Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Cuando el proveedor acepta la orden de compra se configura un contrato de compra vinculante.
Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Un ejemplo de una orden de compra puede ser como el se muestra a continuación:
Fuente: Hargadon, Bernard J y Múnera Cárdenas, Armando. Contabilidad de costos. Grupo Editorial Norma, 1996, p.21
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados.
- Costo total de la orden
- Firma autorizada
El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.
En el siguiente video aprenderás cómo hacer una orden de compra con MS Excel de manera sencilla:
