Ejercicios y preguntas sobre automatización y administración de empresas - GestioPolis

Ejercicios y preguntas sobre automatización y administración de empresas

EJERCICIO 1

CONCEPTO DE AUTOMATIZACIÓN

  • Identifique dos tareas que no ameritan ser automatizadas, explicando el porque.

En una piñateria no podría ser automatizado el taller de fabricación por una maquina que hiciera piñatas, ya que es mas económico pagarle a un piñatero.

El empleado de una heladería, no podría ser automatizado por un robot, costaría demasiado dinero, es mejor el recurso humano.

  • Identifique dos tareas que ameritan ser automatizadas, señalando como sugiere que se haga y por que debe hacerse.

En un pinchazo 24 horas, podría automatizarse la tarea del empleado de cambiar las llantas, ya que con una maquina para quitar la llanta del aro, no tendrá que esforsarse, ahorraría tiempo, podría hacer mas pinchazos, el dueño no necesitaría de tanta mano de obra, ya que siempre son 3 o 4 empleados por turno, podrían ser solamente 2.

Para las empresas que fabrican los interruptores, me refiero de todo tipo, podrían fabricar uno para cuando las personas se quieran bañar en su ducha , solo tendrían que pulsar el switch y no darle vueltas a la perilla, dejar atrás la perilla, tener ya graduado como quiere que le salga el agua y pulsar el switch.

  • Identifique dos tareas que hayan sido exitosamente automatizadas, como lo hicieron y como se realizaban anteriormente

En los restaurantes, el autoservicio, atiende a mas personas, antes las personas esperaban a que alguien desocupara una mesa, ahora puedes pasar al autoservicio e ir a comer a tu casa.

En las empresas de taxis el taxímetro es una manera innovadora de dar este servicio ya que es una forma rápida y justa de medir la distancia y la tarifa es mas justa. Antes no era tan fácil para los taxistas, y daban tarifas totalmente desacuerdas a todos, no era del todo justo.

EJERCICIO 2

TAREAS ADMINISTRATIVAS Y PRODUCTIVAS

Escoja una empresa cualquiera y resuelva lo que se le pide a continuación: Jimmy John´s Venta de Sándwichs

  • Mencione 5 tareas productivas de dicha empresa.
  1. Preparar los vegetales para los panes
  2. Preparar las bandejas de pan frío para hornearlas
  3. Hornear el pan
  4. Preparar las mesas frías y el área del restaurante
  5. Preparar las cajas registradoras y el servicio a domicilio
  • Mencione 5 tareas administrativas de dicha empresa clasificándolas de acuerdo a los criterios expuestos en el presente capitulo.
  1. Hacer volantes para todas las tiendas
  2. Llevar la contabilidad
  3. Tener listos los cheques de cada quincena
  4. Hacer la publicidad del restaurante
  5. Atender las regalías de franquicia
  • Mencione cinco puestos existentes en la empresa y califíquelos.
  1. Gerente General Administrativo
  2. Gerente Operativo de Tiendas
  3. Gerente de Tienda
  4. Cajeros
  5. Preparadores

EJERCICIO 3

ANÁLISIS DE TAREAS

  •  Debe seleccionar dos tareas que se realizan en una oficina. Debe analizar cada una de estas tareas, estudiando quiénes la realizan, como lo realizan, con que lo realizan y cuando. También debe responder a la pregunta: ¿por qué se realiza? O ¿es importante que se realice?
 

TAREA

 

Contabilidad de una empresa 

 

Recepcionista

 

 

 

¿Quiénes?

 

 

Contadores, personas entrenadas para hacer este trabajo, llevar y controlar  las finanzas de la empresa

 

 

Recurso humano, por lo regular son mujeres, entrenada para el trabajo, recibir llamadas, y la atención al publico dentro de la oficina

 

¿cómo?

