Dirección integrada de proyectos con Proyect 2002

TITULO: LA DIRECCIÓN INTEGRADA DE PROYECTOS HACIENDO USO DEL FONDO
DE RECURSOS COMPARTIDOS COMO MEDIO DE INTEGRACIÓN DE LA EMPRESA
EN PERFECCIONAMIENTO
Resumen.
La Dirección Integrada de Proyectos incluye dentro de sus principales objetivos la
optimización de los recursos a partir de la integración del trabajo por proyectos en la
empresa, lo que constituye una necesidad y un reto que exige el entorno competitivo
actual para garantizar los requisitos del cliente y las partes interesadas.
Los objetivos de los proyectos responden a la misión de la empresa y aunque estos son
diferentes, los recursos son comunes a los mismos, por lo que si los compartimos
permiten la integración a través de un fondo de recursos compartidos para la optimización
de los recursos a partir de tener definidas las prioridades de los proyectos.
Los recursos humanos, equipos, materiales y el financiamiento constituyen la base para la
formación del fondo de recursos compartidos, sobre el que actúan comercial,
planificación, compras, contabilidad, economía, los talleres y los departamentos
especializados de la estructura funcional. Si se dispone de un sistema informático capaz
de facilitar la planificación y control de los recursos sobre un fondo compartido se
garantiza la integración de la empresa en función de su perfeccionamiento.
La asignación de recursos en un solo proyecto no permite hacer un buen uso de los
recursos de la empresa. El almacén de proyectos con un fondo de recursos compartidos
y la definición de las prioridades por proyecto, permiten un uso continuo de los recursos
humanos, la optimización de los recursos materiales y los financieros.
El fondo de recursos compartidos es la base de la logística y el control de ejecución de los
proyectos. El MS Project 2002, su integración con el Office 2000 y las técnicas de
almacén de información con los sistemas de bases de datos como interfases, facilitan la
gestión estratégica integrada de los recursos a nivel de empresa.
La integración de la empresa es una necesidad y un reto actual para garantizar la
competitividad. La logística es uno de los procesos principales que requieren su
incorporación a la Dirección Estratégica Integrada de Proyectos ( DIP ) con el
objetivo de lograr un mejor uso de los recursos necesarios a los proyectos de
acuerdo con el cronograma de ejecución previsto. El fondo de recursos compartidos
es una buena solución para lograr la integración de la empresa.
Una de las mejores formas de trabajar los recursos cuando se manejan varios proyectos
es la de crear un fondo de recursos compartidos sobre el cual inciden todos los proyectos,
de esta forma se pueden realizar correctamente los balances, las curvas de suministro y
los pedidos para garantizar el suministro de los recursos en función de la programación de
los proyectos.
A nivel de empresa, cuando se trabaja por proyecto, es necesario elaborarlos
individualmente con sus características y particularidades para posteriormente hacer el
análisis general, realizar el balance de recursos y la logística en un proceso integrado que
responda a las necesidades de la empresa. [7]
Para lograr la integración de los proyectos con el objetivo de analizar los recursos a nivel
de empresa se emplean diversos procesos:
Copia de dos proyectos integrados en un proyecto principal.
La curva sumatoria de recursos en proyectos copiados funciona pero no es el método
mas recomendable. Las dependencias 3 entre el proyecto Balance 2 no se corresponde
con la realidad. [9]
.- Incorporación de subproyectos en un proyecto principal.
Una variante muy usada es la elaboración de proyectos independientes y
posteriormente incorporarlos en un programa principal como subproyectos. [6]
-Crear un fondo de recursos compartidos.
A continuación se expresa la forma mas recomendada de proceder siguiendo los
siguientes pasos:
- Crear el almacén de proyectos que contienen los recursos que serán compartidos.
- Identificar los recursos que serán compartidos con el mismo nombre.
- Seleccionar un nuevo proyecto P1 con la fecha inicial que los contiene.
- No poner ninguna tarea en el nuevo proyecto P1.
- Seleccionar el primer proyecto.
- Compartir los recursos.
- Repetir el proceso para cada proyecto.
