Gestión de Información Contable en la Dirección de Inversiones de la Universidad de Camagüey Cuba

INTRODUCCION

Las informaciones contables son uno de los principales procesos económicos que lleva periódicamente la Universidad de Camagüey, en particular la Dirección de Inversiones. Se informa al Ministerio de Educación Superior de manera sistemática y lo más precisa posible la ejecución del plan de presupuesto aprobado. Es por ello que tiene un carácter único y detallado de la ejecución presupuestaria según las actividades con la que se ha planificado. De ahí que se informa mensual, trimestral, semestral y ende al finalizar el año contable.

Según la cifra total aprobada, se hace una distribución mensual de acorde a los mantenimientos previstos y hasta imprevistos dado que puedan surgir trabajos ajenos a las actividades que se prevé realizar. Es por ello que en algunas ocasiones pueden surgir problemas a la hora de realizar un pago y esto a la vez afecta en gran medida a la ejecución mensual ya sea por haber consumido la cantidad asignada o simplemente atrasar el pago hasta el próximo mes cuando se habilite una nueva cantidad de dinero.

La Planificación en el proceso inversionista y de mantenimiento y sus problemas.

La Planificación y el Presupuesto son dos conceptos totalmente interrelacionados que jamás podrán existir el uno sin el otro; son actividades propias de los Países, de los Estados, de los Municipios, de las Organizaciones sea cual fuere su Naturaleza, de la Sociedad, de las familias y del hombre como tal. Sus existencias son tan exactamente iguales que solamente las diferencia en que la Planificación tiene por obligación nacer y luego tiene que parir al Presupuesto, por cuanto éste viene a ser el hijo de lo que se haya discutido previamente. De ahí que la Planificación para que exista debe contar con la existencia del Presupuesto.

Un plan empresarial a largo plazo se implementa mediante planes anuales que vienen a ser la forma de “aterrizarlo” o aplicarlo en el corto plazo. De este modo, el origen del presupuesto o plan anual se encuentra en las directrices del plan estratégico, las mismas que son desarrolladas en programas y acciones específicas.

La Dirección de Inversiones cuenta con dos presupuestos aprobados por parte del Ministerio de Educación Superior. Uno está destinado a la Inversión Capital y el otro al Mantenimiento Constructivo. Ambos presupuestos son independientes por lo que constituye una violación financiera realizar pagos en inversiones cuando se están realizando mantenimientos y viceversa.

La elaboración de los planes de presupuesto se realiza con carácter retroactivo, o sea, el año anterior con vista al año precedente, y en algunos casos se proyecta hasta casi 5 años. Los mantenimientos constructivos constituyen una de las tareas fundamentales para elaborar el presupuesto. Es por eso que cada responsable de área o facultad de la universidad debe entregar al departamento de Inversiones su proyección según las necesidades que tengan. Según los especialistas designados para el cálculo de materiales se hace una revisión de la cantidad a solicitar junto con los valores y la capacidad constructiva arrojando un valor la cual será el total a solicitar.

En cuanto a las limitaciones que tienen el plan estratégico y el presupuesto, el primero tiene un menor nivel de limitación en lo referente a recursos disponibles, así como espacio para mayor imaginación y creatividad. En cambio, al presupuestar se requiere estar enmarcado dentro de las limitaciones relacionadas con los recursos que se espera estarán disponibles a lo largo del año.

Es por ello que durante el año 2016 la Inversión no pudo realizarse por la falta de materia prima que debía suministrar la empresa Logística Hidráulica para la confección de los tubos necesarios para el colector.

Otro de los factores que afectan la planificación es no poder conocer un futuro cierto de lo que pueda tener un resultado que se conozca, o sea, se desconoce cuál será el resultado. Estos son algunas de las causas subjetivas que afectan la ejecución del presupuesto por lo que en ciertas circunstancias dicha planificación no se ejecuta dejando pendiente los planes de gastos a un bajo por ciento de ejecución.

La Organización en el proceso inversionista y de mantenimiento y sus problemas

La Dirección de Inversiones constituye un área fundamental dentro del aspecto administrativo de la Universidad de Camagüey y está muy bien definida la organización de forma jerárquica pero a pesar de estar por separado se trabaja de forma conjunta y estrecha. Cuenta con un departamento de mantenimiento para actividades constructivas y otro para reparación y mantenimientos de equipos ya sea de laboratorio, de refrigeración y clima, mecánicos, ópticos etcétera.

