Cálculo y evaluación de los costos logísticos en entidades de servicios petroleros en Cuba

El ahorro de costos es una de las metas que se plantea cualquier empresa que quiere aumentar su nivel de competitividad en el mercado, esto incluye el conocimiento pleno de todos los factores que contribuyen a la formación de estos.

Como parte de las estrategias utilizadas para la implementación del nuevo modelo económico cubano se desarrolló el presente trabajo,  con el  objetivo principal de proponer un procedimiento sobre bases científicas que permitiera el cálculo y evaluación de los costos logísticos asociados al almacenamiento, utilizando los métodos, las técnicas y herramientas fundamentales (encuestas, entrevistas, método de selección de expertos, tormenta de ideas), haciendo énfasis en los problemas existentes para trazar las pautas en la actualización y seguimiento del plan de prevención.

Entre los principales logros alcanzados por este trabajo se encuentra el determinar que el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes es bajo, lo que significa que un reordenamiento minimizaría los gastos en alquiler, la elaboración de  la partida de costos logísticos asociados al almacenamiento, así como la ficha de costos del personal que interviene de manera directa en la formación de los costos ocultos, el identificar al realizar el cálculo de los costos de almacenamiento que estos se mantuvieron alrededor del 4.39 % de las ventas, tal y como está establecido para empresas de alto rendimiento y la propuesta del plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de ocioso y lento movimiento en la entidad.

Introducción

En el mundo actual las empresas no pueden sobrevivir simplemente haciendo un buen trabajo, tienen que hacer un trabajo excelente, si quieren tener éxito en un mercado que se caracteriza por un rápido crecimiento y una dura competencia, tanto nacional como internacional. Los consumidores y las empresas se encuentran con gran abundancia de ofertas, al buscar satisfacer sus necesidades y por tanto, buscan calidad excelente, valor agregado, o costo cuando escogen entre sus suministradores.

A las empresas hoy en día se les exige por parte del entorno en que se desenvuelven mayores niveles de eficiencia, lo que se traduce en la reducción de los costos.

La nueva realidad competitiva presenta un campo de batalla  donde la flexibilidad, la velocidad de llegada al mercado y la productividad serán las variables claves que determinarán la permanencia de las empresas en los mercados. Es  aquí donde la logística juega un papel crucial, a partir del manejo eficiente del flujo de bienes y servicios hacia el consumidor final.

El concepto logístico que se aplica en las empresas se caracteriza por jugar un papel de integración de las actividades que tienen que ver con el aseguramiento de un flujo dirigido a suministrar al cliente los productos y servicios que demanda en el momento que lo demanda, con la calidad exigida y al costo que está dispuesto a pagar.

La logística comprende tanto el flujo de materiales de una empresa como el flujo de información, que este lleva asociado. Para poder efectuar una buena gestión de la misma  y optimizar tanto el costo como el servicio ofrecido, es necesario ejercer un buen control sobre la actividad de la empresa, conociendo, de la forma más ágil y simple posible, tanto la situación actual como la evolución de todas las funciones que atañen a la logística y que, en consecuencia, afectan al servicio o al costo global del mismo.

Hoy en día las estrategias empresariales han de adquirir nuevas perspectiva, en la que tanto los plazos de desarrollo de productos, como los plazos de entrega al cliente, deben estar estrechamente ligados a las demandas de un mercado que depende de necesidades  personalizadas del usuario final.

Estas nuevas exigencias imponen a los sistemas logístico  actuales la necesidad de ser capaces de diseñar y desarrollar productos, procesos, servicios y sistemas de información, cuyo objetivo prioritario sea el mejorar la velocidad, la flexibilidad de la respuesta a las necesidades particulares de los clientes y ofrecer una calidad de servicio cada vez mayor. Además, necesitan establecer cadenas integrada de suministro que vayan desde el proveedor de materias primas hasta el usuario final del producto o servicio, y donde cada relación proveedor-cliente forme un escalón en el que se debe  dotar a los diferentes subsistemas (con elemento técnico y organizativo) que formen parte de la cadena de suministros de la flexibilidad necesaria para responder adecuadamente a las variaciones que se produzcan en las demandas de los clientes.

En la actualidad la apertura de la economía, la rapidez en los cambios tecnológicos, la aparición de nuevos mercados, la innovación de productos, entre otros aspectos, exigen formas de dirección que con el menor costo posible puedan permitir una valoración rápida y consecuentemente ejercer una dirección eficiente de los recursos disponibles.

Existen en este entorno entidades petroleras que dedicadas a los servicios de Perforación y Reparación Capital de Pozos de Petróleo y Gas que presentan altos niveles de inventario evaluados en  $ 33 000 000.00 pesos,  de estos se han estimado $ 10 000 000.00 pesos de lento movimiento y ocioso, lo que trae consecuencias negativas que se ven reflejadas en el  dinero inmovilizado por cuanto los productos almacenados son específicos de la actividad imposibilitando su comercialización a empresas de otros sectores, esto genera un expediente de pérdidas al tener que efectuar un destino final a materia prima donde se calcula el peso y no el costo del producto. Se adiciona a esta situación que la empresa no registra de forma independiente el costo de mantener ese inventario, incurriendo en costos logísticos que no conoce y no tiene identificados (almacenamiento, compra,  transportación).

Teniendo en cuenta todo lo expresado anteriormente y la importancia que tienen las investigaciones en el sector petrolero se toma como punto de partida el  siguiente problema científico a solucionar en el presente trabajo de diploma: la no existencia de un procedimiento que permite la estructuración de los costos logísticos en entidades de servicios petroleros.

El proceso de almacenamiento como parte del sistema logístico

Antes de 1959 el desarrollo de la manipulación y el almacenamiento de materiales estuvieron subordinados al débil desarrollo industrial y a la alta dependencia económica y cercanía geográfica con los Estados Unidos, proveedor fundamental de los reglones más necesarios.

El mercado interno no sólo estaba dominado por las manufacturas norteamericanas, sino también las industrias principales del país; la manipulación estaba centrada casi en su totalidad en la transportación controlada por firmas privadas; los almacenes eran limitados. La industria a escala nacional no requería siquiera prestar atención a este aspecto.