- Cerrar los ficheros y comprobar los resultados con las curvas de distribución de
recursos.
Esta variante permite obtener información en el
fondo de recursos para ajustar los proyectos o
estudiar algunas variaciones de acuerdo con las
capacidades máximas.
En el libro de texto La Dirección Integrada de
Proyectos haciendo uso de las nuevas
tecnologías de la informática y las
comunicaciones [14] se desarrolla el tema con
mayor amplitud y se ilustran ejemplos en el CD
anexo al libro.
En la ayuda del MS Project 2 002 puede
encontrarse la forma de usar el FRC y como
acceder al mismo con las diferentes variantes de acceso.
Definidos los proyectos y el fondo
de recursos compartidos de los
materiales claves se presentan
múltiples conflictos que es necesario
analizar y buscar las soluciones
correspondientes en el proceso de
planificación, con el objetivo de
facilitar el proceso de ejecución.
El soporte informático a través de su
ayuda brinda la posibilidad de
obtener la curva de distribución de
recursos del fondo, identificar los
conflictos y buscar los proyectos
que pueden ser ajustados con el
objetivo de resolver los conflictos.
Las posibilidades del sistema
permiten obtener la curva de
distribución de recursos del fondo y
el diagrama de barras del proyecto
en estudio en una misma pantalla y
proceder a realizar los ajustes
necesarios en las dos ventanas, observando las variaciones que se producen en el fondo
en un proceso interactivo. [6]
El almacén de recursos es una herramienta para el balance de recursos y la logística en
la etapa de diseño en el proceso de integración de la empresa. El proceso de control de
ejecución de los proyectos, permite controlar las compras, la disponibilidad en los
almacenes y el suministro de los proveedores.
Análisis de los proyectos que tienen incidencia los días de máximo recursos
en el fondo de recursos compartidos.
Ayuda. Insertar proyectos, al final.
Crear un fondo de recursos compartidos
y enviar al fondo la informacn acerca de
los recursos
En el FRC de los materiales se presentan los principales conflictos que afectaran el
proceso de ejecución y es necesario estudiarlos y darle la debida solución. Para resolver
este problema es necesario identificar los proyectos que inciden en el máximo y analizar
las tareas que tienen
posibilidades de ser
desplazados haciendo
uso de las holguras, los
calendarios, las
asignaciones o variando
la programación.
En este caso se tomó el
proyecto P3 y se
desplazó la tarea AC un
día. Este efecto en el
fondo de recursos puede
ser observado dividiendo
la pantalla y colocando el
diagrama de barras de P3 en la parte superior y el fondo de recursos en la inferior. Esta
herramienta ayuda en el momento de ejecutar los ajustes con el objetivo de garantizar la
mejor distribución de los recursos. Con los sucesivos corrimientos de las tareas en este
caso, es posible observar como se resuelve el conflicto. [9]
Con el otro desplazamiento de la tarea AE se logra obtener el requerimiento deseado en
la curva de distribución de recursos del fondo representativo de la programación de los
proyectos a nivel de empresa.
Esta curva es la base para proceder a realizar el suministro de recursos en función de la
capacidad del almacén y la frecuencia de suministro.
Seleccion del proyecto
P3 con el fondo.
Otra forma de proceder en el fondo de recursos es transfiriendo la información de las
curvas de distribución de recursos de cada proyecto P1, P2 y P3 al Excel.
El procedimiento parte de seleccionar el proyecto de menor fecha de inicio y transferir la
curva de distribución del recurso al Excel. Posteriormente repetir este proceso con el resto
de los proyectos. [6]
El asistente para la exportación del fondo de recursos compartidos del Project al Excel
facilita la integración entre el director de proyecto, planificación, economía y compras.
En los siguientes gráficos se muestran los valores en Project y Excel.
P1 Días 08/0 1/ 0 2 09/0 1/02 10/01/ 02 1 1/01/ 02 12/01/ 02 13/ 01 /02 14 /01/02
A1
Unidades de re cu rs
50 0% 500% 500% 500% 0% 0% 500%
5 5 5 5 0 0 5
De igual forma se procede con el fondo de recursos.