 

 

Trabajando en una forma ordenada, verificando los gastos contra la salidas de la empresa, teniendo al día los libros contables, caja chica

 

 

Atendiendo a los clientes dando una buena imagen dentro de la oficina, contestando llamadas y haciendo llamadas, recibiendo mensajes, faxes, etc.

 

¿Con que y cuando?

 

Usando computadoras con programas específicos para este trabajo, utilizando libros de contabilidad; en sus horas disponibles dentro de su horario de trabajo.

 

En un escritorio con teléfonos, fax, computadora donde pueda archivar todo tipo de información de los clientes interesados en la empresa, durante el transcurso de la semana, 8 horas diarias.

 

¿Es importante?

 

Controla las perdidas y ganancias de la empresa.

 

Es importante ya que debe de ocuparse de atender al publico que quiere los servicios de la empresa.

EJERCICIO 4

PRODUCTIVIDAD

  • Identifique un puesto en la oficina. Defina que hace la persona en este puesto y que produce

Gerente. En este puesto el toma las decisiones, le da tareas a los demás trabajadores, tiene la mayor responsabilidad.

Produce que la empresa marche bien y se tenga el control dentro de ella.

  • Tomando como base a un panadero defina que hace la persona en este puesto y que produce

Panadero: Prepara todos los ingredientes, moldea la masa, prepara el horno, se encarga que no falte nada en la preparación que todo este bien  y produce pan.

  • Tomando como base a un futbolista defina que hace la persona en este puesto y que produce

Su tarea es mantenerse físicamente bien, estar en buenas condiciones, llegar a sus éntrenos, jugar bien los partidos y el cómo persona se le debe al publico y produce goles y dinero para el mismo y para la empresa que el juega.

  • Explique en términos de que se mide la productividad de un:

Periodista

En hacer noticias

Mecanógrafa

En hacer mas palabras por minuto

Vendedor

En hacer todas las ventas posibles en un tiempo determinado

  •    Explique en que términos se mide la productividad de:

Fabrica de calzado Zapatos

Proveedor de servicios de Internet   Usuarios

Editorial de Libros      Libros

EJERCICIO 5

CONCEPTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN

  • Defina con sus palabras las actividades básicas de la administración

La planeación: establece la visión, la misión y los objetivos de la organización.

La organización: desarrollar una buena organización para llevar los planes muy adecuadamente.

La ejecución: se lleva a cabo físicamente las actividades que resultan de los pasos de planeación y organización y que las personas involucradas ejecuten sus tareas.

El control: permite garantizar que se esta caminando en la dirección correcta y que se logran los objetivos.

  • Explique la importancia de ubicar una tarea de oficina dentro de las actividades administrativas

Las tareas administrativas no son lo mismo que las actividades administrativas, las tareas son las labores de una oficina y son muy importantes para la administración ya que son el resultado de lo planeado y su ejecución es fundamental para lograr nuestros objetivos.

  • Explique que es administración

Es llevar el control de lo planeado en una organización, lograr que marchen bien todas las actividades administrativas dentro de la oficina así como también la parte productiva, la buena ejecución nos lleva al control lo cual le dará a la empresa resultados satisfactorios.

EJERCICIO 6

CAUSAS DE LA AUTOMATIZACIÓN

  • Explique las 5 razones más comunes por las que se hace necesario automatizar

Las cinco razones mas comunes son capacidad, control, comunicación, costo, competitividad, en capacidad se requiere de un acceso mas rápido a la información, si aumentan los clientes, ventas o el volumen. En el control se requiere mayor exactitud, Comunicación integración y comunicación en las diferentes áreas de la organización, Costo, monitoreos y reducción de costos. Y competitividad en el marco de la competencia la automatización ayuda a la atracción de los clientes deja un margen de ventaja competitiva.

  • Seleccione una oficina y describa su situación actual. Posteriormente analice si se puede aplicar uno o mas de estas razones comunes

Una Tienda de Abarrotes

Esta muy bien surtida y cada vez tienen mas productos que vender, consta de tres empleados, Sus prioridades son tener los productos Básicos, así como golosinas, aguas gaseosas, jugos y variedad de papalinas, etc.

