La comunicación existe como un proceso inherente a la naturaleza humana, como un proceso de transmitir la información o bien un mensaje en un determinado contexto y canal en el que un emisor da a conocer una información mediante un código, el cual debe ser codificado en determinado medio para recibirse por un parte de un receptor quien debe dar pauta a la retroalimentación.
Este proceso se presenta en toda nuestra vida, aunque de manera específica en las organizaciones, se presenta de manera continua y entre todos los integrantes de la misma, más las distintas ideologías y discrepancias de opiniones es que se presentan problemas en la misa, además de que no hay certeza de que las órdenes dadas puedan ser traducidas en las acciones que realmente se solicitaron.
En el desarrollo la comunicación organización se hace mención de los conc3eptos clave de la comunicación, aunque debe existir especial énfasis en la barreras y restricciones que puedan haber derivados de la dinámica, jerarquía y forma en que existen las organizaciones, así como de como el medio interno y externo puede afectarlo.
Es importante mencionar que la comunicación tiene especial aplicación en el campo empresarial, ya que es medular en lo concerniente a la cultura y clima organizacional que tienen notable influencia en la especificación de los valores y creencias organizaciones que en conjunto ayudan al alcance del objetivo principal que persigue la organización.
Que es la comunicación
La comunicación es un elemento imprescindible en la naturaleza humana, ya es la manera de manifestar las ideas y lo que tenemos que expresar de cualquier tema o situación, adema s de que la necesidad de interacción, Y de estará manera poder satisfacer sus necesidades afectivas y de sobrevivencia hacen que la comunicación constituya el medio para el cual poder expresarse.
Así como en la vida normal, en las organizaciones es impresionable comunicarse y definir correctamente los canales de la misma en las organizaciones. Para empezar es necesario definir la comunicación, para lo cual se darán las siguientes definiciones:
Comunicación. (Del lat. communicatĭo, -ōnis). 1. f. Acción y efecto de comunicar o comunicarse. 2. f. Trato, correspondencia entre dos o más personas. 3. f. Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor.4. f. Escrito sobre un tema determinado que el autor presenta a un congreso o reunión de especialistas para su conocimiento y discusión.5. f.Ret. Figura que consiste en consultar la persona que habla el parecer de aquella o aquellas a quienes se dirige, amigas o contrarias, manifestándose convencida de que no puede ser distinto del suyo propio. 6. f. pl. Correos, telégrafos, teléfonos, etc. (RAE, 2013)
Así mismo, Es el proceso de transmisión y recepción de ideas, información y mensajes. El acto de comunicar es un proceso complejo en el que dos o más personas se relacionan y, a través de un intercambio de mensajes con códigos similares, tratan de comprenderse e influirse de forma que sus objetivos sean aceptados en la forma prevista, utilizando un canal que actúa de soporte en la transmisión de la información. Es más un hecho sociocultural que un proceso mecánico. (Ecured, 2013)
Ahora hay que definir lo que es la organización, la cual de a cuerdo lo siguientes
Organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico (Sandra de Luz, 2012)
Para Ferrell, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, la «organización consiste en ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, que son necesarios para lograr las metas, y en actividades que incluyan atraer a gente a la organización, especificar las responsabilidades del puesto, agrupar tareas en unidades de trabajo, dirigir y distribuir recursos y crear condiciones para que las personas y las cosas funcionen para alcanzar el máximo éxito» ( Ferrell O.C., Hirt Geoffrey, Ramos Leticia, Adriaenséns Marianela y Flores Miguel Ángel, 2004)
Según la American Marketing Association (A.M.A.) la organización «cuando es utilizada como sustantivo, implica la estructura dentro de la cual, las personas son asignadas a posiciones y su trabajo es coordinado para realizar planes y alcanzar metas» (Dictionary of Marketing Terms, 2008)
Al conocer las definiciones que son los sujetos de estudio del presente artículo es posible poder hablara de comunicación organizacional, que se presenta como una conjunción de la comunicación aplicada en la organización la cual ha sido definida como:
La comunicación organizacional es una herramienta de trabajo que permite el movimiento de la información en las organizaciones para relacionar las necesidades e intereses de ésta, con los de su personal y con la sociedad. (Seleste Martínez Posadas, 2009)
La comunicación organizacional es una herramienta de trabajo que permite el movimiento de la información en las organizaciones para relacionar las necesidades e intereses de ésta, con los de su personal y con la sociedad. Nos permite conocer al recurso humano y evaluar su desempeño y productividad, a través de entrevistas y recorridos por las diversas áreas de trabajo (Teresa del Jesús Alejo Hernández Grado , 2012)
Maneras y medios de comunicación
Existen diversas maneras de poderse comunicar y en las organizaciones son usadas atendiendo a las necesidades que necesitan cubrir, entre los que distinguen las siguientes maneras
Comunicación escrita
Mediante letras es que se busca con mensajes usados en determinado lenguaje e idioma ser clara, concisa, concreta y directa para que emisor entienda la idea correcta que estamos trasmitiéndole, algunos ejemplos de esta son:
- Boletín interno. Maneja información especializada, para el interior y exterior de la organización.
