Estrategia de comunicación Institucional para la Empresa Cubana de Proyectos Azucareros Azcuba

Potenciar una imagen interna y externa de la organización mediante la propuesta, coordinación, supervisión y evaluación de estrategias, programas y acciones de comunicación, diseñar, establecer y evaluar el sistema de comunicación a implantar efectuando periódicamente diagnósticos sobre el funcionamiento del sistema de comunicación y elaborando planes de acción que garanticen resolver las deficiencias detectadas en los diagnósticos sobre el sistema de comunicación e informar al Consejo de Dirección de los resultados y deficiencias en el proceso de implantación del sistema de comunicación, así como los planes de medidas a implantar para establecer vínculos con las instituciones especializadas en brindar asesoría en este sector y atención a los asesores para atender eventos y ferias de carácter nacional e internacional de interés para el Organismo y la Entidad, promover oportunidades de negocios. Estudiar nuevas formas y alternativas sobre comunicación a implantar y participar en el proceso de la elaboración del Plan de Negocio del IPROYAZ y en la definición del presupuesto de comunicación representado ante el MINVEC, MINCEX, Cámara de Comercio y el Buró de Convenciones y otros que sean designados por el director general del IPROYAZ.

Palabras Claves: Comunicación, manual, gestión, institucional                                                     

SUMMARY

Enhance internal and external image of the organization by proposing, coordination, monitoring and evaluation of strategies, programs and actions of communication, design, establish and evaluate the communication system to be implemented making regular assessments of the performance of the communication system and developing action plans to ensure resolving the deficiencies identified in the assessments of the communication system and report to the Board of the results and shortcomings in the implementation process of the communication system and plans to implement measures to establish links with institutions specialized in providing advice in this area and care advisers to attend events and fairs national and international interest to the Agency and the Bank, promoting business opportunities. Explore new ways of communication and alternative implement and participate in the process of developing the Business Plan IPROYAZ and in defining the communications budget represented before the MINVEC, MINCEX, Chamber of Commerce and Convention Bureau and others who are appointed by the director general of IPROYAZ.

Keywords: Communication, manual, management, institutional 

Escenario

Con más de 40 años de experiencia en la Agroindustria Azucarera, 4 Unidades Empresariales de Base (UEB) y 7 Oficinas Provinciales (OP) abarcamos todo el país, insertados en la dinámica del mundo moderno de transformaciones tecnológicas en el campo del proyecto y el diseño vinculado a la informática para incrementar la capacidad, la productividad del trabajo, la calidad del servicio  y el resultado de nuestra gestión.

El entorno caracterizado por:

1. Programa de Riego y Drenaje hasta el 2011 encaminado al uso eficiente del agua, lo que genera cuantiosas inversiones que requieren de los servicios de ingeniería y proyectos.
2. El ALBA ha propiciado la concertación de contratos con Venezuela para la construcción de 3 Complejos agroindustriales azucareros y 11 para la producción de alimento lo que requiere de los servicios de proyectos de ingeniería agrícola e industrial; con posibilidades de ampliarse a otros países miembros.
3. Las solicitudes de servicios en Centro y Sur América se incrementan cada año tanto en la actividad de Riego como en la industria azucarera y sus derivados.
4. Los programas en los que se sustentan los procesos de producción de caña; zafra y diversificación y producciones agropecuarias y forestales del GRUPO AZCUBA que demandan inversiones y por tanto nuestros servicios de ingeniería.

Misión

Brindar servicios de ingeniería, proyectos y consultoría a la agroindustria azucarera diversificada y otros mercados con profesionalidad, eficiencia y calidad.

Visión

Somos líderes en ingeniería, proyectos y consultoría del sector azucarero; brindamos un servicio que se distingue por su amplio perfil y precios competitivos, un Sistema de Gestión Integrado, Calidad- Medio Ambiente-Salud y Seguridad del Trabajo basado en las normas NC ISO 9001:2001, NC ISO 14001:2004 y NC 18001:2005. Asumimos todas las solicitudes de la agroindustria azucarera y promovemos servicios a otros mercados.