Hoy día hablar de almacenes o de almacenamiento es algo bien complicado; los adelantos científicos han llevado estos términos por muchos derroteros, perdiendo los logísticos de esta disciplina, el patrimonio de los mismos. En el presente trabajo se hará referencia al almacén como una instalación equipada tecnológicamente para realizar el proceso de almacenamiento.

Varios autores han dado su definición de almacenamiento, a continuación se exponen algunas:

El almacenamiento es el conjunto de actividades, medios y recursos de la empresa que se dedican a la recepción, ordenamiento, cuidado, conservación y control de los productos desde el momento de su adquisición/finalización hasta su consumo o puesta a disposición de otros; proporcionando el espacio conveniente para la conservación de las mercancías, un sistema económicamente coordinado para las actividades necesarias a realizar con ellas, instalaciones y fuerza de trabajo, y un completo control de toda esta función. Apple (1972); CEATM (1984)

El almacenamiento es un proceso dentro de la cadena logística que tiene como aspecto esencial proteger los bienes e ir entregando a cada eslabón subsiguiente de la cadena, en la forma y con los valores agregados que demande cada proceso específico Velázquez Albiol (2005)

Tradicionalmente las actividades básicas del almacenamiento han sido: recepción, identificación y clasificación, preparación para el almacenamiento, almacenamiento, preparación de pedidos, su completamiento y acumulación, servicios productivos o preparación de partes y componentes, envasado/embalado, carga, despacho, mantenimiento  de  los registros de control.

Los recursos básicos de personal, equipo y espacio tienen que estar integrados para obtener métodos y sistemas efectivos y económicos de manipulación, almacenamiento y control de los materiales y suministros. Todo lo cual puede resumirse en ofrecer la máxima calidad del servicio al mínimo costo.

La logística como herramienta para disminuir los costos

De la capacidad que tengan las empresas para lograr una mayor disminución de los costos dependerá su subsistencia como sistema económico, y para alcanzar esta meta les será imprescindible el uso en su accionar diario de las herramientas que brindan las ciencias modernas.

En el desarrollo de la economía de cualquier empresa surgen continuamente aspectos que implican el control de actividades del flujo de materiales y otros recursos asociados a este, cuyo estudio científico de los sistemas de organización y control forman parte de la Logística. Jenkins (1995); Ballou (1997); Comas (1996); Pérez Campaña (2005).

Las economías potenciales de la Logística son significativas, pues puede presentar entre el 30% y el 70% de los activos, alrededor del 10% de las ventas, y el 50% del valor añadido. Barrabés (1996).

Y aunque no resulta fácil determinar con exactitud los costos logísticos, las fuentes consultadas los sitúan  entre 10% y 50% para las ventas, y entre 15% y 40% del costo total del producto, siendo de mayor peso las actividades de transporte y almacenaje. Estos valores porcentuales varían en dependencia de los países, sectores industriales, tipos de empresas y parámetros que se tomen como base para su cálculo Badenas (1993); Rizo (1987); Caramelle (1989); Mira (1991); Hernández Maden (1999); Pérez Campaña (2005).

Desde otro punto de vista de esta situación, en muchas empresas industriales, la fase de almacenamiento (esperas), manipulación (movimiento) y transporte llega a exceder el 50% del tiempo de tratamiento del producto, lo cual liga estrechamente a la logística con el concepto de flujo, implicando como los tres grandes factores participantes a los equipos, el mando y la gestión; son estos determinantes  para lograr la reducción de los costos y el aumento de la rentabilidad.

Por ello para que toda empresa sea eficiente y eficaz es necesario un sistema logístico que sea capaz de reducir al mínimo todos los costos relacionados con transportación, almacenamiento y distribución de sus productos.

Esto está asociado de alguna manera al hecho de que las empresas se han dado cuenta de que además de los costos directos, muy controlados y provenientes del proceso de producción, existen costos añadidos como los de mantenimiento de inventario, almacenamiento, transporte y distribución que si no se controlan llegan a producir un efecto de inflación que lleva a la empresa a perder su competitividad. Hernández Maden (1999); Pérez Campaña (2005); Gómez (2009).

El proceso de costo no es más que la parte del valor que se impone prácticamente en todo proceso de producción efectivo de mercancías, pues el proceso de circulación se encarga de hacer revertir constantemente la forma de mercancía que presenta esa parte del valor a la forma capital productiva, por donde el precio de costo de la mercancía tiene que rescatar constantemente los elementos de producción consumidos para producirla. El análisis de la relación costo – volumen – utilidad, depende de una cuidadosa segregación de los costos, de acuerdo a su naturaleza, en constantes y variables.

Los costos logísticos como parte del sistema de costos.

Los  costos en su relación con los gastos presentan las características siguientes:

• Se considera al conjunto de gastos como un todo, y a los costos como una parte de ellos
• Otra forma de explicar los costos es señalarlos como gastos aplicados en el proceso de obtener los bienes o prestar los servicios.
• Es decir, los costos constituyen los pagos a los insumos o también las remuneraciones a los factores que intervienen en el proceso de operación.

Durante este proceso se puede diferenciar un costo de un gasto teniendo en cuenta que el costo existe cuando se obtienen bienes o servicios, al comprar y no procesar un bien o servicio, el costo de operación desaparece y solo subsiste el costo de compra y por último que el gasto que estuvo y no deja de estar después de elegir comprar y no procesar siempre fue gasto y nunca llega a ser costo.

Al observar  el estado de resultados de una empresa, se identifican los elementos más importantes de los costos y gastos

Estado de Resultados

Ingreso por ventas

( – )  Costo de Ventas

= Resultado Bruto

( – ) Gastos

= Resultado Líquido

Costo de Ventas (Costo de la producción vendida)

Materiales directos

Mano de obra directa

Costos indirectos de fabricación

= Costo de la producción del periodo

( + ) Inventario inicial de productos en proceso

( – )  Inventario final de productos en proceso

= Costo de la producción terminada

( + ) Inventario inicial de productos terminados

( – ) Inventario final de productos terminados

= Costo de la producción vendida

Gastos

• Gastos de Administración.
• Gastos de Distribución y Ventas.
• Gastos Financieros

El  costo logístico queda definido como la suma de los costos ocultos involucrados cuando se mueven y almacenan materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes.