- Memorándum. Es el medio más usado, y ayuda al receptor (empleado) a recordar instrucciones internas acerca de lo que debe realizar en la organización.
- Circular. Es un medio de comunicación interno, un escrito en que la Gerencia General o Departamental comunica a todo el personal o una parte de la organización.
- Convocatorias. Es un medio mediante el cual, la organización informa a sus empleados, o a la .comunidad, que existen vacantes para algún puesto laboral, o bien se abre algún concurso de proyecto.
- Encuesta a los empleados. Este medio de comunicación tiene como propósito conocer las opiniones de los empleados, sobre algún aspecto en cuestión. (Pérez, L., &Candale, Z., 2010)
- Correos electrónicos, los cuales en cuestión de segundos lleguen a infinidad de contactos.
La ventaja de este tipo de comunicación es que es comprobarle y genera registro que puede ser un comprobante de que efectivamente se realizó cierta comunicación, es aplicable a los procesos, y se puede corregir y delimitar cuidadosamente la información a dar a conocer, mas presenta desventajas al originar gran gasto en papel y que muchos no retroalimentan lo comunicado, por lo cual no se sabe si fue recibida y entendida totalmente.
Comunicación oral
Es la que es mediante la articulación de palabras en un canal y contexto determinado, es empleada en las organizaciones, mas tiene inconvenientes al no saber si verdaderamente el receptor entendió lo trasmitido o bien le de interpretación diferentes a las que uno quería dar, ideas del ambiente donde se da ya sea formal o informal, en donde la podemos aplicada en las empresas es en:
- Conferencias. Se expone algún tema en particular.
- Juntas y Asambleas. Se discute sobre algún tema en particular.
- Videoconferencias. Nos comunicamos de un departamento a otro, que quizá se encuentra en otra ciudad, con el fin de exponer la situación de nuestra área.
- Servicio telefónico. Se comunica de un área a otra por medio de llamadas, y regularmente es para solicitar alguna información que se necesita para solucionar un problema, o bien, complementar algún trabajo. (Karla Ivette King Núñez, 2012)
Comunicación no verbal
Es común en las organizaciones, ya que con gestos, lenguaje corporal o comportamiento también es posible comunicarse, aunque es de apoyo puede ayudarnos a conocer otras intensiones distintas. Para lo cual Pérez y Candale señalan lo siguiente:
- Murales. En ellos se maneja información motivacional para el empleado, estos se deben colocar en puntos estratégicos de la organización, para que puedan ser observados por los empleados.
- Tablón de avisos. En ellos se colocan cuadros, gráficos, etcétera, y tiene por objetivo sensibilizar a los empleados e informarlos acerca de algún aspecto en cuestión.
- Señalización. Mapa de las instalaciones, con el propósito que sepan ubicarse, y hacia dónde dirigirse. (Pérez, L., &Candale, Z., 2010)
Comunicación en las organizaciones
Siempre ha sido necesario mantener comunicación en las organizaciones, esto no es algo nuevo, pero si es que se ha enfocado su atención en los últimos años, para así ir de la mano con las ideas, innovadores y tendencias en las nuevas formas de comunicar productos y servicios que ayuden a cimentar su lugar en el mercado, para poder satisfacer la demanda de los clientes, por lo que internamente es imprescindible que desde acá se busque el compromiso de los Colaboradores en ello dándole la importancia que ameritan los precisos y metodología para poder comunicarse en las empresas y delimitarlo de una forma que se puedan lograr metas organizaciones y desde dentro hacerse competitivo apoyado por fuertes canales de comunicación desde dentro que logran que conocimientos del Capital Humano, así como du desarrollo, trabajo y productividad sean conocidos en las jerarquías y departamentos
La principal función de la comunicación a niveles organizaciones es de suma importancia, ya que da conocer objetivos que abracan la totalidad de la empresa dan paso a lo que es el desarrollo organizacional e individual de los colabores que en la empresa al ir aprendiendo en base a los conocimientos aplicados y la experiencia puedan lograr un mejor desempeño que se debe traducir en resultados positivo fomentados para las empresas.
