Control interno para la dirección económica financiera de la sucursal AA

Este trabajo fue realizado en la Dirección Económica Financiera de la Sucursal AA, el cual propone un manual de organización y procedimientos de Control Interno para dicha organización que permita evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia en la utilización y control de los recursos puestos a disposición de la entidad. Para su mejor desarrollo el trabajo se divide en dos capítulos.

En el primero se hace una fundamentación teórica que aborda diferentes temáticas relacionadas con el control de gestión, el control interno y los manuales de organización y procedimientos entre otros aspectos.

En el segundo capítulo se enuncia la caracterización de la empresa y se propone el manual de organización y procedimientos de control interno. Al final se plantean las conclusiones a las que se arriban y se exponen una serie de recomendaciones a la entidad para contribuir a la solución de los problemas detectados. Se enumeran además las referencias bibliográficas este material permitirá a la empresa contar con una importante herramienta en cuanto al control de los recursos, donde se establezcan las actividades a controlar en los diferentes componentes, aspectos claves que ayudarán a la organización en el control de las tareas en las diferentes áreas de la entidad.

Introducción

La evolución del entorno competitivo pone de manifiesto la creciente necesidad de que las empresas adapten sus sistemas informativos y de control, para poder responder a los nuevos retos de gestión tanto desde la perspectiva operativa como estratégica. La creación de nuevas estructuras de dirección cada vez más flexibles y descentralizadas, el llamado a una mayor eficiencia y nuevas formas de organización, refuerzan el control como actividad de gestión. El dominio por parte de los directivos de todas las funciones y procesos de las entidades, se ha convertido en necesidad vital que requiere del conocimiento y dominio de las técnicas y herramientas más sofisticadas de control.

Por otro lado es necesario señalar que en la actualidad se han puesto de manifiesto un grupo de hechos que deterioran los sistemas de control interno de las organizaciones en Cuba, como son: el recrudecimiento del bloqueo, la pérdida en algunos sujetos de valores, la falta de ética profesional, el relajamiento de conductas, la deslealtad en el desempeño de las funciones y la falta de controles adecuados entre otros. El enfrentamiento a estas indisciplinas y a las manifestaciones de corrupción es uno de los objetivos de nuestra máxima dirección del Partido, por las connotaciones económicas que trae consigo.

Es necesario señalar las incalculables pérdidas que se producen en las diferentes entidades, con la sustracción de sus bienes y otras ilegalidades, lo que provoca además, vicios incompatibles con el sistema social cubano como son: la corrupción administrativa, los fraudes, sobornos y diversas formas encubiertas de irregularidades que también nos afectan.

Nuestro país que se encuentra inmerso en el desarrollo de la economía ha hecho múltiples esfuerzos en aras de restablecer la disciplina y el control de los recursos económicos. Para lograrlo ha trabajado en el perfeccionamiento de los métodos para el tratamiento de estos delitos a través de las orientaciones de la Fiscalía General de la República, los cuales han alcanzado satisfactorios resultados, con la creación del Ministerio de Auditoria y Control, según Decreto Ley 219/2001, y de Resoluciones muy especificas sobre el Sistema de Control Interno como la 13 y la 297 del 2003.

Esta última pone en vigor las definiciones del Control Interno, el contenido de sus Componentes y sus Normas, las que están en plena correspondencia con los postulados del control de gestión y se plantea que se debe determinar los indicadores que requiere cada nivel de dirección para el análisis y valoración de su área, así como el sistema informativo.

Las condiciones actuales y futuras de la economía cubana exigen de las empresas una imperiosa necesidad de obtener producciones y servicios cada vez mayores con una eficiencia relevante. Para ello necesitan de una correcta organización de sus operaciones, como vía para el cumplimiento de sus metas, las que se pueden alcanzar con la inserción de un Manual de Organización y Procedimiento de Control Interno.

Por todo lo anteriormente planteado el Problema de esta investigación es el siguiente:

La Dirección Económica Financiera de la SUCURSAL AA no cuenta con un Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno que contribuya a la efectividad del Control de Gestión.

La Sucursal AA presenta un área altamente riesgosa por la gran concentración de recursos que posee. Esto provoca que la misma no esté exenta a la lucha contra las diferentes actividades ilegales, que afectan la esencia formativa de valores en las nuevas generaciones de profesionales de hoy en día. Es por ello que la alta dirección, la Dirección Económica Financiera y con el apoyo del pleno de trabajadores, emprendió con fuerza y rigor una creciente lucha contra la indisciplina y las ilegalidades.

Los elementos que se han venido explicando anteriormente respaldan el presente trabajo. Es por ello que el resultado del mismo es la propuesta de un Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno, que constituya una herramienta en la salvaguarda de los recursos humanos, financieros y materiales.

De lo planteado anteriormente se propone la siguiente Hipótesis:

Se contribuirá a la eficacia del Control de Gestión en la Dirección Económica Financiera de la SUCURSAL AA con la propuesta del Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno.

A continuación se enuncian el objeto de investigación de este trabajo así como su objetivo general.

Objeto de Investigación: El Control de Gestión.

Objetivo General:

Diseñar un Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno para la Dirección Económica Financiera de la SUCURSAL AA que contribuya a la eficiencia y eficacia de las operaciones; el control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad; la confiabilidad de la información y el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas.

