Análisis Estructural MICMAC aplicado a la Administración de Desastres del Estado Trujillo

La siguiente investigación tuvo como objetivo realizar un análisis estructural, cualitativo y prospectivo en la división de recursos humanos de Protección Civil y Administración de Desastres del Estado Trujillo, para lo cual se utilizó el método  Micmac.

Para la realización de esta investigación   se realizó un análisis de planificación estratégica, considerando los ambientes  internos y externos de  (FODA), el cual aportó las veintidós variables (22) que posteriormente sirvieron de bases para la aplicación del método estructural Micmac con la colaboración del personal vinculado a la unidad de recursos humanos de la institución.

analisis-estructural-estado-trujillo-mic

El método Micmac permitió la estructuración de ideas, permitiendo la descripción del sistema con la ayuda de una matriz que relacionó todos sus elementos.

Al procesar la información el software arrojo un “Informe Micmac Análisis Estructural”  del cual se concluye como la debilidad más fuerte de la división en estudio es la Disponibilidad de tecnología para desarrollar las actividades propias de la división, para lo cual se elabora un plan estratégico de mejoras para solventar las debilidades diagnosticadas.

Definición de variables:

En este análisis estructural,  se han definido 22 variables críticas obtenidas con a través de un análisis interno y externo (FODA),  que corresponden a la división de recursos humanos del servicio autónomo  de Protección Civil y Administración  de Desastres  del Estado Trujillo.

Presentación de las variables.

Lista de variables

  1. Personal con estudios superiores (PES).
  2. Espacio físico acondicionado (EFA).
  3. brinda información al personal que labora en la institución (BIPLI).
  4. Creación de Vacantes para cargos administrativos y operativos por medio del Plan Operativo Anual (POA). (CVCA).
  5. Disponibilidad de tecnología para desarrollar las actividades propias de la división (DTPI).
  6. Aplicación de evaluaciones de desempeño y actitudinales. (AEDA).
  7. Cuenta con manual de normas y procedimientos (CMNP).
  8. Cuenta con manual de normas y procedimientos (CMNP).
  9. Cuenta con manual de normas y procedimientos (CMNP).
  10. No hay seguimiento y control en cuanto a metas y objetivos del (NHSC).
  11. Falta de un software administrativo para la actividades de la division. (FSAA).
  12. Formación académica por medio de la Universidad Expérimental de la Seguridad CEFOUNES (FAUES).
  13. Desarrollo de Proyectos con la gobernación del Estado Trujillo. (DPGE).
  14. Dotación de vehículos y equipos de rescate por medio de la Dirección Nacional de Protección Civil. (DVEAN).
  15. Tramite de pago a través de la gobernación (TPG).
  16. Alto índice inflacionario del país. (AIIP).
  17. No hacer uso del manual de normas y procedimientos. (NHUMN).
  18. Poco personal en la división. (PPD)
  19. Pagos oportunos al personal (POAP).
  20. Necesidad de equipos de computacion en el area (NECA).
  21. Dependencia de la direcion nacional (DDN).
  22. Los recursos los maneja el estado (LRME).

Descripción de las variables:

Personal con estudios superiores (PES).

Descripción:

Personal con estudios de pregrado y posgrado.

Espacio físico acondicionado (EFA)

Descripción:

Instalaciones en buenas condiciones

Brinda información al personal que labora en la institución (BIPLI).

Descripción:

Se facilita al personal la informacion que sollicita a tiempo.

Creación de Vacantes para cargos administrativos y operativos por medio del Plan Operativo Anual (POA). (CVCA).

Descripción:

Se generan las vacantes necesarias

Disponibilidad de tecnología para desarrollar las actividades propias de la división (DTPI).

Descripción:

Cuenta con la tecnología necesarias.

Aplicación de evaluaciones de desempeño y aptitudinales. (AEDA)

Descripción:

Se aplican las evaluaciones al personal.

Cuenta con manual de normas y procedimientos (CMNP).

Descripción:

Se dispone de manuales.