Es posible transferir solamente el fondo de recursos ya balanceado en el Project.
En el gráfico se muestra la curva en Project con 10 unidades de recursos y su
correspondiente curva en Excel. Con la información en Excel se facilita la obtención de las
curvas de suministro para garantizar la logística. [14]. El sistema Excel brinda una gran
variedad de formas de representación de la información y puede adecuarse fácilmente a
las necesidades de información de las dependencia de la estructura funcional de la
empresa, los proveedores y el cliente. El nivel de información compartido contribuye con
la integración a nivel de la empresa. [9]
La curva sumatoria de los recursos se comprueba con los valores obtenidos en el Project.
El gráfico muestra las curvas de los proyectos y la sumatoria en Excel.
0
2
4
6
8
10
12
0 6 / 01 /0 2 0 8 / 01/0 2 10 / 0 1/0 2 1 2/ 0 1/0 2 14 /01 / 0 2 16 /0 1 / 0 2 18 / 0 1 /0 2 20 / 01 / 0 2 2 2/0 1 / 0 2
Sum a
P1
P2
P3
D ías 08/ 01/ 02 09/ 01/ 02 10/ 01 /02 11/0 1/0 2 12/0 1/0 2 13 /01/02 14/ 01/ 02
P1 5 5 5 5 0 0 5
P2 0 0 3 3 0 0 3
P3 0 0 0 2 0 0 2
Suma P1, P2 P3 55810 0 0 10
El procedimiento brinda la oportunidad de disponer de las curvas de distribución de
recursos tanto de los proyectos individuales como del fondo de recursos compartidos
representado por la Suma en este caso. Este proceso permite balancear los recursos a
nivel de empresa o grupo de proyectos con el objetivo de garantizar una adecuada
planificación y un aseguramiento del suministro de los recursos en función de la
programación de los mismos y la disponibilidad de financiamiento en la empresa para que
el departamento de compras ejecute las mismas. En ocasiones las programaciones de
los proyectos responden a sus requerimientos y cuando se obtiene la demanda de la
empresa se producen ajustes acordes a los intereses de la misma en función de los
clientes y las prioridades de los proyectos.
La curva de distribución de recursos del fondo de recursos compartidos de materiales es
la base para determinar la curva de suministro que será usada en la logística y
posteriormente es la herramienta de trabajo del departamento de compras en la empresa
durante el proceso de ejecución. [7]
- Fondo de recursos compartidos. Fuerza de trabajo.
La programación de un conjunto de proyectos requiere del análisis y optimización de los
recursos humanos.
En este marco los recursos humanos requieren de una distribución y organización
adecuada con el objetivo de hacer el mejor uso del mismo.
El concepto de organización por equipos en cuadrillas o brigadas facilita este análisis.
En las siguientes figuras se evalúan dos
proyectos Q1 y Q2 con su distribución de tareas
y la asignación de las cuadrillas C1 y C2 tal y
como se muestra en la curva de distribución de
recursos y el diagrama de barras.
En el
proyecto
Q2 se
muestra la tarea ER programada para 7 as
con la distribución de recursos para una cuadrilla como capacidad máxima.
En el fichero del Fondo compartido de recursos FFF se muestra con la distribución de los
proyectos Q1 y Q2. Se refleja el uso de los recursos C1 Y C2. [14]
En el caso de la cuadrilla C1 se aprecia que no tiene asignado trabajo el jueves y viernes.
El sábado y el domingo no se trabaja según el calendario definido.
Con la programación de Q1 y Q2 es necesario proceder a programar el proyecto Q3
definido con la prioridad 3. Para este proyecto, que tiene fecha de inicio 14.02.02, es
necesario disponer de la información del uso de los recursos C1 y C2 en Q1 y Q2. El
fondo de recursos brinda esta información.
Inicialmente se asignan los recursos C1 y C2 en proyecto Q3 de acuerdo con los
requerimientos del mismo. Se procede a incorporar el proyecto Q3 al fondo de recursos
compartidos y automáticamente se cubren los espacios disponibles, que no han sido
usados por los proyectos anteriores Q1 y Q2.