Estos costos ocultos que se generan durante el proceso logístico (proceso de mover y almacenar materiales y productos desde los proveedores hasta los clientes), están relacionados con la eficiencia y eficacia de dicho proceso (y su medida la productividad), la calidad, etc.

Clasificación de los costos logísticos derivados del almacenaje

·       Costo del Espacio

Se entiende por costo de espacio al conjunto de gastos derivados de la utilización de un recinto donde se almacenan los productos. La estructura de costos por este concepto, adquirirá configuraciones muy diferentes según se trate de la utilización de un almacén propio o de un almacén alquilado. Se relacionan a continuación los principales conceptos que intervienen en dicho costo:

·       Costo de las instalaciones:

Se entiende por costos de las instalaciones al conjunto de inversiones realizadas en elementos empleados en el recinto donde se almacenan los productos, con el objetivo de mejorar su capacidad de almacenamiento y facilitar el manejo de las cargas. Este costo se encuentra directamente ligado al costo del espacio siendo considerado en muchos casos como otro de sus componentes, ya que tiene muchos conceptos comunes con él. Las inversiones más comunes en instalaciones fijas suelen ser: Estanterías, Almacenes rotativos, Muelles, puertos y abrigos, etc.

También se incluirán en este apartado las instalaciones fijas de gran volumen de inversión que estén directamente relacionadas con el almacenaje. Al igual que los costos del espacio, la importancia y estructura de este costo pueden adquirir configuraciones muy diferentes según el tipo de instalaciones empleadas. A medida que aumenta el grado de automatización de un almacén, estos costos se hacen importantes y complejos.

·       Costos de Manipulación:

Se entiende por costo de manipulación el que corresponde a los recursos empleados, tanto humanos como técnicos destinados a cubrir esta labor en el almacén. Dentro de los medios técnicos se incluyen las carretillas elevadoras, carretillas de preparación de pedidos, así como cualquier otro equipo que incida directamente en una mejora de resultados en la manipulación y manutención, tales como caminos de rodillos para la preparación o traslado de mercancía; máquinas de embalar, enfardar, etiquetar, etc. La utilización de estos medios tiene por objetivo mejorar y racionalizar los sistemas, con repercusiones positivas en la consecución de tiempos más adecuados de manipulación.

·       Costos Ocultos

Las existencias que forman el inventario están sujetas a diversas circunstancias que suponen una pérdida de su valor real.

Es claro que establecer el objetivo de reducir el costo de almacenaje al máximo es simplemente una expresión incompleta, puesto que como se ha visto este costo están formados por varios factores y que se incurre en ellos con mayor o menor intensidad por el hecho de desarrollar esta actividad o función. Se deduce por tanto que una política de reducción de costos debe estar formulada de manera tal que establezca los límites y objetivos que se pretenden conseguir con ella relacionando directamente el costo de la función con los servicios prestados por esta.

Descripción general del flujo de operaciones logísticas de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

Flujos logísticos de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

La empresa presta servicios de perforación y reparación de petróleo y gas para satisfacer la demanda nacional, en este proceso intervienen diferentes sistemas que garantizan la producción a gran escala, en la misma el proceso logístico es fundamental, en el mismo existen los flujos logísticos elementales que se interrelacionan unos con otros permitiendo que se desarrolle la cadena a manera general.

Flujo Informativo

El flujo de información de la cadena logística de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS comienza de la demanda de un área a través de un correo electrónico para el balancista, el mismo revisa a través del sistema informático (Plan de Compras) las existencias, en caso de no existir se emite el modelo 805 que es de solicitud de producto hacia el departamento de compras de la empresa. El Grupo de Compras envía este modelo de forma impresa y digital a la empresa importadora (ENTIDAD SUMINISTRADORA). La importadora envía la solicitud de ofertas a la cartera de proveedores mediante correo electrónico, cuando estos envían las ofertas, después de realizar un análisis de concurrencia, se manda por correo la elegida al departamento técnico para que se realice la evaluación técnica. Después de aprobada la oferta se procede al proceso de aprobación, firma y ejecución del contrato. Posteriormente se produce el proceso de traslado de la mercancía hacia el destino, donde se van realizando llamadas periódicas durante el proceso de travesía para verificar el estado y condiciones del trayecto.

Cuando el producto se encuentra en el destino comienzan las gestiones aduanales que se realizan por parte de la empresa importadora, esto incluye revisión de documentos de embarque y documentos legales. Una vez verificada toda la documentación se procede a realizar la gestión con la empresa transportista a través de solicitud oficial de transporte o por teléfono contactando directamente con el encargado de esta actividad en la empresa de transporte, esta gestión incluye la entrega de la documentación como carta de porte, factura comercial y datos concretos del lugar y la hora de recogida del producto.

Una vez concluido esta gestión se traslada el producto hacia el almacén de la empresa, ahí se realiza la recepción del suministro realizando un a partir de la relación directa con el balancista que es el encargado de suministrar el código, descripción y nivel de rotación del mismo. Después la operadora del almacén conforma el informe de recepción a través del sistema informático (Mistral). Después el balancista asigna mediante el sistema de Plan de Compras el producto al área que realizó la demanda.

Flujo de Material

Parte de una necesidad de un área determinada, por lo que se realiza una revisión a ver si el producto se encuentra en el almacén en caso de existir se le asigna al área donde surgió la necesidad, pero si la existencia de este es nula se procede realizar la solicitud a la empresa importadora, que se encarga de realizar todos los trámites con los proveedores para gestionar el producto, cuanto se firma el contrato ya comienza el traslado del producto desde su lugar de origen hasta el lugar de destino pactado por las partes, de ahí va hacia los almacenes de la empresa importadora y posteriormente son trasladados hacia los almacenes de la entidad. Al llegar el producto al almacén se realiza la recepción del mismo donde el balancista que realizó la solicitud del área donde partió la necesidad, es el encargado de  decir código, el almacén, la descripción con que se le va a dar entrada al producto así como el nivel de rotación, norma de consumo y clasificación que se va a dar al mismo. Cuando el producto está en almacén el balancista le asigna al área el producto, a partir de ahí el almacén emite un vale de salida de producto y el área lo traslado hacia el lugar donde se va a utilizar.