Desactualización del manual de normas y procedimientos de la división de RRHH (DMNP)

Descripción:

El manual de normas y procedimientos esta desactualizado.

Poco personal especializado en el área de recursos humanos. (PPEARH).

Descripción:

El personal de recursos humano no esta lo suficientemente preparado.

No hay seguimiento y control en cuanto a metas y objetivos del POA. (NHSC).

Descripción:

No se le da seguimiento y control a los POA.

Falta de un software administrativo para las actividades de la división. (FSAA).

Descripción:

El area de RRHH no tiene un software administrativo.

Formación académica por medio de la Universidad Experimental de la Seguridad CEFOUNES Trujillo. (FAUES).

Descripción:

Cuenta con la  Universidad de la Seguridad.

Desarrollo de Proyectos con la gobernación del Estado Trujillo. (DPGE).

Descripcion :

Se desarrollan y ejecutan Proyectos conjuntamente con la gobernación del estado.

Dotación de vehículos y equipos de rescate por medio de la Dirección Nacional de Protección Civil. (DVEAN).

Descripcion :

Aporte de vehículos y equipos por la dirección nacional.

Tramite de pago a través de la gobernación (TPG).

Descripción :

Los Pagos los realiza la gobernación.

Alto índice inflacionario del país. (AIIP).

Descripción :

El alto indice de  inflación afecta el desarrollo de las actividades.

No hacer uso del manual de normas y procedimientos. (NHUMN).

Descripción :

No se hace uso del manual de normas y procedimientos.

Poco personal en la división. (PPD).

Descripción :

La división de recursos humanos  no cuenta con suficiente personal.

Pagos oportunos al personal (POAP).

Descripción :

Se le paga al personal oportunamente.

Necesidad de equipos de computación en el área (NECA).

Descripción :

El departamento de RRHH no tiene los equipos necesarios.

Dependencia de la dirección nacional (DDN).

Descripción :

La  organizacion dépende de los aportes de la dirección nacional

Los recursos los maneja el estado (LRME).

Descripción :

El presupuesto lo maneja la gobernación.

Matrices de  entrada :

Matriz de  Influencias Directas (MID).

La Matriz de Influencias Directas (MID) describe las relaciones de influencias directas entre las variables que integran  la división de recursos humanos del servicio autónomo  de Protección Civil y Administración  de Desastres  del Estado Trujillo.

Matriz de Influencias Directas (MID)

Las influencias se puntúan de 0 a 3, con la posibilidad de señalar las influencias potenciales:

0: Sin influencias

1: Débil

2: Media

3: Fuerte

P: Potencia

Matriz de Influencias Directas Potenciales (MIDP).

La Matriz de Influencia Directas Potenciales MIDP representa las influencias y dependencias actuales y potenciales entre variables. Completa la Matriz MID teniendo igualmente en cuenta las relaciones visibles en un futuro. 

Matriz de Influencias Directas Potenciales (MIDP).

Las influencias se puntúan de 0 a 3, con la posibilidad de señalar las influencias potenciales:

0: Sin influencias

1: Débil

2: Media

3: Fuerte

P: Potencia

Resultados del estudios.

Influencias directas.

Estabilidad a partir de MID.

Demuestra que toda la Matriz debe converger hacia una estabilidad al final de un cierto número de interacciones (generalmente 4 ó 5 para una matriz de 30 variables), es interesante poder seguir la evolución de esta estabilidad en el curso de multiplicaciones sucesivas. En ausencia de criterios matemáticamente establecidos, ha sido elegido para apoyarse sobre un número determinado de interacciones.

IteraccionesInfluenciasDependencia
192 %84 %
289 %101 %

 

Plano de influencias / dependencias directas.

Este plano se determina a partir de la matriz de influencias directas MID.

Alcances y Limitaciones.

La interpretación del gráfico Plano de Influencia y Dependencia permite una lectura completa del sistema según resulten ser las variables motrices o dependientes. Es decir, para cualquier variable su valor estratégico estaría determinado por la suma de su valor de motricidad y de su valor de dependencia. En = mn + dn. Godet (1997).

