consigne sea impresa por una impresora. Es importante que el diseñador
considere los saltos que da la impresora para determinar las caidas, así como el número de
caracteres a imprimir en cada campo. Ejemplos de formularios continuos: Cheques, Roles de Pago,
Comprobantes de Egreso, Facturas, etc.
Tarjetas.- Son formularios realizados en un gramaje especial normalmente en cartulina. El gramaje
dependerá del uso que se le quiera dar a la tarjeta. Existen tarjetas de presentación, tarjetas de
Control de Entrada y Salida del Personal, Tarjetas Kardex, etc.
Blocks.- Un formulario puede ser realizado de esta forma, cuando el solicitante requiera que estén
agrupados por libros o bloques. Se utilizan cuando la consignación de la información es manuscrita
y son muy usados en los Vales o Recibos de Caja, Movilizaciones de Equipos, Salvoconductos, etc.
Sobres.- Los sobres son realizados en formas, tamaños y gramajes especiales. Existen sobres
tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres manila o bolsa y sobres de enrutamiento de
correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se
realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el manipuleo continuo y transportación
del contenido sin riesgos.
3.2) Formularios-Formas
Los formularios que no son enviados a confeccionar a las industrias gráficas o imprentas se
denominan regularmente formas, ya que no cumplen el requisito de la confección o producción con
los parámetros de tamaños y formas que se obtienen cuando se envían a una industria gráfica. Las
formas normalmente son realizadas ajustándose al tamaño de papel tipo A4, repartiendo la
información de manera vertical u horizontal según la necesidad. Cabe señalar que este sistema
debe usarse sólo en casos de que la forma NO sea de uso frecuente, solo ase justificaría. En
caso de volúmenes mayores, el diseñador deberá evaluar costos, ya que normalmente el seguir
manteniendo impresiones in-house con volúmenes altos, trae como consecuencia costos altos.
IV. BATERIA DE FORMULARIOS
FORMULARIOS DE AREA DE RECURSOS HUMANOS
4.1 ROL DE PAGOS
ROL DE PAGOS
DECLARO QUE LOS VALORES AQUI INDICADOS SON LOS RECIBIDOS
NOMBRE
CARGO
FORMA PAGO
FECHA PAGO
INGRESOS
DESCUENTOS
RECIBI CONFORME
Sueldo Mensual No. dias Horas Extras:
DOCUMENTO DE IDENTIFICACION No.:
NOMBRE DE LA EMPRESA/LOGOTIPO
FORMULARIOS DE AREA DE RECURSOS HUMANOS
4.2 SOLICITUD DE EMPLEO Y DATOS DEL PERSONAL
SOLICITUD
DE
DATOS PERSONALES
Nombre
s
Apellido Paterno
Apellido Materno
Dirección domiciliaria (Nombre de ciudadela/barrio, Manzana/Calle/solar, número, Calles
aledañas)
Teléfono (s)
domicilio
Teléfono de Emergencia y a quién pertenece
Lugar y Fecha de nacimiento
Ciudad
Provincia
Paìs
Año
Mes
Día
Docto. de Identidad No.
Licencia de Manejo No.
Certificado Militar
No.
Estado Civil
DATOS DEL CONYUGE/ESPOSO-A/:
Nombres y Apellidos
Trabaja? _____NO ____SI : Institución________________________________ Cargo______________________________________
NUMERO DE CARGAS:_______________________________________________________________________________________________
Apellidos Nombres Fecha/Nacim Lugar/Nacim Relación/Parentezco Educación
DATOS DEL PADRE
Nombre s y Apellidos_________________________________________________________________________________________________
Trabaja? _____NO ____SI : Institución________________________________ Cargo_______________________________________
DATOS DE LA MADRE
Nombre s y Apellidos_________________________________________________________________________________________________
Trabaja? _____NO ____SI : Institución________________________________ Cargo_______________________________________
ESTUDIOS
PRIMARIOS
SECUNDARIOS
SUPERIOR
AÑOS CURSADOS INSTITUCION
TITULO
:
TITULO
:
SI ACTUALMENTE ESTA ESTUDIANDO, INDIQUE EL HORARIO:
Seguro Social No.
