El diseño de pruebas de control que establezca la administración y la gerencia sobre las inversiones son de vital importancia, ya que estas deben proporcionar a los dueños la seguridad razonable que las inversiones existen, fueron autorizadas y son propiedad de la empresa en la fecha del Balance General
El establecimiento de controles puede ayudar a los administradores del negocio a establecer un grado de confianza muy alto entre él y los dueños y con mayor razón cuando este se da en las inversiones empresariales ya que estas son una fuente de recursos en el largo plazo.
Generalidades de las inversiones
Las inversiones empresariales incluyen primordialmente:
- Valores de compañías o instituciones filiales afiliadas o subsidiarias.
- Valores mobiliarios negociables.
- Préstamos hipotecarios.
- Valores de rescate de seguro de vida.
Al realizar inversiones los empresarios y administradores deben evaluar el tipo de inversión que se va a realizar, las herramientas que se utilizan son:
Frecuentemente
En muchas ocasiones la empresa realiza operaciones de inversión y no toma las medidas pertinentes para salvaguardar estos recursos
1. Comprobación interna
- Las compras y ventas de valores o inversiones deben ser aprobadas por un funcionario específicamente designado.
- Se deben mantener registros detallados de las inversiones que muestren, los números de serie de los documentos, los nombres en la que aparece registrada, los importes y la garantía colateral si existe.
- Producir una conciliación de los registros detallados de las inversiones con los valores que se muestran en el valor periódicamente. Esa conciliación debe realizarse por un empleado responsable.
- Obtener periódicamente confirmaciones de los emisores en cuanto al monto de la inversión, de los custodios independientes e instituciones de préstamo en cuanto a los importes que se mantienen en cuenta, a los prestatarios en relación con la garantía.
- La aprobación de las inversiones debe realizarlas un funcionario responsable.
- Las inversiones que han sido extinguidas deben estar bajo el control del contador y los administradores.
- El responsable de las inversiones debe recibir información de los valores en cuanto a reducciones parciales en el valor nominal de los valores, del endoso que reduzca el valor de las inversiones y la anotación de los valores depositados o extraídos.
- Se debe realizar hace una valoración de las inversiones y garantías colaterales a los tipos de mercado para comparar con los valores según libros.
2. Control funcional
- Anotaciones en los libros generales.
- Registros detallados de las inversiones o garantías.
- Operaciones de enajenación de inversiones.
- Preparación de comprobantes.
- Preparar las conciliaciones del análisis detallados con las cuentas de control.
- Las funciones del custodio de las inversiones o garantías colaterales.
- Comprobación de las solicitudes de confirmación con los registros detallados.
- Control de las solicitudes de confirmación hasta que hayan sido enviadas.
- Comparar las partidas inspeccionadas con las partidas listadas en los análisis detallados.
- Obtener confirmación de los valores pignorados o mantenidos en poder de custodios independientes.
- Preparar periódicamente la comparación de las inversiones frente al valor de mercado y el valor según libros.
- Verificar que han sido transferidas al nombre de la institución todas las inversiones de las que ella es propietaria.
- Es necesario que más de una persona esté presente cuando se quiere tener acceso físico a los documentos que representan valores.
- Verificar que todas las inversiones estén clasificadas correctamente según sus componentes de corto y largo plazo.
- Comprobar que se cumplan las normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas.
- Cerciorarse que las partidas de inversiones estén reconocidas en la unidad de medida correspondiente.
El análisis que realiza el auditor de los controles efectuados dentro de la empresa deben ofrecer información sobre todas las inversiones y su inclusión en los saldos de las cuentas correspondientes y los valores en los Estados Financieros son correctos y están debidamente revelados
3. Controles específicos
- Obtener certeza de la realidad de los valores registrados.
- Determinar la cobrabilidad de las cuentas de inversiones.
- Verificar que se haya realizado una planeación y análisis de inversiones adecuados.
- Obtener información acerca de las transacciones de inversiones más representativas en relación con los procedimientos.
- Determinar la eficiencia y eficacia de los métodos de inversiones de la compañía.
- Establecer el cumplimiento de las políticas de inversiones.
Procedimientos de control para las inversiones
1. Verificar la autorización y propiedad por medio de la técnica de indagación que las inversiones realizadas hayan sido debidamente autorizadas por el gerente financiero.
2. Obtener comprobación por escrito de las entidades involucradas en las respectivas inversiones realizadas.
3. Realizar una revisión analítica de los Estados Financieros para confirmar que la totalidad de las inversiones están contenidas en ellos.
4. Verificar si la base de evaluación se aplica consistentemente, de acuerdo con la política aprobada por el consejo de dirección.
5. A través de la técnica de reprocesamiento de transacciones verificar que están registradas correctamente.
6. Ratificar la aseveración básica de evaluación a través de la técnica de recomputo.
7. Evaluar el corte de documentos para determinar si las inversiones están valuadas correctamente.
8. Comprobar que todos los movimientos en materia de inversiones estén reflejados en los Estados Financieros.
9. Verificar que los intereses, dividendos y demás a que hayan dado lugar las inversiones se registren de forma clara y en concordancia con los Principios de contabilidad generalmente aceptados.
10. Si alguna de las inversiones ha sido vendida, verificar que el precio de dicha transacción haya sido autorizado por la Junta Directiva
Con todas las recomendaciones hechas en este escrito se espera que se realicen adecuadamente los manuales de control para las inversiones, estos deben ser elaborados basándose en las fallas que se encuentren en el estudio y análisis que hagan los auditores externos de la empresa.