Dicho objetivo general se sustenta en el siguiente Campo de acción:

El Control Interno en la Dirección Económica Financiera en la Sucursal AA; para el cual se desarrollaron las siguientes Tareas Científicas:

  •  Evaluar las consideraciones teóricas fundamentales referidas a las tendencias actuales del Control de Gestión y el Control Interno.
  •  Diseñar el Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno para la Dirección Económica Financiera de la SUCUCURSAL AA.

Para el desarrollo de estas tareas se emplearán como Métodos de Investigación:

  • En el nivel teórico: Histórico – Lógico; Hipotético – Deductivo; Análisis y síntesis de la información; Sistémico – Estructural.
  • En el nivel empírico: La Observación, la Entrevista, el Análisis Documental, la Dinámica de Grupo (Taller).

Capítulo I: Consideraciones teóricas fundamentales sobre el Control de Gestión y el Sistema de Control Interno.

Control de Gestión

Definiciones del Control de Gestión

El Control de Gestión surge a finales del siglo XIX bajo las condiciones del desarrollo industrial, y desde entonces ha sido abordado por diversos autores de forma más o menos sencilla:

  • Según Henry Fayol: “Consiste en verificar si todo sucede de acuerdo al programa adoptado por las ordenes impartidas y principios definidos.”
  • Según Blanco Illescas: “Constituye un proceso mediante el cual una Empresa se asegura que la ejecución concuerda con la planificación o en todo caso, descubre las posibles desviaciones para tomar las oportunas medidas correctivas. Este enfoque responde a una regla que no es necesariamente óptima y que podríamos formular así: cuanto más próximo mejor.”

Muy pocos autores ven en el Control de Gestión una vía para favorecer la coordinación entre los diferentes responsables e integrarlos fuertemente a la organización, siendo la práctica más generalizada la de evaluación de los objetivos y estrategias globales de la organización.

El Control de Gestión en las empresas cubanas.

Estudios realizados entre los años 1997 y 2001 por Machado Noa ponen de manifiesto que en las condiciones de la economía cubana el control de gestión que se realiza está muy sustentado en la concepción clásica del Control de Gestión, es decir, lo más importante es el logro de beneficios, siendo el análisis de la información financiera el principal instrumento que se utiliza, específicamente del presupuesto; situación ésta, provocada por la forma en que operaba el mercado interno en el país, el cual no estaba expuesto a cotejos internacionales exigentes y el proceso de Control de Gestión formaba parte del sistema de planificación material donde los planes de las empresas respondían a las directrices trazadas por la Junta Central de Planificación, reflejo del sistema de dirección y planificación de los países socialistas de Europa.

En septiembre del año 2003 se aprueba la Resolución 297 del Ministerio de Finanzas y Precio, en la que se expresa la necesidad de introducir cambios en la concepción del control interno:

Herramientas tradicionales del Control de Gestión.

Las herramientas del Control de Gestión son todas aquellas que tienen como objetivo proveer información clave para la gestión de la organización, de forma que le permita a la organización compararse con los planes trazados previamente en la planificación estratégica.

Dentro de ellas podemos citar las siguientes: a) Control Presupuestario, b) Contabilidad de Costos, c) Contabilidad de Gestión, d) Cuadro de Mando Integral, f) Auditoría Interna, h) Análisis Financiero, e) Control Interno

La Auditoria de Gestión como parte del Control de Gestión.

Concepto de Gestión

La gestión es un proceso de coordinación de los recursos disponibles que se lleva a cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas precisos. La gestión comprende todas las actividades organizacionales que implican: El establecimiento de metas y objetivos, El análisis de los recursos disponibles, La apropiación económica de los mismos. La evaluación de su cumplimiento y desempeño institucional. Una adecuada operación que garantice el funcionamiento de la organización.

La gestión es la actividad de una organización donde se plantean los objetivos y metas, y además se evalúa el desempeño y la estrategia operativa que garantice la supervivencia de la misma.

El Sistema de Control Interno como herramienta del Control de Gestión

Definición de Control Interno

Luego de consultar diferentes autores sobre la definición de control interno, es notable cierta falta de uniformidad, aunque en la mayoría de los casos se ha tomado como referencia la definición de control interno emitida por los organismos con reconocida autoridad en la materia entre los que se encuentra, la Asociación Internacional de Contadores Públicos y Auditores (en lo adelante, AICPA). La definición de control interno que ofrece el AICPA ha transitado por diversas revisiones, evolucionando y ganando profundidad en cada una de ellas, hasta llegar a la definición actual.

A continuación veremos diferentes definiciones sobre control interno antes de llegar a la que prevalece hoy en día:

Fowler Newton define el control interno como “… el conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr a través de una efectiva planificación, ejecución y control el ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la organización”

En Cuba el Ministerio de Finanzas y Precios lo define como: el conjunto de mediadas destinadas a: Proteger los recursos contra los desperdicios, fraudes y el uso indebido e ineficiente. Promover la exactitud y la confiabilidad de los registros contables. Alentar y medir el cumplimiento y de las disposiciones de los organismos estatales que le atañen de la política normas e instrucciones de sus organismos ramales, unidas, y la propia entidad. Evaluar la eficiencia de las operaciones. Contribuir a que la información que se brinda a la administración sea correcta y veras.

Componentes del Control Interno.

A continuación nos referiremos a los cinco componentes funcionales del Control Interno:1-. Ambiente de Control, 2-. Gestión de Riesgos .3-. Actividades de Control.4-. Información y comunicación.5-. Supervisión y monitoreo.

Los Modelos COSO, COCO, y SAC. Principales características.