Tipos de comunicación
La comunicación en el contexto en el que se desarrolle, se puede presentar de dos maneras: interna y externa.
Se dice que es comunicación interna cuando las actividades de la empresa fomentan el crear y mantener relaciones de los colaboradores, mediante el óptimo empleo de medio de comunicación con los que disponga la organización, asimismo da lugar a:
- Elaborar un reconocimiento de la empresa en un ambiente de cordialidad, y estimulación en las actividades laborales.
- Poder conocer en gran medida a la organización y familiarizarse con ellas.
- Reconocimiento del desempeño de los colaboradores
- Fomentar el intercambio de información (comunicación) en toda la organización.
- La empresa es responsable de fomentar un clima organizacional positivo para beneficio de toda la organización.
- El clima organizacional es básicamente en ambiente personal y de índole físico a partir del cual se realizan las actividades empresariales. (Seleste Martínez Posadas, 2009)
Por su lado la comunicación externa habla de las actividades realizadas organizacionalmente para mantener relaciones con el medio externo, y cuál es la imagen que proyecta afuera la empresa de sí misma, para lo cual es necesario el departamento de relaciones públicas quien se encarga de ello. Por lo que es necesario; Recibir información sobre las variaciones en la dinámica del contexto socio-político y económico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus políticas; y proyectar sobre el ámbito social una imagen de empresa fundada en información sobre su dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social. Los interlocutores privilegiados de esa comunicación son los clientes, los proveedores, la opinión pública y el gobierno. (Eduardo Jorge Arnoletto, 2007)
Asimismo existe otra manera de clasificar la comunicación en las organizaciones, esta atiende a la presentación que se le da a la misma y puede ser:
Comunicación formal
La cual es una manera de expresarse que impone a la organización por medio de protocolos, manuales, reglamentos, formularios, y que accionan sistemas con fines dirigidos que pueden usados por todos los miembros de la organización, para así establecer modelos de comportamiento, recolección y expresión de la información que circula dentro. Es decir establece el cómo y por donde debe ser trasmitida la información a comunicar de acuerdo al lugar en la jerarquía que tenga el receptor del mensaje
Comunicación Informal
Es aquella que tiene influencia al interior de la organización sin necesidad de canales delimitados y surge en los Colaboradores en la necesidad de expresarse. Tiene alta credibilidad y regularmente se refiere a asuntos de índole personal o de equipos internos. También es conocida como rumores y le es de utilidad a los niveles altos de la jerarquía para que tengan sensibilidad de las condiciones y clima organizacional, así como contextos personales y organizacionales.
Algo importante es que quienes establecen maneras de comunicar en la organización como las anteriormente mencionadas experimenta crecimiento ya que contemplan factores de solución a sus colaboradores, que son atendidos por medio de objetivos, metas y políticas que buscan menguar en el comportamiento dando maneras de comunicarse y así poder impulsar el crecimiento.
Los escenarios de la comunicación en las organizaciones
Al hablar de los escenarios comunicativos nos referimos, donde es proyecta y puede hacerlos en los siguientes tres
- Escenario físico. Dentro de este escenario se puede considerar el interno y externo, y se consideran todos los elementos decorativos de la organización y también los llamados informativos, por ejemplo: los símbolos de “no pasar”, “sólo personal autorizado”, etcétera.
- Escenario social. Este escenario incluye a la totalidad de factores que se relacionan con las personas y además de la interacción existente entre las mismas, como ejemplo de este escenario se puede considerar el empleo de papeles de cada miembro dentro de una reunión laboral.
