Introducción
El Datawarehouse es un depósito donde se almacenan los datos que la organización utiliza para saber cómo está funcionando. El almacenamiento de datos concentra mucha información proveniente de los procesos, de los sistemas operativos y financieros de los GRP’s y CRM’s entre otros.
El Datawarehouse es un componente del modelo de Bussines Intelligence, en cuya base se encuentra el almacén, la infraestructura conformada por la base de datos donde se integra toda la información; sobre él están las herramientas para presentar informes y hacer consultas; más arriba esta la estrategia de inteligencia de negocios formada metodologías que se ciñen a las mejores prácticas, la cultura organizacional y las habilidades de desarrollo con las que se cuenta para sacar mayor provecho de la infraestructura y de las aplicaciones.
La Inteligencia de Negocios consiste en convertir datos en información útil, en utilizar datos para conocer el desempeño de una organización. Él vinculo entre la inteligencia de Negocios y la tecnología es fundamental, porque es la zona donde se traducen los datos en información útil para la organización. Es un puente que transforma, depura e integra datos.
Los Fracasos
La mayoría de los fracasos se debieron a que las organizaciones adoptaron una perspectiva equivocada: lo vieron como un asunto tecnológico y no como un asunto institucional. Las personas que estaban a cargo de las tecnologías de la información propusieron hacer un Datawarehouse “Lo Construimos y se lo entregamos a la Empresa”
En segundo lugar, muchos buscan solucionar demasiados problemas de un solo golpe, en lugar de alcanzar la madurez con las aplicaciones, las herramientas y la metodología.
Un tercer problema está relacionado con la persona que autoriza el financiamiento, Puede irse de la organización y entonces alguien puede decir: “¿Por qué estamos gastando esta cantidad de dinero?” No entiendo, el presupuesto se está acabando y tengo otras prioridades.
El cuarto problema surge con el cambio de requisitos.
Finalmente esta el tema de la falta de capacitación de los usuarios. Aunque en teoría haya un buen DataWarehouse y se hayan implementado exitosas herramientas en sus aplicaciones, si no se capacita a los usuarios para que utilicen los datos para tomar decisiones, jamás lo usaran y todo mundo acabara diciendo que no sirve porque no añade valor le dará la espalda y dirá que fue un fracaso.
La interoperabilidad
El Datawarehouse puede ser utilizado para incorporar y reunir la información de todas las dependencias y conformar así una visión integral de la operación de la institución.
Los datos se encuentran en múltiples sistemas; hay que traducirlos a un idioma común, es decir; hay datos que generan el procesador central, el GRP, el CRM y todos están en un lenguaje distinto.
La calidad de los datos
El mejor indicador de que los datos cuentan con suficiente calidad es que sean susceptibles de ser utilizados por la organización, pero las tecnologías de la información no pueden decidir cuál es el nivel de calidad necesario que deben tener los datos.
Es la parte directiva de la institución la que debe indicar cuáles son las metas de calidad que deben tener los datos, y por lo tanto deben especificarlos y luego dar la instrucción para que se desarrollen en esa dirección, si estos desarrollos se dan desde la perspectiva de toda la organización, si hay alguien que realmente dirija el proyecto desde un punto de vista integral, la eficacia del Datawarehouse se multiplicara y encontrara éxito.
Los gobiernos deben aprender a administrar información y crear conocimiento
El volumen de información que se produce ha crecido tanto, que la eficiencia en el manejo de los factores de la producción depende cada vez más de la manera en que se administra y planifica el ciclo de creación y utilización de la información. La información es un activo, pero su utilización no está ligada a los procesos que la generan: se produce en un tiempo y lugar distinto al de su utilización y aplicación, por lo que su valor está determinado por quien la usa, y no por quien la produce. Los gobiernos no están exentos de esta situación.
En el Reporte Mundial del Sector Publico de 2003, la Organización de las Naciones Unidas (ONU) indica que uno de los factores clave para el éxito de los e-gobiernos es que los gobiernos aprendan a administrar información para crear conocimiento. Dicho de otro modo: para que los gobiernos generen valor público deben utilizar eficientemente la información, esto es, información que genere conocimiento.
Los gobiernos son el mayor, retenedor y proveedor de información, y agrega que en un mundo globalizado donde los mercados enfrentan una creciente competencia, la innovación es más importante que la productividad o la eficiencia en costos, y que tanto los individuos como los gobiernos no solo tienen que resolver nuevas ecuaciones para alcanzar sus objetivos, sino que estas ecuaciones contienen un porcentaje cada vez mayor de variables desconocidas. Este entorno exige que los gobiernos eleven su capacidad para administrar información y crear conocimiento; de lo contrario enfrentaran una situación de abundancia información y déficit de conocimiento.
La Inteligencia de Negocios
Para enfrentar este reto los gobiernos, implantan complejos sistemas de información gracias a las tecnologías de la información y la comunicación (TIC). Él desafió es que las instituciones implementen estrategias de administración de información y creación de conocimiento que combinen herramientas tecnológicas, procesos aplicaciones y mejores prácticas. Una estrategia de esta índole pondrá a prueba, típicamente, a la organización en su conjunto: su gente, su cultura organizacional, sus procesos y aplicaciones que generen información, y su infraestructura tecnológica.