Definición de Control Interno según el Modelo COSO

El control interno fue sometido a un riguroso estudio por la Comisión de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treedway (COSO por sus siglas en inglés). El denominado “Informe COSO” sobre control interno, publicado en EE.UU. en 1992 surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática referida.

Después del estudio realizado por la comisión COSO, y a propuesta de esta, el enfoque de la definición de control interno cambió su enfoque tradicional, logrando una amplia aceptación no solo en Estados Unidos, sino también en otros países.

Este estudio del control interno definió al mismo como: Un proceso que lleva a cabo el consejo de administración, la dirección y los demás miembros de una entidad con el objeto de proporcionar un grado razonable de confianza en la consecución de los objetivos en los siguientes ámbitos o categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones. Fiabilidad de la información financiera. Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables

Independientemente del que se utiliza a Nivel Internacional para cualquier análisis sobre Control Interno el Informe COSO (además la investigación íntegramente estará basada en dicho modelo), se quiere hacer referencia a otros modelos de Control Interno para ampliar este trabajo.

Definición de Control Interno según el Modelo COCO

El Instituto Canadiense de Contadores Certificados (CICA por sus siglas en inglés), a través de un consejo encargado de diseñar y emitir criterios o lineamientos generales sobre Control Interno dio a conocer el Modelo COCO (Comisión de Criterios sobre el Control por sus siglas en inglés, en lo adelante COCO). El marco COCO de Canadá, publicado tres años más tarde que COSO, simplifica los conceptos y el lenguaje, para hacer posible una discusión del alcance total del control; además surge como producto de una profunda revisión del Comité de Criterios de Control de Canadá sobre el Informe COSO y cuyo propósito fue hacer el planteamiento de un Modelo más sencillo y comprensible.

El modelo prevé veinte criterios agrupados en cuatro grupos, en cuanto al Propósito, Compromiso, Aptitud, y Evaluación y aprendizaje. Los criterios definidos para cada grupo son los siguientes: Propósito. Compromiso. Aptitud .Evaluación y aprendizaje.

Definición de Control Interno según el Modelo SAC

El Sistema de Auditoria y Control (en lo adelante, SAC), creado en 1991 y revisado en 1994, ofrece asistencia a los auditores internos sobre el control y auditoria de los sistemas y tecnología informática.

El informe SAC define el sistema de control interno, describe sus componentes, provee varias clasificaciones de los controles, describe objetivos de control y riesgos, y define el rol del auditor interno. El informe provee una guía sobre el uso, administración y protección de los recursos de tecnología.

  • Definición: El informe SAC define a un sistema de control interno como: un conjunto de procesos, funciones, actividades, subsistemas, y gente que son agrupados o concientemente segregados para asegurar el logro efectivo de los objetivos y metas.
  • Componentes: El sistema de control interno consiste en tres componentes: el ambiente de control, los sistemas manuales y automatizados y los procedimientos de control.
  • Clasificaciones: SAC provee cinco esquemas de clasificación para los controles internos en los sistemas informáticos: (1) preventivos, detectivos, y correctivos, (2) discrecionales y no-discrecionales, (3) voluntarios y obligatorios, (4) manuales y automatizados y (5) controles de aplicaciones y generales.
  • Objetivos de Control y Riesgos: Los riesgos incluyen fraudes, errores, interrupción del negocio, y el uso ineficiente e inefectivo de los recursos.
  • Rol del Auditor Interno: Las responsabilidades de los auditores internos incluyen asegurar la adecuación del sistema de control interno, la confiabilidad de los datos y el uso eficiente de los recursos de la organización. Vínculo de los modelos COSO y COCO con la Resolución 297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios y 13 del Ministerio de Auditoria y Control.

La Resolución 297/03 norma la forma en que se aplicarán los conceptos generales de control interno a partir del estudio detallado y minucioso de los conceptos, normas y principios que establece el informe COSO, aplicado a las condiciones específicas de nuestro país.

Al respecto en la Resolución 13/2003 del Ministerio de Auditoria y Control se plantea “…..Es importante que todos comprendan que el primer combate y la batalla constante es contra el desorden, las indisciplinas y las ilegalidades, que son en definitiva las condiciones y circunstancias que fomentan y crean las posibilidades para que surjan y prosperen las manifestaciones de corrupción”.

La resolución 297, define el control interno, como….”el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad”.

En este documento se establecen los principios, objetivos, componentes y normas que deben estar presentes en el sistema de control interno que adopte cada organización, en correspondencia con su misión y encargo social.

Características fundamentales para manuales de organización y procedimientos

Es necesario tener en cuenta la importancia de la implementación de la Resolución 297, la cual en el componente Ambiente de Control legisla que toda organización debe poseer diferentes tipos de manuales, con el objetivo de establecer el contexto, la atmósfera, el clima y el entorno interno del control en cada entidad.

Manual de Organización.

El manual de organización es un documento que refleja información detallada sobre los antecedentes históricos, las atribuciones, el marco jurídico de la unidad organizativa, la estructura, los objetivos, las funciones, y las líneas de comunicación y coordinación que se debe dar en una unidad organizativa, dependencia o unidad administrativa. La creación de manuales de organización agrupa cinco objetivos fundamentales: Esquematizar los puestos, relaciones y funciones para presentar una visión de conjunto de la organización a través de organigramas. Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Apoyar la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Servir como orientación al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a las distintas unidades orgánicas. Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales para ayudar a reducir los costos de operación de la organización.