- Escenario institucional. Relaciona los mensajes que la organización emite a sus miembros, proveedores, clientes, y demás personas involucradas; ejemplos de este tipo de comunicación en este escenario son básicamente: memorándums, avisos en pizarra, publicidad, entre muchos más. (Andrade, H., 2005)
Sistemas comunicativos
Es también importante resaltar que la comunicación se vale de tres sistemas que de acuerdo a lo que busquen abarcar son clasificados
- Operacionales, al hablar de las tareas u operaciones que se llevan a cabo detallando su procedimientos
- Reglamentarios, órdenes e instrucciones., los cuales pueden estar en los manuales organizaciones o los operacionales
- Mantenimiento en los departamentos que manejen relacione tanto internas como externas, tales como: relaciones públicas, captación y publicidad.
Flujo de la comunicación en la organización
Es importante las organizaciones y empresas cuiden que exista la comunicación constante y fluida en ellas desde los altos mandos hasta los inferiores y viceversa, que propiciara mejoras, e liminar problemas y ser mejor entendida, as en la realidad la comunicación va de arriba para abajo, es decir de altos mando a inferiores descendentemente, olvidando a otros. Además de que esta debe partir de la estructura organizacional y a la participación y flujo de información y decisiones dentro de la misma A continuación se detallaran estas condiciones de flujo de la comunicación
Comunicación organizacional
Comunicación descendente
Al en los altos niveles de jerarquía dirigidos a los de menor mando de manera centralizada y autoritaria, traduciéndose como mandatos, directrices, reuniones o por radio o teléfono de manera verbal y de manera escrita con; Memorándum, Cartas, informes manuales, Folletos, reportes, avisos y correos electrónicos.
Hay que precisar que a medida que va descendido hasta llegar a niveles bajos se puede confundir o dispersar, aunado a que el hecho de conocer y enterarse de algo no garantiza la ejecución, desarrollo y cumplimento de lo manifestado gracias a acciones como falta de disciplina, falla y tergiversación de la comunicación, imprevistos y situaciones que lo alteren, razón por cual es recomendable pedir una respuesta o retroalimentación de lo estipulado.
La comunicación ascendente
Se presenta cuando los colaboradores trasmiten la comunicación al líder o bajo quien están al mando, que se entendería de abajo para arriba, presenta la restricción de que no está garantizado que llegue a niveles altos tal como se expresó ya que va cambiando el mensaje de acurdo a el impacto y los receptores, mas cuando se trata de cosas no tan favorecedoras que puedan generan conflicto, lo que pone en duda si la información presentada a altos mando es la verdadera. Y se manifiesta en organizaciones donde se dan a la tarea de escuchar a los colaboradores ya que si ambiente y procesos lo permiten ya que tiene políticas de democracia. Para llevar a cabo las herramientas más comunes, son: Reunión periódica, Entrevista personalizada, circulo de calidad, Vía telefónica, encuestas Sistema de quejas y sugerencias (Buzones, cartas y mensajes a la administración y por correo electrónico
Comunicación cruzada
Es acá cuando el flujo de la comunicación es horizontal, es decir en niveles de jerarquía similar y de manera diagonal al intervenir n el proceso quienes están en niveles jerárquicos diferentes y no tienen dependencia en ella. Esta comunicación busca aumentar la velocidad en que se trasmite la información mejorando la comprensión y coordinación de esfuerzos para cumplir objetivos organizaciones por lo que es muy común, ya que no se siguen las rutas que se marcan en los organigramas y es usada de manera oral y escrita para si perfeccionar flujos verticales de información, mas es oportuno proteger la información ante los problemas y restricciones el proceso que ocasionan inconvenientes que afectaran esta comunicación, interna y externamente,; que pueden ser
- El empleo de la comunicación debe presentarse cuando las necesidades de la empresa así lo requieran.
- Es indispensable que los empleados se abstengan de exceder los límites de autoridad permitidos.
- Los empleados deben mantener al tanto, en cuanto a información se refiere, a sus jefes o mando superior de las tareas cruzadas de alta importancia. (Karla Ivette King Núñez, 2012)
Comunicación horizontal
Es la comunicación que se presenta entre los mismo de mismos niveles de jerarquía, como grupos o departamentos y no tiene participación de la autoridad por lo que son rápidas, y es lograda mediante juntas, diálogos, informes , debates, notas, comunicados, trabajo en equipo medios de tecnológicos , correo electrónico y dialogo de frente. Sirve para poder coordinar actividades de colaboradores de otros departamentos de la empresa, responder problemas departamentales y toma de decisiones
Comunicación oblicua
Es aquella que es entre gerentes departamentales que tienen que ver con la comercialización y colaboradores que tienen que ver con la parte de finanzas en la empresa, por lo que se busca estén coordinados que ya se necesitan mutuamente con respuestas y análisis rápidos el uno del otro.