Flujo Financiero

En el proceso logístico después que la solicitud se envía hacia la empresa importadora, ya se comienza a generar gastos por estudio del mercado pues se incurre en gastos en todo el proceso búsqueda y selección de proveedores,  envío de solicitud de ofertas hacia el mercado internacional, así como la comunicación que se necesita establecer en estos casos. Ya una vez seleccionado el proveedor con que se va a realizar la compra, se comienza a realizar gastos de gestión, pues incluye la aprobación de la oferta, análisis y firma del contrato y la gestión con la empresa transportista que va realizar el traslado de la mercancía. Cuando el producto llega a manos de la importadora se comienza el proceso de cuentas por pagar hacia el suministrador pues se tiene que cumplir con lo pactado en el contrato. Después se incurren en gastos por recepción almacenamiento y transportación de los productos y por último se realiza el proceso de cuentas por cobrar al cliente final a través de vales de salida de almacén con el precio en el presente y la cantidad a extraer del mismo se realiza un descuento del presupuesto asignado por el área para los diferentes gastos del mes.   Teniendo en cuenta que a través del análisis del proceso se puede dar un carácter más concreto a la identificación del banco de problemas que puede incidir en el desempeño de la organización, se emplea como elemento complementario, el diagrama de relaciones del proceso logístico.

Relaciones existentes a partir de los flujos logísticos

Flujo Material

• Este flujo está representado por el traslado de mercancía que se realiza desde el proveedor  hasta el comprador mediante transporte marítimo.
• También existe este cuando se traslada la mercancía desde el puerto de La Habana hasta los almacenes de Guanabacoa.
• De los almacenes de Guanabacoa hacia los almacenes de ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS
• En todo el proceso de recepción, manipulación y almacenaje de la mercancía
• Por último en el proceso de salida del almacén hacia el cliente en este caso la dirección de perforación de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS

Flujo de Información

Entre 1 y 2: Solicitud de Productos. Características técnicas. Aclaraciones. Aprobación o Desestimación de ofertas. Ofertas para Aprobación Técnica. Notificación de apertura de bultos. Conformidad con la mercancía

Entre 2 y 3: Solicitud de Ofertas. Características técnicas. Ofertas. Aclaraciones

Entre 2 y 4: Solicitud de Ofertas. Características técnicas. Ofertas. Aclaraciones. Contrato de compra-venta

Entre 3 y 4: Contrato compra-venta

Entre 4, 5 y 6: Contrato compra-venta

Entre 4 y 7: Factura Comercial. Conocimiento de Embarque. Lista  de Empaque. Certificado de Origen. NA (No. De Acuerdo del Consejo de Administración de Divisas)

Entre 4 y 9: Contrato de Seguro de la Mercancía

Entre 10 y 2: Certificación Nivel de Inventario. Notificación de apertura de bultos

Entre 1 y 10: Nivel de Inventario

Flujo Financiero

En cualquier punto de la cadena logística que exista flujo de material y de información, existirán gastos asociados: gastos en medios de computación, gastos en materiales de oficina, gastos de teléfono, correo electrónico, Internet, gastos de combustible para transportación, gastos de corriente eléctrica.  En este caso desde que la mercancía sale del puerto de Halifax está generando una cuenta por pagar por parte de la Empresa importadora (contrato de fletamento y contrato de compra-venta). Igualmente hay un flujo de dinero entre ENTIDAD SUMINISTRADORA y ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS (4% por la importación) Se generan gastos para transportar la mercancía desde los almacenes de Guanabacoa a los almacenes de la ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS. Una vez que la mercancía se encuentra formando parte del inventario del almacén de la empresa genera gastos.

Métodos y materiales

El actual escenario en el que se desenvuelven las empresas, es evidente que exige una mayor capacidad de respuesta e inteligencia por parte de ellas; una dosis elevada de proactividad, agilidad, creatividad, innovación, competitividad y efectividad en su desempeño. Un cambio, centrado en el reconocimiento pleno, de la importancia que tiene el cliente externo y muy especialmente el cliente interno, con la máxima de agregar valor.

El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logístico parte del enfoque que se brinde o se oriente a los mismos, es decir, en esencia encaminar los esfuerzos hacia la identificación de los costos asociados.  Los costos logísticos agrupan todos los costos adheridos a las funciones de la empresa, que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos informativos asociados. Se debe expresar, que el desarrollo de los costos es una de las actividades más crítica en el diseño y operación de los sistemas logísticos y es también la que presenta la mayor dificultad, en parte por la falta de definición o entendimiento acerca de la estructura de los costos que afectan la conducta de un sistema.

El procedimiento general para el cálculo y evaluación de los costos logísticos asociados al almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS desarrollado en la figura 1, se ha elaborado partiendo de la necesidad de dar respuesta a la problemática manifestada en esta investigación, tomando como referencias  los enfoques sobre gestión y mejora de procesos propuestos por Negrín Sosa, (2003); Gómez (2009), investigaciones realizadas sobre los costos logísticos dentro y fuera del sector Portal Rueda, (2009); Gómez & Mentado, (2010), y los resultados de la revisión bibliográfica de diferentes instrumentos y herramientas expuestas en el capítulo 1 para el estudio de costos logísticos asociados al almacenamiento,  con los que coincide plenamente el autor de esta investigación.

Las etapas que conforman el procedimiento propuesto se detallan a continuación:

Etapa 1. Análisis de la proyección de trabajo.

La implantación del sistema de costos logísticos ha de ser una acción apoyada por la alta dirección, por el grupo de gestión de la logística, contabilidad y otros involucrados ya que independientemente de que la primera sea responsable del proceso donde se realice el estudio, es necesario su motivación, comprensión y apoyo por lo que se revisará el tema en cuestión proponiendo un cronograma de trabajo. En esta etapa se realiza la entrevista al director para conocer su disposición y la de los demás miembros de participar, colaborar y apoyar la investigación. Una vez conocido los intereses se procederá a la confección de la proyección de trabajo con los objetivos, actividades y plazos de ejecución, así como la asignación de los recursos necesarios para el aseguramiento de la investigación.