La situación  Actual es que también venden comida preparada que le dan algunos proveedores, como hamburguesas, hot dogs, enchiladas, panes con chile, etc. Así como también venden licores y cervezas. Indudablemente necesitan de la comunicación y en cuanto a capacidad y volumen sus condiciones requieren de un acceso más rápido. Si se analiza ellos tienen dos de las razones mas comunes para automatizar.

EJERCICIO 7

REFUERZO DEL CONCEPTO DE AUTOMATIZACION

  • Basado en el articulo que escribió en la sección 1.1 en el cual describió lo que a su criterio es la automatización de oficinas, analice en que estaba equivocado
  • Pregunte a personas de su oficina, negocio u hogar que es automatizar una oficina, en su opinión. Analice que es lo que tienen en común sus definiciones. Analice en que punto no están de acuerdo con lo expuesto en este texto.

Volver las tareas de la oficina más eficiente y rápidas por medio de  recursos tecnológicos

Automatizar es realizar algo en forma automática

Automatizar es trabajar en forma automática con la más mínima ayuda humana. Todas las definiciones son bien parecidas en las cuales me dicen lo mismo; al igual que el libro de texto.

  •  Tomando como base las respuestas dadas en el capitulo a la pregunta: ¿Por qué debo automatizar? Y ¿cuándo debo hacerlo? Describa un caso o experiencia personal de tres procesos que han sido automatizados, identificado la situación previa a la automatización y las razones por las que se automatizaron.

En mi casa pasamos varias experiencias en las que tuvimos que automatizar ciertas tareas domesticas que ameritaban pensarlo una de ellas fue las compras de la casa, como todos estamos afuera la mayor parte del tiempo se compraba la comida necesaria para el día ahora se compra semanal, el servicio de limpieza todos lo hacíamos  pero éramos muy dejados se contrato una muchacha para que lo hiciera.

EJERCICIO 8

COMUNICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN

  • Aumentar la aceptación de las reglas organizacionales por los subordinados

En este caso una buena comunicación a los subordinados haciéndoles entender que las reglas organizaciones, por medio de una platica constructiva, y llegar a un acuerdo.

  • Obtener mayor dedicación a los objetivos organizacionales

Por medio de una buena administración los objetivos de una empresa se pueden llevar a cabo; son cuatro actividades administrativas, la planeación, la organización, la ejecución y el control.

  • Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones

Para una empresa investigar cualquier tipo de información para obtener datos de los cuales se pueden tomar decisiones, se debe estar seguro acerca de la información que se investigo o proveniente de la misma empresa, de tal manera que las decisiones sean objetivas para la empresa.

  • Clarificar las responsabilidades de tarea, identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeño

EJERCICIO 9

COMUNICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN II

¿Ilustrar un proceso de comunicación entre dos personas creados por usted. Identifique las etapas en la comunicación, así como al receptor, el mensaje, el medio y la fuente.

El señor planifica la pregunta, el es el transmisor, en esta etapa el va a transmitir el mensaje.

Se codifica el mensaje se selecciona el medio a través del cual se comunica el mensaje que se ha planeado. Los medios puede ser el habla, escribir, hacer señales, relación física, etc.

Recepción: Esto implica la recepción física del mensaje: escuchar, ver, sentir, comprender, etc.

Decodificación y respuesta. Ya se ha recibido el mensaje. Ahora le toca al receptor decodificarlo e interpretarlo. ¡Que se significa? ¿Qué debo hacer?

Retroalimentacion. La reacción del receptor al mensaje es una forma de comunicación al transmisor y en realidad se realiza de nuevo otro proceso de comunicación, en donde el transmisor es el receptor del nuevo mensaje.