Barreras y fallas en la comunicación organizacional
Es normal que al existir comunicación, esta tal vez no sea codificada ni entendida por parte del receptor como le gustaría al emisor que lo fuera, razón por la cual existen fallas y barraras comunicacionales que son un reto para la administración d y la gestión de la empresa para resolver y que estos se ocasionan derivados de otros más fuertes y profundos tales como errores desde la misma planeación al no definir correctamente misión, visión, valores y políticas y no darles dirección ni el cómo lograrlas en la empresa, también si no se cuenta con una estructura organizacional adecuada, porque ella misma podría limitar y restringir las relaciones organizaciones y por consiguiente la comunicación constante en ella. Al hacer mención de los impedimentos organizacionales es de notar que pueden tener origen en los distintos elementos del circuito del habla, es decir; emisor, receptor, canal, contexto, codificación y retroalimentación del mismo en la organización y pueden ser:
Falta o ausencia de planeación:
La cual es originada desde que se planean las cosas dentro de la organización y para que sea adecuada y logre cubrir los objetivos debe ser consecuencia de la planeación, análisis y manera en que se formula el mensaje que se dará a comunicar, así como de donde surge y el objetivo que el mismo persigue, por lo que el emisor del mensaje debe seleccionar el mejor canal de comunicación y tiempo en el cual debe trasmitir el mensaje.
Supuestos o hechos confusos
Al trasmitirse la información, muchos dan por obvias reacciones y por hecho acciones originadas de recibir la información, ya que puede ser emitida con una intensión y el recepto puede entender algo muy distinto o bien sean poco especificados al momento de dar el mensaje por lo que hay confusiones y puedan acarrear problemas .
Distorsión del contexto del mensaje y/o de la semántica
El contexto y la semántica que tienen los mensajes, pueden representar una limitante al comunicarse ya que puede ser entendido de otra manera atendiendo al concepto, mensaje en si o la situación aunque también afecta mucho si la persona emisora cuenta con credibilidad o no
Información expresada deficientemente
Aparece cuando quien emite el mensaje a comunicar, aunque para que lo haga lo más claro y entendible posible, use palabras que no sean las adecuadas y sean hasta incongruentes por la terminología y estructuración utilizada, lo cual implica altos costos en la organización al tener que corregir lo errores, por lo cual debe cuidarse detenidamente lo que se dirá y si es que puede sr codificado de manera que sea claro el mensaje
Barreras de contexto internacional
Cuando se presentan restricciones derivadas de las diferentes ideologías, cultura, lenguaje y maneras de acción distintas que hacen complicado que se trasmita el mensaje; tal como las traducciones, conceptos especializados o significados distintos de una cultura a otras
Pérdida de información por retención limitada
Ocurre cuando la información entre individuos es poco precisa conforme se va dando. En las organizaciones grave, por lo que deben emprenderse acciones para respaldar información, repetición de datos y el uso de varios canales para comunicar de manera simultánea.
Información con escucha limitada y la evaluación anticipada de la misma
Ya que no todos sabemos escuchar y al estarse comunicando evitan el circuito del habla por la misma razón, además el hacer juicio apresurados de la información, precipitarse y no analizar el mensaje.
Comunicación de forma impersonal
Es el uso de medios de comunicación que pueden restringir la información entre los colaboradores, ya que no es de frente con quien se trasmite el mensaje, por lo que obstaculiza la confianza, comprensión y una correcta retroalimentación.
Desconfianza o temores en la comunicación
A la relación entre la alta jerarquía y los demás niveles logra que el flujo de comunicación pueda o mejorar o debilitarse, también como consecuente de no cuidar el clima organizacional positivo, de confianza y favorecedor y el ambiente laboral es tenso y complicado por lo que hay incertidumbre y alerta por lo que la comunicación este bloqueada.
Tiempo insuficiente ante los cambios
Debido a los flujos de información, los cambios organizacionales significativos e importantes en los colabores no reaccionando de igual manera, sino que se toma más de lo previsto la adaptación y esa tardanza genere problemas en la comunicación en toda la organización
Exceso de información
Es cuando la información y el flujo de la misma supera la magnitud y si comprendió se ve restringida por lo que se presta a ponerla en duda debido a la mentalidad creencias y pensamientos propios pro lo que se le ve baja prioridad a algunos datos importantes para quien emite el mensaje, o bien cuando hay exceso de datos se pueden dar disceptaciones y errores al procesar el mensaje; razón por la cual se debe presidir el contenido de lo que es informado para que sea directo y entendible para evitar filtros que le resten importancia.