Figura 1. Procedimiento para el cálculo y evaluación de los costos logísticos asociados al almacenamiento en ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS. Fuente: elaboración propia, a partir Gómez & Mentado (2010)

Etapa 2. Formación del equipo involucrado en el diseño de costos para el proceso.

Es recomendable que todo el personal del proceso donde se va a implantar el sistema, personas de las áreas de logística, contabilidad, producción, informática y otras áreas, participen en la detección de los elementos para efectuar las mediciones.

Al involucrarse el personal se minimiza el rechazo al cambio, se toma conciencia de la necesidad de la implantación; por tanto, se cuenta con la participación activa y una actitud correctamente orientada según los objetivos del sistema, de los trabajadores. En este primer paso es importante entrenar al personal con los conceptos básicos y objetivos del sistema  de costos logísticos. El proceso de selección del equipo de trabajo se sustenta en análisis de expertos, debiéndose seleccionar los mismos cuidadosamente para garantizar unos juicios precisos y acertados en función de la problemática a tratar. La selección del equipo de trabajo se realiza a través de técnicas donde se determinan  los  que por su experiencia y condiciones garanticen el trabajo y los resultados de la investigación, para esto se aplicará una encuesta que evalúe el coeficiente de competencia de cada uno de los propuestos para integrar el equipo. El procedimiento que se propone consta de tres fases que son: constitución de la bolsa de posibles expertos a partir de la propuesta de los implicados; aplicación de la batería de encuestas: cuestionario de competencia de experto, grado de autoridad; procesamiento y selección a partir del índice de experticidad. En esta epata inicial del procedimiento es imprescindible  establecer  mecanismos flexibles y ágiles de coordinación y comunicación entre el equipo de trabajo y el responsable.

Comprobada la concordancia y consistencia del juicio de los expertos en esta etapa se realizará el diseño del programa detallado de las actividades y plazos de ejecución, así como la asignación de los recursos necesarios para el aseguramiento de la investigación. El proyecto debe ser conducido técnica y académicamente por un profesional versado en el tema. Le corresponde ejercer seguimiento y control de las tareas y de los tiempos previstos para ejecutarlas, estar presente en las sesiones de trabajo del equipo sin participar en las discusiones, elaborar síntesis de cada sesión, integrar y conciliar las conclusiones de los grupos.

En esta etapa se realizará el diagnóstico para evaluar las condiciones de la entidad para la realización del estudio que se apoyará fundamentalmente en la lista de chequeo, anexo 1, específica para almacenes que establece Cupet, la guía de autocontrol adecuada a la entidad que establece la Resolución 60/11 CGR en el componente actividad de control en los aspectos a verificar en la norma “Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos”, en lo concerniente al subsistema de inventarios, anexo 2.

Etapa 3. Revisión del sistema de costos actual.

En esta etapa se realizará una revisión del sistema de costos actual, analizando las características de lo que existe, qué datos sobre costos logísticos puede aportar el sistema contable existente y qué otros se poseen en los diferentes grupos, recolectándolos con un acuerdo pleno entre los miembros de la alta dirección  sobre las definiciones de las categorías y elementos, para luego diseñar el sistema de costos logísticos. Para los costos anteriores que ya existen en la empresa, se ha de conocer la forma de presentación y la periodicidad de la misma, así como los responsables. Asimismo, esta etapa tiene que completarse con la relación de costos logísticos que no suministra el sistema actual. Se utilizará la revisión de datos históricos, manuales y otros documentos existentes en la entidad, con el análisis y síntesis de estos documentos se realizará un diagnóstico del sistema actual de costo.

Etapa 4. Propuesta del sistema de costos logísticos.

En esta etapa se definirán las categorías de costos logísticos que sean factibles y adaptables a las condiciones de la empresa, lo cual se realizará con una sesión de trabajo en equipo,  apoyados en la tormenta de ideas. Una vez establecidas las categorías se identificarán los elementos de costos correspondientes a cada una de estas, teniendo en cuenta que cada área de la empresa debe tener sus propios elementos, los cuáles tienen que haber sido identificados contemplando quiénes son sus clientes, cuál es su producto, y cuáles son las actividades específicas que generan los elementos del sistema de costos. De esta manera se produce un sistema de medición diseñado de acuerdo a la naturaleza propia de la empresa.

Esta etapa se materializa a través de 3 momentos fundamentales que se describen a continuación:

Identificación de los clientes del proceso y sus necesidades.

Los clientes son todos los usuarios del producto y/o servicio, así como también todo proceso que dictamine especificaciones. Si cada proceso no identifica a la gama de clientes, su producto y/o servicio será generado con defectos. En este paso el equipo de trabajo debe identificar al grupo de clientes que influyen en los costos logísticos asociados al almacenamiento y sus respectivas necesidades, apoyándose en los datos que posee el grupo de gestión de la calidad, sistema de planificación de la empresa, el centro de control y el grupo de contabilidad para posteriormente determinar los de mayor peso, utilizando el consenso de los expertos.

Identificación de los elementos del sistema de costos logísticos asociados al almacenamiento.

En este paso se identifican los elementos del sistema de costos logísticos asociados al almacenamiento que pueden integrar la partida de costos y se relacionan para su selección.

Organización de los elementos del sistema de costos logísticos.

Una vez realizado los pasos anteriores deben ser organizados los distintos elementos identificados por cada tipo de categoría. Después de culminada la aplicación de la técnica se pasaría a la próxima etapa. Antes de conocer cómo debe presentarse la información de un sistema de medición de costos logísticos, cada qué tiempo debe rendirse el informe y cómo deben hacerse los análisis pertinentes, es necesario conocer cómo cuantificar los costos logísticos y en quién o quiénes debe caer esta responsabilidad.

