Pensar en la negociación ideal es pensar en una utopía. Sin embargo, cuando se lleva a cabo, siempre alguien gana un poco más que el otro y establecer los estándares para una buena negociación es muy factible, al igual que mejorar cada vez más nuestras acciones y estrategias en el dominio del arte de negociar y que ambas partes salgan ganando.
Algunos problemas típicos en las negociaciones ordinarias de la gente de negocios en México (Análisis de frustraciones comunes en el proceso de negociación)
- Ambas partes en la negociación siempre buscan lo mejor para cada quien sin pensar en el otro.
- Sólo pensamos en nosotros, que hay para mí, y no cual es el beneficio del otro.
- Al «abrirnos de capa» y enseñar nuestros intereses, muy probablemente, el otro tome ventaja y aproveche nuestra situación para obtener mayor poder en la negociación y como resultado acabamos cediendo mas de lo que inicialmente pensábamos ceder.
- Cuando una de las partes es un comunicador directo, y esto, al comunicarse en el proceso de negociación sea demasiado agresivo y terminemos con malos entendimientos o bien frustraciones continuas.
- Una de las partes sea tan indirecta que no tenga el valor de afrontar la realidad en la negociación y decir directamente que NO llegaremos a un acuerdo de esta forma y hay que buscar otro tipo de arreglo o bien seguir adelante con otros negocios y olvidar el que tenemos en cuestión.
- Cuando una de las partes oculta la verdadera razón de por qué se está llevando más tiempo de lo esperado para llegar al acuerdo.
Estas son entre otras las situaciones que hemos observado se repiten consistentemente en una y otra negociación en nuestro entorno de negocios.
¿Qué debemos de hacer para evitar tanta frustración y desgaste entre las partes?
- Desde el principio de la negociación:
- Ser Claros y directos
- Ser Honestos
- Abordar al problema con agallas
- No tener miedo de preguntar o pedir
- Ser nosotros mismos
- No aparentar que todo va bien, cuando el barco se esta hundiendo
- No tener pavor al rechazo
¿Qué podemos hacer para estandarizar las características de una buena negociación?
- Primero recordar que no todas las negociaciones son iguales (cambian de acuerdo a situación, numero de jugadores, el asunto en cuestión, el proceso, el «timing», la cultura, el medio ambiente», etc.)
- Entender el contexto en el que se está llevando la negociación en curso • Analizar el caso primero como único y luego comparar con casos anteriores, solo como referencia
- Preguntarnos las siguientes «Ocho Preguntas CLAVE», 8 PC’s.
- PC1: ¿Conocemos al cliente y a todos los tomadores de decisiones?
- PC2: ¿Conocemos las necesidades de todos los tomadores de decisiones y de quienes influyen la decisión?
- PC3: ¿Realmente podemos competir esta negociación o bien nos están usando de referencia?
- PC4: ¿Podremos ganar y de ser así valdrá la pena?
- PC5: ¿Cuál es el motivo o razón por la cual esta negociación se está llevando a cabo, si existen más de dos, cuales son los prioritarios?
- PC6: ¿Qué tan importante o urgente es el proyecto para el otro?
- PC7: ¿Qué tan relevante somos nosotros como proveedores de servicio?
- PC8: ¿Qué tan rápido es el cliente en responder nuestras llamadas de teléfono o correos, o cualquier tipo de comunicado?
Estas ocho preguntas clave nos servirán de termómetro y nos ayudaran a evaluar que tan cerca o retirados estamos de alcanzar un acuerdo con el cliente. Por ejemplo, si no tenemos ni idea que tan importante y urgente es llegar a un acuerdo con el cliente, y que tan relevante somos, como proveedores, quizás estemos perdiendo nuestro tiempo. O bien si el cliente, se demora demasiado en contestar nuestros correos electrónicos, o bien nuestros comunicados y continuamente nos evade o bien pospone, muy probablemente está evitando confrontarnos directamente y decirnos «NO», lo mejor en estos casos es ser directo con el cliente, y afrontar la realidad, seguir adelante con otras oportunidades de negocios, y poner en «stand by» la que estamos negociando con este cliente específico.
Entonces para estandarizar las características de una buena negociación, va más allá que las tácticas y estrategias de negociación. Es entrarse al proceso desde la prospección de cliente y evaluación de la oportunidad del negocio metodológicamente, a través de los pasos de identificación de tomadores de decisiones, identificación de sus necesidades y elaboración de presentaciones y propuestas exitosas para llegar al cierre efectivo.
Estableciendo el Proceso
El resultado de una negociación exitosa lo podemos predecir si hacemos bien nuestra tarea en el proceso de negociación antes de entrar a negociar.
Los pasos a seguir para poder pronosticar con mayor precisión resultados esperados de la negociación exitosa de las partes son:
1) Buscar información a detalle de la otra parte.
2) Analizar a fondo por que nos necesita el otro.
3) Investigar que ofrece la competencia y cómo podemos superar la oferta.
4) Averiguar el «timing» del trato, ¿qué tan urgente es para nuestro cliente?
5) Asegurar que tenemos todos los puntos críticos de los tomadores de decisión del cliente y de nuestra empresa (venta interna).
6) Tener referencia de casos exitosos con otros clientes de proyectos o situaciones similares.
7) Tener un plan de pagos bien definidos.