Por lo tanto un Manual de Organización se convierte en una guía útil para la administración, principalmente por que es el producto final y tangible de la planeación organizacional; por lo tanto, la importancia de este tipo de manual radica en que contribuye a realizar la tarea principal de un directivo: organizar, delegar, supervisar y motivar al personal.

La Estructura de un manual de organización es convencional y los aspectos más comunes son: Portada del manual, Hojas de identificación de firmas, Índice, Introducción o presentación, Antecedentes históricos, Marco jurídico de la unidad organizativa, Estructura orgánica, Organigrama general y Estructura funcional.

Estos manuales deben elaborarse iniciando un diseño de trabajo o programa de actividad, ordenadas que sirvan de guía, contemplando las actividades siguientes: diseño de los instrumentos para recopilar información, recopilación de la información, esta debe llevar implícito investigación documental e investigación de campo, análisis de la información, duración del desarrollo del manual, revisión y validación técnica, primera validación, modificaciones y validación final, registro del manual e impresión y distribución.

Manual de Procedimientos.

Es el conjunto de documentos que describen de forma detallada cada paso de una determinada actividad, proceso, operación o función que se realiza en la unidad organizativa, estos pueden ir asociados a diferentes variantes que abarcan todos los procedimientos de la unidad organizativa, hasta aquellos que describen un área, proceso o procedimiento específico.

La organización puede desarrollar y usar los manuales para los siguientes fines: Precisar las actividades asignadas a cada una de las unidades organizativas que intervienen en un procedimiento. Servir de medio de orientación e integración al personal de nuevo ingreso. Proporcionar información básica para el desarrollo de las acciones de modernización administrativa.

La Estructura de este manual deberá reflejar de forma precisa, concreta y concisa la política para el desarrollo de cada proceso o actividad, los objetivos y los procedimientos vigentes de la Dirección Económica Financiera.

El manual de procedimiento puede: Ser una recopilación directa de los procedimientos documentados del sistema de gestión de la calidad;Ser una serie de procedimientos documentados para instalaciones o usos específicos; Tener una estructura común con apéndices ajustados; Existir por sí solo o en combinación con otros documentos; Presentar otras posibles y numerosas derivaciones basadas en necesidades organizativas.

Este manual normalmente deberá contener: Portada principal, Hoja de identificación de firmas, Tabla de contenido o índice, Páginas introductorias acerca de la organización en cuestiones y del propio manual, Contenido.

Estos manuales deben elaborarse recopilando información, ya sea a través investigación documental o de la investigación de campo y análisis de la información; desarrollo y estructuración del manual; y validación y presentación final. Además este debe regirse por un plan de trabajo o programa de actividades.

Lo primero que se recomienda antes de iniciar cada proceso, es cerciorarse de que se ha considerado la participación del personal responsable de las áreas, ya que estos facilitaran el acceso a la información necesaria, además de que se podrá informar a niveles superiores de los posibles problemas existentes en la elaboración de los mismos.

Los tipos de información requeridos para el desarrollo del manual serían, entre otros: Datos generales del área en la cuál se definirán sus procedimientos: área Económica Financiera. Estructura orgánica: es necesario conocer de forma general todas las áreas que integran la Dirección Económica Financiera. La normativa actual y/o anterior: se requiere conocer el conjunto de normas y políticas aplicables a cada una de las actividades que se realizan en el área. La información de procedimientos generales, específicos o en su caso, debe detectar cuáles se van a desarrollar: Se refiere a la necesidad de recopilar aquellos procedimientos que ya se tienen identificados en cada una de las áreas de trabajo; o investigar a que proceso de trabajo o funciones se les elaboraran sus procedimientos. Las formas y anexos de uso durante el proceso (originales), que básicamente son documentos o papeles de trabajo de apoyo a las actividades, como por ejemplo: requisiciones o solicitudes.

Software Mind Manager

Herramientas para facilitar la organización e implementación del Manual de Organización y Procedimiento de Control Interno (Mind Manager).

Los mapas conceptuales son herramientas de representación del conocimiento. Sirven para expresar de modo gráfico, con textos escritos de forma breve y líneas, las relaciones significativas entre determinados conceptos que, al combinarse, forman proposiciones. El mapa conceptual es, por consiguiente, un recurso esquemático utilizado para representar un conjunto de significados conceptuales incluidos en una estructura de proposiciones. Los mapas conceptuales proporcionan un resumen sintético, ordenado de una manera jerárquica.

Como demuestran los estudios realizados hasta el momento, los mapas conceptuales resultan muy útiles. Pueden ser utilizados como recurso para organizar y visualizar el plan de trabajo, evidenciar las relaciones entre diferentes contenidos, o como instrumento de jerarquización y estructuración de los conceptos clave.

El uso del mapa conceptual como organizador previo puede ser un medio idóneo para la planificación y facilita enormemente la exposición de los contenidos, al mismo tiempo, presenta una visión esquemática y global de aquello que se va a mostrar. A continuación exponemos el procedimiento general a seguir para construir mapas conceptuales. 1. Clasificar los conceptos por niveles de abstracción e inclusividad: esto le permitirá establecer niveles de coordinación y subordinación entre los conceptos. 2. Identificar el concepto nuclear: si es de mayor abstracción que los otros, ubíquelo en la parte superior del mapa, si no lo es, destáquelo con un color diferente. 3. Construir un primer mapa conceptual: no olvide que el mapa debe estar organizado jerárquicamente y que todos los enlaces utilizados en el mapa deben estar rotulados con las palabras de enlace más convenientes. 4. Reelaborar el mapa al menos una vez: esto permite identificar nuevas relaciones no previstas entre los conceptos implicados.