A continuación se obtiene la curva de distribución de recursos del fondo de recursos
compartido y se muestran las zonas de conflictos como se aprecia en las siguientes
curvas para los recursos de C1 Y C2 que parten de considerar en este caso la asignación
de una cuadrilla como capacidad máxima.
En el fondo de recursos compartidos FFFF se aprecian los tres proyectos Q1, Q2 y Q3
con la zona de conflicto del recurso C1 con capacidad máxima de una cuadrilla. [13]
Para resolver la zona de conflicto puede procederse con diversos procedimientos.
Incrementar la capacidad máxima a dos cuadrillas creando espacios en blanco.
Incrementar los turnos de trabajo para la misma cuadrilla en las correspondientes
fechas.
Ajustar los calendarios.
Contratación de nueva fuerza de trabajo para el periodo de conflicto.
Subcontratar el trabajo a otra entidad.
Ajuste del calendario de tarea a los espacios disponibles y corrimientos hasta
satisfacer los requerimientos en la programación garantizando un trabajo continuo del
recurso.
Para desarrollar el último
procedimiento se edita el
fichero de recursos
compartidos con la
programación del
proyecto Q3 con prioridad
3 en la pantalla dividida
como se muestra en la
figura. Se procede al
estudio de la tarea AAA
dividiéndola, haciendo
uso del icons y
desplazándola hasta que
permitan la utilización continua del recurso C1 eliminando la zona de conflicto. [2] Para
este caso la programación de la fuerza de trabajo mantiene una actividad continua en los
proyectos priorizados y los que tienen menos prioridad (3) hacen un uso discreto de la
fuerza de trabajo.
Este proceso se desarrolla por desplazamientos sucesivos hasta alcanzar la solución de
forma interactiva observando directamente en la curva del fondo compartido los
desplazamientos realizados. Este proceso debe ser realizado con el mínimo posible de
desplazamientos para garantizar un trabajo continuo de la fuerza de trabajo.
Puede observarse en la solución final, que la duración total de la tarea AAA aparece
representada por 15
días según el
calendario en el
proceso final y tenia 8
inicialmente. Para este
caso el tiempo real de
ejecución y el costo
para esta tarea
permanecen
constantes. El
desplazamiento final es
desde el jueves 14
hasta el miércoles 27.
En el fichero del fondo
de recursos
compartidos puede
apreciarse la
distribución de la
cuadrilla C1 en los proyectos Q1, Q2 y Q3. [14]
Plan de trabajo de C1
Plan de trabajo de C1
Nombre de tar
Duración
AAA
15 días
VVV
11 días
C1
C2
M
M
J
V
S
D
L
M
M
J
V
S
D
L
M
M
J
V
S
D
L
M
M
J
V
S
D
L
M
M
J
V
4 feb '02
11 feb '02
18 feb '02
25 feb '02
04 mar '02
División en Q3 AAA
Se destaca la división de la tarea AAA para asumir el uso continuo de C1.
El uso del fondo de recursos compartidos de la fuerza de trabajo, permite analizar su
distribución y estudio con el objetivo de garantizar un correcto uso de la misma en los
proyectos. Esta información debe ser publicada en la red por recursos humanos con el
objetivo de conocer la disponibilidad y restricciones de la fuerza de trabajo en los nuevos
proyectos en proceso de planificación. [13]La información es imprescindible para la
planificación de los próximos proyectos atendiendo a su prioridad. La evaluación del
desempeño en los cortes es también controlada por la estructura funcional y registrada en
la base de datos de recursos humanos. Tanto los recursos materiales como los humanos
requieren de un financiamiento.
Fondo de recursos compartidos. Financiamiento.
Uno de los problemas fundamentales en los ajustes de los proyectos es el control de los
recursos financieros. En el sistema es
posible determinar el costo de las
tareas y la curva de distribución de los
recursos financieros en función del
tiempo y a partir de la misma definir el
flujo financiero por etapas según los
requerimientos de la programación del
proyecto. En el gráfico se muestra la
curva de distribución de recursos y las
etapas de entrega de financiamiento.