Contamos con una imagen prestigiosa, nuestra capacidad de aprendizaje es flexible y continua, por lo que el desarrollo del capital humano está garantizado, se emplean de forma efectiva las tecnologías de la información y las comunicaciones. La motivación y la mentalidad estratégica caracterizan nuestro quehacer.

Políticas de Comunicación

1. Perfeccionar el Manual de Gestión de Comunicación de forma eficiente para la consecución objetiva y exitosa del objeto social y las funciones de la empresa.
2. Mantener una comunicación visual permanente en documentos oficiales que se emitan de la empresa, en cuanto al diseño, teniendo en cuenta el Manual de Identidad Visual Institucional.
3. Mantener una buena conducta y buen trato así como una excelente comunicación interpersonal entre los miembros de la Empresa.
4. Desarrollar medios y canales de comunicación que refuercen la imagen institucional.
5. Promoción de todas las acciones que se realizan por la empresa a través de diferentes canales, en dependencia del público al que va dirigido.
6. Coordinación para la mejora continua del Manual de Identidad Visual, incluyendo las relaciones públicas, la limpieza, embellecimiento, ornamentación, jardinería, pintura, uso del logotipo, señalización en la entrada de la organización, señales locales y parque de Equipos Automotor identificado.

Identificación y caracterización del público objetivo (interno y externo)

Objeto Empresarial

• Brindar servicios de proyecto arquitectónico y de procesos tecnológicos de nuevas inversiones y para la reparación, mantenimiento, reconstrucción, remodelación, demoliciones y/o desmontaje de objetivos existentes al sistema del Ministerio del Azúcar en moneda nacional y a otras entidades en moneda nacional y divisa.
• Ofrecer servicios de proyecto de equipos, accesorios, dispositivos y demás artículos estándar o no y sus partes al sistema del Ministerio del Azúcar en moneda nacional y a otras entidades en moneda nacional y divisa.
• Prestar servicios de arquitectura paisajista al sistema del Ministerio del Azúcar en moneda nacional y a otras entidades en moneda nacional y divisa.
• Brindar servicios de diagnósticos técnicos, asistencia técnica y evaluación de obras de arquitectura e ingenieras de cualquier tipo, en moneda nacional.
• Ofrecer servicios de dirección integrada de proyectos de inversión en todo su alcance, en moneda nacional.
• Prestar servicios de procuración y evaluación de ofertas de suministros, en moneda nacional.
• Ofrecer servicios técnicos de investigación e innovación tecnológica en procesos de diseño y en sistemas constructivos, tecnológicos e ingenieros, en moneda nacional.
• Brindar servicios topográficos y geodésicos de objetivos existentes y nuevas inversiones, al sistema Minaz en moneda nacional y a otras entidades en moneda nacional y divisas.
• Prestar servicios de levantamientos técnicos de arquitectura e ingeniería, en moneda nacional.
• Ofrecer servicios técnicos de elaboración y efectuar comercialización mayorista de maquetas arquitectónicas, ingenieras y tecnológicas en cualquier tipo de soporte, al sistema Minaz en moneda nacional y a otras entidades en moneda nacional y divisas.
• Prestar servicios de apoyo legal de peritaje, evaluación de riesgos y diseño, en moneda nacional.
• Brindar servicios de desarrollo e implementación de aplicaciones informáticas propias de la actividad de diseño e ingeniería, así como efectuar su comercialización mayorista en moneda nacional.
• Ofrecer servicios de información científicos-técnicos, en moneda nacional.
• Prestar servicios de diseño, montaje de ferias y exposiciones, en moneda nacional.
• Brindar servicios de estimaciones y presupuestos económicos de inversiones y de uso, reemplazo o reconstrucción de objetivos existentes, en moneda nacional.
• Prestar servicios de elaboración de estrategias para la organización de inversiones, en moneda nacional.
• Ofrecer servicios de auditoria técnica y de calidad de la construcción, montaje y puesta en marcha, en moneda nacional.
• Brindar servicios de reproducción de documentación técnica de proyectos, en moneda nacional.
• Prestar servicios de elaboración de modelos, documentos, libros técnicos y folletos en moneda nacional.
• Ofrecer servicios de capacitación técnica profesional en las actividades de diseño e ingeniería, en moneda nacional.
• Brindar servicios de transportación de trabajadores; de alquiler de locales, y alimentación de sus trabajadores, todos en moneda nacional.
• Producir y comercializar de forma minorista a los trabajadores, excedentes de productos agropecuarios procedentes del autoconsumo todos en moneda nacional.