Mind Manager

El software Mind Manager es una herramienta visual que le ofrece a los profesionales comerciales una manera más eficaz de capturar electrónicamente, organizar y comunicar información e ideas.

Este software posee plantillas, mapas y tablas en blanco que le permite a las entidades integrar mejor toda su información y a la vez guarnecer el conocimiento corporativo.

Capítulo II: Caracterización de la Sucursal AA y Propuesta del Manual de Organización y Procedimientos del Sistema de Control Interno.

Caracterización de la Sucursal AA.

La Sucursal AA municipio X, Y, se encuentra ubicada en Z, se constituyo el G de F del 200X.

Objeto Social de la Sucursal AA

La Sucursal AA tiene como actividad fundamental controlar y dirigir las Unidades administrativas y cualquier otro tipo de organización para llevar a cabo las actividades del conjunto de los objetos sociales aprobados.

Esta entidad también presta los siguientes servicios:

Comercialización de forma minorista y mayorista de mercancías en moneda libremente convertible, servicios de Foto vídeo, Ventas gastronómicas, Ventas de combustibles.

La Sucursal cuenta con X Unidades de Negocios

La contabilidad se encuentra centralizada en la Sucursal AA y todas las operaciones se efectúan de forma automatizada. Se utilizan los programas de Inventario S.I. Versión 6.0.6 y SAGEF.

Se caracteriza la Misión, Visión, sus Valores, se realiza un diagnostico utilizando la matriz DAFO, se detalla el problema estratégico y la solución estratégica. Los Proveedores, clientes se detallan en el informe.

Procedimiento para elaborar el Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno para la Dirección Económica Financiera de la Sucursal AA

  • Aprobación

Para su aprobación la Sucursal AA emite una Resolución que respalda a dicho Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno:

A: Directores, Especialistas, Gerentes de la SUCURSAL AA.

  • Secciones y Grupos

Características del Manual

El Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno, en lo adelante el Manual, está compuesto por una o varias carpetas, conformadas por hojas intercambiables, identificadas cada una numéricamente de acuerdo con los grupos y subgrupos establecidos según las diferentes materias relacionadas con las líneas de Negocios y actividades que se ejecutan en el Sistema de la, Corporación YY en lo adelante AA.

El Manual se encuentra en forma digital en la Dirección de Normas Sistemas y Organización y se incorporará paulatinamente al sitio FTP en la Intranet de Sucursal AA.

Su contenido es de obligatorio cumplimiento por las instancias a las que se dirige mientras no sea expresamente sustituido o derogado por la autoridad que la emitió.

Objetivos

Secciones

Con el fin de agrupar las distintas materias relativas a las funciones y actividades que se desarrollan en la Sucursal AA , el Manual se ha dividido en las siguientes secciones

  • Sección 000 Guía del Manual y Utilización; comprende una amplia explicación sobre la estructura, uso y contenido del Manual.
  • Sección 100 Estructura y Funciones; comprende la estructura, funciones y facultades de los distintos niveles de dirección de Cubalse y aquellas materias que son de aplicación y conciernen a todas las áreas, o prestan servicios básicos a las mismas.
  • 150 De la Organización y la de Dirección; comprende la organización de los distintos niveles de dirección de Cubalse y aquellas materias que son de aplicación y conciernen a todas las áreas, o prestan servicios básicos a las mismas.
  • Sección 200 De la Organización de la Producción y Servicios y La Gestión Tecnológica; comprende básicamente las operaciones relacionadas con las normas, instrucciones y procedimientos, que se desarrollan en la actividad comercial y de servicios como son: Comité de Contratación, Normativas legales relacionadas con la actividad comercial, Compras, Importaciones y Ventas entre otros.
  • Sección 300 De la Economía; comprende el sistema de control del cumplimiento de los indicadores económico financieros, de la política económica financiera de Cubalse y de las normas y procedimientos relacionados con las actividades de Tesorería, Contabilidad, Planificación, Análisis económico, Precios y Estadísticas.
  • Sección 400 De los Servicios Internos y las Inversiones; comprende aquellas materias relacionadas con los programas de desarrollo y del proceso inversionista en Cubalse, entre otras: Comité de Inversiones y Contratación de Obras y Servicios Técnicos, Normativas legales relacionadas con la actividad de inversiones y desarrollo, Procesos Tecnológicos, Mantenimiento y Servicios Técnicos entre otros.
  • Sección 500 Del Sistema de Gestión de los Recursos Humanos; comprende aquellas materias relacionadas con la fuerza de trabajo como son: Cuadros, Reglamentos Disciplinarios, Capacitación de los cuadros y funcionarios, Empleo y Estimulación.
  • Sección 600 De la Fiscalización y Control; comprende aquellas materias relacionadas con lo dispuesto por los diferentes organismos de la Administración Central del Estado y por Cubalse en materia de Control Interno, entre ellas: Auditoria, Control, Inspección de Precios, Inspección Laboral y Seguridad y Protección.
  • Sección 605 Sistema de Control Interno; comprende todo lo referente al Control Interno, sus componentes y sus normas.

Título I De la Gestión de Riesgos; se refiere al proceso estructurado de toda la organización para identificar, evaluar, medir y reportar amenazas y oportunidades que afectan la entidad.

Título II De la Información y La Comunicación; se refiere al proceso de captación, procesamiento y transmisión de toda la información de forma tal que llegue oportunamente a todos los sectores de la entidad.