La combinación de ambos resultados es la que definitivamente define a las variables según su tipología. Su disposición en el plano en relación a las diagonales nos ofrece una primera clasificación, tal y como queda reflejado

Resultados del Plano de influencias / dependencias directas.

Variables Determinantes:

Se encuentran en la zona superior izquierda del plano de influencia y dependencia, son las variables que según su evolución a lo largo del periodo de estudio se convierte en frenos o motores del sistema. Estas pudieran ser propulsoras o inhibidoras del sistema. El objetivo es que sean propulsoras y determinen las conductas adecuadas del sistema, en este estudio y analizando el plano Plano de influencias / dependencias directas se encuentran las siguientes:

  1. No hay seguimiento y control en cuanto a metas y objetivos del Programa Operativo Anual (POA). (NHSC)
  2. Creación de Vacantes para cargos administrativos y operativos por medio del Plan Operativo Anual (POA) (CVCA).

Variables del Entorno:

Son las variables con escasa dependencia del sistema pueden ser consideradas un decorado del sistema, se encuentran en la zona media de la parte izquierda del plano de influencia y dependencia. El objetivo es complementar su valor agregado al sistema, en el mismo reencuentran las siguientes:

  1. Cuenta con manual de normas y procedimientos  (CMNP).
  2. Cuenta con manual de normas y procedimientos  (CMNP).
  3. Cuenta con manual de normas y procedimientos  (CMNP).

Variables Reguladoras:

Son las variables situadas en la zona central del plano de influencia y dependencia se convierten en llave de paso para alcanzar el cumplimiento de las variables clave. Determinan el buen funcionamiento del sistema en condiciones normales. Se sugiere evaluar de manera consistente y con frecuencia periódica estas variables, en el plano  se  encuentran las siguientes:

  1. Falta de un software administrativo para las actividades de la división. (FSAA).
  2. Pagos oportunos al personal  (POAP).
  3. Desarrollo de Proyectos con la gobernación del Estado Trujillo.  (DPGE).

Palancas Secundarias:

Son las variables complementarias a las variables reguladoras, actuar sobre ellas significa hacer evolucionar las variables reguladoras que a su vez afectan a la evolución de las variables clave. En el plano de influencia y dependencia se encuentran ubicadas debajo de las reguladoras.

No se presentaron en el estudio de investigación.

Variables Objetivo:

Son las variables que se ubican en la parte central a la derecha en el plano de influencia y dependencia. Son muy dependientes y medianamente motrices, de ahí su carácter de tratamiento como objetivos, puesto que en ellas se puede influir para que su evolución sea aquella que se desea, en el plano se encuentran las siguientes:

Aplicación de evaluaciones de desempeño y aptitudinales.  (AEDA).

Brinda información al personal que labora en la institución  (BIPLI)

Variables Clave:

Son las variables que se encuentran en la zona superior derecha del plano de influencia y dependencia también nombradas variables reto del sistema. Son muy motrices y muy dependientes, perturban el funcionamiento normal del sistema, estas variables sobre determinan el propio sistema. Son por naturaleza inestables y se corresponden con los retos del sistema. En resumen deben continuamente tener retos que propicien el cambio del sistema a un nivel más óptimo. Son las que mantienen lubricado el sistema, se encuentran las siguientes:

  1. Disponibilidad de tecnología para desarrollar las actividades propias de la división  (DTPI).

Variables Resultado:

Son variables que se caracterizan por su baja motricidad y alta dependencia se encuentran en la zona inferior derecha del plano de influencia y dependencia, y suelen ser junto con las variables objetivo, indicadores descriptivos de la evolución del sistema. Se trata de variables que no se pueden abordar de frente sino a través de las que dependen en el sistema. Estas variables requieren un seguimiento monitoreo estrecho que permita verificar la efectividad del sistema en general, reencuentran las siguientes:

  1. Espacio físico acondicionado  (EFA).
  2. Alto índice inflacionario del país.  (AIIP).
  3. Los recursos los maneja el estado  (LRME).
  4. Dotación de vehículos y equipos de rescate por medio de la Dirección Nacional de Protección Civil.  (DVEAN)

Variables Autónomas:

Son variables poco influyentes o motrices y poco dependientes, se corresponden con tendencias pasadas o inercias del sistema o bien están desconectadas de él. En el plano de influencia y dependencia se encuentran en la zona inferior izquierda. No constituyen parte determinante para el futuro del sistema. Se constata frecuentemente un gran número de acciones de comunicación alrededor de estas variables que no constituyen un reto. Hay que alinear estas variables a la estrategia Lean de la empresa. Se sugiere dar más valor a esas variables. En este momento poco influyentes en el sistema y se encuentran las siguientes:

Tramite de pago a través de la gobernación  (TPG).

Necesidad  de equipos  de computación en el área  (NECA).

Gráfico de influencias directas.

Este gráfico se determina a partir de la matriz de influencias directas MID. En el mismo se muestran las variables que tienen la  influencia  directa más importante en el análisis realizado en la división de recursos humanos de Protección Civil y administración de Desastre del Estado Trujillo. 

Influencias directas potenciales

Estabilidad a partir de MIDP

Demuestra que toda matriz debe converger hacia una estabilidad al final de un cierto número de interacciones (generalmente 4 ó 5 para une matriz de 30), es interesante poder seguir la evolución de esta estabilidad después de multiplicaciones sucesivas. En ausencia de criterios matemáticamente establecidos, se elige apoyarse en un número de permutaciones necesarios en cada interacción para clasificar, la influencia y la dependencia, del conjunto de variables. El siguiente cuadro muestra la interacción, la influencia y la dependencia de las variables  en la división de recursos humanos de Protección Civil y administración de Desastre del Estado Trujillo.

IteracciónInfluenciaDependencia
192 %84 %
289 %101 %

 

Gráfico de  influencias directas potenciales.

Este gráfico se determina a partir de la matriz de influencias directas potenciales MIDP. En el gráfico siguiente se muestran las variables de influencias directas potenciales más importantes y su relación en  la división de recursos humanos de Protección Civil y administración de Desastre del Estado Trujillo.

Plano de influencias / dependencias indirectas.

Este plano se determina a partir de la matriz de influencias indirectas MII.

Influencias indirectas potenciales.

Matriz de Influencias Indirectas Potenciales (MIIP).

La Matriz de Influencias Indirectas Potenciales (MIIP) corresponde a la Matriz de Influencias Directas Potenciales (MIDP) elevada a la potencia, por interacciones sucesivas. A partir de esta matriz, una nueva clasificación de las variables pone en valor las variables potencialmente más importantes del sistema. 

Matriz de Influencias Indirectas Potenciales (MIIP)

Los valores representan la tasa de influencias indirectas potenciales en la división de recursos humanos de Protección Civil y administración de Desastre del Estado Trujillo.

Plano de influencias / dependencias indirectas potenciales.

Este plano se determina a partir de la matriz de influencias indirectas potenciales MIIP.

Gráfico de influencias indirectas potenciales.

Este gráfico se determina a partir de la matriz de influencias indirectas MIIP.

Como se observa en la gráfica la influencia más importante indirecta potencial  la ejerce la variable Disponibilidad de tecnología para desarrollar las actividades propias de la división  (DTPI) sobre la variable Aplicación de evaluaciones de desempeño y actitudinales.  (AEDA, en  la división de recursos humanos de Protección Civil y administración de Desastre del Estado Trujillo.

Plano de desplazamientos. 

