Lenguaje XBRL e inteligencia artificial aplicada a la contabilidad

1: El lenguaje XBRL

1.1) Orígenes La aplicación de la informática a los negocios y a las ciencias contables ha tenido en el lenguaje XBRL uno de sus últimos avances. Conocidos son los errores y pérdidas de tiempo que genera la re digitación de los Estados Contables emitidos por las distintas entidades, ya sea para su posterior análisis o archivo de información. Por tal motivo en el año 1998 Charles Hoffman desarrolla el lenguaje XBRL, a punto de partida de sus trabajos con el lenguaje XML. La sigla XBRL es el acrónimo de eXtensible Business Reporting Languaje ( Lenguaje Extensible de Informes de Negocios ). La idea de fondo de esta iniciativa no era otra que la de estandarizar el formato con el que la información financiera se distribuye entre los diferentes proveedores y consumidores.

El estándar es administrado por un consorcio internacional sin animo de lucro (XBRL Internacional Incorporated) formado por aproximadamente 450 organizaciones, entre las que se incluyen reguladores, agencias gubernamentales, consultoras y desarrolladores de software.

XBRL pretende estandarizar el formato de la información de negocio y financiera que circula digitalmente.

Para ello se basa en la definición de taxonomías, conjunto de metadatos que describen los datos a reportar, el formato y la estructura que estos tienen, así como las relaciones entre dichos datos.

Técnicamente estas taxonomías son esquemas XML, que deberán cumplir las normas establecidas por la especificación XBRL, publicada por XBRL Internacional, actualmente está vigente la versión.

1.1 de dicha especificación

Por otro lado los datos que queremos reportar, es decir los hechos económicos de una entidad y un período temporal concreto, son representados mediante lo que llamamos informes XBRL (Instances en inglés) que técnicamente son archivos XML, que harán referencia a la taxonomía, esquema XML, en la que están basados.

1.2 Como trabaja XBRL

XBRL es una agregación de programación de la computadora que marca cada segmento con etiqueta de la información automatizada del negocio con un código o un marcador de la identificación. En la mayoría de los casos, el software de la contabilidad insertará las etiquetas automáticamente. Si su plan contable carece la característica de XBRL, usted puede agregar las etiquetas usando un programa adicionado libre o un software modificado para requisitos particulares que marca las herramientas con etiqueta.

Los marcadores de la identificación permanecen con los datos cuando se mueven o se cambian. Así, no importa cómo usted (o, más exactamente, su software de uso, tal como una hoja de balance o un procesador de textos) ajustan el formato o cambian la información, los marcadores permanecen pegados a ella. Así un número identificado como representación, por ejemplo, de beneficio en los dólares de ESTADOS UNIDOS será reconocido siempre de esta manera. Las etiquetas típicas incluyen las identificaciones financieras tales como activos, activos actuales y efectos a cobrar.

Si el programa de XBRL no contiene los marcadores de la identificación que resuelven las necesidades de su negocio, usted puede crear fácilmente sus propios marcadores y agregarlos porque el programa es completamente modificable.

De acuerdo con el lenguaje propio de lo contable una serie de elementos o etiquetas, con reglas autónomas y propias para ser cumplidas en el momento de procesar los datos en la elaboración del reporte es denominado diccionario de datos, el cual ha sido construido y ya se tiene lo que técnicamente se denomina una Taxonomía, la cual debe ser aceptada universalmente.

2. La digitalización de los procesos de intercambio de información: procesos de compra y facturación.

Ahora bien, indudablemente el lenguaje XBRL permite agilizar los intercambios de información y el análisis posterior de los Estados Contables, auxiliando a Gerentes, Inversores, Analistas, etc. que no se verán en la tediosa tarea de volver a digitar, para su conversión de documento escrito a información binaria, los distintos informes contables.

Pero, que pasa a nivel operativo? Esto es, que avance se ha producido a nivel de intercambio de información de base, facturación, compras ,emisión de pagos, etc.

Nosotros creemos, que a nivel operativo diario, se esta exactamente igual, que previo a la adopción del lenguaje XBRL para los Estados e Informes Contables. En todo el proceso administrativo contable, existe una doble digitación, cuando no, una triple o cuádruple digitación de los mismos registros.

En los procesos de compras y facturación, los funcionarios administrativos de las empresas proveedoras y compradoras, digitan exactamente lo mismo, unos dándole salida a los artículos y registrando los movimientos en las cuentas de deudores, otros, registrando la entrada de artículos y los movimientos en las cuentas de acreedores, existe una fenomenal duplicación de tareas que tiene un costo enorme para la administración de las empresas vinculadas.