Título III De la Supervisión o Monitoreo; está referido al proceso de evaluación continua del control interno por parte de las distintas estructuras de dirección.

Título IV Auditoria de Gestión; se refiere al proceso que diagnostica el estado actual de las operaciones de la entidad y las fallas que se puedan presentar

Título V Anexos

  • Sección 700 CDI; comprende aquellas materias relacionadas con el Departamento de Informática y Comunicaciones.

Gupos

Para tratar por separado las distintas materias que comprende cada una de las Secciones anteriores, las mismas se han dividido en grupos.

Subgrupos

En los casos necesarios cada grupo se divide a su vez, en subgrupos, en los cuales se recogen los procedimientos relativos a las distintas peculiaridades de la materia que se norma en el grupo.

Titulos

En aquellos casos que los procedimientos (temas o aspectos) recogidos en un subgrupo se refieran a distintas informaciones o trabajos, cuya exposición sea conveniente hacerla por separado para facilitar su rápida localización o mejor comprensión, los subgrupos se podrán dividir en “Títulos” consignándose a continuación de los dígitos que identifican el subgrupo dicha palabra y de ser necesario crear más de uno, se identificarán con números romanos (I, II, III, IV…)

  • Formato

Aspectos a tener en cuenta al elaborar las hojas del manual : Todos los documentos serán escritos en el editor de texto WORD

Tamaño del papel: carta ( 8 ½ x 11).Orientación: Vertical. (En el caso de preformas o tablas que lo requieran podrá utilizarse orientación horizontal).

Tipo de letra: Times New Roman, 12 puntos. Estilo de presentación: Justificar en bloque. Todas las hojas, de acuerdo al tipo de documento, llevarán el encabezamiento según los formatos que aparecen a continuación:

• Extremo superior izquierdo: Logotipo de la Sucursal AA.

• Parte superior central:

  • En el primer renglón se consignará el tipo de Norma Legal o documento que da origen a la emisión de la instrucción que se norma. (Ejemplo: Resolución, Instrucción, Procedimiento, Circular, etc.)
  • Debajo de lo anterior en el cuadro, se consignará con letras mayúsculas el nombre del grupo.
  • Debajo de lo anterior y también con letra mayúscula, el nombre del subgrupo.

• Extremo superior derecho:

  • A nivel del nombre del documento de origen, se consignarán las iniciales de la Vicepresidencia que al momento de emitirse el documento normativo se encuentre atendiendo la actividad y separado por un guión, las siglas que identifica a la Dirección Ejecutiva, Dirección Funcional o nivel de la Sucursal responsable de su emisión.
  • Debajo de lo anterior se consignará el número del subgrupo, el que consta de dos grupos de dígitos separados por un guión, que indican lo siguiente:

Sección Grupo Subgrupo

X XX XX

  • A continuación se reflejará el número de orden del Servicio del Manual por el que se pone en vigor el procedimiento, norma o instrucción.
  • A continuación se consignará el mes y año en que se emite el documento normativo.
  • Se numerarán consecutivamente las páginas que integran la división menor que se adopte al exponer las normas y procedimientos así como el número de páginas que lo integran.

En el último espacio denominado versión, se consignará Propuesta, cuando sea la versión propuesta objeto de su publicación. Cuando se trate de diferentes versiones que se circulan para conocer criterios, sugerencias, etc. se consignará: primera, segunda, tercera, según corresponda.

Ejemplo de Circular transcribiendo una Ley, Decreto Ley, Resolución, etc.

Logotipo

 

 

Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno

RESOLUCION

VPFC – DNSO

NOMBRE DEL GRUPO

NOMBRE DEL SUBGRUPO

MIP  XXX – XX
Circular  No X
Fecha: Junio XX / 200X
Página  PAGE 15 de X
Versión: Propuesta

A: Vicepresidentes, Directores, Jefes de Grupos Independientes, Representantes Provinciales,……… (Y demás destinatarios de la Resolución
Asunto: Resolución No. XX/07 del Presidente de la Corporación YY. Aprobando el Procedimiento para la Elaboración……………..

Compañeros:

Para su conocimiento y estricto cumplimiento transcribimos a continuación la Resolución del asunto.

Resolución No. XX – 07
Por cuanto………….

Ejemplo de hoja del manual estableciendo un procedimiento:

 

 

 

Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno

PROCEDIMIENTO

VPFC – DNSO

NOMBRE DEL GRUPO

NOMBRE DEL SUBGRUPO

MIP  xxx – xx
Servicio No. X
Fecha:  Junio XX /200X
Página  PAGE 15 de x
Versión: Propuesta

Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno Procedimiento VPFC – DNSO

 

 

 

Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno

 

VPFC – DNSO

CARTA REMESA

MIP  – xxx – xx
Servicio No. X
Página  PAGE 16 de x
Versión: Propuesta

Procedimiento para la Elaboración, Ejecución y Control del Plan de…………..

Ejemplo de la Carta Remesa que se utilizará para enviar los servicios y circulares:

Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno VPFC – DNSO

A: Vicepresidentes, Directores, Jefes de Grupos Independientes, y  (demás destinatarios del servicio del manual)Fecha: Septiembre 13 del 200X

 

 

Compañeros:

1. A las hojas del Manual que se relacionan a continuación, se les dará la disposición que para ellas se indica.
Grupo Subgrupo Hoja No. Disposición Observaciones

2. Como pié de página se consignará en cada hoja y con el tipo de letra Times New Roman 8 puntos:
Sucursal YY Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno

3. Los títulos principales se escribirán en mayúsculas y los intermedios en minúscula, ambos en negritas.

Aspectos a tener en cuenta al elaborar los procedimientos del manual De manera general los procedimientos que sean elaborados en la Dirección, y de ser posible los proyectos recibidos de otras direcciones, deben en su estructura, contener los siguientes aspectos: Introducción: Breve explicación de las causas o antecedentes que originan la necesidad del procedimiento.