Demás barreras en la comunicación
Estos adicionales a los anteriores son algunas de las muchas restricciones comunicacionales que se puedan presentar en determinado momento en las organizaciones y citando algunos de ellos, estos son:
- Percepción parcial o selectiva
- Diferencia jerárquica entre emisores y receptores de la información
- Problemas de actitud, concentración o disposición, entre muchas más. (Karla Ivette King Núñez, 2012)
Cultura y clima organizacional
Al ser la comunicación parte vital de las organizaciones, se vale de la comunicación para que a través de ella pueda lograr su objetivos., ya que debe facilitar y agilizar los flujos de dirección de los mensajes, direccionarlos o bien modificarlos y redefinirlos para reforzar actitudes y conductas, ya que la misma empresa tienen el deber de propiciar el clima laboral que logre satisfacer las necesidades de la colectividad, es decir de todos y cada uno de los integrantes de la organización para beneficios colectivos., para lo cual existen tres aspectos a considerar:
- Clima laboral: al ser el ambiente laboral donde las condiciones de los mismos son perceptibles y pueden tener repercusiones en el desarrollo del mismo. Esta dado como el medio ambiente en el que lleva a cabo la labor diaria que tienen incidencia en:
- La satisfacción y, por lo tanto, la productividad de los individuos en la organización.
- Está relacionado con el sentido humano de los directivos y con el comportamiento de las personas,
- La disposición que un empleado tenga hacia una organización depende de la actitud, la cual no es más que los sentimientos referente a su entorno. La actitud es pieza clave para el óptimo desempeño del integrante y, por consecuencia, de la organización
- La manera de trabajar y de relacionarse (interacción con la empresa, con las máquinas que se utilizan y con la actividad de cada individuo) (Wikipedia, 2013)
De igual manera el clima organizacional va ligado con la cultura organizacional, aunque la cultura se plantea y el clima es producto entre la comunicación el convivir diario en la organización, por lo que la tarea de cada Colaborador es parte medular del equipo, ya que las acciones son conjunto y a una responsabilidad compartida en lo positivo y negativo.
Por su parte, La cultura organizacional es el conjunto de percepciones, sentimientos, actitudes, hábitos, creencias, valores, tradiciones y formas de interacción dentro y entre los grupos existentes en todas las organizaciones. (Manuel Groos, 2008).
Asimismo se pueden considerar elementos de cultura organizacional estos:
Conjunto de valores y creencias esenciales: debido a que los valores fundamentan lo correcto e incorrecto en las organizaciones, así como la creencia que es la percepción de los colaboradores respecto a las acciones y las consecuencias de las mismas, son establecidos mediante normas para recalcar el comportamiento deseado
La cultura compartida: complementando con valores y creencias, se debe cimentar esto en la mayor parte de los integrantes de la organización
Imagen integrada: como identidad organizacional, y da pauta aunque existan diversas ideas y especificaciones fuera de ella que la hacen ponerse a la camiseta internamente a los colaboradores
Fenómeno persistente: como resistente al cambio, y tiene repercusiones positivas o negativas que lo hacen evolucionar
Comunicación interna
Revisando los flujos de la información mediante a estricto envió y recepción de la comunicación, además de poner especial atención en cómo se recibe, percibe y da respuesta a la misma, mediante estrategias como el actuar e impacto que tiene la comunicación en la organización. Lo cual se refleja es más producción, información más adecuada, mensajes claros, medida de acuerdo, eliminación de rumores, y mejora en el trabajo en equipo.
Análisis
Este se apoya de dos factores, los cuales son: análisis que consiste en revisar a la estructura interna, es el cuestionar desde la alta dirección, colaboradores y clientes sobre los procesos, producción y atención, y la segunda etapa como un plan de acción basado en el análisis de lo anterior y las líneas de acción para la propuesta de mejora y considerando el alcance de las ventajas que se desea.
