Administración de Pymes e indicadores para su gestión

Empresas Familiares: La administración
“Lo que no se puede medir, no se puede administrar”
Una de las mayores dificultades que enfrentan las empresas pyme, es la de entender la
importancia de la administración.
La gran mayoría no tiene idea de sus costos, sus resultados, y no pueden medir las
consecuencias de las acciones y los cambios efectuados con el fin de mejorar.
Todas, por s pequeñas que sean, generan información (facturan, compran, pagan,
cobran, transforman materiales o prestan un servicio), aún aquellas que no cuentan con
un sistema de gestión contable.
El problema radica en cómo se utiliza esa información.
Si no se entiende el objetivo básico de la administración, lo más probable es que se
manejen infinidad de números que no significan nada y no reflejan la realidad de la
empresa.
Deberían ser los contadores los responsables de generar y presentar esa información
como una herramienta, pero, generalmente, no es así. (Ver El Contador Público en las
Pyme artículo del mismo autor).
Objetivo de la Administración
El objetivo básico, y razón de ser, de la administración es GENERAR
INFORMACION.
Y esa información debe ser generada en dos direcciones:
“De la empresa hacia fuera”, es la información que generalmente sí se maneja, y muy
bien, está destinada a organismos externos (bancos, oficina de impuestos, gobierno y
proveedores) son declaraciones de impuestos, balances, estados de situación
patrimonial, etc. Al respecto los Contadores Públicos están capacitados para manejar esa
arista de la información muy eficientemente.
“Hacia el interior de la empresa”, es decir, utilizar la información como herramienta
de decisión. Para eso debe ser presentada de forma que nos muestre los verdaderos
resultados de la gestión.
Existen algunos indicadores que es imprescindible conocer para poder tomar decisiones,
que también tienen dos objetivos:
- Darnos resultados de la gestión
- Generar acciones de corrección o mejora.
-Ecuación básica de la empresa
Es una ecuación muy sencilla que nos da herramientas de mejora y de resultado del
negocio.
Cantidad de clientes posibles
(Base de datos o cantidad de clientes que podrían comprarnos)
X
Índice de captación
(% de clientes que nos compran sobre la cantidad de clientes posibles)
=
Cantidad de clientes
X
N° de compras por año por cliente
(Promedio de compras por cliente por año Cantidad de facturas/ N° de clientes que
compraron)
X
$ Por compra
(Promedio de facturación por cada compra Facturación/cantidad de facturas)
=
Ingreso total
X
% de ganancia
=
Rentabilidad anual
Esta simple ecuación, que puede ser aplicada a organizaciones de cualquier tamaño, nos
dice de la efectividad de la gestión de la empresa.
Debemos conocer cada uno de estos números perfectamente.
Entonces la gestión consiste en fijar objetivos de incremento en cada uno de ellos, es
interesante hacer el ejercicio de ver como aumenta la rentabilidad anual aumentando un
5% cada indicador de la ecuación básica de nuestra empresa. No parece una tarea
imposible, más bien muy fácil de alcanzar, y los resultados son sorprendentes.
Veamos cómo podemos optimizar cada uno de estos indicadores.
Cantidad de clientes posibles: son aquellas personas o empresas que podrían necesitar
de nuestros productos o servicios. Es indispensable contar con una base de datos de estos.
Muchas veces el mercado es tan amplio que parece imposible conocer a todos, pero el
objetivo es tratar de conocer todo lo posible sobre el segmento y ver como hacemos para
que aquellos que no conocen nuestro producto sepan que existimos.
Índice de captación: Porcentaje de clientes que nos compran, respecto a los clientes
posibles. Para incrementar este índice debemos tratar de conocer las percepciones y
ofrecerles a estos potenciales clientes lo que necesitan. En definitiva se trata de medir la
cantidad de nuevos clientes que incorporamos. Es el resultado de las acciones de
marketing que decidamos.
De todas las acciones de promoción debemos medir la efectividad, si no se transforma en
un gasto inútil. Es muy fácil preguntar a los clientes como llegaron a nosotros y registrar
la respuesta.
Cantidad de clientes: No es ni más ni menos que la totalidad o base de clientes que nos
compran.
de compras por año por cliente: Debemos analizar profundamente la base de
clientes. Conocer cuánto nos compra por mes cada uno, y en función de esto, ver que
rentabilidad nos deja.
