Introducción
El registro y la contabilidad de las operaciones que se generan en una organización económica se lleva acabo con la intención de integrar una base de datos que permita su utilización, es con la finalidad de generar información para toma de decisiones de los diferentes usuarios externos de la contabilidad financiera.
El cúmulo de información registrada al final es representada por los estados financieros básicos, los cuales son estado de situación financiera ,también conocido como balance general, el estado de resultados , el estado de cambios en la situación financiera y el estado de variaciones en el capital contable.
El ciclo contable puede ser visto como el proceso que se lleva acabo para obtener como producto final los estados financieros, a través del análisis de estos lograr una información financiera útil para los usuarios. En este ensayo se pretende conocer el ciclo de las operaciones de una entidad desde el punto de vista contable, fiscal y financiero.
El ciclo contable empieza desde el análisis de una transacción pasando por el registro de las operaciones y una serie de procedimientos hasta llegar al final con el estado financiero. A continuación se detalla el ciclo contable según Gerardo Guajardo Cantú.
El ciclo contable puede ser estructurado en diez pasos, a saber.
- Análisis de transacciones.
- Registro de operaciones en el Diario General.
- Clasificación de movimientos en el mayor general.
- Elaboración de balanza de comprobación.
- Registro de asientos de ajustes es en el diario general
- Clasificación de los movimientos generados por los asientos de ajustes en el mayor general.
- Elaboración de la balanza de comprobación ajustada.
- Preparación de los estados financieros.
- Realización de procedimientos del cierre del periodo contable.
- Análisis de la información financiera.
1. Análisis de transacciones
En el mundo de los negocios, todos los días se generan un sinnúmero de situaciones que pueden afectar o no a una empresa, lo cual depende de diversos factores.
Una transacción desde el punto de vista contable, se genera siempre y cuando un evento económico afecta a algunas de las cuentas básicas de la contabilidad. La identificación de una transacción es muy importante porque la decisión del registro contable depende de ese hecho.
Como ejemplo de transacciones dentro de una entidad económica podemos mencionar las siguientes:
- La venta de un producto o servicio.
- El pago de los sueldos.
- El cobro de una cuenta por cobrar .etc.
2. Registro de operaciones en el diario general
Las actividades u operaciones mercantiles se producen cada día cuando se realizan inversiones en el negocio, se venden productos o servicios a los clientes, se efectúan compras a proveedores y se pagan deudas, estas operaciones deben de anotarse de manera ordenada. La forma más elemental de hacerlo es registrar cada operación en un diario general.
Concepto de diario general
El diario general es un libro o medio magnético en el cual quedan registradas, cronológicamente, todas las transacciones efectuadas en un negocio de acuerdo con los principios de contabilidad y en función del efecto que estas hayan tenido en las cinco cuentas básicas de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.
Con este paso, el proceso contable del negocio adquiere un historial o registro completo de los sucesos, en orden cronológico y en un solo lugar Cada operación registrada debe tener, por lo menos, un cargo y un abono compensatorio igual.
En todo momento la suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de los abonos, mecanismo de contabilidad que se conoce como contabilidad de partida doble
Al proceso de registrar las operaciones o transacciones de negocios en el diario general se le denomina asentar.
Las siete partes básicas de un asiento de diario son:
- fecha
- nombre de la s cuenta s a cargar
- nombre de la s cuenta s a abonar
- cantidad es a cargar
- cantidad es a abonar
- explicación
3. Clasificación de movimientos en el mayor general
Concepto de mayor
El mayor es un libro o medio magnético en donde se efectúa un registro individual, o separado, de los aumentos o disminuciones de cuentas especificas dentro del sistema contable. Es decir existe una hoja de mayor por cada una de las cuentas que maneje una compañía. Por lo tanto, si en el sistema existen 100 cuentas individuales, cada una de ellas será conocida como una cuenta de mayor, mientras el total de las 100 cuentas será el mayor general. Esto quiere decir que el número de cuentas que haya será el equivalente al número de cuentas del mayor general.