Según su objeto es la de dar mantenimiento y prestar servicios de reparación constructiva y de equipos a las distintas áreas y facultades del centro. Es de gran importancia porque reflejan ciertos valores y necesidades aceptadas culturalmente.

Cada representante de estos departamentos subordinados al director disponen y asignan el trabajo, la autoridad y los recursos a lograr de manera eficiente los objetivos de la organización.

En ciertas ocasiones a nuestra organización se hace difícil una buena ejecución presupuestaria debido a componentes internos y externos que parten de un sistema centralizado. No siempre la organización puede influir de manera directa en su presupuesto en dependencia del ambiente en que se encuentren. Estos pueden ser:

  • Ambiente externo: son instituciones o fuerzas fuera de la organización que pueden afectar el rendimiento. Toman los insumos provenientes de las compras que realizan otras áreas, los transforman, después lo regresan en forma de servicios. Pueden ser de dos tipos:
  • Elementos de acción indirecta (macroentorno). Afectan el clima en que se desarrolla la actividad presupuestaria de nuestra organización
  • Elementos de acción directa (microentorno). Ejercen influencia de forma directa en las actividades de la organización. Son afectados, directa o indirectamente, por la forma en que la organización busca lograr sus objetivos.
  • Ambiente interno: Llamado clima organizacional son grupos o elementos de interés interno, que ejercen influencia directa en las actividades de la organización y caen dentro del ámbito, creando responsabilidad del director. Además esto hace más amena la influencia del orden y organización.

Como el presupuesto en la organización está estructurado técnicamente a los recursos humanos y materiales para buscar eficiencia y productividad en los servicios que presta, en muchas ocasiones se ve afectado por causas que surgen de manera inesperada o simplemente se sabe el problema y no se da una solución efectiva a tiempo por no disponer en ocasiones de una buena capacidad constructiva y carecer de los distintos recursos para prestar el servicio. Entre ellos existen algunos factores que impiden una buena ejecución presupuestaria:

  • Falta de financiamiento para adquirir recursos o mano de obra.
  • Escasez de recursos y mano de obras especializadas.
  • Maquinarias y herramientas que pueden ser utilizados en los servicios.
  • Recursos tecnológicos que no se cuentan para realizar los servicios.
  • Recursos cognitivos: ideas, conocimientos e información originados en el intelecto humano y en el avance tecnológico.
  • Falta de nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los trabajadores para el logro de las metas presupuestadas
  • No existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
  • Se tiene la “ilusión del control” es decir, que los directivos se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.
  • Escape de personal idóneo o calificado en programas de mejoramiento de procesos.

Todos estos factores hacen que los planes presupuestarios no se ejecuten en tiempo y forma, es por ello que en muchas ocasiones se requiera hacer modificativas para disponer de liquidez en los distintos meses para poder realizar las actividades programadas. Por lo tanto, se debe adecuar la estructura de la organización con sus objetivos y recursos en un buen diseño organizacional.

El Liderazgo en el proceso inversionista y de mantenimiento y sus problemas

Muchas personas desean ser líderes de aquello en lo que se unen, de la empresa o de su grupo de trabajo, pero lo cierto es que ser líder no es tan fácil y no todo vale para ello. Pero es que además ser líder conlleva sus ventajas y sus desventajas, lo bueno y lo malo, la cara y la cruz.

Existen varios problemas que puede presentar la directiva de nuestra área:

  1. Se quita mucho tiempo personal, el líder tiene que dedicar mucho tiempo a su trabajo, pese a que parece lo contrario.
  2. Un líder siempre tiene más responsabilidades, y es que si algo pasa es el máximo responsable de ello.
  3. Es responsable de sus errores y de los de los demás, independientemente de que no tengan que ver con él.
  4. Tiene que hacer más papeleo, más trámites, controlar todo, tener más conocimientos de los procesos.
  5. Tiene que aprender continuamente, en ocasiones de una forma más rápida.
  6. Si pierden la confianza del grupo el departamento puede ir mal.
  7. Tiene que ocuparse de muchas más funciones que los empleados ni conocen ni reconocen.
  8. Tiene cierta incertidumbre sobre lo que puede pasar.
  9. Se tiene que ocupar de las demás personas del departamento fomentando aspectos como sus aptitudes, actitudes, motivación, clima laboral, etc.