Objetivos: Los que debe lograr el procedimiento. Alcance o sujetos comprendidos: Niveles, áreas o entidades de Cubalse que deben aplicar el procedimiento. Términos y Definiciones:

Breve explicación de algunos de los conceptos, nomenclaturas etc. utilizados en el procedimiento.

a) Procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, para la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

b) Anexos: Formato de las Preformas o modelos, que deben utilizarse en el desarrollo de la tarea así como las instrucciones para cumplimentarlos, número de ejemplares, forma de archivo etc.

Implantación y Modificación

Facultad Normativa

  1. La facultad de dictar normativas legales para el funcionamiento de Corporación YY y establecer procedimientos afines.
  2. Las normas legales que deban seguir por tiempo indefinido se circularán mediante hojas del Manual de Instrucciones y Procedimientos a través del sitio FTP de Corporación YY
  3. Cuando las regulaciones anteriores se refieran a situaciones de tránsito o a trabajos que se realizarán en determinado momento, sin que se prevea su repetición sistemática, se circularán mediante Instrucciones Transitorias que quedarán canceladas de oficio al término de su vigencia, salvo que la materia en ellas incluidas requiera su inclusión posterior en el Manual
  4. Las normas legales contenidos en el Manual y en las Instrucciones Transitorias se cumplirán sin modificación o desviación alguna por todos los niveles de Corporación YY.
  5. En caso de urgencia, el Presidente, los Vicepresidentes o Directores de Corporación YY según el nivel de aprobación de la norma legal pueden disponer modificaciones, o cancelaciones a las instrucciones del Manual por Fax, Correo Electrónico, disquetes o Memorando, que posteriormente serán confirmados por las vías establecidas de sustitución de hojas.

Aplicación

Las normas legales establecidas en el Manual serán aplicadas al pie de la letra, aún en los casos en que los obligados a su cumplimiento discrepen de algún aspecto o hayan concebido procedimientos o métodos que estimen más eficaces que los establecidos.
Lo anterior se fundamenta en la necesidad de mantener la uniformidad operativa e informativa en todos los niveles de Corporación YY.

Otras Disposiciones

  1. Todo trabajador de Corporación YY tiene el derecho y la obligación de manifestar a su superior inmediato, las discrepancias o sugerencias que considere para mejorar los procedimientos operativos y la calidad de la información.
  2. En ningún caso se aplicará un procedimiento sugerido, aunque haya sido considerado aceptable por el nivel superior, antes de recibirse la correspondiente actualización del Manual o Instrucción Transitoria.
  3. Lo establecido en el apartado anterior persigue que además de mantener la imprescindible uniformidad en las labores de todas las instancias, las mejoras que aporte cualquier trabajador o colectivo, sean aprovechadas en Corporación YY y no solo en la entidad en que surja la idea.

Conservación y Actualización

  1. La actualización del Manual por primera vez se realizará remitiendo a las entidades de la Corporación AA, por correo electrónico, fax o disquetes las normas, e instrucciones.
  2. Las futuras incorporaciones de grupos o subgrupos o de modificaciones de las normativas legales en vigor, se realizarán a través del sitio FTP
  3. El acceso a los documentos contentivos de las normas legales emitidas por la Corporación será solo de lectura, a fin de que no puedan ser modificados por personas no facultadas para ello.
  4. Al bajar del sitio FTP o al recibo de disquetes o ficheros contentivos de instrucciones o procedimientos los tenedores de los manuales procederán como sigue: Imprimirán los mismos en los ejemplares requeridos. Leerán cuidadosamente las normativas legales, para estudiar el contenido de las hojas que se instruye añadir o sustituir, con vistas a precisar la implicación que tienen sobre el trabajo de su entidad: Discutirán e instruirán a los trabajadores que se le subordinen sobre las nuevas normativas legales recibidas. Archivarán las hojas en la carpeta habilitada para el Manual en el lugar, grupo y subgrupo indicado.

Distribución y Utilización

  1. El Manual o determinadas partes del mismo se asignan a los trabajadores en razón del cargo que desempeñan, con el objeto de que sean utilizados para el mejor desenvolvimiento de sus funciones.
  2. La distribución de los ejemplares de las hojas del Manual por la entidad receptora y su uso, se ajustará a lo que se establece a continuación : Cada trabajador está en la obligación de estudiar las instrucciones contenidas en el Manual relacionadas con las funciones de su puesto de trabajo y de solicitar a su superior las aclaraciones y explicaciones que necesite para su cabal interpretación.