El flujo de caja que brinda el sistema
se corresponde con este gráfico. La
curva de la S contribuye con el control
de ejecución de los proyectos.
Definido el costo en moneda
nacional para todas las tareas y
asignando la moneda en USD para
aquellas tareas que así lo requieren
como un recurso, es posible obtener
la variación del recurso USD en
función del tiempo con el objetivo de
definir las etapas de entrega del
financiamiento en función de la
programación del proyecto.
La curva de distribución de recursos
puede ser transferida al Excel y
obtener la curva de costo acumulada
vs tiempo, que utilizada como costo
planificado y el cumplimiento real
por cortes, brinda una imagen gráfica que permite caracterizar la situación del proyecto y
calificar el mismo reflejándolo en el tablero de comando. [9]
1
2
3
4
5
Recursos asignados :
USD
Sobreasignado: Asignado:
6/7 6/14 6/21 6/28 7/5 7/12
julio
2
4
4
5
5
4
USD
Este gráfico puede ser editado desde el Project como página Web con el objetivo de
facilitar el acceso de la alta gerencia al mismo y de esta forma interpretarlo y proceder a
dar las indicaciones correspondientes para garantizar la toma de decisiones.
En el siguiente gráfico se muestra la curva de distribución de recursos con frecuencia
diaria con sus costos para el recurso C1. Este análisis puede desarrollase en
planificación, se evalúa en economía y lo ejecuta compras con el financiamiento que
aporte economía a
partir de las
definiciones primarias
dadas en comercial. [2]
El balance de egresos
e ingresos permite
conocer el flujo de
efectivo a nivel de la
empresa. La curva de
costo acumulado vs
tiempo (curva de la S)
facilita la planificación y
el control haciendo uso
de los datos que brinda
contabilidad en el
centro de costo por
proyecto. La
vinculación del Project
y el Excel permiten en
la etapa de ejecución
del proyecto proceder a realizar los
ajustes que normalmente surgen en la
zonas de conflicto.
Desde el Project pueden transferirse
los valores de costo por tareas al
Excel y proceder a buscar los valores
acumulados para obtener las curvas
de costo vs tiempo como se desee
acorde con la frecuencia o etapas que
se quieran cubrir de los proyectos o de
la empresa en su totalidad.
Este análisis se corresponde con el
flujo de caja por recursos que brinda el
Project. El Excel permite compartir la
información con la estructura funcional
que debe hacer uso de la misma. [10]
Conclusiones.
La misión define la razón de ser de la empresa, los proyectos son muy diferentes con
objetivos asociados a la misión, pero los recursos de la empresa son comunes a todos los
Cos
Balance Egresos
proyectos y para lograr la adecuada integración a nivel de empresa, el fondo de recursos
compartidos a partir de un almacén de proyectos, juega un papel decisivo en la
proyección estratégica de las empresas que están en el proceso de perfeccionamiento en
función de la excelencia empresarial.
El FRC es una herramienta de integración que garantiza la dirección estratégica y brinda
los elementos necesarios para la evaluación del parámetro logístico en el tablero de
comando de los proyectos.
En el análisis intervienen todas las dependencias claves de la estructura funcional y los
directores de proyectos, para los cuales el nivel de información en el fondo de recurso
compartido es una gran ayuda para el desarrollo de su trabajo. La alta gerencia se
informa sistemáticamente del uso de los recursos y de las decisiones que se toman ante
los conflictos que se producen durante el proceso de ejecución con el apoyo del tablero
de comando.
La combinación de los proyectos en el almacén y su fondo de recursos compartido
permite la optimización de los recursos materiales y el trabajo continuo de la fuerza de
trabajo con una programación que permite dividir las tareas que tienen menor prioridad
haciendo un uso adecuado del financiamiento.
El proceso logístico por proyecto a nivel de empresa, requiere de un trabajo integrado de
los recursos en el fondo compartido, con el objetivo de obtener las curvas acumuladas
como base de las curvas de suministro, de acuerdo con la programación de los proyectos
haciendo uso del MS Project 2002.