___ Empleo
___ Datos del personal
NOMBRE DE LA EMPRESA/LOGOTIPO
1/2
OTROS ESTUDIOS REALIZADOS
Nombre del curso/Seminario
Institución que dictó el curso Duración Fecha en que se dictó
EXPERIENCIA LABORAL
Nombre de la Institución Teléfono Cargo/función Sueldo
INDIQUE BREVEMENTE LA RAZON DE SU(S) SALIDA (S)
Fechas
Entrada/Salida
Nombre de su
Superior
1)
2)
3)
4)
REFERENCIAS PERSONALES (No incluya familiares ni Ex - Jefes):
Nombre Ocupación/ Cargo Institución Dirección Teléfono (s)
Ha tenido enfermedades graves en los últimos tres años? __________ Indique cual o cuales______________________________________
Se encuentra bajo tratamiento médico actualmente?_________ Indique de qué enfermedad_______________________________________
RAZONES POR LAS QUE DESEE INGRESAR A LA EMPRESA
Sueldo que Aspira: _________________________
Dejo constancia de que toda información dada en esta solicitud es verdadera y puede ser confirmada por la empresa.
Fecha:_________________________________
FIRMA DEL SOLICITANTE
2/2
FORMULARIOS DE AREA DE RECURSOS HUMANOS
4.3 EVALUACION Y REGISTRO DE CAMBIOS/PROMOCION DEL PERSONAL
EVALUACION Y REGISTRO DE CAMBIOS/PROMOCION DEL PERSONAL
Nombres
Apellido Paterno
Apellido Materno
Area/Depto. de Desempeño Actual
Nombre del Jefe Inmediato
Nombre del Gerente de Area
Firma y Sello del Jefe Inmediato en señal de autorización
del cambio/promoción.
Fecha de autorización del cambio
Lugar y Fecha de Recepción de la solicitud (Uso Exclusivo de RR.HH)
USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Requisitos Mínimos para aplicar al Cargo
Título de: _________________________________ Otros (Especifique):
Experiencia Laboral en: ______________________ ___________________________________________________
Años de Experiencia en el Area :_______________ ___________________________________________________
Número de Años en la empresa: _______________ ___________________________________________________
Edad: ____________________________________ ___________________________________________________
Sexo: ___ Masculino ___ Femenino ___ Indistinto ___________________________________________________
Evaluación de hoja de Vida y desempeño del Empleado
Comentarios a Hoja de Vida______________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
Comentarios a Evaluación de Desempeño___________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
Otros Comentarios sobre el empleado_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________
Se tomarán pruebas? ____Si ____No Porqué?
Resultado de Pruebas (Aptitud, conocimiento, varias)
Tipo de Pruebas aplicadas: Calificación Obtenida: Calificación Mínima Requerida:
_______________________________ _______________________ ________________________
_______________________________ _______________________ ________________________
_______________________________ _______________________ ________________________
_______________________________ _______________________ ________________________
Firma de RR.HH:
Comentarios y Sugerencias (después de pruebas)
Decisión Final de RR.HH Firma de RR.HH:
FIRMAS AUTORIZADAS PARA REALIZACION DEL CAMBIO
Firma y Sello
Firma y Sello
Gerente Administrativo
Gerente Depto/Oficina
que genera el cambio
Gerente Depto/Oficina
que recibe el cambio
Firma y Sello
NOMBRE DE LA EMPRESA/LOGOTIPO
FORMULARIOS DE AREA DE RECURSOS HUMANOS
4.4 SOLICITUD DE ANTICIPO/PRESTAMOS
SOLICITUD DE ANTICIPO PRESTAMO
Por:
LUGAR Y FECHA
CANTIDAD
SOLICITADA
ANTICIPO A DESCONTAR EN LA: Quincena de
de
MOTIVO DE LA SOLICITUD:
NOMBRE Y APELLIDOS
DEPARTAMENTO
Area:
FIRMA DEL SOLICITANTE
Docto. De Identidad No. ..........................................
PARA USO EXCLUSIVO DE RECURSOS HUMANOS
OTROS: ESPECIFIQUE..........................................................
FECHA DE CONCESION....................................... MONTO:.................................. PLAZO..........................
Cuota mensual:................................ Nº de Cuotas pendientes AL .............. DE............................... DE .........: .............
Información adicional:
RECURSOS HUMANOS
AUTORIZADO POR
Firma y Sello
Firma y Sello
Firma y Sello
Fecha:
ANTICIPOS
FECHA DE CONCESION........................................... MONTO:...................................... A PAGAR EL...................................