DESARROLLO

El Sistema de Comunicación Empresarial de la organización se encamina  al público interno, integrado por todos sus trabajadores, a fin de lograr un intercambio de ideas que logre un mejor desempeño y mayor eficacia y eficiencia en la gestión, como a los públicos externos.

Los públicos internos:

Están conformados por aquellas personas que se encuentran directamente vinculadas a la institución, que la constituyen, a manera de componentes individuales. Estos públicos se ubican,  en lo que pudiera concebirse como el interior de la institución”.

En dependencia del nivel jerárquico de autoridad y responsabilidad, que ocupa cada componente en la estructura administrativa de la organización, se pueden distinguir a los  tipos de públicos internos.

Los públicos externos o extra institucionales:

Son aquellos individuos o sistemas sociales que forman parte del medio ambiente externo del sistema institucional y que lo afectan y/o son afectados por él, en mayor o menor grado, en función del logro de los objetivos de ambos (institución y públicos).

Clientes como: Empresas mixtas, GRUPO AZCUBA, organismo patrocinador.

Clientes potenciales de negocios.

• Productores cañeros y agropecuarios: UBPC, CPA, Granjas Estatales, de La EJT y del MININT respectivamente.
• Grupos Empresariales Azucareros, Mieleros y Agropecuarios, Empresariales de apoyo e Institutos del GRUPO AZCUBA
• Instituto de la Vivienda.
• Consejo de la administración Municipal y Provincial.
• Empresas Niquelíferas.
• Empresas Portuarias.
• Empresas Citrícolas.
• Empresas productoras de cemento.
• Instituto de Recursos Hidráulicos y sus dependencias.
• Direcciones Municipales y Provinciales de Salud.
• Unidades Militares.
• Direcciones Municipales y Provinciales de Educación.
• Empresas Eléctricas.
• Empresas Alimenticias.
• Combinado Avícola Nacional (CAN).
• Copextel
• CIMEX
• Cubalse
• Empresas Subordinada a la Industria Básica.
• Suchel
• Etecsa
• Empresa de Bebidas y Refrescos
• Comunales Municipales y Provinciales.
• Cubacafe
• Acuicultura
• Camaronocultura
• Empresa porcina. 

Los públicos externos generales:

Se encuentran ubicados al nivel de macroestructura de manera mediática. En estos niveles se encuentran la comunicación nacional (habitantes del país) y comunicación internacional (con el resto de los países).

Públicos externos específicos:

Son todos los individuos y sistemas sociales vinculados en un grado a la institución manteniendo una relación directa y explicita”. Se pueden clasificar:

Direcciones del IPROYAZ

• Dirección General.
• Dirección de Recursos Humanos.
• Dirección de Ingeniería.
• Dirección de Comercialización.
• Dirección de Desarrollo Empresarial y Tecnológico.
• Dirección de Contabilidad y Finanzas.
• Dirección de Convenio Cuba-Venezuela.

Trabajadores a nivel de base o subordinados:

• Especialistas de recursos humanos
• Especialista de Comercial
• Especialista de Desarrollo Empresarial y Tecnológico
• Especialista de Ingeniería
• Especialista de Programación y Control
• Especialista de ATM
• Especialista de Cuadro
• Auditor
• Asesor jurídico
• Chóferes
• Secretaria de la Dirección General.

