Cómo mejorar tus habilidades para administrar el tiempo

Introducción

Los individuos y las organizaciones buscamos mejorar la forma en que utilizamos nuestro tiempo, especial-mente porque es evidente que al no hacerlo apropiadamente la calidad de vida disminuye de manera alarmante, dedicamos demasiado al tiempo laboral, y esto no necesariamente nos hace más productivos ni más ricos. El hacer un esfuerzo laborar exhaustivo que no redunda en beneficios tangibles como mantener nuestro empleo, mayor ingreso, una mejor calidad de vida o posibilidad de mejora, genera el mayor desmotivador del cual somos nuestra víctima y victimario.

Nuestro éxito requiere de una gama amplia de competencias: el conocimiento del trabajo mismo, las habilidades en las relaciones interpersonales, y el desarrollo de ideas útiles y creativas, son esencia-les, pero una de las más importantes es cómo administrar el tiempo.

Es la Administración del Tiempo la que permite la eficacia de las actividades en cada hora del día – no el número de horas trabajadas – y determinan nuestros logros y el de nuestro equipo de trabajo.

La administración eficaz del tiempo permite estructurar el día. El sabio uso del tiempo ayuda a lograr metas por medio de la planificación, organización, liderazgo y conducción de las actividades; nos mantiene encaminados hacia nuestros objetivos -como miembros individuales o de un equipo- y permite efectuar las correcciones y mejoramientos necesarios. Un exitoso control del tiempo reduce la frustración, contribuye al sentido de dirección y nos conduce a nosotros y a nuestro equipo al final del día con un sentimiento de logro y satisfacción.

¿Cuáles son los pasos básicos para una exitosa administración del tiempo?

• Planificar
• Establecer prioridades
• Agendar

La administración del tiempo requiere de estrategia y táctica, la estrategia se define cuando hablamos en términos de corto mediano y largo plazo, o sea un año, tres años y por supuesto más de cinco. Cuando hacemos esta proyección visualizamos a futuro, esto quiere decir que buscamos metas y objetivos. Una vez que hemos clarificado esos panoramas el siguiente paso es reconocer qué debemos hacer puntualmente para alcanzar esos planteamientos, es entonces que interviene la planeación y programación de trabajo, etapa en la reconocemos esos grandes rubros indispensables y le asignamos un peso (importancia), y los establecemos en un plan a seguir (priorizar).

Una vez que hemos establecido la estrategia continuamos con la táctica: ya sabemos qué deseamos lograr, ahora necesitamos identificar qué pasos debemos seguir para alcanzarlo. Viene la parte operativa, debemos colocar en nuestra agenda (material indispensable para el manejo del tiempo, si usted no tiene una está en serios problemas créame) los momentos precisos: mes, día y hora en que estos deberán hacerse o en los tiempos que estos deberán estar completados.

¿Suena fácil verdad? Pues en la práctica muy pocos están concientes de este proceso. No se preocupe este artículo tiene el propósito de hacérselo menos doloroso.

¿Sigue interesado?, bueno entonces manos a la obra. Por favor tome papel y lápiz, recuerde todo requiere de un esfuerzo, la osmosis en el conocimiento y la mejora personal es un mito, no es suficiente con leerlo, hay que practicarlo. Escriba pensando en su trabajo ¿para qué lo contrataron o para qué trabaja? No, por favor no me cuente que para administrar adecuadamente los recursos de la organización en beneficio de la misma y para el logro de los objetivos, etc., etc., Exactamente qué se espera que usted haga: vender qué, producir qué, ejemplo: yo soy instructora doy capacitación, esto implica que la empresa y yo ganamos por cada hora que instruyo, luego entonces me pagan por entrenar, por supuesto también hago mil cosas más, atiendo llamadas, resuelvo problemas, tomo café, leo y contesto mails, pero eso no hace que la empresa para la cual trabajo – y por supuesto yo tampoco- gane más dinero. Ya encontré la razón de mi paga, esa es mi verdadera productividad ¡debo capacitar! Esa función debe estar en la parte mas alta de la hoja, es la razón de ser de mi función. ¿Fácil no?

Ahora, qué meta u objetivo debo alcanzar, por favor que sea medible, agregue valor, retador, tiempo forzado y se tan específico que para cualquier persona –aunque no sepa de su trabajo- sea muy claro. ¿ya está? Eso anótelo debajo de la productividad, ejemplo:

“En el 2009 capacitar mensualmente a cuatro grupos de 20 personas cada uno en cursos de 16 hrs”, también la puedo hacer por dinero a $2,500.00 la hora capacitación quedaría así: “Dar un total $160,000.00 mensuales en capacitación mensualmente durante el 2009”.

¿Continuamos? Ahora haga una lista de las actividades que generalmente realice cada día: leer mails, contestar llamadas, responder cartas, sacar copias, tomar café, planear, seguramente también “resolver problemas” no sea tan general, por favor describa exactamente qué hace. Haga una lista y califique de acuerdo a la importancia que esas actividades tienen en relación con su productividad y su objetivo, ejemplo:

Análisis

Perfecto, ya identifiqué mis actividades regulares y ya les di un valor, aquellas que califiqué como importantes ¿agregan valor? ¿impactan directamente a mi objetivo, a mi productividad?: Por lo tanto trámites bancarios, mail basura, explicación de la web son actividades no productivas para mi; mails a clientes o prospectos, el curso de actualización, diseñar materiales y la atención a clientes (postventa) permiten que me capacite y se venda más capacitación, entonces debo dedicar más tiempo o el tiempo de mas calidad (en mi caso de 8:30 a 10:30 a.m.) para estas actividades, las menos productivas… seguramente puedo delegarlas.

Este sencillo análisis refleja que no todas las actividades me hacen productiva, dedico mi valiosísimo tiempo a algunas actividades que no debería hacer, porque resulto muy cara para hacer trámites bancarios, tal vez mi mensajero o el becario sean “más productivos” para esas actividades (ganan menos que yo).

Usted en este momento se preguntará ¿y la prioridad?, pues bien, debe identificar esas actividades verdaderamente productivas que agregan valor a su función, reconocer que son esas a las que debe dedicar el tiempo de más calidad y sobre todo nunca relegarlas u olvidarlas por “tener poco tiempo y mucho trabajo”, recuerde lo importante no es trabajar más, es trabajar mejor.

La administración del tiempo tiene fundamento en las metas y productividad, una vez que las identifica sabe exactamente qué genera valor a su trabajo, después debe dar un mayor valor a las actividades que impactan directa-mente a su productividad. Haga compromisos con usted mismo (en la agenda claro) para hacerlas y no postergarlas. Esto genera un plan de acción, un verdadero mapa que dirige su esfuerzo hacia el éxito. No se deje engañar, usted es dueño de su tiempo (por lo menos de gran parte de él), usted tiene control de él pero hay que tener un plan. ¡Hágalo!