Auditoría de la comunicación
Para poder hacer un juicio de que la comunicación dada en toda la organización y esta es eficiente a pesar de esas barreras que existen para la misma y no haya una concisa recepción, codificación y retroalimentación y para poder mejorar continuamente hay alternativas para poderla hacerla cada vez más efectiva y se evalúe lo que se está haciendo: por lo cual la auditoría de la información al ser una herramienta que evalúa habilidades, canales de comunicación, trasmisión dela información, políticas, procesos, medios y procedimientos para comunicarse en base a los objetivos de la organización. Donde la relación de las organizaciones es en base a las metas organizacionales, objetivos en redes de comunicación, políticas y estándares de comunicación, tareas de comunicación y actitud y compromiso respecto a los objetivos
Comunicación organizacional
En el enfoque de operación administrativa las redes comunicaciones importantes a considerar en la auditoria son:
- La red reguladora o referente a las actividades, políticas, procesos, normativas y relaciones entre jefes y empleados.
- Red innovadora, que incluya soluciones a problemáticas y alternativas ante las novedades que se presenten.
- Red que conlleve a la integración a través de reconocimientos, bonos, promociones laborales que relacionen los objetivos de la empresa con los individuales.
- Red (informativa-instructiva) que contenga anuncios, publicaciones, formando así una red de información propia de la empresa.
De acuerdo a los elementos de las redes auditables, se pueden analizar procesos comunicativos relacionados con actividades organizacionales, para así resolver las restricciones y prevenir que no vuelvan a tener incidencia, para lo cual en la auditoria se propone en marcha acciones tales como cuestionarios, entrevistas y valuación de la documentación de la comunicación escrita que permitirá saber como es la información y en base a los registros de actividades si realmente fue captada de la manera que se pretendía.
Conclusión
La comunicación organizacional es un elemento imprescindible que debe existir en toda empresa u organización, para que de esta manera sea correctamente gestionada y pueda usar a la comunicación como herramienta para la correcta trasmisión de los objetos, instrucciones y procesos para alcanzar las metas organizacionales.
Es necesario prestar atención en la manera en que es llevada en las organizaciones, debido a que alguna alteración en ella o sus procesos puede causar confusión, malos entendidos u órdenes erróneas que puedan significar errores que le cuesten mucho a la organización, razón por la cual es necesario todos los inmersos en la organización tengan sensibilidad de los códigos, canales de comunicación para poder codificar la información, para lo cual se pueden valer de los distintos medios de comunicación que pueden ser formales, informales, directos, orales y escritos, pero estos deben surgir de los colaboradores de niveles inferiores y también y principalmente de quienes están en la alta gerencia, donde todos deben cuidar que esta información a comunicar sea dada de la mejor manera para evitar problemas a futuro, así mismo los procesos que se lleven a cabo para ello son auditables, esto con el fin de mejorar.
Referencias
- Ferrell O.C., Hirt Geoffrey, Ramos Leticia, Adriaenséns Marianela y Flores Miguel Ángel. (2004). Introducción a los Negocios en un Mundo Cambiante. Mc Graw-Hill Interamericana.
- Andrade, H. (2005). Comunicación organizacional interna: procesos, disciplina y técnica. . España:: Gesbiblo S.L.
- Dictionary of Marketing Terms. (2008). American Marketing Association.
- Ecured. (2013). Obtenido de http://www.ecured.cu/index.php/Comunicaci%C3%B3n
- Eduardo Jorge Arnoletto. (2007). Obtenido de www.eumed.net/libros/2007c/333/comunicacionexterna.htm
- Karla Ivette King Núñez. (2012). Gestiopolis. Obtenido de https://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia-2/comunicacion-organizacional-formas-y-tipos.htm
- Manuel Groos. (2008). Obtenido de http://manuelgross.bligoo.com/definicion-y-caracteristicas-de-la-cultura-organizacional-actualizado
- Pérez, L., &Candale, Z. (2010). GestioPolis.
- RAE. (2013). Diccionario de la Real Academia Española.
- Sandra de Luz. (2012). Obtenido de http://www.slideshare.net/danan09/definicion-organizacion-empresa-y-sociedades
- Seleste Martínez Posadas. (2009). Obtenido de 3 Numero 4/comunicacion organizacional.htm
- Teresa del Jesús Alejo HernándezGrado . (2012). Obtenido de http://www.slideshare.net/TessieAlejo/qu-es-la-comunicacin-organizacional
- Wikipedia. (2013). Obtenido de http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n_organizacional