Ruido. Es un elemento y/o actividad que molesta, confunde o hace mas difícil el proceso de la comunicación. Puede ser desde una escritura desgarbada, a un ruidoso trabajador martillando el techo, o un ton muy bajo de hablar, etc.

RESUMEN

Términos – Conceptos más importantes

  • Resuma con sus propias palabras los términos o conceptos explicados en este capitulo.
  1. ¿Qué diferencia existe entre automatizar y mecanizar?

Automatizar da la idea de realizar algo en forma automática, la mínima intervención humana, mecanizar es hacer algo en forma mecánica.

  1. Explique cada una de las actividades administrativas

La planeación: establece la visión, la misión y los objetivos de la organización.

La organización: desarrollar una buena organización para llevar los planes muy adecuadamente.

La ejecución: se lleva a cabo físicamente las actividades que resultan de los pasos de planeación y organización y que las personas involucradas ejecuten sus tareas.

El control: permite garantizar que se esta caminando en la dirección correcta y que se logran los objetivos.

  1. Defina las cinco causas más importantes por las que se deciden automatizar las empresas

Las cinco razones mas comunes son capacidad, control, comunicación, costo, competitividad, en capacidad se requiere de un acceso mas rápido a la información, si aumentan los clientes, ventas o el volumen. En el control se requiere mayor exactitud, Comunicación integración y comunicación en las diferentes áreas de la organización, Costo, monitoreos y reducción de costos. Y competitividad en el marco de la competencia la automatización ayuda a la atracción de los clientes deja un margen de ventaja competitiva.

  1. Explique cada una de las categorías en que se clasifican las tareas administrativas. De un ejemplo
  1. Explique que consideraciones se deben tomar en cuenta, en lo referente al equipo, cuando se desea automatizar. 

Se debe tener en cuenta que no solo es de comprar el equipo, debe de tener un respaldo de un sistema para usarlo, se deben establecer claramente los procedimientos. Equipar implica conocer las capacidades de los equipos.

  1. Explique cual es el objetivo de la automatización de oficinas.

El objetivo es de incrementar la productividad

  1. Defina que es productividad.

Es un indicador que mide la eficiencia  del proceso de transformación de los insumos en productos.

  1. Explique el proceso de la comunicación identificando cada uno de los pasos, así como los elementos que intervienen.

Es uno de los facilitadores más importantes de las actividades administrativas. El proceso de la comunicación tiene varios pasos: El transmisor planifica, se codifica el mensaje, el mensaje y el medio, recepción, decodificación y respuesta, Retroalimentacion, ruido.

  1. Explique cada una de las categorías en las que se clasifican las tareas administrativas
  1. Explique cual es la importancia de la comunicación en la administración

Es uno de los facilitadores mas importantes de las actividades administrativas. El objetivo de la comunicación es el entendimiento. La comunicación ayuda a que la planeación sea bien ejecutada, la organización se ejecute con eficiencia.

  1. Explique la formula de la productividad

Productividad es una relación entre los insumos invertidos al producirla salida o producto.

Productividad =  Resultados                =  Salidas

Recursos utilizados          Insumos

  1. Explique que no es automatizar

Solo poner a funcionar un equipo de computo.

Solo comprar un equipo electrónico de comunicaciones

Solo hacer cambios o mejoras en procedimientos

Son acciones aisladas, no garantiza su éxito y no son un proceso de AO.

  1. Mencione varios canales utilizados en el proceso de comunicación

Entre ellos están: hablar, escribir, hacer señales ya sea con ademanes, relación física, etc.

  1. Defina el termino sistematización

Se entiende el visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y métodos de trabajo que en ella se realizan para que cualquier persona que ingrese a laborar pueda fácilmente incorporarse y entender como llevar a cabo su trabajo.