Las estrategias encaminadas a resolver los problemas de administración de información y creación de conocimiento se encuadran bajo el concepto de inteligencia de negocios o BI por sus siglas en ingles (Bussiness Intelligence).
En México los gobiernos hacen esfuerzos para que cualquier persona y en cualquier momento disponga de información pública, pero se hace cada vez más evidente que nuestra sociedad requiere, mas bien, no solo el acceso a la abundante información pública, sino que sea confiable y precisa, lo que significa confiar en la fuente que provee esa información.
El gobierno está obligado a realizar una serie e esfuerzos que tendrán una alta probabilidad de fracaso si no se reconoce que la incumbencia en el tema no es solo de las áreas informáticas y/o tecnológicas, sino de toda la organización.
El reto no es resolver el problema tecnológico de múltiples bases de datos, sino de resolver el problema estructural que consiste en la abundancia de información y de la falta de conocimiento al interior de las instituciones.
El riesgo de no hacer nada
La compleja política y la escasez presupuestaria que enfrentan los gobiernos en México exigen que los proyectos de BI. Sean evaluados tanto por los beneficios que representan como por el riesgo de no llevarlos a cabo. Por esto, lo más recomendable es que las estrategias BI se aborden bajo el enfoque mixto de maximización de beneficios y minimización de riesgos. Las estrategias deben maximizar la eficiencia en el manejo de la información y la eficacia de los procesos y aplicaciones; pero al mismo tiempo deben minimizar el riesgo de la rigidez institucional motivada por la inexistencia de información accesible para generar los conocimientos necesarios, así como el riesgo de tener procesos y sistemas redundantes.
La Inteligencia Institucional
No es lo mismo Inteligencia de Negocios que la Inteligencia Institucional porque los indicadores para medir el desempeño de las organizaciones en cada caso no son iguales
“La información es el capital más valioso de toda organización”
La Información sobre el desempeño de una organización es la única fuente para evaluar su funcionamiento, y la herramienta primaria para planificar su futuro. Sirve para medir la eficiencia de las inversiones y su retorno en beneficios para corregir oportunamente los posibles errores y desviaciones, y permite generar un ciclo virtuoso de ejecución y evaluación permanente, siempre ligado a la operación diaria de los programas de trabajo.
Esta actividad no quedó restringida al mundo empresarial. Para la administración pública se creó el concepto Inteligencia Institucional, que gana en precisión y pertinencia al advertí en su desarrollo las complejidades y rasgos característicos de la tarea gubernamental.
La diferencia más importante entre la Inteligencia de Negocios y la Inteligencia Institucional es la medición del Retorno de Inversión (ROI por sus siglas en ingles). Para las instituciones gubernamentales, el ROI no es únicamente un balance de resultados financieros. Su medición tiene indicadores tales como: más y mejor educación, más y mejores empleos, o reducción de la pobreza, por citar algunos ejemplos. De ahí que los datos que sirven para medir el desempeño de los gobiernos no se encuentran en las oficinas públicas, sino en la calle, en las ciudades y pueblos, o de dicho de otro modo, en la satisfacción ciudadana y en una mejor calidad de vida para todos.
Una segunda gran diferencia entre la implementación de una estrategia de Inteligencia de Negocios y una Inteligencia Institucional, es la heterogeneidad de las fuentes de información. Para una empresa, cruzar diferentes datos sobre su operación puede resultar complejo, pero cuando se trata de organismos gubernamentales las fuentes son mucho más diversas. El gobierno es la suma de una gran variedad de dependencias, organismos, empresas paraestatales, organizaciones sociales y ciudadanas, entre otras, que trabajan en distinto ámbitos territoriales.
Homologar la diversidad
¿Es posible entonces, homologar peras con manzanas? ¿Existe la herramienta tecnológica que haga posible cruzar datos tan diversos de Instituciones tan disímiles?
Conclusiones
El interés del gobierno en aplicaciones de Inteligencia Institucional se debe a que estas herramientas son capaces de integrar información proveniente de distintos sistemas. Las dependencias pueden tener datos dispersos tanto en sistemas tecnológicos avanzados como en programas elementales tipo Excel. Pero gracias a esta herramienta podrán extraer automáticamente la información relevante que requieren aquellos que tomen decisiones.
Construir herramientas de análisis
La información seleccionada y extraída de las bases de datos se presenta al usuario en su escritorio a través de pantallas dinámicas, con amplias capacidades para analizar y proyectarla de manera multidimensional, o bien, combinarla con distintos parámetros que arrojen mejores interpretaciones.
Medir el desempeño y los resultados.
Al provenir la información de las bases de datos operativas de la dependencia, el funcionario se asegura que está conociendo información de la fuente original, sin “maquillajes” ni sorpresas en cuanto a sí veracidad, por su parte, el responsable de los datos sabe que únicamente podrá mejorar los resultados de su información si el conjunto de la institución mejora su desempeño.
Bibliografía
Jim Keogh, J2EE Manual de Referencia, Mc Graw Hill, Interamericana de México, SAU 2003
Mike Clark, Mark Waterhouse, Piter Fletcher, Web Services Business Strategies and Arquitectures, Ed. Wiley, 2004
Revista Politicadigital una publicación de NEXOS, Editorial NEXOS. Ejemplar 4, Pag. 79