Veamos un ejemplo de un proceso habitual de compras, a saber:

a) determinación de la necesidad de compras: supongamos que estamos informatizados y el sistema nos reporta el o los artículos que debemos incorporar a nuestro stock. Procedemos entonces a llamar por teléfono, enviar un mail o establecer algún mecanismo de comunicación con nuestros proveedores para efectuar el pedido mediante una Orden de compra.

b) Confección de la factura y / o remito : bajo el supuesto de que las condiciones de precio y pago ya fueron aceptadas, un funcionario del proveedor deberá emitir un remito y / o factura seleccionando los artículos pedidos y asignándoles precio de acuerdo a una lista dada.

Posteriormente el sistema contable efectuará los asientos de estilo.

c) Registro del ingreso de mercaderías y factura recibida: exactamente igual pero en sentido inverso, en lugar de baja de stock, alta y en lugar de deudor, acreedor, algún funcionario administrativo, deberá volver a digitar artículo por artículo, cantidad por cantidad de la factura de compra recibida.

Como vemos anteriormente, al igual que en los informes financieros que debían digitarse nuevamente, a nivel administrativo, en el día a día esta situación se repite miles de veces, códigos de artículos, cantidades, precios, re digitados en vendedores y compradores, altas de stock que se correlacionan exactamente con bajas de stock.

Parecería que el viejo principio contable de la “ partida doble “ hubiese sido mal interpretado como “digitar todo dos veces”

Entonces surge la pregunta, no podría formularse un mecanismo de ingreso – egreso de bienes que no implique la re digitación y la duplicación de tareas?

El gran problema : los códigos de los artículos.

Todo esta inmensa duplicación de tareas existe porque no son compatibles los códigos de los vendedores y compradores, vale decir el mismo articulo, se llama de una manera en el proveedor y de otra diferente en el comprador, cuando no de maneras diferentes en las distintas sucursales del comprador. Es como si una persona, cada vez que viaja se cambia el nombre en cada país que visita, por tanto debe saber en donde se encuentra para saber como se llama, suena ridículo, pero eso es lo que hacemos a nivel administrativo.

Juan es Juan en todos lados……

Si mantuviéramos el nombre de los proveedores, vale decir sus códigos, si no existiera la más que difundida costumbre de re codificar cada artículo en cada compra, simplemente con un archivo plano con los datos de la compra los sistemas de cada empresa podrían alimentarse de la misma fuente.

El re ingreso de datos existe porque cada vez que se compra un ítem en una empresa se coloca el código interno del mismo y se debe registrar el movimiento a stock por dicho código. Si los códigos fueran los mismos o existiera un traductor, los sistemas podrían ingresar “facturas digitales “simplemente leyendo los archivos enviados por el proveedor.

El funcionamiento, si se digitalizara el proceso sería:

Si bien el esquema de funcionamiento es similar al normal, la gran diferencia se encuentra en la no existencia de re codificación de los artículos y por tanto el ingreso a los sistemas se efectúa en forma directa “capturando “los datos en forma digital.

En definitiva si vendedores se ponen de acuerdo en tipos de campos, formatos y códigos de transferencia de los artículos, se elimina totalmente la digitación en el momento de la compra. Lo antedicho se constituye en un avance muy importante a la hora de hacer mas eficiente los procesos administrativos, se ahorran miles de horas de digitación, se pueden efectuar conciliaciones de las cuentas on line, etc.

El mismo avance que implica XBRL para la información consolidada, se puede aplicar a la información de base de la contabilidad.

Veamos como funcionaria el proceso:

1) Envió de lista de precios en archivo digital o páginas web:

Los proveedores enviarían un formato digital de lista de precios y códigos de artículo, o generarían un pagina web a efectos de se colocaran las ordenes de compra .

2) Envió digital de facturación:

Una vez aceptado el pedido y en cuanto se envía la mercadería, se envía por internet una factura digital con los mismos datos de la factura común que acompaña la mercadería.

3) Captura de información:

Una vez que arriba la mercadería es verificada la misma y se controla la factura digital con la factura enviada.

Realizado este proceso los sistemas informáticos, que “entienden “la factura de los proveedores, Juan es Juan y no Diego o Alberto, incorporan las facturas al sistema de stock y generan el asiento contable.

Como venos en realidad, la única vez que debieron digitarse los códigos e ingresarse las facturas, fue al construir las ordenes de compra digitales o la página web.

Por último desde el punto de vista de la oficina recaudadora, sería muy fácil controlar que los montos de impuestos facturados por una parte, sean exactamente los deducidos por la otra.