COMPLETACION

  • Llene los siguientes espacios en las oraciones siguientes con la frase o la palabra adecuada:
  1. Realizar algo en forma automática, es decir con la mínima intervención humana se conoce como
  1. Ejecución es la actividad administrativa en que se toman medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que las personas involucradas ejecuten las tareas.
  1. Control es la actividad administrativa en que se establece la visión, la misión y los objetivos de la organización.
  1. Si la tarea se puede realizar sin intervención humana se dice que la tarea esta
  1. Ruido es un elemento y/o actividad que molesta, confunde o hace mas difícil el proceso d comunicación.
  1. Al sitio donde se realizan tareas administrativas se la llama
  1. El equipamiento  es entendido como el dotar o proveer a la oficina del equipo necesario para realizar las tareas administrativas.

 

  1. Las diversas tareas desarrolladas en una oficina se clasifican en: Toma de decisiones, Manipulación de información, Administración, Comunicaciones, Almacenamiento de documentos.
  1. Un sistema  es un conjunto de componentes que al interactuar producen una salida.
  1. Por Sistematizar  se entiende el visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y métodos de trabajo que en ella se realizan para que cualquier persona que ingrese a laborar pueda fácilmente incorporarse y entender como llevar a cabo su trabajo.
  2. Al proceso que implique la sistematización y el equipamiento de los procesos administrativos de una oficina, apoyándose en dos disciplinas: la administración y la informática se conoce como: Automatización de Oficinas.

Ejercicios 10 al 16

Capitulo 2

EJERCICIO 10

CONCEPTOS DE INFORMACIÓN

  1. Ilustre el concepto de información.

  1. numere 5 casos de información (Recuerde que debe de identificar al receptor).

Para los conductores de autos la señal ALTO. No continúe.

La televisión en publico en general.

El periódico es un informante escrito para los lectores.

Los libros son información para los estudiantes.

Quieto para un perro entrenado

  1. Utilizando el mismo elemento del inciso anterior, determine cuando podría ser considerado como un dato.

Para alguien que no sabe manejar.

Es un dato para los que no pueden ver.

Dato para las personas que no saben leer.

Para las personas que no estudian.

Los perros que no están entrenados.

  1. A PESAR… ¿por qué considera que la información es importante para la administración?

La información es importante en la administración ya que es un recurso muy útil para la toma de decisiones dentro de una empresa. Sin una buena información un administrador se arriesgaría mucho si toma cualquier tipo de decisión, el tipo de información que requiere una empresa debe ser exacta, oportuna, concisa, integra y confidencial.

EJERCICIO 11

IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN

  • Analice 5 ejemplos en donde la causa del problema sea la falta de información
  1. Cuando alguna persona no asiste a una reunión que fue cambiada de fecha.
  2. Se dan noticias en las cuales no son verdaderas por falta de información.
  3. En la compra de una computadora se puede llegar a comprar algo que no este bien actualizado por falta de información.
  4. Por falta de información un jefe puede llegar a despedir algún empleado.
  5. Una mala información podría ser devastadora en un negocio.
  • Explique el tipo de información que es requerido en cada nivel de la organización

Los niveles existentes dentro de una organización son: Nivel de oficina, en este nivel son tareas repetitivas y transacciones, la información es manipulada y detallada. A nivel operativo, se tienen tareas definidas y de corta duración, la información requerida es resumida para efectuar controles. A nivel táctico, son metas y objetivos a lograr, se requiere información periódica que permita evaluar el logro de metas. Por ultimo como estratégico, la información debe ser resumida y agrupada.

  • Explique la importancia de la información en la administración

La información  mas que importante es vital, para tomar decisiones hay que saber como andan las cosas, sin información acerca de lo requerido es solo improvisar, y al improvisar se arriesga mucho. Es de gran importancia la información dentro de la administración, el valor de la información depende del grado en que esta sirva para reducir la incertidumbre en las decisiones efectuadas.

EJERCICIO 12

CARACTERÍSTICA DE LA INFORMACIÓN

  • Elija cinco cosas en que se maneje información en la organización. Posteriormente analice en cada caso que significa cada característica: veraz, oportuna, exacta, concisa, integra, confidencial.
  1. Cuenta de ahorros
  2. Inventario de una bodega
  3. Resumen de ventas de una tienda de domicilio
  4. Lista de precios en una verdulería
  5. Ganancias de una empresa en 5 años.

