Cómo administrar tu tiempo, 7 checklists para hacerlo con éxito

Administración del tiempo con algunas sugerencias para ejecutivos

¡Si estás apurado…camina lento!

En realidad, hablar de administración del tiempo es una contradicción. Lo que debemos realizar es una administración personal.
Benjamin Franklin hizo famosa la frase “Time is Money” (tiempo es dinero). ESC© en realidad postula “Time is Life” (tiempo es vida).
El dinero que perdió aún puede recuperarlo, el tiempo inevitablemente no.
En nuestra sociedad, los únicos ladrones que no son castigados, son los “ladrones de tiempo”
La urgencia del día a día, muchas veces no permite ver lo importante, no solo en el trabajo sino en la vida misma.
Todos quieren que las cosas se resuelvan de inmediato: por ello casi todo es urgente y por consiguiente, no queda tiempo para lo importante.

Checklist para administrar el tiempo 1: Checklist para generar “reservas de tiempo de emergencia”

Anotar: agendar todas las actividades, tareas y reuniones. Solo así en su momento tendrá una visión general y podrá concentrarse en lo esencial.
Planificar a última hora de la tarde: deje trabajar su subconsciente y deje actuar su fuerza creativa mientras duerme.
Estimar tiempo requerido y determinar tiempos límite: ¡piense que el tiempo es más valioso que el dinero! ¿Por qué dedica entonces más tiempo a un presupuesto a la su propia planificación del tiempo? Una estimación aproximada, ya es mejor que ninguna…
No planificar todo el día minuto a minuto: dejar reservas de tiempo para emergencias, créanlo o no , 40 a 50% es lo que se requerirá para “todo aquello” que no se puede planificar para un solo día de trabajo habitual.
Comenzar, realizar y terminar el día de manera positiva: su predisposición interna determinará su actitud y de quienes lo rodeen. Esto también generará reservas de tiempo para realizar asuntos relacionados con el éxito.

Checklist para administrar el tiempo 2: Check de Delegación

¿Qué se debe realizar (contenidos)? ¿Qué tareas parciales deben ejecutarse?
¿Qué problemas o dificultades se pueden prever? ¿Cómo pueden resolverse?
¿Quién posee la mejor aptitud para realizar estas tareas? ¿Quién más debe intervenir en su ejecución?
¿Porqué debe realizarse la tarea (motivación, meta, tarea comprendida en el cargo)?
¿Qué sucede si la tarea no se realiza o solo de manera parcial?
¿Como deberá procederse en su ejecución (cantidad, detalles…)?
¿Cuáles normas o procedimientos deben contemplarse? ¿Qué áreas o personas deben ser informadas?
¿Qué costos pueden originarse? ¿Qué tan alto es el presupuesto para ello?
¿Con qué debe trabajarse, elementos de ayuda o apoyo? ¿Qué documentación se requerirá?
¿Cuándo debe terminarse la tarea (plazos intermedios y de apoyo)? ¿Cuándo deberá controlar, para poder intervenir a tiempo?

Checklist para administrar el tiempo 3: Check de Prioridades

Concentrar las fuerzas y energías en una meta importante y prometedora de éxito. No se ocupe de insignificancias.
Evaluar también, en que tarea puede existir un mayor riesgo financiero.
Meditar acerca de lo más terrible que pudiese pasar, si en este momento no realiza determinada tarea.
Pensar que diferencia se produciría de aquí a un año, si no realiza determinada tarea.
Tomar conciencia que es imposible darle en el gusto a todos (colegas, jefes, clientes…)
Tareas sin importancia y sin urgencia, simplemente deben desecharse.
Tareas sin importancia pero urgentes, deberán delegarse o reducirse.
Tareas importantes pero poco urgentes, deberán delegarse o reducirse.
Tareas importantes y urgentes equivalen a un problema y deberán abordarse de inmediato.
Preguntarse siempre: ¿Lo que haré ahora, me lleva a mi cumplimiento de metas?

Checklist para administrar el tiempo 4: Checklist para reuniones

Definir metas claras y mensurables. ¿Se trata de una reunión informativa, para resolver problema o para toma de decisiones?
Buena organización (técnica, sala, elementos auxiliares) con la ayuda de un checklist y tabla con plazo s de tiempo (determinar inicio y término) son determinantes para reuniones con muchas personas.
Solicitar preparación de contenidos, con o sin tiempos previamente establecidos por tema, tipo de información, antecedentes
Establecer duración. Ideal es máximo 90 minutos.
Inicio puntual: el que espera una vez, espera siempre. ¿Se ha previsto “eliminar” todos los posibles factores de interrupción o molestia?
Autodisciplina de los participantes. ¿Se comunicaron las reglas de la reunión antes del inicio?
Utilizar ayudas de visualización (pizarra, retroproyector, hojas de trabajo, presentaciones). Los puntos y aportes de discusión, deberán estar visibles para todos.
Management de conferencias consecuente: Limitar desviaciones del tema y controlar, si se cumplen objetivos de la reunión.
Para asegurar resultados, acordar y decidir con follow-ups: ¿quién hace que y hasta cuando?
Plan de actividades escrito a mano y control de resultados. Fotocopiar de inmediato para todos los participantes y así no tener que generar un “memorando”.

Checklist para administrar el tiempo 5: Checklist para llamados telefónicos

Aclarar el motivo de la conversación: ¿que meta pretende alcanzarse en el llamado?
¿Cuáles temas, problemas, preguntas, ideas, procedimientos, etc. serán abordados?
Preparar antecedentes importantes. Buscar documentos durante la conversación quita tiempo.
Prepararse para posibles objeciones y preguntas del interlocutor. “Todavía” tiene tiempo como quitarles fuerza.
Acotar la fase de contacto. La apertura de la conversación, también determina su desarrollo y término.
Especificar al comienzo de que se trata, lo que quiere y los puntos que va a tocar.
En llamados de larga distancia, controlar más precisamente la duración de la conversación.
En conversaciones más largas, al final resumir el resultado y eventuales medidas.
Ser breve: salvo necesidad de realizar “política”, despedirse en cuanto se logre el objetivo.
Anotar resultados y follow-ups: registre de inmediato datos, tareas y fechas, mientras la información aún esté fresca.

Checklist para administrar el tiempo 6: Checklist para correspondencia

Dar instrucciones que correspondencia de rutina sea delegada y solo permitir aquella que posee importancia.
Solicitar a asistente o secretaria, que la correspondencia sea entregada previamente clasificada en carpetas (por ejemplo según prioridades de importancia).
Solicitar que para correspondencia importante, venga adjunta la carpeta de todo el procedimiento.
“Archivar” de inmediato en el papelero lo que no tiene valor alguno, no es indispensable y no requiere ser guardado.
Marcar de inmediato los puntos importantes de la correspondencia, para facilitar el trabajo posterior.
Anotar a mano en la propia correspondencia: fecha ingreso, punteo de respuesta, quien se ocupa del tema, copias y distribución a realizar, carpeta de archivo.
Marcar de inmediato a quien debe reenviarse internamente la correspondencia, para ocuparse del asunto.
Tratar de resolver de inmediato asuntos relacionados a la correspondencia, mientras es revisada.
Tratar de mirar cada correspondencia solo una vez, realizando de inmediato algo concreto o anotar sobre lo mismo que se debe realizar.
Utilizar siempre bandejas de correspondencia de salida de su oficina de tres compartimientos: ocuparse de inmediato – volver a mostrarme – archivo

Checklist para administrar el tiempo 7: Check – “Anti Chuteitis”

Realizar un resumen y preparar una lista de actividades, de todas aquellas tareas “chuteadas”
Preguntarse con autocrítica: ¿cuáles de estas tareas quiero o debo realizar alguna vez? …y eliminar de una vez por todas muchas de ellas.
Realizar una lista de “las razones” por las cuales una tarea fue “chuteada” y anotar, “las ventajas que existen” si Ud. termina satisfactoriamente la tarea.
En caso que pesen más las razones para haber “chuteado” esa tarea, preguntarse si aún puede realizarla o debe delegarla.
En caso que pesen más las ventajas de ocuparse de la tarea, dejar de posponerla y abordarla de inmediato. ¿Si no es ahora…cuándo?
Desglosar la tarea en pequeños pasos (“táctica del salami”) realistas y comenzar a trabajar en ello.
Determinar para cada paso intermedio una fecha de término y traspasarla a la agenda.
No abordar otra tarea “chuteada” hasta que no concluir una en la que se esté trabajando.

Test rápido. Atrape a sus ladrones de tiempo

Las siguientes preguntas le ayudarán a evaluar su propia situación de trabajo e identificar factores de molestia en su propia administración del tiempo. Marque de acuerdo al siguiente esquema: 0 casi siempre, 1 frecuentemente , 2 ocasionalmente , 3 casi nunca

El teléfono no para y las conversaciones son excesivamente largas	0	1	2	3
Debido a las excesivas visitas externas e internas, no logro realizar todas mis tareas	0	1	2	3
Las reuniones son demasiado largas y los resultados, muchas veces insatisfactorios	0	1	2	3
Tareas grandes e intensivas en tiempo y por ello desagradables, las dilato o tengo problemas en llevarlas a término, ya que nunca tengo la tranquilidad	0	1	2	3
Muchas veces faltan prioridades claras y abordo demasiados asuntos. Me ocupo de demasiadas pequeñeces y no puedo concentrar en lo importante.	0	1	2	3
Mi agenda la cumplo solo bajo presión, ya que siempre hay algo imprevisto que la desordena.	0	1	2	3
Tengo demasiado papeleo en el escritorio. Muchos pendientes y no los resuelvo.	0	1	2	3
Mi comunicación con otros es más bien deficiente. El tardío intercambio de información, malos entendidos y discusiones son frecuentes.	0	1	2	3
La delegación de tareas funciona ocasionalmente. Debo ocuparme personalmente de muchos asuntos, que perfectamente pudieron resolver otras personas.	0	1	2	3
Me cuesta decir que no, cuando otros me piden algo y en realidad, debiera ocuparme de lo mío.	0	1	2	3
M e falta definir metas claras, tanto en el trabajo como lo privado. A veces no veo sentido en todo lo que realizo cotidianamente.	0	1	2	3
A veces me falta la autodisciplina para llevar a cabo lo que me he propuesto.	0	1	2	3
Suma de los puntos marcados

Evaluación

0-17 Puntos: Ud. no posee planificación del tiempo y deja que otros influencien su organización del trabajo. Dirigir a otros y a Ud. mismo es un problema: aplicando Management del Tiempo le cambiará positivamente la vida. Contáctese con un especialista en ESC©.
18-24 Puntos: Ud. trata de ordenar su tiempo, pero no aplica la suficiente consecuencia para tener éxito en ello de manera persistente. Contáctese con un especialista en ESC©.
25-30 Puntos: Su Management del Tiempo es bueno, pero puede optimizarse. Un especialista ESC© podría asistirlo en concentrase en tareas de orden más estratégico.
31-36 Puntos: ¡Felicitaciones – siempre que haya respondido honestamente frente a Ud. mismo! Ud. es un ejemplo para cualquiera que quiera aprender Management del Tiempo. Deje que otros se beneficien de su experiencia. Po r favor llame a un especialista ESC© para aprender de Ud.

Esperamos no haberlo hecho perder su tiempo.