OTROS ANTICIPOS O PRESTAMOS: ESPECIFIQUE.............................................…..........
FECHA DE CONCESION....................................... MONTO:.................................. PLAZO..........................
Cuota mensual:................................ Nº de Cuotas pendientes AL .............. DE............................... DE ........: .............
Información adicional:
OTROS ANTICIPOS O PRESTAMOS: ESPECIFIQUE..........................................................
FECHA DE CONCESION....................................... MONTO:.................................. PLAZO..........................
Cuota mensual:................................ Nº de Cuotas pendientes AL .............. DE............................... DE .........: .............
Información adicional:
MONTO SOLICITADO ____________________________
SALARIO MES ____________________________
% PRESTADO ____________________________
APROBADO POR
Observaciones:
NOMBRE DE LA EMPRESA/LOGOTIPO
FORMULARIOS DE AREA ADMINISTRATIVA-FINANCIERA
4.5 ORDEN DE SERVICIOS Y/O COMPRAS
ORDEN DE SERVICIOS Y/O COMPRAS
SOLICITADO
POR
APROBADO POR GERENCIA ADMINISTRATIVA
Firma y Sello
Firma y Sello
CANTIDAD
DESCRIPCION DEL SERVICIO/ARTICULO
PRECIO
UNITARIO
VALOR
Son
:
SUB-TOTAL
IVA ____%
TOTAL
DIRECCION DE LA EMPRESA Y TELEFONOS
NOMBRE DE LA EMPRESA/LOGOTIPO
Proveedor:__________________________________________________País________________Ciudad: ____________
Teléfono:________________ No. Fax:__________________ Contacto: _______________________________________
Persona Solicitante: _______________________________ Localidad: ______________________Teléfono:___________
Lugar y Fecha____________________________________ Ref. Cotización No.__________________
FORMULARIOS DE AREA ADMINISTRATIVA-FINANCIERA
4.6 CUADRO DE COTIZACIONES
CUADRO DE
COTIZACIONES
DESCRIPCION
ALTERNATIVA
S
A
B
C
D
E
Nombre del Proveedor
Local/Foráneo
Precio
unitario
Valor Total(Precio Unitario xCantidad)
Descuento
s
Valor total deducidos los descuentos
I.V.A.
Otros Impuestos.
TOTAL A PAGAR.
Tiempo Máximo de entrega del Item
Forma de Pago (contado, crédito con o sin
recargo de intereses, otras formas de pago)
Tiempo de garantía del Item
Asistencia Técnica
(Si/No)
Disponibilidad de Repuestos (Si/No) y
Tiempo máximo de entrega.
Otros (Especifique):
Preferencial (Si/No)
Porqué?
*Efectúe la evaluación en una misma moneda para todas las alternativas
**Anule los espacios en blanco
***Adjunte la Solicitud de Adquisiciones/Compras y las Cotizaciones
Tiempo de vigencia de la cotización
Otros (Especifique):
Número de Alternativas presentadas:
Tipo de Cambio utilizado (si realiza conversión a otra moneda):__________, al (fecha)__________
fuente (tomado de) ________________________________________________________________
Prioridad del Item solicitado: Alta Media Baja
Elaborado Por
Firma y Sello
Lugar y Fecha
Departamento/Area solicitante
Persona autorizada solicitante y Cargo
Proyecto al que se asigna el Item
Tipo de Item
Cantidad
Tipo de Moneda de la Evaluación
NOMBRE DE LA EMPRESA/LOGOTIPO
FORMULARIOS DE AREA ADMINISTRATIVA-FINANCIERA
4.7 SOLICITUD DE SUMINISTROS A PROVEEDURIA
SOLICITUD DE SUMINISTROS A PROVEEDURIA
DESCRIPCION
CANTIDAD
OBSERVACIONES (ADMINISTRATIVO)
GERENCIA ADMINISTRATIVA
APROBADO
POR
|Fecha:
Firma y sello
DESPACHADO
POR:
Firma
Fecha
RECIBIDO DE CONFORMIDAD
POR:
Fecha
Firma
It
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Lugar:
Fecha:
AA
Departamento/Area solicitante
Persona autorizada solicitante
Cargo
DD
MM
No.
Firma del
Gerente de
Depto/Area:
NOMBRE DE LA EMPRESA/LOGOTIPO
FORMULARIOS DE AREA ADMINISTRATIVA- FINANCIERA
4.8 SALVOCONDUCTO/PERMISO DE INGRESO A OFICINAS
SALVOCONDUCTO/PERMISO DE INGRESO A OFICINAS
Autorizo a ________persona(s), a ingresar a las oficinas de_________
_________________ubicadas en ________________________________
Nombres y Apellidos
Fecha de
Ingreso:
Hora de ingreso:
Motivo:
Hora de Salida: ______No
_____Si ___________Horas
Autorizado Por
(Nombre Completo):
Firma y Sello
NOMBRE DE LA EMPRESA/LOGOTIPO
FORMULARIOS DE AREA ADMINISTRATIVA- FINANCIERA
4.9 SOLICITUD DE VIATICOS Y REEMBOLSOS
NOMBRE DE LA EMPRESA/LOGOTIPO
SOLICITUD DE VIATICOS y REEMBOLSOS
Lugar y Fecha:
Oficina:
Depto.:
Area:
Nombre y Apellidos:
Cargo:
Por viaje a:
Motivo de Viaje:
DETALLE DE VIATICOS
No. de Días del Viaje:
Con
Alojamiento
Días
Por los días:
Fecha
Sin Alojamiento
Días
Por los días:
Fecha
Viáticos:
(Movilización
A
B
Alimentación)
TOTAL VIATICOS (A+B)
Total General (en letras)
DETALLE DE REEMBOLSOS
Reembolso de Estadía
Reembolso de Pasaje
*Atención a Terceros
Otros:
TOTAL REEMBOLSOS
TOTAL GENERAL
(TOTAL VIATICOS + TOTAL REEMBOLSOS)
Solicitado Por
Autorizado Por
Aprobado Por:
Fecha:
FORMULARIOS DE AREA ADMINISTRATIVA- FINANCIERA
4.10 FACTURA
DATOS DE LA EMPRESA, DIRECCION, TELEFONO Y VARIOS
INDICADOS POR LAS LEYES TRIBUTARIAS DEL PAIS
LUGAR Y FECHA DE EMISION:
CLIENTE: C.I/R.U.C:
DIRECCION
FACTURA No.
D E S C R I P C I O N
CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
TOTAL
SUB-TOTAL
DESCUENTO
I.V.A _____%
__________%
TOTAL
SON
:
O B S E R V A C I O N E S
A U T O R I Z A D O P O R:
Firma y Sello
Firma y Sello
C O N T A B I L I D A D
ORIGINAL
NOMBRE DE LA EMPRESA/LOGOTIPO
FORMULARIOS DE AREA ADMINISTRATIVA- FINANCIERA
4.11 ARQUEO DE CAJA
Por: Sonnia Rosado
ARQUEO DE CAJA
Responsable:_____________________________________________________________________________
Monto: ______________________________ Lugar y Fecha de Arqueo:_______________________________
RECIBOS DE CAJA No. VALOR
BILLETES/MONEDAS VALOR
(A) SUMAN
(B)
SUMAN
(A+B) SALDO ACTUAL DE
CAJA CHICA
RECIBOS DE CAJA
EFECTIVO
OBSERVACIONES:
Realizado Por: Responsable de Caja Chica Contador General Responsable de Oficina
Firma y Sello
Firma y Sello
Firma y Sello
Firma y Sello
NOMBRE DE LA EMPRESA/LOGOTIPO

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Rosado Sonnia. (2002, abril 27). Manejo de formularios preimpresos para el área administrativa y financiera. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/manejo-formularios-preimpresos-para-el-area-administrativa-y-financiera/
Rosado, Sonnia. "Manejo de formularios preimpresos para el área administrativa y financiera". GestioPolis. 27 abril 2002. Web. <https://www.gestiopolis.com/manejo-formularios-preimpresos-para-el-area-administrativa-y-financiera/>.
Rosado, Sonnia. "Manejo de formularios preimpresos para el área administrativa y financiera". GestioPolis. abril 27, 2002. Consultado el 18 de Octubre de 2018. https://www.gestiopolis.com/manejo-formularios-preimpresos-para-el-area-administrativa-y-financiera/.
Rosado, Sonnia. Manejo de formularios preimpresos para el área administrativa y financiera [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/manejo-formularios-preimpresos-para-el-area-administrativa-y-financiera/> [Citado el 18 de Octubre de 2018].
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