En la cuenta de ahorros tiene que ser una información exacta: se mide en porcentaje de información correcta con relación al total de información generada. El inventario de bodega en su característica tiene que ser exacta y oportuna y es a nivel oficina. Resumen de Ventas  es una información a nivel táctico, de una manera exacta y concisa. Lista de precios es de nivel operativo, toda informacion debe de ser clara y ordenada, y exacta en este caso. Las ganancias de una empresa es una informacion confidencia, debe de ser resumida y agrupada.

  • Explique cada una de las características de la información: veraz, oportuna, exacta, concisa, integra, confidencial. ¿Cuál es la mas importante según su criterio?

Exacta: se mide en porcentaje de información correcta con relación al total de información generada

Oportuna: debe estar disponible en el momento justo. Precisa.

Integra: Que sea completa, es decir que, además de ser exacta y oportuna, no debe olvidar ningún aspecto que se requiera.

Concisa: breve y al grano. Presentando únicamente los aspectos relevantes de la información.

Confidencial: Viene de la palabra confianza. Es importante velar por la confidencialidad de la información, que solo las personas que tienen que manipularla puedan tener acceso.

EJERCICIO 13

ELEMENTOS DEL PROCESAMIENTO

A continuación se enumeran varios casos de procesamiento. Se le pide que indique los tres elementos que lo integran:

  1. Elaborar un pantalón

Entrada: lona, hilo, maquina de cocer, tijeras, broches, Maquina para poner broches. Proceso: Cortar la lona en la medida deseada, cocerlo, poner broches. Salida: pantalón.

  1. Preparar un articulo de revista

Entrada: agencia de arte, personal de publicidad, información del articulo, materiales de trabajo, computadora. Proceso: Poner todo en marcha, trabajando, poniendo fotos pegando textos, etc. Salida: Articulo de revista.

  1. Preparar un reporte de total de horas extras por departamento

Entrada: Informe de horas extras de los empleados, contador, hoja de reporte, computadora para trabajarlo. Proceso: Poner a trabajar al contador para laborar la hoja de reporte. Salida: Hoja de reporte de horas extras.

  1. Preparar un catalogo de productos detallando sus principales características y precio de venta

Entrada: agencia de publicidad, dirección de arte, materiales de trabajo, fotografías de los productos en venta, textos, precios de los productos, información que se requiere en el catalogo,( medidas, colores, tipos de letras, etc.)maquinas de producción, papel de revista, personal de producción. Proceso: Todo mundo a trabajar y proceder con el catalogo. Salida: Catalogo de productos detallado.

  1. Elaborar un resumen de ventas por sector

Entrada: Sector de ventas, donde se va ser el informe, información del resumen de ventas, oficina administrativa, secretarias, contadores, computadoras, papel, Gerente de ventas, tiempo de entrega. Proceso: Trabajar en conjunto dentro de la oficina, verificando que toda la información sea correcta. Salida: Reporte de ventas para dicho sector.

EJERCICIO 14

ELEMENTOS DEL PROCESAMIENTO II

  • Identifique la entrada, el proceso y la salida en los siguientes casos:

1.Sistema de votación para elegir directiva de un Comité de vecinos

Entrada: Personal Administrativo, personas auxiliares para ordenar los votos, computadoras, programa de votación, fecha de votación, papeletas de votos. Proceso: Recibir todo los votos, procesarlos, verificarlos. Salida: Directiva de comité de vecinos.

2.Calcular el promedio de tareas en el curso de Automatización I

Entrada: Libro de texto de Automatización 1, persona para hacer el promedio, sumadora, hoja de respuesta. Proceso: revisar y sumar las tareas. Salida: Calculo de tareas de Automatización.