Lo anterior no impide que a todo trabajador que pase a ocupar un puesto que no haya desempeñado se le explique verbalmente la forma en que se realizan las labores que deberá desarrollar. A los trabajadores de nuevo ingreso se les instruirá sobre la forma de localizar en el Manual, la materia que desee consultar y se le facilitará la lectura del grupo “Guía y Utilización del Manual” a fin de que tenga una idea general de su contenido. Se le planteará al trabajador la necesidad de consultar lo instruido sobre una materia determinada, razonando con él como sería la localización

Sitio FTP de la Corporación YY

  1. En el sitio FTP de Corporación YY está ubicada una carpeta habilitada para la Dirección de Normas, Sistemas y Organización llamada “Métodos y Sistemas para el Control Interno”, donde se encuentra el Manual de Instrucciones y Procedimientos de Cubalse.
  2. En dicho Manual se insertan, de acuerdo a su clasificación, todos los Procedimientos y Normativas que se emitan a partir de la creación de esta Dirección y por otra parte, se irán actualizando paulatinamente las Normas aprobadas en años anteriores que aún se encuentran vigentes, trabajo este que requerirá de una mayor cantidad de tiempo por la revisión que conlleva.

Forma en que se realizará la actualización de la carpeta “Métodos y Sistemas”.

  1. Dentro de la carpeta “Métodos y Sistemas” de encuentran dos subcarpetas denominadas la primera “Manual” y la segunda “Actualizaciones”.
  2. En la subcarpeta “Manual” se ubicarán los servicios del Manual que incluyen todas las Resoluciones, Cartas Circulares e Instrucciones que pongan en vigor Reglamentos, Manuales, Normas y Procedimientos, entre otras indicaciones, que por su importancia, resulte necesario ubicar en el Manual sean estas transitorias o no.
  3. Teniendo en cuenta lo anterior, cada vez que se emita una nueva normativa será situada en el sitio FTP y por única vez, se enviará por correo electrónico a todas las dependencias de Cubalse que la necesiten.
  4. Dentro de la subcarpeta “Actualizaciones” se reflejarán los cambios que se realicen a cualquier servicio ubicado en el Manual que se encuentra en el sitio FTP, de modo que la revisión de esta carpeta se convierte en obligatoria cada vez que se consulte una normativa, ya que las actualizaciones no se enviarán por correo electrónico sino que serán situadas en el sitio FTP siempre que se realicen.

De esta manera se trata de establecer una actualización constante del sitio FTP de lo cual es responsable únicamente la Dirección de Normas, Sistemas y Organización.

Manual de Organización y Procedimientos del Sistema de Control Interno.

Tomando en cuenta el procedimiento anteriormente explicado a continuación se está en condiciones de realiza la propuesta del Manual de Organización y Procedimientote Control Interno para la Sucursal AA.

Conclusiones

1. Se comparte el criterio de los distintos autores consultados que confirman la percepción planteada de que el Control Interno debe ser un Sistema Integral que brinde información de manera sistemática para la toma de decisiones en el proceso gerencial.
2. El diseño de un Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno constituye una herramienta de alto valor en el Control de Gestión como instrumento de aplicación del Sistema Integral de Control Interno en la sucursal AA
3. El Manual de Organización y Procedimientos de Control Interno constituye una fortaleza para el Sistema de Control Interno pues facilita la realización de las actividades fundamentales que permitan el cumplimiento de las metas y objetivos trazados por la entidad.
4. Es necesario capacitar a los trabajadores acerca de los elementos generales de control para poder lograr el alcance que requiere el Sistema de Control Interno.

Bibliografía

1. Amat, J. El control de gestión; perspectiva de la dirección. Editorial Gestión 2000. (1996)
2. Blanco Illescas, Francisco El Control de Gestión como Guía de la gestión empresarial. Madrid: Editorial IMPEDI: (1985)
3. Carmona González, Mayra.2001.Sistema de Control. Pinar del Río. Cuba. Universidad de Pinar del Río.
4. Colectivo de Autores: El Perfeccionamiento Empresarial en Cuba, Editorial Félix Varela, La Habana, 1999.
5. Colectivo de Autores: Marco Integrado de Control Interno para Latinoamérica, Federación latinoamericana de Auditores Internos-FLAI, Septiembre, 2004.
6. Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros (1998): Bases del Perfeccionamiento Empresarial, Cuba.
7. Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y Órganos sujetos a su fiscalización. Junio 2002. Costa Rica. Consultado en: http://www.mag.go.cr.
8. Ministerio de Auditoría y Control. 2001. Manual del Auditor. Tomo1. Capítulo 2. Documento 6 “Principios y Normativas de Control Interno”. La Habana. Cuba
9. Machado Noa, N. Sistema de Indicadores de Control de Gestión para instituciones bancarias. Ponencia Presentada en el I Simposio Internacional de Gerencia Moderna. UCLV. Santa Clara. (1998).
10. Novak, J.D. (1998). Conocimiento y aprendizaje. Los mapas conceptuales como herramientas facilitadoras para escuelas y empresas. Madrid: Alianza Editorial.

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Torres Diéguez Nelvis. (2009, enero 29). Control interno para la dirección económica financiera de la sucursal AA. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/control-interno-para-la-direccion-economica-financiera-de-la-sucursal-aa/
Torres Diéguez, Nelvis. "Control interno para la dirección económica financiera de la sucursal AA". GestioPolis. 29 enero 2009. Web. <https://www.gestiopolis.com/control-interno-para-la-direccion-economica-financiera-de-la-sucursal-aa/>.
Torres Diéguez, Nelvis. "Control interno para la dirección económica financiera de la sucursal AA". GestioPolis. enero 29, 2009. Consultado el 16 de Agosto de 2018. https://www.gestiopolis.com/control-interno-para-la-direccion-economica-financiera-de-la-sucursal-aa/.
Torres Diéguez, Nelvis. Control interno para la dirección económica financiera de la sucursal AA [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/control-interno-para-la-direccion-economica-financiera-de-la-sucursal-aa/> [Citado el 16 de Agosto de 2018].
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