Al mismo tiempo que se avanza en la gestión de los costos logísticos es necesario desarrollar la documentación del procedimiento a seguir, para cuando se ponga en práctica en toda la organización dicho programa. El procedimiento interno de los costos logísticos asociados al almacenamiento permite describir todos los elementos de estos a utilizar, define cómo y cuándo se tienen que recoger o estimar los datos, los formatos establecidos para el registro, también define las bases comparativas a incluir, además se precisa responsabilidades para la ejecución de los requisitos. Este procedimiento proporcionará refinar detalles de la contabilidad de costos para una mejor gestión financiera. También pueden agregarse los indicadores que se consideren necesarios para el análisis del comportamiento de los costos, todo esto con el fin que las actividades al respecto queden organizadas en la empresa para facilitar el cálculo y evaluación de estos costos.

Etapa 5. Cálculo y análisis de los costos logísticos asociados al almacenamiento.

En esta etapa se realizará el cálculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epígrafe 1.6 del capítulo I.  Se calcularán  los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema de costos resultantes de la etapa 4, que serán analizados y presentados en forma de informe a la alta dirección de la empresa. Para esto se utilizarán las  hojas de cálculo informáticas (EXCEL).

Etapa 6. Presentación de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

La presentación de los resultados se hará en forma de informe a la alta dirección de la empresa lo cual estará definido por el equipo de trabajo. Se presentarán además las propuestas de mejora  para cada desviación obtenida lo cual se basará en la estrategia apropiada, según el monto de sus diferentes partidas.

Aunque la perfección es obviamente el objetivo a largo plazo, no se debe creer que sea el objetivo más económico a corto plazo, ni en todas las situaciones.  El criterio más importante para evaluar si la estrategia de mejora alcanzará el límite económico, es comparar los beneficios que se podrían conseguir mediante proyectos específicos con los costos implicados en alcanzarlos.

En resumen el procedimiento presentado, sustentado por diferentes técnicas, contribuye a realizar el cálculo y evaluación de los costos logísticos asociados al almacenamiento en la entidad objeto de estudio, facilitando información para la posterior toma de decisiones  que permitan el desarrollo de esta entidad.

Resultados y discusión. 

Resultados de la etapa 1. Análisis de la proyección de trabajo.

Para materializar esta etapa se realizó una entrevista con el director de la entidad, dando a conocer el interés de la alta dirección en identificar los costos logísticos asociados fundamentalmente al almacenamiento. De igual forma fue necesario escuchar  el criterio del jefe de grupo de Contabilidad de la empresa y de otras del complejo petrolero donde se habían realizado estudios de este tipo.  Posteriormente se reunió  el consejo de dirección ampliado de la entidad y se informó acerca del proceso, tomando en consideración los planteamientos de ellos.

A partir de las sugerencias recogidas se elaboró un cronograma de trabajo que fue aprobado por el consejo de dirección y presentado a los trabajadores en los matutinos correspondientes, escuchando los criterios de estos lo cual enriqueció el cronograma quedando como se muestra en el anexo 3.  Se definió hacer un diagnóstico en el área y a partir de la revisión de la información, identificar los problemas más importantes, derivados de las áreas o procesos claves y de las recomendaciones dejadas en inspecciones, auditorias anteriores y controles internos, para definir las acciones a tomar en aras de solucionar las mismas.

Resultados de la etapa 2. Formación del equipo involucrado en el diseño de costos para el proceso.

Se conformó el equipo de trabajo a partir de la comisión de inventarios existente  en la entidad que fue aprobado por Resolución 120/2011 en la empresa, compuesto por 18 miembros. A estos 18 miembros  se le aplicó el cuestionario constatando que todos cumplían la condición expuesta, que su coeficiente de concordancia fuese mayor o igual  que 0.7

La información recopilada sobre los candidatos a integrar el equipo de trabajo fue procesada, obteniéndose los valores del coeficiente de competencia.

El equipo de trabajo quedó conformado por:

1. Director general
2. Director adjunto
3. Contador principal
4. Director operaciones.
5. Director técnico
6. Director división logística
7. Balancista
8. Balancista
9. Especialista B en ATM

El equipo de trabajo seleccionado fue presentado en asamblea de afiliados a los trabajadores y se realizó una acción de capacitación en forma de seminario donde fueron impuestos los trabajadores de la necesidad del estudio y de su activa participación, exponiendo estos sus criterios, ideas y sugerencias que fueron tomadas en cuenta.

Se comenzó con la revisión de los informes de auditoría, en el año 2011 y 2012 en la entidad, que rezan en el expediente único de la empresa para revisar los señalamientos asociados a los costos, los inventarios y el sistema de almacenamiento, observándose que el exceso de inventarios ha sido una no conformidad que a pesar de las medidas y acciones tomadas no se ha solucionado.

Para conocer cómo los clientes internos perciben el desempeño de la gestión de almacenamiento fue aplicada una lista de chequeo. A partir del consenso de los expertos se decidió establecer 4 grupos de problemas y los resultados de las respuestas emitidas en relación con los criterios sometidos a consideración en la lista de chequeo se asociaron a estos grupos. reflejando las calificaciones obtenidas con mayores incidencias para cada uno de los criterios valorados cuantitativamente, sobre la base de la escala de evaluación elegida.

1. Como se puede apreciar, en relación con la garantía de un suministro de materiales eficiente, en una escala de 1 a 5, los encuestados manifestaron como la dificultad que más conspira contra ello, la falta de financiamiento y la poca capacitación y habilidades en los compradores, otorgándoles una calificación de 4,7 y 3.8 respectivamente.
2. En cuanto a las principales solicitudes que generan las compras de materiales, materias primas y repuestos en las empresas, los expertos señalan con mayores incidencias, las compras por solicitudes urgentes de materiales, causadas fundamentalmente por la ausencia de una previsión material y financiera eficaz, obteniendo una puntuación de 4.2.
3. Se consideraron frecuentes las interrupciones en el proceso productivo debido al desabastecimiento de materias primas y materiales  impactando de forma negativa, lo cual se refleja en  una puntuación de 4.4.
4. Respecto al grado de coincidencia entre las cantidades solicitadas y lo que se adquiere finalmente, el 87,7% de los encuestados consideran que tiene un nivel medio, esto puede conllevar a que no se logre el cumplimiento de las actividades planificadas por las áreas.
5. En cuanto a las entregas oportunas, el 95% de los encuestados opinan que en pocas ocasiones o nunca, estas se reciben en tiempo.

