Gestión de compras, almacén y stock para restaurantes

SESIÓN N°01
DEFINICIÓN DE LA LOGÍSTICA

Para empezar a hablar de las Compras y Almacenes en una organización debemos comenzar definiendo de donde parte este concepto; Estos conceptos parten del término LOGISTICA o ABASTECIMIENTO, por lo tanto empezaremos definiendo que es la LOGÍSTICA.

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Tiene origen griego: logístika = saber calcular

DEFINICIÓN:
Se define como el proceso de administrar estratégicamente la adquisición, traslado y almacenamiento de materiales, partes y productos terminados de los proveedores a través de la organización, de tal manera que las utilidades actuales y futuras se incrementan al máximo mediante la entrega de pedidos que es efectiva en costo. También la Logística es el proceso de planeación, instrumentación y control eficiente y efectivo en costo del flujo y almacenamiento de materias primas, de los inventarios de productos en proceso y terminados, así como el flujo de la información respectiva desde el punto de origen hasta el punto de consumo, con el propósito de cumplir con los requerimientos de los clientes.

SESIÓN N°02

BREVE HISTORIA DE LAS COMPRAS

La función de comprar es casi tan antigua como la historia del hombre. El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas.

Se inicio cuando el hombre por primera vez trocó o cambió un bien propio por el de un congénere y siempre ha sido una función básica, importante para las actividades y el bienestar del ser humano, tanto en el ámbito personal como en el de sus ocupaciones organizadas.

En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la administración de materiales, hasta que después de 20 años la administración y control de compras maduró.

En Latinoamérica, dicha administración era incipiente y lacerante en cuanto a su manejo, ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos de coloca pedidos, las requisiciones llegaban con proveedores ya escogidos en las áreas técnicas, negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el papeleo administrativo que realizaba el llamado departamento de compras.

Por lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas, no contaban con preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las funciones que realizaban estaban completamente desligadas de la función de compras y, en general, la organización de la función misma estaba mal ubicada y completamente fuera de lugar y de control.

Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación, por lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más en otras funciones afines.

Empero, cuando los empresarios quisieron hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más sobre el área, resultó ser un verdadero desastre: los modelos norteamericanos de funciones, flujograma, y jerarquía mal aplicada, desenlazaron en departamentos de abastecimiento, aprovisionamiento, proveeduría, suministros, y hasta de adquisiciones. Todos ellos conforman la actividad misma de compras.

SESIÓN N°03

Marco Conceptual de las Compras y Almacén

Concepto de Compras:

1. Es adquirir un producto o un servicio para satisfacer una necesidad utilizando de la mejor manera los recursos existentes.
2. Es seguir un plan o normas determinadas por la gerencia en las cuales se tiene que negociar para adquirir algún bien o articulo de acuerdo a las necesidades de la empresa y del presupuesto.
3. Es adquirir bienes materiales, insumos, suministros, equipos, sistema y tecnología de acuerdo a las siguientes características: la calidad adecuada; y la cantidad necesaria; en el momento y lugar oportuno; con el Precio más conveniente.
4. Consiste en obtener productos a un precio justo, de proveedores adecuados, en cantidad precisa, con la calidad debida y en el momento oportuno.

Concepto de Almacén:

1. Un almacén es el lugar o espacio físico en que se depositan las materias primas, el producto semi-terminado o el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabón de la cadena de suministro.
2. El almacén es el local, área o espacio, ubicado estratégicamente y adecuadamente condicionado dentro de la empresa, es esencial en todo negocio y su manejo y funcionamiento son motivo de perfeccionamiento y profesionalización para quienes tienen la responsabilidad de conducirlo

MISION DE COMPRAS

Compras tiene por misión detectar las prioridades competitivas necesarias para cada producto o servicio tomando en cuenta lo siguiente:

Costos de Producción: Bajos
Entrega y Distribución: Rápida
Producto y Servicio: Calidad

OBJETIVOS DE COMPRAS

Entre los objetivos más importantes del departamento de compras están:

a) Abastecimiento : Continuo
b) Compatibilidad : entre la Inversión vs Ganancia
c) Compatibilidad: Calidad de materia prima vs calidad de producto terminado
d) Evitar costos ocultos por deficiencia de gestión.
e) Contribuir a la posición competitiva de la empresa
f) Las políticas y procedimientos de control de calidad

IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS

• Optimización de flujo de bienes y servicios hacia el cliente interno y externo de la organización
• Minimizar los gastos
• El aseguramiento de las compras.
• Compras por internet (reducción del tiempo de pedido, reducción del costo del pedido)
• Obtención, evaluación y permanencia de mejores proveedores.

