Cómo administrar tu tiempo, 7 checklists para hacerlo con éxito

Administración del tiempo con algunas sugerencias para ejecutivos

¡Si estás apurado…camina lento!

  • En realidad, hablar de administración del tiempo es una contradicción. Lo que debemos realizar es una administración personal.
  • Benjamin Franklin hizo famosa la frase “Time is Money” (tiempo es dinero). ESC© en realidad postula “Time is Life” (tiempo es vida).
  • El dinero que perdió aún puede recuperarlo, el tiempo inevitablemente no.
  • En nuestra sociedad, los únicos ladrones que no son castigados, son los “ladrones de tiempo”
  • La urgencia del día a día, muchas veces no permite ver lo importante, no solo en el trabajo sino en la vida misma.
  • Todos quieren que las cosas se resuelvan de inmediato: por ello casi todo es urgente y por consiguiente, no queda tiempo para lo importante.

Checklist para administrar el tiempo 1: Checklist para generar “reservas de tiempo de emergencia”

  • Anotar: agendar todas las actividades, tareas y reuniones. Solo así en su momento tendrá una visión general y podrá concentrarse en lo esencial.
  • Planificar a última hora de la tarde: deje trabajar su subconsciente y deje actuar su fuerza creativa mientras duerme.
  • Estimar tiempo requerido y determinar tiempos límite: ¡piense que el tiempo es más valioso que el dinero! ¿Por qué dedica entonces más tiempo a un presupuesto a la su propia planificación del tiempo? Una estimación aproximada, ya es mejor que ninguna…
  • No planificar todo el día minuto a minuto: dejar reservas de tiempo para emergencias, créanlo o no , 40 a 50% es lo que se requerirá para “todo aquello” que no se puede planificar para un solo día de trabajo habitual.
  • Comenzar, realizar y terminar el día de manera positiva: su predisposición interna determinará su actitud y de quienes lo rodeen. Esto también generará reservas de tiempo para realizar asuntos relacionados con el éxito.

Checklist para administrar el tiempo 2: Check de Delegación

  • ¿Qué se debe realizar (contenidos)? ¿Qué tareas parciales deben ejecutarse?
  • ¿Qué problemas o dificultades se pueden prever? ¿Cómo pueden resolverse?
  • ¿Quién posee la mejor aptitud para realizar estas tareas? ¿Quién más debe intervenir en su ejecución?
  • ¿Porqué debe realizarse la tarea (motivación, meta, tarea comprendida en el cargo)?
  • ¿Qué sucede si la tarea no se realiza o solo de manera parcial?
  • ¿Como deberá procederse en su ejecución (cantidad, detalles…)?
  • ¿Cuáles normas o procedimientos deben contemplarse? ¿Qué áreas o personas deben ser informadas?
  • ¿Qué costos pueden originarse? ¿Qué tan alto es el presupuesto para ello?
  • ¿Con qué debe trabajarse, elementos de ayuda o apoyo? ¿Qué documentación se requerirá?
  • ¿Cuándo debe terminarse la tarea (plazos intermedios y de apoyo)? ¿Cuándo deberá controlar, para poder intervenir a tiempo?

Checklist para administrar el tiempo 3: Check de Prioridades

  • Concentrar las fuerzas y energías en una meta importante y prometedora de éxito. No se ocupe de insignificancias.
  • Evaluar también, en que tarea puede existir un mayor riesgo financiero.
  • Meditar acerca de lo más terrible que pudiese pasar, si en este momento no realiza determinada tarea.
  • Pensar que diferencia se produciría de aquí a un año, si no realiza determinada tarea.
  • Tomar conciencia que es imposible darle en el gusto a todos (colegas, jefes, clientes…)
  • Tareas sin importancia y sin urgencia, simplemente deben desecharse.
  • Tareas sin importancia pero urgentes, deberán delegarse o reducirse.
  • Tareas importantes pero poco urgentes, deberán delegarse o reducirse.
  • Tareas importantes y urgentes equivalen a un problema y deberán abordarse de inmediato.
  • Preguntarse siempre: ¿Lo que haré ahora, me lleva a mi cumplimiento de metas?

Checklist para administrar el tiempo 4: Checklist para reuniones

  • Definir metas claras y mensurables. ¿Se trata de una reunión informativa, para resolver problema o para toma de decisiones?
  • Buena organización (técnica, sala, elementos auxiliares) con la ayuda de un checklist y tabla con plazo s de tiempo (determinar inicio y término) son determinantes para reuniones con muchas personas.
  • Solicitar preparación de contenidos, con o sin tiempos previamente establecidos por tema, tipo de información, antecedentes
  • Establecer duración. Ideal es máximo 90 minutos.
  • Inicio puntual: el que espera una vez, espera siempre. ¿Se ha previsto “eliminar” todos los posibles factores de interrupción o molestia?
  • Autodisciplina de los participantes. ¿Se comunicaron las reglas de la reunión antes del inicio?
  • Utilizar ayudas de visualización (pizarra, retroproyector, hojas de trabajo, presentaciones). Los puntos y aportes de discusión, deberán estar visibles para todos.
  • Management de conferencias consecuente: Limitar desviaciones del tema y controlar, si se cumplen objetivos de la reunión.
  • Para asegurar resultados, acordar y decidir con follow-ups: ¿quién hace que y hasta cuando?
  • Plan de actividades escrito a mano y control de resultados. Fotocopiar de inmediato para todos los participantes y así no tener que generar un “memorando”.

Checklist para administrar el tiempo 5: Checklist para llamados telefónicos

  • Aclarar el motivo de la conversación: ¿que meta pretende alcanzarse en el llamado?
  • ¿Cuáles temas, problemas, preguntas, ideas, procedimientos, etc. serán abordados?
  • Preparar antecedentes importantes. Buscar documentos durante la conversación quita tiempo.
  • Prepararse para posibles objeciones y preguntas del interlocutor. “Todavía” tiene tiempo como quitarles fuerza.
  • Acotar la fase de contacto. La apertura de la conversación, también determina su desarrollo y término.
  • Especificar al comienzo de que se trata, lo que quiere y los puntos que va a tocar.
  • En llamados de larga distancia, controlar más precisamente la duración de la conversación.
  • En conversaciones más largas, al final resumir el resultado y eventuales medidas.
  • Ser breve: salvo necesidad de realizar “política”, despedirse en cuanto se logre el objetivo.
  • Anotar resultados y follow-ups: registre de inmediato datos, tareas y fechas, mientras la información aún esté fresca.

Checklist para administrar el tiempo 6: Checklist para correspondencia

  • Dar instrucciones que correspondencia de rutina sea delegada y solo permitir aquella que posee importancia.
  • Solicitar a asistente o secretaria, que la correspondencia sea entregada previamente clasificada en carpetas (por ejemplo según prioridades de importancia).
  • Solicitar que para correspondencia importante, venga adjunta la carpeta de todo el procedimiento.
  • “Archivar” de inmediato en el papelero lo que no tiene valor alguno, no es indispensable y no requiere ser guardado.
  • Marcar de inmediato los puntos importantes de la correspondencia, para facilitar el trabajo posterior.
  • Anotar a mano en la propia correspondencia: fecha ingreso, punteo de respuesta, quien se ocupa del tema, copias y distribución a realizar, carpeta de archivo.
  • Marcar de inmediato a quien debe reenviarse internamente la correspondencia, para ocuparse del asunto.
  • Tratar de resolver de inmediato asuntos relacionados a la correspondencia, mientras es revisada.
  • Tratar de mirar cada correspondencia solo una vez, realizando de inmediato algo concreto o anotar sobre lo mismo que se debe realizar.
  • Utilizar siempre bandejas de correspondencia de salida de su oficina de tres compartimientos: ocuparse de inmediato – volver a mostrarme – archivo

Checklist para administrar el tiempo 7: Check – “Anti Chuteitis”

  • Realizar un resumen y preparar una lista de actividades, de todas aquellas tareas “chuteadas”
  • Preguntarse con autocrítica: ¿cuáles de estas tareas quiero o debo realizar alguna vez? …y eliminar de una vez por todas muchas de ellas.
  • Realizar una lista de “las razones” por las cuales una tarea fue “chuteada” y anotar, “las ventajas que existen” si Ud. termina satisfactoriamente la tarea.
  • En caso que pesen más las razones para haber “chuteado” esa tarea, preguntarse si aún puede realizarla o debe delegarla.
  • En caso que pesen más las ventajas de ocuparse de la tarea, dejar de posponerla y abordarla de inmediato. ¿Si no es ahora…cuándo?
  • Desglosar la tarea en pequeños pasos (“táctica del salami”) realistas y comenzar a trabajar en ello.
  • Determinar para cada paso intermedio una fecha de término y traspasarla a la agenda.
  • No abordar otra tarea “chuteada” hasta que no concluir una en la que se esté trabajando.

Test rápido. Atrape a sus ladrones de tiempo

Las siguientes preguntas le ayudarán a evaluar su propia situación de trabajo e identificar factores de molestia en su propia administración del tiempo. Marque de acuerdo al siguiente esquema: 0 casi siempre, 1 frecuentemente , 2 ocasionalmente , 3 casi nunca

El teléfono no para y las conversaciones son excesivamente largas 0 1 2 3
Debido a las excesivas visitas externas e internas, no logro realizar todas mis tareas 0 1 2 3
Las reuniones son demasiado largas y los resultados, muchas veces insatisfactorios 0 1 2 3
Tareas grandes e intensivas en tiempo y por ello desagradables, las dilato o tengo problemas en llevarlas a término, ya que nunca tengo la tranquilidad 0 1 2 3
Muchas veces faltan prioridades claras y abordo demasiados asuntos. Me ocupo de demasiadas pequeñeces y no puedo concentrar en lo importante. 0 1 2 3
Mi agenda la cumplo solo bajo presión, ya que siempre hay algo imprevisto que la desordena. 0 1 2 3
Tengo demasiado papeleo en el escritorio. Muchos pendientes y no los resuelvo. 0 1 2 3
Mi comunicación con otros es más bien deficiente. El tardío intercambio de información, malos entendidos y discusiones son frecuentes. 0 1 2 3
La delegación de tareas funciona ocasionalmente. Debo ocuparme personalmente de muchos asuntos, que perfectamente pudieron resolver otras personas. 0 1 2 3
Me cuesta decir que no, cuando otros me piden algo y en realidad, debiera ocuparme de lo mío. 0 1 2 3
M e falta definir metas claras, tanto en el trabajo como lo privado. A veces no veo sentido en todo lo que realizo cotidianamente. 0 1 2 3
A veces me falta la autodisciplina para llevar a cabo lo que me he propuesto. 0 1 2 3
Suma de los puntos marcados

Evaluación

  • 0-17 Puntos: Ud. no posee planificación del tiempo y deja que otros influencien su organización del trabajo. Dirigir a otros y a Ud. mismo es un problema: aplicando Management del Tiempo le cambiará positivamente la vida. Contáctese con un especialista en ESC©.
  • 18-24 Puntos: Ud. trata de ordenar su tiempo, pero no aplica la suficiente consecuencia para tener éxito en ello de manera persistente. Contáctese con un especialista en ESC©.
  • 25-30 Puntos: Su Management del Tiempo es bueno, pero puede optimizarse. Un especialista ESC© podría asistirlo en concentrase en tareas de orden más estratégico.
  • 31-36 Puntos: ¡Felicitaciones – siempre que haya respondido honestamente frente a Ud. mismo! Ud. es un ejemplo para cualquiera que quiera aprender Management del Tiempo. Deje que otros se beneficien de su experiencia. Po r favor llame a un especialista ESC© para aprender de Ud.

Esperamos no haberlo hecho perder su tiempo.

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Gevert Ricardo. (2004, septiembre 10). Cómo administrar tu tiempo, 7 checklists para hacerlo con éxito. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/como-administrar-tu-tiempo-7-checklists-para-hacerlo-con-exito/
Gevert Ricardo. "Cómo administrar tu tiempo, 7 checklists para hacerlo con éxito". GestioPolis. 10 septiembre 2004. Web. <https://www.gestiopolis.com/como-administrar-tu-tiempo-7-checklists-para-hacerlo-con-exito/>.
Gevert Ricardo. "Cómo administrar tu tiempo, 7 checklists para hacerlo con éxito". GestioPolis. septiembre 10, 2004. Consultado el . https://www.gestiopolis.com/como-administrar-tu-tiempo-7-checklists-para-hacerlo-con-exito/.
Gevert Ricardo. Cómo administrar tu tiempo, 7 checklists para hacerlo con éxito [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/como-administrar-tu-tiempo-7-checklists-para-hacerlo-con-exito/> [Citado el ].
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