Luego del resultado obtenido se revisó que la entidad tiene identificado como problema los elevados niveles de inventario y que para esto se han distribuido por cargos los materiales a balancear y gestionar su promoción y venta a otras empresas. Se pudo comprobar que la entidad lleva un análisis del nivel de inventario en los informes que emite, se observa que en el primer trimestre 2012 la empresa adquirió un estimado de 5 millones en recursos pendientes del 2011, a lo cual el área de Compras alega que existe atraso en las importaciones por ENTIDAD SUMINISTRADORA.

La entidad tiene en su sistema de inventario la clasificación “inventarios fijos técnicamente necesarios” que contempla los recursos que la empresa utiliza para las actividades fundamentales. Al cierre 2012 el monto de productos de lento movimiento almacenados en esta categoría ascendió a  4,192,200.86 pesos. Se observa que  las Tuberías perforación, Repuestos para el mantenimiento industrial de equipos chinos que tienen que estar disponibles para cualquier avería y Packers son los que tienen mayor incidencia en estos inventarios.

Finalmente se procedió según programa a aplicar la guía de autocontrol de la norma “Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos” del componente Actividades de control donde los resultados fueron satisfactorios en la verificación de la misma, observándose que en el inciso “n” referido a  “Los inventarios ociosos por exceso o por desuso deben ser controlados separadamente, así como activarse y dar seguimiento a las gestiones para su eliminación”, sólo se registran en una cuenta independiente, pero no están físicamente separados, hecho este que está en el programa de reestructuración de los almacenes concebido por la entidad.

Resultados de la etapa 3. Revisión del sistema de costos actual.

Con el afán de conocer la situación actual de los costos logísticos se revisó el procedimiento vigente en la entidad, así como el manual de costos, comprobándose que hasta el momento no se han realizado estudios en la empresa con la información registrada de los costos logísticos, además en el sector se han realizado estudios de costos logísticos asociados al almacenamiento en entidades con características similares, Gómez & Mentado, (2010) con resultados satisfactorios que han permitido trazar las estrategias para la reducción de inventarios de ociosos y lento movimiento en esta entidad. La entidad objeto de estudio registra los datos generales de los costos  lo cual envía a Cupet y del total general de las empresas se estima el costo logístico siendo muy general y no está organizado por elementos. De la revisión realizada se determinó que el sistema de costo actual tiene todas las condiciones para proveer de la información necesaria para la conformación de una partida de costos y su posterior cálculo. Se realizaron varias sesiones de trabajo a partir de las que se listaron las categorías y elementos de los costos logísticos asociados al almacenamiento como datos primarios para la elaboración de la partida de costos.

Resultados de la etapa 4. Propuesta del sistema de costos logísticos asociados al almacenamiento.

Del análisis realizado en la etapa anterior se decidió revisar los elementos que intervienen en los costos logísticos, con estos datos y en una sesión de tormenta de ideas, por consenso total de los expertos se identificaron los elementos del sistema de costos logísticos asociados al almacenamiento a partir de la  naturaleza de la empresa, estos elementos fueron usados como guía para definir los costos logísticos.

La identificación de los clientes fue necesaria para los elementos de los costos ocultos pues intervienen directamente a partir del criterio de los principales productos que extraen de los almacenes para su actividad. Para esto se revisó en el sistema automatizado del presupuesto de gasto (SISCONT-5)[1] cuáles eran los clientes que más incurrían en los costos ocultos, en este caso en las devoluciones que es un elemento en el que inciden los clientes. Realizado todo el estudio descrito anteriormente se procedió al cálculo y análisis de los costos logísticos asociados al almacenamiento

Resultados de la etapa 5. Cálculo y análisis de los costos logísticos asociados al almacenamiento.

En esta etapa se realizará el cálculo de los ratios de almacenamiento descritos en el epígrafe 1.6 del capítulo I.  Se calcularán  los diferentes elementos que se determinen para integrar el sistema de costos resultantes de la etapa 4, que serán analizados y

Indicadores Técnico-Económicos

Es necesario para analizar la efectividad de la economía de almacenes calcular indicadores técnico-económicos.  En este trabajo no se calcula la carga promedio por m2 (r).  La entidad cuenta con 6 almacenes 1 externo, 2 alquilados y 3 propios. Los resultados de estos cálculos de los indicadores técnicos – económicos se muestran en la tabla 1.

Tabla 1 Aprovechamiento de las actividades de Almacenamiento. Fuente: elaboración propia

Dentro de los costos de mayor peso en el proceso de almacenamiento se encuentran depreciación, electricidad, salario, seguridad y material de oficina e insumos. Teniendo en cuenta lo antes expuesto, se procede a hacer el análisis de los mismos durante el  año 2012 en las  tabla 2 y tabla 3.

Tabla 2 Resumen de los costos de mayor peso del Almacén en el año 2012. Fuente: elaboración propia

Tabla 3 Otros Costos. Fuente: elaboración propia

En esta se puede valorar que  el componente Materiales Auxiliares y la Energía se destaca de manera decreciente durante el año, sobre el resto de los demás componentes, que a diferencia de este, mantienen un comportamiento muy similar. El componente Electricidad se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido año

El componente Combustible se mantuvo con tendencia estable a lo largo del referido año. Otros gatos monetarios tuvieron tendencia a subir, así como los traspasos.

Costos ocultos

Las existencias que forman el inventario están sujetas a diversas circunstancias que suponen una pérdida de su valor real. Entre las principales causas de estas pérdidas en la entidad que se analiza se encuentran los deterioros, las devoluciones y la depreciación.

Para analizar la incidencia de las devoluciones en el costo del almacén se confeccionó una ficha de costo para los dependientes según los almacenes y el tipo de producto que se manipula, así como los gastos de materiales, tabla 4.