Existen varias formas para registrar la información que debe acumular cada una de las cuentas de mayor. La cuenta T es una manera muy rápida de informar cando se trabaja en la solución de un problema. Esta forma no se utiliza para llevar registros contables convencionales. La mayor parte de las empresas empelan una forma que tiene secciones para toda la información esencial, en una disposición, muy similar a la de la cuenta T.
Entre las diversas formas de registrar en el mayor, la más común es la que se emplear ‘a en todos los problemas de este libro. Tiene una columna para cargos, otra para abonos y una adicional para el saldo.
4. Elaboración de la balanza de comprobación antes de ajustes
Después de haber pasado al mayor todas las operaciones del periodo contable, se determina el saldo de cada cuenta. Cuando ya se conocen los saldos de las cuentas del mayor, puede prepararse una balanza de comprobación.
Concepto de balanza de comprobación
Una balanza de comprobación es una lista del saldo de cada una de las cuentas del mayor general, cuyo objetivo es realizar una verificación del mayor general para determinar si los saldos deudores y acreedores son iguales.
Es necesario dar los siguientes pasos para elaborar la balanza de comprobación:
- Prepare el encabezado adecuado (nombre de la compañía, nombre de los estados financieros, fecha).
- Elabore una lista de los nombres de las cuentas del mayor en el orden apropiado (activo, pasivo, capital, ingresos y gastos)
- Registre en las columnas del debe y haber de la balanza de comprobación los saldos deudores o acreedores de cada una de las cuentas del mayor general.
- Sume tanto la columna del debe como la del haber. Ambas deben ser iguales.
Con este paso de la elaboración de las balanzas de comprobación podemos observar que ya podríamos elaborar un estado financiero, cualquiera de los estados financieros básicos que se mencionaron anteriormente, pero como realmente sucede en la práctica, siempre hay movimientos u operaciones que no se consideran en el proceso del registro contable. Por lo que hay que realizar los ajustes necesarios para que la información ya sea contable, financiera y fiscal arrojen las cifras indicadas para la correcta toma de decisiones, es por eso que me parece muy relevante y lógico los asientos de ajuste y los movimientos que se detallan a continuación del autor: Gerardo Guajardo Cantú.
5. Registro de los asientos de ajuste
Todo lo que sucede en el negocio debe registrarse en el sistema contable. Así el diario y el mayor contendrán un historial completo de todas las operaciones mercantiles del periodo. Si no se ha registrado una operación o transacción, los saldos de las cuentas no mostraran la cifra correcta al final del periodo contable. Concepto de asiento de ajuste.
Los asientos de ajuste son aquellos que se realizan al final de cada periodo contable, ya sea este mensual, trimestral o anual, que tienen por objeto actualizar las cuentas de ingresos y gastos para que estén adecuadamente enfrentados los ingresos del periodo con todos los gastos que se generaron en el mismo.
Cada asiento de ajuste afecta una cuenta del estado de situación financiera o balance general y una del estado de resultados. En consecuencia si el asiento no afecta una cuenta de ingreso o de gastos, no es un asiento de ajuste. Entonces entenderíamos que sería un asiento de reclasificación, porque no afectó al estado financiero.
6. Clasificación de los asientos de ajuste
Los ajustes anteriores deben ser registrados en el diario general junto con las demás transacciones regulares, de tal manera que el negocio cuente con un historial o registro completo de las transacciones realizadas en el periodo. A su vez, estos asientos de ajustes deben de clasificarse dentro del mayor general ya que existe una cuenta de, mayor para cada una de las del sistema de contabilidad.
7. Elaboración de la balanza de comprobación ajustada
Después de registrar en el diario los asientos de ajuste y pasarlos al mayor, se debe preparar un abalanza de comprobación ajustada para verificar la exactitud de los saldos de las cuentas de mayor, antes de preparar y actualizar los estados financieros de fin de periodo. Este procedimiento se realiza de las misma forma que la de la balanza de comprobación solo que con los nuevos saldos del mayor.
8. Preparación de los estados financieros
Una vez terminada la balanza de comprobación ajustada, con la información contenida en la misma, se procede a elaborar los estados financieros básicos, los cuales se enumeran a continuación:
- Estado de resultados.
- Estado de situación financiera (balance general).
- Estados de variaciones en el capital contable.
- Estados de cambios en la situación financiera.
9. Realización del cierre del periodo contable
El siguiente paso del ciclo contable es cerrar las cuentas de ingresos, gastos y dividendos. Debido a que dichas cuentas se cierran, se les llama cuentas transitorias. Por su parte, las cuentas de activos, pasivos y capital no se cierran, por lo cual se les conoce como cuentas permanentes.
Cerrar las cuentas solo significa que todas las cuentas transitorias, es decir, las no acumulativas, deben quedar con un saldo de cero, el cierre de estas cuentas se hacen necesarios para que los egresos. Gastos y dividendos se acumulen solo por un periodo y dichas cuentas pueden arrancar de cero en el periodo contable siguiente. Al cerrar las cuentas de ingresos y gastos se determina contablemente la cifra de utilidad y pérdida y se traslada a la cuenta de utilidades retenidas del estado de situación financiera. Al cerrar la cuenta Dividendos también se afecta la cuenta utilidades retenidas del estado de situación financiera
10. Análisis de la información financiera
Los estados financieros revelan la importancia que encierra para los accionistas, acreedores y administradores la información que contienen, y de cómo esta es importante para el buen desempeño de la empresa. Es por ello que el análisis financiero es un punto clave al finalizar el ciclo contable. Este análisis se basa en razones o valores relativos. El análisis de razones comprende dos aspectos el cálculo y la interpretación con el objetivo de tratar de conocer el desempeño de la empresa.
El resultado final del ciclo contable son los estados financieros, los cuales son elaborados por el contador público, estos documentos son muy importantes ya que muestran las operaciones, financiamiento, inversión y utilidades que se generan durante el ejercicio o determinado tiempo.
El objetivo de los estados financieros según Álvaro Javier Romero López es: comunicar información útil al usuario general en el proceso de toma de decisiones, por lo cual no deben omitir información básica ni incluirla en exceso. Los estados financieros deben elaborarse de tal manera que incluyan todas las transacciones realizadas, transformaciones internas y los eventos económicos identificables y cuantificables, debidamente reconocidos de conformidad con las NIF.
Estoy de acuerdo con ambos autores con la opinión que para poder realizar un estado financiero con información veraz y oportuna se debe de aplicar correctamente el análisis, el registro de las operaciones y transformaciones que sufre una entidad para obtener información financiera para la toma de decisiones , ósea que se debe poner en práctica el ciclo contable para mantener una información sana.
Conclusión
Conocer el ciclo contable es de vital importancia para el correcto análisis y registro de la información financiera, contable y fiscal, porque del resultado final dependen los usuarios de la información financiera para la correcta toma de decisiones.
El no conocer el proceso completo nos complicaría las cosas para elaborar información de manera veraz y oportuna ya que sería muy difícil reconstruir las operaciones si omitiéramos paso alguno.
Es importante mencionar que el registro de asientos de ajuste y la elaboración de la balanza de comprobación ajustada, son pasos que necesariamente intervienen en la operación de una entidad para obtener información financiera.
La información que maneja el autor me parece muy completa, como por ejemplo el mantener una balanza ajustada para luego proceder al cierre de cuentas y finalizar con los estados financieros, y recordar que el estado financiero es el documento que proporciona información para la toma de decisiones para los usuarios de la información financiera ya sea dentro de la entidad o externos a ella.
Bibliografía
- Contabilidad financiera. Autor: Gerardo Guajardo Cantú. Editorial: McGraw-Hill. Tercera edición.
- Principios de contabilidad. Autor: Álvaro Javier Romero López. Editorial: McGraw-Hill. Tercera edición.