Organizaciones políticas y de masas:

CTC, PCC, UJC. ATAC, UNAIC

Comunicación Interna:

Conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantengan informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales».

La comunicación interna en la organización se basa fundamentalmente en el mantenimiento de las buenas relaciones entre los miembros de la Empresa. Por diferentes medios escritos, orales o mediatizados, se mantienen informados a los trabajadores de las indicaciones y orientaciones de trabajo.

Comunicación interna formal:

Es la que sigue los cauces establecidos en el organigrama para la transmisión de mensajes. En la empresa están constituidos los canales formales de comunicación siguiendo los canales establecidos en el organigrama. La Dirección general emite las informaciones a los trabajadores a nivel de base a través de los directores de las diferentes áreas de la Empresa.

Comunicación interna informal:

Comprende toda información no oficial que fluye entre los grupos que conforman la organización, de forma espontánea. No sigue necesariamente los canales establecidos por la jerarquía. En la Empresa las informaciones se diseminan también informalmente, entre los  trabajadores a nivel de base, indistintamente, en áreas comunes como pasillos, comedor entre otros.

Comunicación externa:

“Es el conjunto de mensajes emitidos por cualquier organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o a promover sus productos o servicios”.

La comunicación externa de la empresa, abarca varias dimensiones: “la externa operativa de los miembros de la empresa con los distintos asociados o interlocutores; la externa estratégica que radica en la constitución de una red de búsqueda de información estratégica para la empresa, y lo que denomina información externa de notoriedad, en la que ubica a la publicidad, comunicación  promocional, donaciones, patrocinios, demostraciones

La comunicación externa en la empresa es un proceso fundamental para lograr vínculos con la Sociedad y, mediante ella, se ofrecen las bases para que se conozca su razón fundamental y los resultados de su gestión.

Los medios de comunicación: La comunicación externa se realiza fundamentalmente con medios de comunicación, tanto electrónicos como impresos y audiovisuales, a fin de poder garantizar un adecuado reconocimiento social sobre nuestra institución y  los resultados laborales de los trabajadores y sus valores.

Competencia:

Otras instituciones públicas: La comunicación de la institución con otras instituciones se fundamenta en la necesidad de una adecuada coordinación Inter.-institucional para el logro de sus objetivos comunes. Instituciones gubernamentales o no gubernamentales que, de una forma u otra, se relacionan con el IPROYAZ; digamos: MINVEC, MINCEX, MTSS, MFP, Banco Central de Cuba, MAC, Cámara de Comercio, OCPI y otros.

Público mixto: “es aquel que sin ser parte integrante totalmente de la empresa, juega un papel tan importante en el desenvolvimiento de la institución que pudiera diferenciarse del resto de los públicos externos. Pudiera ser el caso de los familiares de los trabajadores, de que exista un estrecho vínculo entre ellos y la entidad”.    .

La imagen favorable que pueda tener la Sociedad sobre la institución, constituye la base para el trabajo en la comunicación externa a partir de la mercadotecnia, que está enfocada a promover los servicios que el IPROYAZ  ofrece, en talleres, foros de empresarios y ferias nacionales e internacionales.

Entre la comunicación interna y externa debe existir una coherencia e interrelación que proporcione el adecuado desarrollo de la organización. Para que esto funcione se debe tener en cuenta la concepción de la comunicación organizacional, tanto interna como externa; considerando a la organización abierta al entorno y en constantes cambio, transformación y evolución con el mundo circundante.

La selección de los distintos canales de comunicación.

El canal: es el instrumento que transporta el mensaje, el medio para la interacción entre dos o más   personas.

Métodos software:

Los mensajes dependen de la capacidad y habilidad individual (pensar, escribir, escuchar y hablar) para comunicarse.