Existió un salto cualitativo ¿? : incorporar inteligencia

Ahora, si bien es cierto que el planteo anterior implica un avance adicional a los procesos administrativos, es de hecho la aplicación de los mismos conceptos de estandarización de formatos y digitalización que se aplica en XBRL.

Ahorra tiempo operativo, elimina re digitaciones, pero en realidad pensamos que no significa un gran cambio en los procesos, simplemente se hacen más eficientes.

Por tanto, sobreviene la pregunta, cuando se da el salto cualitativo?

Creemos que el gran cambio se da cuando se aprovecha el gran potencial de proceso y almacenamiento de lo sistemas actuales. A las velocidades actuales, es perfectamente viable pensar en que los sistemas informáticos realicen actividades autónomas, hoy reservadas exclusivamente a los distintos funcionarios de la organización.

Esto es, si a los sistemas se los programa con reglas de comportamiento y se los conecta a internet, dada la capacidad de dialogo que existe entre los mismos, es perfectamente viable que el pedido de precios a un proveedor, incluso la compra hasta los límites que se fijen puede realizarse de forma autónoma.

Una vez que los códigos de los artículos se estandarizan o se traducen, un sistema al llegar al punto de reposición puede perfectamente a través de la red interconectarse con las empresas proveedoras, “dialogar “entre los sistemas y ordenar los pedidos.

A su vez, una vez que fueron formulados y entregados los mismos, los sistemas pueden integrar a sus sistemas contables la información de facturación que les es enviada.

Obviamente debe establecerse un control de recepción de mercadería, como mencionábamos antes, de manera que no se incorpore a los sistemas mercadería que no fue debidamente controlada.

Si bien parece un concepto demasiado futurista la interconexión de sistemas, el dialogo autónomo y la respuesta programada, es exactamente lo que se hace en la ciencia médica curando se implante un marcapaso programable o un cardiofibrilador. O sea, miles de personas en el mundo viven gracias a que hay sistemas que censan, se conectan y actúan absolutamente solos.

Por tanto, creemos que en la ciencia contable al igual que en la ciencia médica, se puede dar el gran salto, ya sea en programación de compras, como en transferencias de efectivo o el área comercial. Los sistemas deberán censar, comparar con sus reglas de comportamiento y actuar……
Es definitiva la Inteligencia Artificial aplicada a los procesos contables, como define Elaine Rich y Kevin Niigth (1):
“La inteligencia Artificial (IA) estudia como lograr que las máquinas realicen tareas que, por el momento, son realizadas por Seres Humanos “

En definitiva, debemos ser capaces de emular el comportamiento humano, mediante reglas diseñadas a priori aplicables a los sistemas contables, a vía de ejemplo:

Regla:

En definitiva si no tengo stock, estoy en un periodo del año que necesito cumplir con el stock minino y puedo pagarlo, entonces: coloco el pedido. Estos conceptos son los que se denominan Sistemas Expertos:

A este tipo de problemas se pueden encontrar variantes combinado varias reglas lógicas o se resuelven asimismo con los denominados Sistemas Basados en Casos, que aplican la experiencia pasada para resolver un caso actual.

Por tanto concluimos que al igual que en un atleta de salto triple, en los 80´ apoyamos el primer pie con el advenimiento de los PCs, en los 90 ´ a través de los intercambios de información contable ( XBRL ) apoyamos el segundo, pero el gran salto hacia delante lo daremos cuando seamos capaces de delegar a sistemas inteligentes, tareas que hasta hoy solo confiamos en nuestros propios funcionarios administrativos de distinta jerarquía…

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Montico Eduardo. (2007, diciembre 18). Lenguaje XBRL e inteligencia artificial aplicada a la contabilidad. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/lenguaje-xbrl-e-inteligencia-artificial-aplicada-a-la-contabilidad/
Montico, Eduardo. "Lenguaje XBRL e inteligencia artificial aplicada a la contabilidad". GestioPolis. 18 diciembre 2007. Web. <https://www.gestiopolis.com/lenguaje-xbrl-e-inteligencia-artificial-aplicada-a-la-contabilidad/>.
Montico, Eduardo. "Lenguaje XBRL e inteligencia artificial aplicada a la contabilidad". GestioPolis. diciembre 18, 2007. Consultado el 13 de Julio de 2018. https://www.gestiopolis.com/lenguaje-xbrl-e-inteligencia-artificial-aplicada-a-la-contabilidad/.
Montico, Eduardo. Lenguaje XBRL e inteligencia artificial aplicada a la contabilidad [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/lenguaje-xbrl-e-inteligencia-artificial-aplicada-a-la-contabilidad/> [Citado el 13 de Julio de 2018].
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