Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por
determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también
especifica los términos de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los
artículos y presentar una factura.
Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las
órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar
control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de
compra:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden
- Firma autorizada
El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al
departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar
y otra copia para el departamento de compras.
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