Actos de comunicación orales:

• Matutinos generales semanales con todo el personal de la institución
• Despachos interno de las direcciones funcionales
• Comités de Negocios
• Asambleas de Trabajadores
• Conversaciones informales
• Eventos y Ferias 

Actividades de comunicación escrita

• Cartas
• Memorándum
• Informes
• Anuncios
• Manuales
• Mural de Información
• Plegables institucionales
• Procedimientos

Métodos hardware:

Son los mensajes que dependen de la fuerza eléctrica o mecánica para su   transmisión.

• Teléfono
• Computadora
• Correos electrónicos
• Fax electrónico
• Medios de comunicación masiva como radio y televisión, La prensa plana
• Videos y multimedia de promoción y publicidad

Personal autorizado para enviar mensajes directamente a los trabajadores, según canales autorizados.

Dirección General: encargada de transmitir información tanto a los cuadros medios como a los subordinados de la organización, siguiendo los flujos de comunicación descendente, principalmente, aunque también por los flujos transversales y horizontales. Los mensajes que transmite son a través de canales como reuniones, balances, comunicación informal.

Direcciones Funcionales y Cuadros medios: Reciben las indicaciones y orientaciones directamente de la Dirección, son los que ejecutan las indicaciones y transmiten las informaciones a los subordinados para el cumplimiento de los objetivos de trabajo, a través de los canales establecidos en el organigrama.

Diferentes canales a emplear por los trabajadores para dirigirse a la dirección.

La retroalimentación es la respuesta del receptor al mensaje emitido por la fuente; esta puede tomarla en cuenta y modificar mensajes posteriores, permite que la comunicación sea un proceso dinámico y bidireccional

Algunos principios a tener en cuenta para lograr una comunicación de retorno eficaz, son la prontitud, la objetividad, la utilidad y la confianza. La solución de los problemas es más fácil si se realiza con prontitud. Es necesario, entonces, mantener canales habilitados con el objetivo de lograr una oportuna comunicación de recepción. La objetividad en el proceso de recepción de los canales de retroalimentación está mediada siempre por una carga subjetiva. Por lo que se debe especificar los canales y tipos de comunicación que se requiere, así como la mayor cantidad de datos. Es útil pues permite conocer no solo cosas específicas sino en como resolverlas. Todos esos factores contribuyen a la existencia de una confianza y fidelidad del origen del mensaje y del canal por donde se transmite dicha información.

En la institución los canales mas utilizados por los subordinados en su comunicación con la dirección son:

• Comunicación cara a cara
• Reuniones semanales
• Despachos
• Teléfono
• Correos electrónicos 

Características de los mensajes a emitir por la Empresa  y sus dependencias.

“La información que es percibida y a la que los receptores le dan un significado, recibe el nombre de mensaje. En consecuencia, los mensajes tratan con información significativa sobre personas, objetos y acontecimientos generados durante interacciones humanas”.

Mensajes de tarea: son los que tienen el propósito de informar a los trabajadores sobre cuestiones laborales, incluye actividades como capacitación, orientación, establecimiento del plan de trabajo y objetivos. Tiene que ver con la producción del sistema organizativo.¿Qué hago?

Mensajes de mantenimiento: se refieren a reglas, normativas, procedimientos a seguir por los miembros de la organización para lograr los objetivos previstos. Tienen que ver con la realización de la producción y la consecución de los objetivos. ¿Cómo lo hago?

Mensajes humanos: Abordan las temáticas relacionadas con las relaciones interpersonales, los sentimientos, sus actitudes, satisfacción y realización en el ámbito laboral. Son los mensajes que tienen que ver con la estimulación al trabajador y la preocupación por parte de los superiores por su bienestar en la organización. ¿Cómo me siento?

Flujos de comunicación

El sistema de comunicación interna en la Organización, asegura el desarrollo de una cultura organizacional alineada con el sistema de valores implantado, para influir en el incremento de la motivación y el desarrollo del sentido de pertenencia de los trabajadores, el compromiso para con la organización, generando altos rendimientos y posibilitando hacer más eficaz y humana la actividad que le han asignado.