Interpretación de los Planos:

Plano de influencias directas, Plano de influencias con dependencias indirectas, Plano de influencias con dependencias directas potenciales, Plano de influencias con dependencias indirectas potenciales, plano de desplazamiento : son representaciones gráficas en un eje  de coordenadas cartesianas con cada una de las variables con su respectiva influencia y dependencia, formado por cuatro cuadrantes ; el primero es la zona de poder, el segundo la zona de conflicto el tercero es la zona autoridad y el cuarto es la zona de resultados, atendiendo estos cuadrantes, el primero indica la tendencia de éxito del departamento ; ya que tiene alta influencia y baja dependencia, es el departamento en el cual debemos diseñar estrategias que permitan la continuidad de las actividades que se están desarrollando, el segundo cuadrante es el de conflicto por lo tanto se deben diseñar estrategias que en el corto tiempo se logren llevar al primer cuadrante donde tenemos las zonas de poder, en este cuadrante  se expresa una influencia media alta con dependencia igual. Los otros dos cuadrantes no nos deben preocupar ya que están controlados.

Análisis estructural prospectivo:

Analizando  de los planos, se deduce que la variable  que se encuentran en el área de conflicto que se deben llevar al área de éxito para obtener un mayor control en el departamento de recursos humanos de Protección Civil y Administración de Desastres del Estado Trujillo y lograr a futuro un mayor dominio de las actividades que se desarrollan en él, se debe gestionar la solución a la siguiente variable ;  Disponibilidad de tecnología para desarrollar las actividades propias de la división  (DTPI).

Para lograrlo debe diseñar un plan estratégico con las  siguientes características de mejoras:

1.- Solicitar a la gobernación del Estado Trujillo y a la Dirección Nacional de Protección Civil la incorporación de de una sala de computación con los equipos y software adecuados a las labores que se desarrollan en la división de recursos humanos.

2.- Iniciar un plan de alfabetización tecnológica de todo el personal que labora en la división de recursos humanos de Protección Civil  y Administración  de Desastres.

3.- Suscribir convenios e intercambios de formación  tecnológica con la Universidad Nacional Experimental de la Seguridad (UNES) y otras instituciones educativas públicas y privadas.

4.- Intercambio de experiencias y formación con otras dependencias de Protección Civil en otros estados.

5.- establecer un plan de formación permanente que permita la actualización en el nuevo software y herramientas tecnológicas en el área de recursos humanos.

Conclusión:

1.-El Micmac es una técnica que busca describir un sistema con la ayuda de una matriz que conecta los componentes de dicha matriz.

2.- permite el estudio de las variables influyentes y dependientes, identificarlas e influir sobre su comportamiento  a través de estrategias  a futuro.

3.- por ser un trabajo colectivo permite realizar preguntas y reflexionar sobre el comportamiento de las variables.

4.- este método de análisis estructural  permite determinar la influencia directa e indirecta de la variables como también determinar las variables potenciales y sus desplazamiento.  

Bibliografía.

Mojica sastoque, francisco, las prospectivas técnicas para visualizar el futuro. Bogota, Editorial, Legis.1991.

www.rae.es

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Oviedo Araujo José Gregorio. (2019, enero 10). Análisis Estructural MICMAC aplicado a la Administración de Desastres del Estado Trujillo. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/analisis-estructural-micmac-aplicado-a-la-administracion-de-desastres-del-estado-trujillo/
Oviedo Araujo, José Gregorio. "Análisis Estructural MICMAC aplicado a la Administración de Desastres del Estado Trujillo". GestioPolis. 10 enero 2019. Web. <https://www.gestiopolis.com/analisis-estructural-micmac-aplicado-a-la-administracion-de-desastres-del-estado-trujillo/>.
Oviedo Araujo, José Gregorio. "Análisis Estructural MICMAC aplicado a la Administración de Desastres del Estado Trujillo". GestioPolis. enero 10, 2019. Consultado el 18 de Enero de 2019. https://www.gestiopolis.com/analisis-estructural-micmac-aplicado-a-la-administracion-de-desastres-del-estado-trujillo/.
Oviedo Araujo, José Gregorio. Análisis Estructural MICMAC aplicado a la Administración de Desastres del Estado Trujillo [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/analisis-estructural-micmac-aplicado-a-la-administracion-de-desastres-del-estado-trujillo/> [Citado el 18 de Enero de 2019].
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