SESIÓN N°04

INTERRELACIÓN DE COMPRAS CON LAS OTRAS AREAS DE LA EMPRESA

Compras tiene relación directa con otras áreas de la empresa entre los cuales tenemos:

1. ALMACEN:
• Se encarga de la recepción, almacenamiento y distribución de los productos.
• Controla el ingreso y salida de la mercadería (kardex).
• Almacén informa al departamento de compras las necesidades de renovación de mercadería.

2. PRODUCCIÓN (COCINA).- Es el cliente interno al que se tiene que satisfacer o cumplir. Entre las fricciones más comunes encontramos que las causan son:
• Fallas de abastecimiento (muchas veces a la merced del proveedor)
• Aviso e Información insuficiente de producción a compras.

3. VENTAS:
• Es la encargada de reportar los ingresos de las unidades vendidas
• Es la que permite hacer el comparativo entre lo consumido y lo vendido.
• Debe existir comunicación, e información exacta y permanente entre ventas, producción y almacén ( ganancia por ventas o perdidas por no vender)

4. CONTABILIDAD
• Es la encargada de realizar los itinerarios mensuales para dar conformidad de la rotación de la mercadería.
• Cuando hay problemas de facturación, almacenamiento, pedidos o consumos, contabilidad realiza una auditoria

5. DIRECCIÓN:
La relación con la Dirección general es mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual nos permite la evaluación y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organización.

EL ANALISIS ABC – Grafica ABC o Grafica de Paretto

El manejo de Inventario involucra uso de recursos como el personal y dinero

Como los medimos
a) Por su costo.
b) Por su volumen

Clasificación ABC
El análisis ABC divide los ítems que se compran en 3 clasificaciones basadas en el volumen anual de compra en unidades monetarias
a) Clase A – Alto volumen monetario.
b) Clase B – Medio volumen monetario
c) Clase C – Bajo volumen monetario
Artículos Clase A

Son aquellos en los que el volumen anual de compras en unidades monetarias es alto, Tales artículos pueden representar aproximadamente el 15% de la totalidad de artículos que se compran en la empresa, pero representan del 70 al 80% del costo total de la compra

Artículos Clase B

Son aquellos en los que el volumen anual de compras en unidades monetarias es mediano, tales artículos pueden representar aproximadamente el 30% de la totalidad de artículos que se compran en la empresa, pero representan del 15 al 25% del costo total de la compra

Artículos Clase C

Son aquellos en los que el volumen anual de compras en unidades monetarias es bajo, tales artículos pueden representar aproximadamente el 5% de la totalidad de artículos que se compran en la empresa, pero representan aproximadamente el 55% del costo total de la compra

La experiencia demuestra que, respecto a la inversión anual por materiales, el inventario se ajusta a lo siguiente:
• La mayor parte de dinero invertido ( valor anual de uso) corresponde a un pequeño número de ítems diferentes
• La menor parte del dinero invertido corresponde a un gran numero de ítems diferentes

La importancia del Análisis ABC es que permite a las empresas el Control anual de los ítems que representan poca cantidad pero mayor movimiento de valores y control masivo por la computadora de los ítems que representan mayor cantidad pero poco movimiento de valores

Exactitud en el Control

Según la American Production and Inventory Control Society (APICS), los niveles de exactitud para el control de inventarios son aproximadamente

• Clase A – ± 0,2%
• Clase B – ± 1,0%
• Clase C – ± 5,0%

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Portal Rueda Eduardo Martín. (2011, octubre 28). Gestión de compras, almacén y stock para restaurantes. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/gestion-de-compras-almacen-y-stock-para-restaurantes/
Portal Rueda, Eduardo Martín. "Gestión de compras, almacén y stock para restaurantes". GestioPolis. 28 octubre 2011. Web. <https://www.gestiopolis.com/gestion-de-compras-almacen-y-stock-para-restaurantes/>.
Portal Rueda, Eduardo Martín. "Gestión de compras, almacén y stock para restaurantes". GestioPolis. octubre 28, 2011. Consultado el 16 de Marzo de 2019. https://www.gestiopolis.com/gestion-de-compras-almacen-y-stock-para-restaurantes/.
Portal Rueda, Eduardo Martín. Gestión de compras, almacén y stock para restaurantes [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/gestion-de-compras-almacen-y-stock-para-restaurantes/> [Citado el 16 de Marzo de 2019].
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