Con todo esto relacionado anteriormente, muchas veces el equipo directivo del departamento se tiene que dedicar a aspectos ajenos a su liderazgo incluso personales para poder integrar a los trabajadores y estos puedan tener un conocimiento de cómo se va ejecutando el presupuesto del área. No obstante, siempre se informa de su ejecución aunque muchos de los trabajadores no comprendan en cierto aspecto económico de lo que se está tratando.

Las pequeñas empresas a menudo comienzan como empresas individuales donde un solo empresario controla todos los aspectos de un negocio. Si bien puede ser difícil de ejecutar una operación de esta forma también mantiene las cosas simples.

El Control en el proceso inversionista y de mantenimiento y sus problemas

Las Inversiones representan una parte importante en la compra de Activos Fijos de la Universidad. Según la notificación de la cifra aprobada por el Ministerio, nuestra área se encarga de informar mensualmente la ejecución financiera que se realiza a lo largo del periodo.

Muchas de estas inversiones de equipos no la realiza nuestra área, o sea, todo tipo de compra de estos activos las realiza la Dirección de ATM mediante sus compradores por lo que en muchos casos se desconoce por parte nuestra cuáles fueron los equipos adquiridos o los que se espera adquirir, solo cuando se realiza la apertura de bultos donde participamos es cuando se puede saber lo que ya se ha comprado.

Es por ello que solo podemos tener el conocimiento cuando se informa en conjunto con la Dirección de Economía cuando ya se ha realizado el pago y ha sido reflejado en los Estados Financieros. A simple vista solo tenemos noción del monto pagado, de ahí que ese sea uno de los principales problemas de control con el presupuesto en cuanto a las inversiones de equipos.

Existen varios problemas que imposibilitan tener un mejor control de la ejecución del presupuesto en cuanto a la inversión de equipos:

  • Se realizan compras de Activos Fijos sin el conocimiento previo de la Dirección de Inversiones.
  • Se adquieren equipos sin ser evaluados por nuestros especialistas para certificar su funcionalidad.
  • Pueden comprarse equipos que no sean de necesidad a la universidad.

Simplemente contamos con el presupuesto destinado a las inversiones pero solo informamos de las compras realizadas por lo que ciertamente cuando se hacen las compras por parte de ATM en muchos casos no se tiene en cuenta la situación del presupuesto, aunque ya tengan también la notificación aprobada y no son ellos quienes deben informar la ejecución.

CONCLUSIONES

Es evidente que nuestra organización y las personas que la administran cumplen la función esencial al superar las limitaciones como individuos donde permiten conseguir metas que de lo contrario nos resultaría mucho más difícil o hasta imposible realizar.

El liderazgo sólido puede mejorar la moral de los empleados y hacer que los trabajadores sean más leales a la empresa. Ellos confían en sus jefes y pueden estar dispuestos a trabajar más duro y permanecer en la empresa en tiempos difíciles. La contratación y capacitación de nuevos trabajadores puede ser costosa, por lo que el fomento de la moral alta a través de un buen liderazgo puede tener un impacto en el resultado final.

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Pimentel Vidal Dainer. (2018, marzo 12). Gestión de Información Contable en la Dirección de Inversiones de la Universidad de Camagüey Cuba. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/gestion-de-informacion-contable-en-la-direccion-de-inversiones-de-la-universidad-de-camaguey-cuba/
Pimentel Vidal, Dainer. "Gestión de Información Contable en la Dirección de Inversiones de la Universidad de Camagüey Cuba". GestioPolis. 12 marzo 2018. Web. <https://www.gestiopolis.com/gestion-de-informacion-contable-en-la-direccion-de-inversiones-de-la-universidad-de-camaguey-cuba/>.
Pimentel Vidal, Dainer. "Gestión de Información Contable en la Dirección de Inversiones de la Universidad de Camagüey Cuba". GestioPolis. marzo 12, 2018. Consultado el 22 de Junio de 2018. https://www.gestiopolis.com/gestion-de-informacion-contable-en-la-direccion-de-inversiones-de-la-universidad-de-camaguey-cuba/.
Pimentel Vidal, Dainer. Gestión de Información Contable en la Dirección de Inversiones de la Universidad de Camagüey Cuba [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/gestion-de-informacion-contable-en-la-direccion-de-inversiones-de-la-universidad-de-camaguey-cuba/> [Citado el 22 de Junio de 2018].
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