El sistema de comunicación interna de nuestra empresa implementará la política nacional de la información para su buen desarrollo, con vistas a la preservación del patrimonio documental, donde coexisten las siguientes formas:

Comunicación descendente:

Es la comunicación que se transmite desde la dirección hacia el resto de los miembros de la organización, siguiendo la estructura de arriba hacia abajo dictada en el organigrama. Se utiliza también para orientar a los trabajadores sobre los objetivos de la organización.

Dicha comunicación, permite mantener informados a todos los trabajadores, y les proporciona información sobre lo que deben hacer, cómo hacerlo y qué se espera de ellos. Se expresa mediante el funcionamiento de los órganos colegiados de dirección, encabezados por El Consejo de Dirección, el Consejo Directivo, la Junta Económica, la  comisión de Perfeccionamiento, Comisión de Cuadros y otras formas de comunicación formal, entre las que se encuentran, la comunicación verbal, la escrita mediante memorandos, cartas, actas de reuniones, manuales de procedimientos, reglamentos internos, uso del correo electrónico y el teléfono entre otros.

Comunicación ascendente:

Orientada a proporcionar a los superiores la necesaria información sobre los problemas y situaciones que aquejan a los subordinados, lo cual permite tener información del clima organizacional en estos ámbitos. Esta se realiza a través de despachos entre el director general y sus directores y de estos a su vez, con los especialistas, así como también del Director General, los Directores y las unidades y oficinas, logrando una retroalimentación en sentido ascendente, también se utilizan las formas de comunicación formal descritas anteriormente y los informes que contienen información estandarizada de la actividad de los especialistas.

Comunicación horizontal:

Se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico. Es un medio para compartir información relevante de la organización entre colegas. Se formula mediante una dirección participativa, en las reuniones de afiliados, conversaciones encuentros informales entre trabajadores y directivos, equipos de trabajo, capacitación a los trabajadores, matutinos y el mural, favoreciendo la coordinación de diferentes actividades, el conocimiento del desarrollo de las mismas y un buen entendimiento entre los trabajadores

Comunicación transversal:

Es aquella en todos los sentidos, y desde todos los niveles. Es la que favorece la participación de todos los integrantes de la organización, y la toma de decisiones a partir de consensos.

CONCLUSIONES

Podemos concluir nuestro trabajo diciendo que la Organización estructural que garantiza la implantación del sistema de comunicación del IPROYAZ, así como diseño de la misión, funciones y facultades del área de comunicación de la empresa queda de la siguiente forma: 

Grupo de comunicación institucional:

• Director Comercialización y Negocios (Líder)
• Especialistas de Producción y Negocio
• Especialistas Calidad
• Especialistas de Ingeniería
• Especialistas de Seguridad Social
• Especialistas de Planificación
• Asesor Jurídico
• Representante del Sindicato
• Especialista del Convenio Cuba Venezuela
• Especialista Cuadro

Acciones a realizar en la implantación del sistema de comunicación.

1. Asesoría competente de profesionales en la materia de comunicación
2. Seleccionar al personal a preparar en las técnicas de comunicación empresarial.
3. Realizar estudio diagnostico de comunicación e imagen institucional
4. Consolidar un análisis de los resultados y recomendaciones
5. Implementar y/o regirse por el Manual de Gestión de Comunicación institucional establecido para la consecución de los objetivos planteados por la Empresa.
6. Diseñar el sistema de comunicación empresarial a implantar, expresados en el Manual de Gestión de Comunicación y el Manual de Identidad Visual Institucional.
7. Evaluación periódica de los resultados del proceso de comunicación, mediante la creación de procedimientos e instrumentos para la medición de su impacto.
8. Diseñar las acciones a tomar para rectificar las desviaciones e insuficiencias encontradas.