Existen muy pocas verdades absolutas en la dirección de empresas, y una de ellas es la
que dice que “el 20% de los clientes nos generan el 80% de la facturación”, y,
normalmente son, los clientes más maltratados. El objetivo será entonces, ver cómo
hacemos para que nos compren más veces todos los clientes.
$ Por compra: Es el promedio del importe por factura emitida, o sea el promedio de la
venta a cada cliente. Debemos fijar un objetivo de incremento, por aumento de precios,
si el mercado lo permite, por aumento de la frecuencia de uso o por la venta de otros
artículos.
Ingreso total: Es la facturación anual. Es un indicador que todos conocen, pero el llegar
a esa cifra desde el análisis de: cantidad de clientes y promedio de $ por compra de
cada cliente, nos permite orientar las acciones de mejora, conocer los cambios, y así
controlar si esas acciones alcanzaron el resultado esperado.
% de ganancia: Es la rentabilidad que nos deja cada peso de facturación, el conocer ese
número tiene que ver con conocer los costos de la empresa. Las acciones de optimización
de este número tienen que ver con reducción de costos, mejora de compras,
productividad, etc.
Rentabilidad anual: Esta es: La razón de ser de la empresa, es in entendible que
muchísimos empresarios no conozcan perfectamente ese número.
Si se conocen los números de esta ecuación básica estamos en condiciones de planear
acciones de mejora y contaremos con una herramienta para medir los resultados de las
acciones tomadas.
Un caso real: Quizás sirva para entender mejor la simplicidad y la utilidad de la
Ecuación básica
Cantidad de clientes posibles conocidos 350
X
Índice de captación 24,3 %
=
Cantidad de clientes activos 85
X
N° de compras x cliente por año (promedio) 7
X
$ Por factura (promedio) 1.300 $
=
Facturación anual total 773.500 $
X
% de ganancia 13 %
=
Rentabilidad anual 100.555 $
Les dejo a los lectores hacer el ejercicio de incrementar un 5 % cada uno de los
parámetros, algo que no parece muy difícil de alcanzar, y que depende de nosotros. Les
adelanto el resultado, la rentabilidad anual pasa a 139.131 $, casi 40.000 $ más por año!!!
Análisis de costos
Generalmente las Pyme no tienen un conocimiento claro de cuáles son sus costos de
operación, también se complican con los criterios de cómo distribuir los gastos indirectos
en cada unidad de producto, y nunca llegan a conocer que rentabilidad les deja cada
venta. No conocen cual es el punto de equilibrio, ni cuál es la ganancia neta de la
empresa.
Existen varios métodos de análisis de costos, pero el de mayor simplicidad, a mi criterio
es de Costos fijos, Costos Variables y Contribución Marginal, que es el que
implementamos en todas las Pyme con las que trabajamos. Espero que los expertos en
costos no se ofendan por esta simplificación, el objetivo es contar con una herramienta de
decisión sencilla que sirva, sobre todo, a las pyme. Considero que los errores en los que
se puede incurrir son compensados por la simplicidad del cálculo, y que no influyen en el
resultado final teniendo en cuenta el tamaño y complejidad de cada empresa.
Para utilizar este sistema de cálculo debemos fijar un criterio de cuáles son los costos que
vamos a considerar fijos y cuales variables.
Costos variables (CV): son aquellos que varían con la cantidad producida, es decir si
producimos más gastamos más, como ser: materiales, materias primas, embalajes,
amortización de matrices y todo aquello que sea parte del producto.
Costos Fijos (CF): son los que tenemos cada mes aún si producir nada, es decir que no
dependen de la cantidad producida. Sueldos de supervisión y jefatura, alquileres, algunos
impuestos, sueldos de directores (recuerden que estos deben ser parte de los costos) y
todos aquellos gastos generales.
Criterios: es cuestión de definir un criterio de que gastos se consideran fijos y que gastos
variables, el mayor problema y el que genera mayor discusión es el de la mano de obra.
En todos los casos, en las pymes, aconsejo considerarla un gasto fijo, ya que,
normalmente, los salarios a pagar son los mismos cada quincena, independientemente de
la producción de la misma.