3. Realizar una investigación de historia de la Automatización de oficinas

Entrada: estudiante que va a ser la investigación, libros de Automatización, computadora, impresora, papel. Proceso: investigar, realizar el trabajo, imprimirlo. Salida: Historia de la Automatización.

4. Calcular el promedio de la clase en el curso de computación

Entrada: Quien va ser el trabajo, informante de inscripciones, contar con los resultados del curso, computadora, impresora. Proceso: Realizar el trabajo imprimirlo. Salida: Promedio de la clase del curso de computación.

5. Calcular el promedio de todos los cursos de la Facultad de Ingeniería en un semestre

Entrada: No. De cursos de la facultad, resultados de cada curso, numero de estudiantes, computadora, programa de calculo de promedios, impresora, papel. Proceso: Procesar la información obtenida e imprimirla. Salida: Promedio de cursos de la Facultad de ingeniería.

EJERCICIO 15

CICLO DE VIDA DE LA INFORMACIÓN

Defina cada paso en el ciclo de la información

  1. Tome como base los siguientes productos de información identificando cada fase en su ciclo de información:

a     Generación informe mensual IVA por pagar

Recopilar todos los gastos hechos durante el mes, lo siguiente procesar todos los datos y obtener la información requerida, después viene la distribución de la información.

b     Cartas y documentos recibidos

Se deben de recopilar todos los documentos y cartas recibidas luego se procesa la numeración(contar) de documentos existentes al finalizar tendremos nuestra informacion y sabremos los documentos que hemos recibidos.

c     Informe de flujo de efectivo producido para el gerente financiero

Aquí hay que recopilar todos los flujos de dinero que aya recibido de la empresa en efectivo y transacciones que pudieron haber, se procesan todos estos datos para obtener la información deseada luego se distribuye la información a la persona que la solicitó y esta persona la utilizara en beneficio de la empresa.

d     Informe de productos con mayor y menor rotación en el año

Este informe  debe de recopilar todos los datos necesarios, productos en existencia, reporte de movimientos en el año, datos de los proveedores acerca de los productos vendidos durante ese año, etc. Procesar los datos obtenidos para obtener la información de las rotaciones de mayor y menor movimiento durante el año, distribuir el informe a los solicitantes.

e     Mensajes de correo electrónico recibidos por el gerente de informática

Recopilar todos los mensajes de correo electrónico recibidos, procesar los datos recopilados y obtener la información, distribuirla al interesado.

EJERCICIO 16

CICLO DE VIDA DE LA INFORMACIÓN

  1. Explique los aspectos de seguridad, legales y de privacidad que deben considerarse al automatizar tareas que involucren tratamiento de información

Bueno, asegurarse que la información no se pierda, caiga en manos equivocadas o con malas intenciones o bien sea alterada.

Otro aspecto  en la seguridad es respecto a ataques o penetración de personas totalmente ajenas al sistema de información.

También debe de considerarse la seguridad física tanto del hardware como la del software. Incluye protección contra cualquier daño o destrucción ocasionados por incendio, inundación o sabotaje.

  1. Explique que es la negligencia y que es el fraude en lo que a información se refiere. De ejemplos

La negligencia es que alguien de fuera de la organización sea molestado innecesariamente y es resultado del mal control del sistema. Ej: es cuando una persona ya efectúo los pagos a la empresa o esta al día en sus cuentas y por descontrol en el sistema se continúan realizando avisos de cobro.

El fraude es un esfuerzo premeditado o inconsciente de defraudar el sistema. U n ejemplo es el de un programador bancario que crea cuentas de ahorro inexistentes para intentar defraudar el sistema. Puede modificar los programas de manera que depositen a esas cuentas.

RESUMEN

Términos – Conceptos más importantes

  • Resuma con palabras sus términos o conceptos explicados en este capitulo
  1. La información es un recurso muy valioso para el ser humano y puede representarse de muchas maneras. Explique

Pueden ser señales, un color, datos, una conversación. Esto nos dice que la información no solo tiene que ser escrita cualquier dato o señal puede ser una información si el receptor lo descifra.