- .- Bibliografía.
1 Resolución económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba, 1997.
2 Bakert. B. Alta dirección de I + D. National Aeronautics and Space Administration.
US.1997.
3 Delgado, R. Vérez, M. Un sistema informativo para la dirección de proyectos.
Project Management. Universidad 98. ISPJAE. 1998.
4 Microsoft Project para Windows 95. McGraw-Hill. Madrid. 1998.
5 Project Management Institute. A guide to the project management. Body of
kowledge. PMBOCK Guide 2000 Edition.
6 R. Delgado; M. Vérez; Dr. K Roehric, U. Humboldt. La Dirección Integrada de
Proyectos ( Project Management ) haciendo uso de las Nuevas Tecnologías de la
Informática y las comunicaciones aplicadas al CGLALE. Kologische Hefte der
wirstschaft. Helf 1 b / 2 001. pag. 99 108. ISBN-No 392603-95-0.
7. R. Delgado; Dr. Michael Fritsch, LGF, Agrarinformatik, LGF, Berlin. U. Humboldt.
Estudio Logistico de proyectos. Kologische Hefte der wirstschaft. Helf 1 b / 2 001.
pag. 89 98. ISBN-No 392603-95-0.
8 R. Delgado. M. Montes. M. Torres. La Dirección Integrada de Proyectos apoyada por
las bases de datos. Ponencia. Forum de Ciencia y Tecnica. Junio/2003.
9. R. Delgado. La Dirección Integrada de Proyectos haciendo uso de las nuevas
tecnologías de la informática y las comunicaciones. Libro de texto. Editado por el
CETA ISPJAE. 2 003.
9. R. Delgado. M Vérez. La Dirección Integrada de Proyectos ( Project Management ).
Administración y Finanzas. http://www.monografías.com . Octubre del 2 002.
11. R. Delgado; Dr. Michael Fritsch, LGF, Agrarinformatik, LGF, Berlin. U. Humboldt.
Estudio Logístico de proyectos. Kologische Hefte der wirstschaft. Helf 1 b / 2 001.
pag. 89 98. ISBN-No 392603-95-0.
12. Delgado, R. Aplicación del Project Management al proceso de innovación
tecnológica apoyado por los sistemas informáticos profesionales. Publicación de las
memorias del evento Innovación tecnológica. CITMA. CD. Feb / 2 000.
13. Delgado. R. Maria. A. Vérez. El apoyo de las Nuevas Tecnologías de la
informática y las comunicaciones a la Dirección Integrada de Proyectos en el marco
del Perfeccionamiento Empresarial. BETSIME. Revista editada en Agosto 2001. ISNN
1029-5178. http://webdisaic.colombus.cu/betsime.
14. Delgado. La Dirección Integrada de Proyectos haciendo uso de las Nuevas
Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones. Libro de texto. Editado por
CETA. ISPJAE. Cuba. 2 003.
Dr. M Sc. Ing. Roberto Delgado Victore. Profesor Titular.
Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría.
Asesor de la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Educación Superior. MES.
Lic. Maria Antonia Vérez García. Profesora Adjunta de la Facultad de Ingeniería Industrial.
ISPJAE.

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Vérez García María Antonia. (2003, septiembre 29). Dirección integrada de proyectos con Proyect 2002. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/direccion-integrada-de-proyectos-con-proyect-2002/
Vérez García, María Antonia. "Dirección integrada de proyectos con Proyect 2002". GestioPolis. 29 septiembre 2003. Web. <https://www.gestiopolis.com/direccion-integrada-de-proyectos-con-proyect-2002/>.
Vérez García, María Antonia. "Dirección integrada de proyectos con Proyect 2002". GestioPolis. septiembre 29, 2003. Consultado el 19 de Septiembre de 2018. https://www.gestiopolis.com/direccion-integrada-de-proyectos-con-proyect-2002/.
Vérez García, María Antonia. Dirección integrada de proyectos con Proyect 2002 [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/direccion-integrada-de-proyectos-con-proyect-2002/> [Citado el 19 de Septiembre de 2018].
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