Los servicios (luz, gas, teléfono) también aconsejo considerarlos fijos, salvo que alguno
de ellos pueda ser fehacientemente asignado a cada unidad de producto.
Una vez definidos los criterios y conocidos todos los costos podemos calcular cual es la
rentabilidad de la empresa.
Método de cálculo
Nomenclatura: Costos variables CV
Costos fijos CF
Precio de venta PV
Contribución marginal CM
CM= PV – CV
La contribución marginal es la diferencia entre el precio de venta y los costos variables de
cada unidad de producto.
Esa contribución marginal sirve para ir pagando los costos fijos. Cuando la CM total
alcanza para pagar los gastos fijos decimos que estamos en el punto de equilibrio, es decir
la facturación que nos paga los gastos sin perder ni ganar.
Cuando CM (total) = CF estamos en el punto de equilibrio
CM % promedio = CM promedio/PV facturación total
Entonces CM Total = CM% promedio x PV facturación total
En el punto de equilibrio
PV (facturación total de equilibrio) = CF/ CM% promedio
Así podemos determinar contribución marginal por producto, y conocer la contribución
marginal promedio de lo que facturamos. También debemos fijar una contribución
marginal mínima para definir precios, en función de los gastos fijos que tenemos y de la
facilidad para alcanzar el punto de equilibrio. Siempre recordando que los precios los fija
el mercado y no nuestros costos, salvo que sea un producto nuevo o monopólico, y aún
así el mercado siempre fija, de acuerdo al precio, la cantidad vendible.
Alcanzado el punto de equilibrio las condiciones de negociación son otras, puedo decidir
no bajar precio, porque ya alcancé esa meta o por el contrario bajarlos ya que toda
contribución marginal por sobre el punto de equilibrio es rentabilidad.
Un caso real: Un caso concreto puede ayudar a entender el concepto.
Es una empresa fabricante de accesorios para automóviles.
Costos fijos: Costos variables: Producto A
Producto B
Salarios 17.500 $ Materiales 12,50 16,70
Alquileres 700 $ Embalaje 0,22 0,22
Luz, TE 2.200 $ Amortización de matrices 0,12 0,12
Gas 800 $ Cartón identificación 0,16 0,16
Sueldos directores 15.000 $ Total 13,00 $ 17,20
$
Total 36.200 $ Precio de venta 35,00 $ 40,00
$
Contribución Marginal 22,00 $ 22,80
$
CM % 0,63 0,57
Si suponemos que el mix de ventas es de 50 % de cada producto el CM% promedio es de
0,6
Entonces
Facturación de equilibrio = CF / CM% = 36.200 $ / 0,6 = 60.333 $ Facturación que
cubre los gastos fijos, no se gana ni se pierde.
Por arriba de esta facturación la rentabilidad de cada 100 $ de venta es de 60 $
Conclusiones:
Poner a la empresa en números nos quita sensaciones, transformándolas en certezas.
Tomar decisiones sin conocer lo mas fehacientemente posible la realidad, es como
emprender un viaje sin conocer el destino, sin saber si tenemos o no combustible, o si la
ruta elegida está en condiciones de ser transitada.
Tenemos que poder medir el resultado de las acciones de mejora, saber si alcanzamos los
objetivos propuestos, los que siempre deben ser números.
En vez de decir estoy mejor, debemos poder decir crecí un 10%.
Lo que no se puede medir, no se puede administrar.
Ing. Santiago Antognolli
www.pymesdefamilia.com.ar

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Antognolli Santiago. (2008, marzo 28). Administración de Pymes e indicadores para su gestión. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/administracion-de-pymes-e-indicadores-para-su-gestion/
Antognolli, Santiago. "Administración de Pymes e indicadores para su gestión". GestioPolis. 28 marzo 2008. Web. <https://www.gestiopolis.com/administracion-de-pymes-e-indicadores-para-su-gestion/>.
Antognolli, Santiago. "Administración de Pymes e indicadores para su gestión". GestioPolis. marzo 28, 2008. Consultado el 20 de Julio de 2018. https://www.gestiopolis.com/administracion-de-pymes-e-indicadores-para-su-gestion/.
Antognolli, Santiago. Administración de Pymes e indicadores para su gestión [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/administracion-de-pymes-e-indicadores-para-su-gestion/> [Citado el 20 de Julio de 2018].
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