  1. Identifique cada fase en el ciclo de vida de la información

Las etapas en el ciclo de vida de la información :Recopilar, procesar, distribuir y usar

  1. Explique en que circunstancias un hecho se considera información y en cual se considera dato

Es información cuando el receptor le da significado y utilidad al dato, si no es así, es simplemente un dato, ej: el periódico para una persona que  no puede ver.

  1. Analice cada una de las características que debe poseer la información

Las características de la información se clasifican en a forma y fondo. La información debe ser:  Exacta: se mide en porcentaje de información correcta con relación al total de información generada Oportuna: debe estar disponible en el momento justo. Precisa. Integra: Que sea completa, es decir que, además de ser exacta y oportuna, no debe olvidar ningún aspecto que se requiera. Concisa: breve y al grano. Presentando únicamente los aspectos relevantes de la información. Confidencial: Viene de la palabra confianza. Es importante velar por la confidencialidad de la información, que solo las personas que tienen que manipularla puedan tener acceso.

  1. En todo procesamiento se puede distinguir tres etapas o elementos. Explique cada una de ellas.

Entrada: toda la materia prima que sirve de base para hacer el producto. La Salida: es el producto que se genera después de realizar el proceso indicado. EL proceso: son todos los pasos necesarios para convertir la materia prima en el producto deseado.

  1. Explique tipo de información se requiere en cada nivel de la organización

Nivel de oficina, en este nivel son tareas repetitivas y transacciones, la información es manipulada y detallada. A nivel operativo, se tienen tareas definidas y de corta duración, la información requerida es resumida para efectuar controles. A nivel táctico, son metas y objetivos a lograr, se requiere información periódica que permita evaluar el logro de metas. Por ultimo como estratégico, la información debe ser resumida y agrupada.

COMPLETACION

  • Llene los siguientes espacios en las oraciones siguientes con la frase o palabra adecuada:
  1. En todo procesamiento se pueden distinguir tres etapas o elementos

Entrada, proceso y salida

  1. La Entrada es toda materia prima que sirve de base para hacer el producto.
  1. Proceso  Son todos los pasos necesarios para convertir la materia prima en el producto deseado.
  1. Cuando la salida de un proceso es información el sistema es conjunto de elementos que se interrelacionan.  
  1. Los gerentes  Tienen a su cargo la toma de decisiones y el control se la empresa
  1. Los Datos  son las herramientas necesarias para llevar a cabo el proceso
  1. Al conjunto de elementos como personas, programas, papel, dispositivos diversos, computadoras, etc, para llevar a cabo el procesamiento de datos se le domina Proceso
  1. Un Sistema es un conjunto de componentes que al interactuar producen una salida.
  1. Al proceso de convertir datos en información se conoce como sistema de procesamiento de datos. 
  1. La información puede representarse en forma de: un color, una señal o un dato.

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Evans E.. (2002, octubre 3). Ejercicios y preguntas sobre automatización y administración de empresas. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/ejercicios-y-preguntas-sobre-automatizacion-y-administracion-de-empresas/
Evans, E.. "Ejercicios y preguntas sobre automatización y administración de empresas". GestioPolis. 3 octubre 2002. Web. <https://www.gestiopolis.com/ejercicios-y-preguntas-sobre-automatizacion-y-administracion-de-empresas/>.
Evans, E.. "Ejercicios y preguntas sobre automatización y administración de empresas". GestioPolis. octubre 3, 2002. Consultado el 17 de Julio de 2019. https://www.gestiopolis.com/ejercicios-y-preguntas-sobre-automatizacion-y-administracion-de-empresas/.
Evans, E.. Ejercicios y preguntas sobre automatización y administración de empresas [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/ejercicios-y-preguntas-sobre-automatizacion-y-administracion-de-empresas/> [Citado el 17 de Julio de 2019].
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