Tabla 4. Ficha de costo para los dependientes para las devoluciones. Fuente: elaboración propia

Al analizar las Mermas, Averías y Deterioros en el  año 2012, se pudo apreciar que estos resultados están dados por ajustes según norma establecida, encontrándose todos en los parámetros que no llevó a la apertura de expedientes.

Al efectuar el análisis de las devoluciones en este año, se produjeron en el año un total de932, teniendo mayor incidencia los almacenes de Centro con 264 representando el 28.33%, con un valor total de 28446.98, Ferretería Patio con 162, para un 17.38, con un valor de 86833.85, Ferretería con 159 para un 17.06%, con un valor de 26355.86 y en el caso del almacén de Santa Marta tuvo 64 devoluciones, representando el 6.87, sin embargo el monto ascendió a 24463.9 similar al almacén Centro.  En los almacenes de Centro y Ferretería Patio  el mayor peso lo tuvo la devolución de barrenas y tuberías respectivamente, debido a que el objetivo geológico no se cumplió y se paró el pozo. Estos resultados se muestran en la tabla 5 y tabla 6.

Tabla 5. Devoluciones realizadas en el año 2012. Fuente: elaboración propia

 Gráfico. 1 Representación del porciento de devoluciones por almacenes. Fuente: elaboración propia

Tabla 6 Deterioros en la actividad de Almacenamiento durante el  año 2012. Fuente: elaboración propia

Como resultado final al calcular la partida de costo logísticos asociados al almacenamiento, quedarían como se muestran en la tabla 7:

Tabla 7. Estado de resultado por costo. Fuente: elaboración propia

Etapa 6. Presentación de los resultados y las propuestas de medida para la mejora

Análisis de los resultados

Existe una gran variación en los costos logísticos entre unas empresas y otras. Los costos para unas empresas pueden oscilar entre menos de un 4 % para aquellas que producen y distribuyen mercancías de alto valor, hasta más de un 32 % para las empresas que distribuyen productos de poco valor.

Tabla 8. Estado de resultado por costo. Fuente: elaboración propia

Las firmas que incluyen proceso de fabricación experimentan generalmente costos de logística entre un 10 % y un 15 % de sus ventas, mientras que empresas solo comercializadoras tienen costos alrededor del 25 % de las ventas. Estos costos no incluyen el costo de los productos que se compran que viene a suponer un 50 % de las ventas por término medio.

Gráfico 2. Representación del porciento de devoluciones por almacenes. Fuente: elaboración propia

Si el costo de estos productos quedara reflejado en los de logística, esta se convertiría en el área más importante de la empresa en cuanto a absorción de costos.

Teniendo en cuenta lo antes expuesto, se procede a calcular el por ciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas, en el caso de los almacenes ENTIDADES DE SERVICIOS PETROLEROS, en el período que se analiza, arrojando como resultados los que se muestran en la tabla 9.

Tabla 9 Porciento que representan los costos de almacenamiento con respecto a las ventas. Fuente: elaboración propia

En los mismos se puede apreciar que en el año 2012 mantuvo los costos de almacenamiento alrededor del 4.39 % de las ventas, parámetro en el cual debe oscilar el mencionado costo en esta Empresa, por ser un área perteneciente a una empresa productora y que almacena y distribuye mercancías de alto valor.

No obstante a este resultado el equipo de trabajo determinó proponer un plan de acción para solucionar la existencia de elevados niveles de inventario de ocioso y lento movimiento, dentro de las que se incluyen como acciones fundamentales las siguientes:

1. Restructuración comisión de trabajo para el análisis, la depuración y reorganización  de los inventarios en la Empresa.
2. Depuración de las funciones  del grupo de Balancistas
3. Corrección de descripciones de los productos que forman parte del inventario en el Mistral Stock
4. Revisión de las normas de consumo dudosas, del  inventario de lento movimiento e identificación de inventarios obsoletos para vender a Materia Prima y a otras Empresas
5. Definir compras plan 2013 -2014  de segunda prioridad que puedan contratarse en el segundo semestre 2013 y arriben 1er trimestre 2014 afectando presupuesto 2014
6. Tomar como base el nivel de consumo material 2012 para la ejecución  real de los servicios realizados en el año excepto la perforación y según plan de servicios 2013 se define nivel de inventarios para su ejecución

Conclusiones.

1. Se definió que por las características de la entidad se pueden calcular los costos de almacenamiento relacionados en cuatro grandes grupos, que son: Costo del Espacio, Costo de las Instalaciones, Costo de Manipulación y Costo de Tenencia de Stock, de conjunto con algunos Costos Ocultos con sus respectivos elementos.
2. Es bajo el por ciento del aprovechamiento del volumen que tienen todos los almacenes por lo que una reestructuración de la distribución espacial de estos puede contribuir a que la entidad deje de incurrir en aproximadamente 16 000.00 pesos mensuales por concepto de alquiler al menos un almacén.
3. Al calcular los costos de forma independiente se obtuvo el porciento para cada uno de ellos del total general, para el Costo del Espacio 13.39%,  Costo de las Instalaciones 27.65%, Costos de Manipulación 33.57%, Costos Ocultos 25.39%
4. Durante el año 2012 se mantuvieron los costos de almacenamiento alrededor del 4.39 % de las ventas, tal y como está establecido para empresas comercializadoras de productos de alto valor.
5. Se elaboró una propuesta de plan de acciones para disminuir los niveles de inventario de ocioso y lento movimiento en la entidad con 6 acciones.

Recomendaciones

1. Por la importancia que reviste la logística en empresas como esta, se sugiere buscar una alternativa que permita clasificar los costos de almacenamiento dentro del sistema contable.
2. Emplear la investigación como fuente de consulta para impartir la temática referida a los costos logísticos, dentro de la carrera de Contabilidad y Finanzas.
3. Extender a las demás entidades del sistema Cupet el procedimiento para el cálculo del costo de almacenamiento, con las adecuaciones pertinentes, de modo que sirva como base para el estudio de los costos logísticos y su reducción dentro del marco del modelo económico cubano.
4. Incrementar la capacitación de los trabajadores de los almacenes y de la División de Logística en general, para aumentar los conocimientos acerca del tema tratado.

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[1] Sistema de contabilidad automatizado versión 5